CIRCULAR 179 DE 2017

(octubre 6)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<No contiene análisis de vigencia>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C,

DIRECTIVOS, JEFES DE OFICINA, DIRECTORES REGIONALES Y SUBDIRECTORES DE CENTRO

Asunto: Entrada en operación del aplicativo que automatiza el procedimiento para Emisión de Conceptos Técnicos de TI

Como parte de la estrategia de cumplimiento a las disposiciones y lineamientos del Ministerio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones - Decreto 1078 mayo 2015, en lo relacionado a los cuatro componentes de Gobierno en Línea, la Oficina de Sistemas adquirió una herramienta para la automatización de flujos de trabajo; los procesos seleccionados, fueron aquellos que representaban un alto volumen de trabajo para las dependencias, y, que dadas sus características, actores, documentación involucrada y complejidad, generaban una cantidad significativa de re procesos dificultando así su control, seguimiento y mejora.

Como resultado de dicho análisis se seleccionaron los siguientes procesos para su automatización:

- Proceso gestión tecnologías de la información - emisión de conceptos técnicos de tecnologías de información (código Compromiso GTI-P-004) - Oficina de sistemas.

- Proceso gestión contractual (código Compromiso GCCON-C-003) - Dirección Jurídica

Las actividades normales de los procesos no tienen alteraciones, excepto, que todos los trámites inician, se ejecutan y finalizan a través de la herramienta ControlDoc, acorde con lo anterior, se omite la radicación que se efectuaba a través de correos electrónicos (comunicación interna - Cl) como ventaja adicional los usuarios podrán consultar en tiempo real el estado de sus solicitudes accediendo a la aplicación.

Adicionalmente, las comunicaciones, alertas y notificaciones se generaran de manera automática entre los solicitantes y las áreas dueñas de los procesos, y se podrá consultar la trazabilidad completa de las acciones desarrolladas sobre la aplicación.

Previo a la salida a producción de la plataforma se realizó un ciclo de transferencia de conocimiento para el personal de las direcciones y oficinas que usualmente solicitan conceptos técnicos a la oficina de sistemas, de allí se asignaron los permisos para dichos usuarios, los cuales podrán acceder a la plataforma con su usuario y contraseña del directorio activo, en todo caso las áreas que requieran usuarios adicionales para sus dependencias, pueden realizar la solicitud y requerir soporte en general de la aplicación a través de la mesa de servicios mesadeservicio@sena.edu.co IP 10100, en todo caso toda la documentación de apoyo (manuales e instructivos) se pueden consultar dentro de la aplicación.

Teniendo en cuenta lo anterior, a partir del lunes 9 de octubre de 2017 todas las solicitudes de conceptos técnicos se tramitarán únicamente a través de la plataforma ControlDoc (https://controldoc.sena.edu.co) aquellas cuyo trámite se hubiera solicitado previo a esta fecha se culminaran mediante el mecanismo anterior: correos electrónicos.

Atentamente,

CARLOS MAURICIO CORREDOR

Jefe Oficina de Sistemas

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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