CIRCULAR 139 DE 2022

(julio 22)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá - DC

Para atención y cumplimiento de los Centros de Formación, la Dirección de Formación Profesional se permite informar los lineamientos y orientaciones del cronograma de actividades para la convocatoria ll-2022 a través de la presente circular y con los anexos (1 y 2).

Para el desarrollo de la convocatoria, se debe seguir lo establecido en el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol GFPI-007 - Procedimiento Apoyos de Sostenimiento, guía de apoyos socioeconómicos manual GFPI-M- 002 de usuarios de apoyos de sostenimiento regular publicados en la Plataforma Compromiso, teniendo en cuenta la normatividad vigente, y por lo tanto la presente convocatoria debe responder al principio de planeación de la administración pública; la solicitud o modificación de fechas, canales, medios de entrega, entre otros aspectos; debe ser sustentada técnica y jurídicamente por el ordenador de gasto y estar asociada a un plan de mejoramiento que impida que esta situación se repita.

ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL PARA LA CONVOCATORIA II-2022

La asignación presupuestal se realiza teniendo en cuenta los cupos otorgados a cada Centro de Formación para el cubrimiento de la convocatoria, esta asignación se hace mediante resolución presupuestal del año 2022 y garantiza el presupuesto para hacer los desembolsos de los apoyos de sostenimiento por 3,5 meses para cada aprendiz adjudicado, según cronograma establecido.

Los centros de formación deben tomar las medidas necesarias para garantizar el desembolso oportuno de los apoyos de sostenimiento y cumplir con las fechas establecidas para tal fin.

Los centros de formación que no tienen presupuesto excedente para esta nueva convocatoria, la Dirección de Formación enviará presupuesto; y, para los Centros de Formación que reportaron a la Dirección de Formación excedentes de la convocatoria I-2022, se les enviará el presupuesto faltante.

DEPURACIÓN DE APRENDICES

La Dirección de Formación Profesional solicitó al equipo de soporte de Oficina de Sistemas hacer la depuración masiva de los aprendices en estados “no priorizados”, “no adjudicados” y “No entrego documentación”, no se pueden depurar aprendices en estado Finalizado, por lo que sugiere verificar los estados de los aprendices al momento de hacer la solicitud mencionada anteriormente. Es importante que los centros verifiquen que los aprendices no tengan desembolsos o registro de la información pendiente, ya

que esto restringe realizar la depuración. Si el centro de formación adicionalmente requiere depurar aprendices, se debe hacer la solicitud mediante correo electrónico por parte del subdirector a la Coordinación del Grupo de Bienestar al Aprendiz y Atención al Egresado con diez (10) días anteriores a la fecha de la inscripción.

Se aclara que los aprendices en estado validado no se depuran por encontrarse en lista de elegibles de la convocatoria I-2022, a menos que el aprendiz expresamente solicite ser retirado de la lista de elegibles.

DIVULGACIÓN CONVOCATORIA

Los Centros de Formación deben garantizar la divulgación de la Convocatoria a los aprendices oportunamente, con el fin de recibir la información del apoyo socioeconómico, y vigilar de manera permanente el número de inscritos con el objetivo de generar estrategias para aumentar la participación de los aprendices.

El Subdirector del Centro como ordenador del gasto es el único que puede solicitar ajuste o modificación de cupos antes de la fase de adjudicación, por medio de una comunicación electrónica, a la Coordinadora de Bienestar al Aprendiz y Atención al Egresado de la Dirección de Formación Profesional - Lily Johanna Jara Rubiano lilyjara@sena.edu.co con copia al Equipo de Apoyos Socioeconómicos (kaltamiranda@sena.edu.co - vvalenzuela@sena.edu.co ) del Grupo de Bienestar al Aprendiz y Atención al Egresado de la Dirección General.

CRONOGRAMA PARA EJECUCIÓN DE LA CONVOCATORIA ll-2022

En el anexo Cuadro 1, se establece el cronograma de la convocatoria ll-2022. Las fechas acá definidas son de obligatorio cumplimiento, razón por la cual, los subdirectores como ordenadores del gasto en la Gestión de los Apoyos de Sostenimiento del Centro de Formación serán los responsables de hacerles un estricto seguimiento a fin de evitar posibles acciones disciplinarias para lograr la asignación de los cupos y la ejecución recursos.

Los Centros de Formación debe tener presente la unificación de fichas y traslados, las cuales afectan el proceso de inscripción y priorización de los aprendicesen el aplicativo, por consiguiente, deberán informar tanto a los aprendices como a los responsables de ejecutar la gestión.

ACTIVIDADES Y TRÁMITES MENSUALES PARA LA EJECUCIÓN DE CUPOS Y RECURSOS.

El subdirector de Centro de Formación es responsable de garantizar que en cada mes se utilice la totalidad de los cupos y recursos asignados, a partir de los aprendices registrados en la lista de elegibles, compuesta por los inscritos en la convocatoria y que cumplen con los requisitos establecidos por la normatividad y procedimientos vigentes, con los cuales se irán reemplazando los cupos disponibles mensualmente de aprendices que registran novedad o retiro. Ya que los reportes generados a través de SOFIA PLUS son un insumo determinante para cumplir con transparencia el procedimiento de adjudicación de los apoyos de sostenimiento, los subdirectores de Centro deben garantizar la calidad, confiabilidad y oportunidad del registro de la información en dicho aplicativo.

ASIGNACIÓN DE NUEVOS CUPOS (CONVOCATORIA ll-2022) DE APOYOS DE SOSTENIMIENTO A LOS CENTROS DE FORMACIÓN.

En el anexo Cuadro 2 Distribución de los Cupos y Recursos - Apoyos de Sostenimiento Convocatoria ll-2022, presenta una descripción por Centro de Formación.

ADJUDICACIÓN

1. Solo se puede adjudicar el mismo número de cupos asignados al Centro.

2. Luego de haber adjudicado a un aprendiz, no se puede modificar este estado.

3. El Centro de Formación es quien selecciona los aprendices a adjudicar, no el sistema.

4. Se debe adjudicar los aprendices con el mayor puntaje, y continuar en orden descendente, hasta alcanzar la cantidad de cupos pendientes por asignar.

5. El sistema ordena los aprendices por puntaje de mayor a menor; cuando hay varios aprendices con un mismo puntaje, el sistema los ordena aleatoriamente.

6. En caso de presentar dificultad relacionada con la disponibilidad de las Funciones del aplicativo Sofia Plus, el Centro de Formación deberá informar mediante correo electrónico a la Coordinación de Bienestar al Aprendiz adjuntando evidencias del incidente presentado para ser validado ante la oficina de Sistemas, por ningún motivo se deben adelantar actividades por fuera del sistema dispuesto por la entidad y la misma debe ser informada con oportunidad de tiempo para realizar la gestión respectiva ante la oficina de sistemas.

7. El Centro de Formación debe validar los datos a registrar en el aplicativo, con el fin de prevenir errores enla calidad de la información a reportar.

8. El centro de formación debe conservar los soportes y registros de información de las actuaciones adelantadas en el archivo documental del Centro, de tal forma que sean soporte para posibles auditorias y para alimentar el aplicativo de gestión de los apoyos, cuando se requiera.

9. Parametrización Sofia Plus: (Requisito de EPS), aunque este ya fue eliminado de la resolución vigente, sin embargo, Sofia Plus hace lectura del requisito y por lo tanto excluye al aprendiz indicando que no cumple con los requisitos, el Centro de Formación debe informar al aprendiz para que este actualice los datos de EPS y le permita aparecer en la lista de elegibles para proceder con la fase de reemplazos.

10. Los actos administrativos serán publicados conforme a las reglas establecidas en el CPACA en los diferentes medios de comunicación con que cuente el centro de formación

Fraterno saludo

NIDIA GÓMEZ PÉREZ

Directora de Formación Profesional

Anexo 1: Cronograma convocatoria lI-2022 apoyos de sostenimiento

Anexo 2: Cupos y recursos por centro de formación convocatoria I-2022 apoyos de sostenimiento

Anexo Cuadro 1 - CRONOGRAMA CONVOCATORIA ll-2022 APOYOS DE SOSTENIMIENTO REGULAR Y ACTIVIDADES, TRÁMITES MENSUALES PARA LA EJECUCIÓN DE CUPOS Y RECURSOS

Anexo Cuadro 2 - CUPOS Y RECURSOS POR CENTRO DE FORMACIÓN CONVOCATORIA 11-2022

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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