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CIRCULAR 226 DE 2023
(noviembre 23)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
PARA: Secretaría General, Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro Y Supervisores De Contratos Del Sena
ASUNTO: Alcance Circular No.114 de 2023 sobre lineamientos para el cierre del expediente contractual
Mediante la presente circular se da alcance a la Circular No. 3-2023-000114 de 21 de junio de 2023 en donde se impartieron directrices y lineamientos en relación con el cierre de los expedientes contractuales, en atención a la Circular Externa No. 006 de 2023 del 10 de noviembre de 2023 emitida por Colombia Compra Eficiente, en la cual se amplió el término para el cierre del contrato electrónico en SECOP II, establecido en las Circulares Externas No. 002 y 003 de 2023.
Por lo anterior, se solicita a los Ordenadores del Gasto, conforme indica el Manual de Contratación Administrativa del SENA en su cuarta versión y adoptado bajo la Resolución 1470 de 2020(1), que procedan con el cierre de los expedientes electrónicos, para todos los contratos de bienes y servicios cuyo plazo de ejecución haya finalizado, no se encuentren obligaciones post-contractuales pendientes, así como los que no requieran de liquidación antes del primero (1) de marzo de 2024.
Ahora bien, todos los contratos deben para su cierre, seguir los lineamientos contenidos en el Anexo 1 a la Circular externa 002 de 2023 y publicar en la plataforma respectiva los siguientes documentos:
- Formato “GCCON-F-028 Acta Cierre del Expediente” que se encuentra en la plataforma Compromiso del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol SIGA.
- Relación de pagos SIIF (Verificando la confirmación y la aprobación del plan de pagos en el ítem “7 ejecución del contrato” para los publicados en SECOPII).
- Informe final de supervisión o interventoría.
- Acta de liquidación (Si aplica).
- Demás documentos que el ordenador del gasto y/o supervisor o interventoría considere necesarios.
Así las cosas, desde la Dirección Jurídica - Grupo Integrado de Gestión Contractual, se reitera a los Ordenadores del Gasto no seguir remitiendo el reporte requerido por medio de la Circular No. 32023-000114, dado que desde el mes de agosto se informó mediante el aplicativo Onbase con radicado No. 01-9-2023-047104 y asunto: “Instrucciones para cierre de contratos de adquisición de bienes y servicios del aplicativo Blackbox”, el deber de reportar dicha información en el aplicativo Blackbox en sus versiones 1 y 2, información que se tomará directamente desde tal plataforma para el respectivo reporte ante los entes internos o externos de control en lo relacionado al cierre del expediente contractual, cuando sea requerido.
De tal manera, se insta al cumplimiento de la obligación de realizar el proceso para el cierre de los contratos suscritos por el SENA.
Cordialmente,
MANUELA VALENTINA GARCÍA CANO
Directora Jurídica
1. Por la cual se adopta el Manual de Contratación Administrativa del Servicio Nacional de Aprendizaje- SENA y se deroga la Resolución No. 1853 de 2017
Anexo 1. Cierre del contrato en SECOP II
Anexo 2. Circular externa CCE No.006 del 10 de noviembre de 2023
CIRCULAR EXTERNA
Código: cce-des-fm-26
Versión: 01 del 12 de enero del 2022
Anexo No. 1. Cierre del Contrato en SECOP II
De acuerdo con lo establecido en la Circular Externa No. 002 de 2023, a continuación, se exponen los lineamientos técnico-funcionales para que las Entidades Estatales procedan con el cierre de los contratos suscritos en SECOP II, en los términos indicados en la Circular.
Una vez se cumplan todas las obligaciones post-contractuales, independientemente del tipo de contrato celebrado por las Entidades Estatales, las mismas procederán con el cierre del contrato en la plataforma. En el caso de que no se hayan cumplido todas las fechas asociadas al contrato, las Entidades como responsables de su actividad contractual y conforme al régimen jurídico de contratación que les resulta aplicable, les corresponderá adoptar las decisiones y adelantar las actuaciones que estimen pertinentes para desarrollar y materializar dicha actividad. En ese sentido, si como resultado del análisis requieren aplicar el cierre del contrato, las Entidades deberán realizar una modificación ajustando las fechas, y posteriormente proceder con la terminación y cierre del expediente del contrato.
De acuerdo con lo anterior, para cerrar el contrato en SECOP II, debe crear la modificación “Cerrar el contrato”.
Al seleccionar la modificación, el SECOP II mostrará un mensaje con la pregunta “¿Requiere reconocimiento del proveedor?”. Por defecto la casilla viene seleccionada, es decir que la modificación requiere aprobación del Proveedor. Sin embargo, al ser el cierre del contrato una actuación propia de la administración, las Entidades Estatales deberán quitar la selección de la casilla.
Después de seleccionar la modificación que se va a realizar, el SECOP II mostrará la referencia interna de la modificación y habilitará las siguientes funcionalidades:
- Finalizar modificación
- Cancelar modificación
- Guardar modificación
- Ver modificación
El SECOP II habilitará la edición de la información contenida en la sección “Documentos del Contrato", en esta sección podrá anexar los documentos que considere necesarios para realizar el cierre del expediente contractual.
Después de crear la modificación y adjuntar los documentos soporte de la misma, las Entidades Estatales deberán diligenciar la justificación respectiva; posteriormente deberán “Finalizar la modificación”. La aprobación final de las modificaciones la deberá realizar el Ordenador del Gasto o Representante Legal de la Entidad Estatal, ya que estas remplazan el acuerdo inicial. Una vez aprobada la modificación, deben proceder con la publicación, para que los cambios se vean reflejados en la nueva versión del contrato.
Las Entidades Estatales deben tener en cuenta, que una vez realizada esta modificación el contrato se cierra, en consecuencia, la plataforma blogueará el cargue posterior de cualquier documento o actualización adicional en el contrato electrónico.
Para más información, pueden acceder al guía “SECOP II - Gestión contractual para Entidades Estatales” la cual pueden consultar en el siguiente enlace: https://www.colombiacompra.gov.co/node/22987.
CIRCULAR EXTERNA
CÓDIGO: CCE-DES-FM-26
VERSIÓN: 01 DEL 12 DE ENERO DEL 2022
Bogotá D. C., 10 de noviembre de 2023
CIRCULAR EXTERNA No. 006 2023
Para: Entidades Estatales que publican y gestionan sus procesos de contratación en SECOP II, independientemente de su régimen decontratación.
Asunto: Ampliación del término para el cierre del contrato electrónico en sun O: SECOP II, establecido en las Circulares Externas No. 002 y 003 de 2023.
La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, en cumplimiento de las funciones conferidas por el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011, como ente rector del Sistema de Compra Pública y administrador del Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP-, expidió la Circular Externa No. 002 del 25 de mayo de 2023 “Lineamientos para el cierre del contrato electrónico en SECOP II”, por medio de la cual se instó a las entidades estatales que publican y gestionan sus procesos de contratación en la plataforma transaccional a:
“[...]
1. Cerrar los expedientes electrónicos de los contratos que hayan cumplido con las obligaciones post-contractuales.
2. Cerrar el expediente electrónico de los contratos de prestación de servicios y apoyos a la gestión(1), cuyo plazo de ejecución haya finalizado y no requiera de liquidación o no se encuentren obligaciones post-contractuales pendientes.
[...]”
En ese orden de ideas, las entidades estatales independientemente de su régimen contractual que gestionan los procesos de contratación en el SECOP II, debían cerrar los expedientes de los contratos electrónicos, siempre y cuando hayan cumplido con las obligaciones post-contratuales, para lo cual contaban con un plazo hasta el 31 de julio de 2023.
Si bien, en la Circular Externa No. 002 de 2023 se estableció un término para que las entidades estatales cerraran los contratos electrónicos, el 31 de julio 2023 la ANCP- CCE expidió la Circular Externa No. 003 de 2023(2), en la cual se otorgó una prórroga al plazo inicialmente previsto, es decir, hasta el 10 de noviembre de 2023.
Ahora bien, de acuerdo con las nuevas solicitudes allegadas por diferentes entidades estatales correspondientes al otorgamiento de un plazo adicional, el alto volumen de transacciones presentadas en la plataforma y la intermitencia en los últimos días del SECOP II, la ANCP-CCE amplía el plazo hasta el 01 de marzo de 2024 para que las entidades adelanten las actuaciones administrativas pertinentes y den cumplimiento a este deber.
Se reitera que los contratos electrónicos deben ser gestionados conforme a las condiciones establecidas en el Anexo No. 1. “Cierre del Contrato en SECOP II”(3) de la Circular Externa expedida por esta Agencia.
Finalmente, se precisa que esta será la última prórroga concedida por la ANCP- CCE, por esto las entidades estatales deberán tomar las medidas correspondientes para el desarrollo de esta actividad.
Atentamente,
STALIN BALLESTEROS GARCÌA
Director General
Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia
Compra Eficiente
1. Ley 1150 de 2007, artículo 2, numeral 4, literal h. “La prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.”
2. Circular Externa No.003 de 2023:
https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce public/files/cce circulares/circular externa no 003 de 2023 1.pdf
3. Anexo No. 1. Cierre del Contrato en SECIO II:
https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce public/files/cce circulares/anexo1 circular externa 002 2023 cierre contratos secopii.pdf
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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