CIRCULAR 147 DE 2022

(agosto 3)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

El artículo 11 de la Ley 594 de 2000 señala lo siguiente: "El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística".

En virtud de lo anterior, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA ha venido conformando sus respectivos archivos como evidencia de la gestión administrativa y misional de la Entidad, los cuales constituyen su patrimonio documental y garantizan el derecho de los ciudadanos de acceder a documentos e información pública, tal como lo preceptúa el artículo 74 de la Constitución Política de Colombia.

De igual forma, atendiendo a lo establecido en el Acuerdo 042 de 2002 expedido por el Archivo General de la Nación, frente a los criterios de organización de los archivos de gestión, las distintas unidades administrativas en cabeza de sus jefes, son las responsables de su conformación, organización, preservación y control de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental.

Para dar cumplimiento a las citadas disposiciones al interior del SENA, es necesario considerar que una de las series que hacen parte de la gestión documental de la Entidad es la de "Historias Laborales", tratándose de un expediente complejo cuyo manejo y acceso es de carácter reservado, en el cual se conservan y organizan todos los documentos relacionados con el vínculo laboral que se establece entre el funcionario y la Entidad.

Es por esto que el Archivo General de la Nación, como ente rector en materia de gestión documental, y el Departamento Administrativo de la Función Pública, expidieron de manera conjunta la Circular 004 del 6 de junio de 2003, en donde se establecieron una serie de criterios técnicos para la organización y conformación de las "Historias Laborales", y en la cual además se enlista, a manera de ejemplo, la tipología documental que estas deben contener.

El objetivo de estas disposiciones es asegurar el pleno control, conservación y recuperación inmediata de la información, que en la serie "Historias Laborales" implica que exista una foliación y el diligenciamiento de una Hoja de Control que relacione los tipos documentales que la constituyen.

En virtud de lo anterior, la Secretaría General del SENA, responsable de dirigir y controlar la organización de los archivos de la Entidad, y de ejecutar, coordinar y controlar los planes y programas institucionales para el desarrollo de los procesos de gestión del talento humano, ha proferido una serie de lineamientos que definen la necesidad de crear, organizar, preservar y controlar las historias laborales, así:

- En primer lugar, por medio de la Circular 211 del 02 de diciembre de 2020, la Secretaría General estableció la necesidad de implementar un proceso técnico de intervención sobre las historias laborales organizadas por "capítulos", para ser organizadas en forma de "expediente", y de esta manera reflejar la secuencia propia de su producción documental.

- En segundo lugar, por intermedio de los Grupos de Relaciones Laborales y Administración de Documentos, se expidió el Instructivo de Organización de Historias Laborales el cual se encuentra publicado en el aplicativo Compromiso bajo el código GD-l-001, el cual tiene como objetivo asegurar la conformación de los expedientes de historias laborales, la consulta de los mismos, y el control y conservación de los documentos que se generan en la gestión y trámite de la vinculación laboral de los funcionarios de la Entidad, siendo este un insumo de vital importancia para garantizar el cumplimiento de los fines que se persiguen, y que se recomienda sea de consulta frecuente en el desempeño de las labores propias del manejo de esta serie documental.

En este orden de ideas, se recuerda que uno de los hallazgos asignados a la Entidad por el Archivo General de la Nación, tiene que ver precisamente con el manejo de las historias laborales, ya que en su concepto en el SENA "no se evidencia una rigurosa custodia y aplicación de criterios archivísticos a la serie documental en mención", razón por la cual este asunto está incluido en el Plan de Mejoramiento Archivístico acordado con el ente rector, a partir de lo cual resulta menester, por parte de los Directores Regionales, Coordinadores de Grupos Regionales de Gestión del Talento Humano y Coordinadores de Grupo de Apoyo Administrativo Mixto (para aquellas Regionales en las que no fueron creados Grupos Regionales de Gestión de Talento Humano), dar cumplimiento a los distintos lineamientos y orientaciones expedidos por el Archivo General de la Nación, el Departamento Administrativo de la Función Pública, así como a las Circulares internas del SENA, con el propósito de cerrar el citado hallazgo, y de esta forma garantizar que los archivos de la Entidad se conformen y conserven en debida forma.

Es importante tener en cuenta que este hallazgo, identificado con el No. 33378, y que está cargado en la plataforma Compromiso a todos los Directores Regionales y al Grupo de Relaciones Laborales en la Dirección General, exige "Contar con Historias Laborales técnicamente organizadas en forma de expediente, foliadas, con hoja de control de ingreso de los tipos documentales, inventariadas y conservadas con medidas de seguridad que garanticen su conservación".

Por lo anterior, resulta necesario que a más tardar el 30 de octubre de 2022, los responsables de la organización y administración de los archivos de gestión de la serie documental Historias Laborales en cada regional y en la Dirección General del SENA, tengan conformados los expedientes de todos los funcionarios activos de la Entidad, de acuerdo con las directrices orientadas por los Grupos de Relaciones Laborales y Administración de documentos de la Secretaría General, tomando en consideración que una historia laboral contiene derechos y deberes tanto de la Entidad como de sus funcionarios.

Por último, se recuerda que tal como lo establece el Instructivo de Organización de Historias Laborales, los expedientes de esta serie documental en las Regionales, deben permanecer exclusivamente bajo conservación de los Grupos de Gestión de Talento Humano, en concordancia con lo indicado por el artículo 2 de la Resolución 760 de 2020 en el acápite de Relaciones Laborales, cuyos Coordinadores son los garantes de su custodia; igualmente, en aquellas Regionales en que no fueron creados los Grupos de Gestión de Talento Humano, serán los Grupos de Apoyo Administrativo quienes deban continuar ejerciendo esta labor, de acuerdo con las funciones básicas contenidas en el parágrafo tercero del Artículo 2 de la Resolución 442 de 2005 y dar cumplimiento a la Tabla de Control de Acceso que identifica esta serie documental con información reservada, para mayor información consultar la guía GD-G-004, la cual se encuentra en la plataforma compromiso https://compromiso.sena.edu.co/documentos/vista/descarga.php?id=2955

Cordial saludo,

Verónica Ponce Vallejo

Secretaria General - SENA

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
Las notas de vigencia, concordancias, notas del editor, forma de presentación y disposición de la
compilación están protegidas por las normas sobre derecho de autor. En relación con estos valores
jurídicos agregados, se encuentra prohibido por la normativa vigente su aprovechamiento en publicaciones
similares y con fines comerciales, incluidas -pero no únicamente- la copia, adaptación, transformación,
reproducción, utilización y divulgación masiva, así como todo otro uso prohibido expresamente por
la normativa sobre derechos de autor, que sea contrario a la normativa sobre promoción de la
competencia o que requiera autorización expresa y escrita de los autores y/o de los titulares de
los derechos de autor. En caso de duda o solicitud de autorización puede comunicarse al teléfono
617-0729 en Bogotá, extensión 101. El ingreso a la página supone la aceptación sobre las normas
de uso de la información aquí contenida.