CIRCULAR 246 DE 2017

(diciembre 28)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C.

En el marco del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol - SIGA, y conforme con lo dispuesto en el artículo 6o de la Resolución No 1235 de 2014 “Mediante la cual se adopta el Reglamento Interno de Recaudo de Cartera en el SENA, a través del Proceso Administrativo de Cobro Coactivo”, desde el Grupo de Gestión de Cobro Coactivo de la Dirección Jurídica en la Dirección General, se realiza la coordinación integral del proceso de cobro coactivo a nivel nacional, y para la adecuada medición de los resultados de la gestión de dicho proceso, se implementó en el aplicativo “Compromiso” el indicador de “Gestión de procesos coactivos”, cuyo objetivo es medir la gestión e impulso de los procesos de cobro coactivo, el cual se debe registrar, actualizar, hacer seguimiento, medición, análisis y evaluación en el aplicativo Compromiso, bajo los siguientes parámetros:

1. Registro y Actualización:

Conforme a lo dispuesto en el artículo 6 de la Resolución 1235 de 2014, los Directores Regionales tienen asignada la competencia de Funcionarios Ejecutores para la dirección de los procesos de cobro coactivo a su cargo, por ende será cada Regional la responsable del registro y actualización de la información en la plataforma compromiso.

Para efectos de lo anterior, cabe recordar que la información registrada debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, y obedecer a la realidad de las gestiones realizadas sobre los expedientes de cobro coactivo que se adelantan en la Regional, y a su vez, se deberá cargar en la misma plataforma los documentos que evidencien los resultados registrados.

2. Seguimiento, medición, análisis y evaluación:

Una vez registrada la información, cada Regional es responsable de realizar el seguimiento, medición, análisis y evaluación del indicador para el cumplimiento de la meta propuesta que es la gestión del 100% de los procesos de cobro coactivo activos y suspendidos para cada vigencia.

--Elementos para el Análisis: Las gestiones que se deben tener en cuenta como gestión e impulso de los procesos de cobro coactivo son: Acto administrativo que avoca conocimiento; requerimientos persuasivos a los deudores; acto administrativo de mandamiento de pago y su debida notificación; actos administrativos que resuelve las excepciones y que resuelve el recurso con sus debidas notificaciones; acto administrativo que ordena seguir adelante con la ejecución con su debida notificación; actos administrativos que corren traslado, resuelven objeciones y aprueban la liquidación del crédito con sus debidas notificaciones; comunicaciones de consulta de bienes y comunicaciones de seguimiento a la consulta de bienes; actos administrativos para decretar embargo, para aplicación de títulos de depósito judicial, para efectuar la aprehensión, secuestro y remate de bienes para garantizar el recaudo de las obligaciones a favor del Sena; actos administrativos para otorgar una facilidad para el pago, y los actos administrativos generados con ocasión del desarrollo del proceso de cobro coactivo, tales como respuesta a tutelas, peticiones y requerimientos que se presenten.

Estas gestiones hacen parte de los expedientes de cobro coactivo, las cuales se deben registrar en el informe de gestión, el cual es la fuente de información para registrar los datos que de manera resumida contendrán los documentos que se van a cargar en compromiso.

--Frecuencia de medición: Los responsables deberán hacer seguimiento y medición cada tres (3) meses, desde el 1o de enero al 30 de marzo; del 1o de abril al 30 de junio; del 1o de julio al 30 de septiembre; y del 1o de octubre al 31 de diciembre, y registrarlo en la plataforma compromiso dentro de los diez primeros días del mes siguiente al trimestre que se debe medir.

--Fuente de información: La constituyen los informes de gestión mensual de cobro coactivo que deben reportar las Regionales a la Dirección General, acorde con lo establecido en el numeral 14 del artículo 7o de la Resolución No 1235 de 2014, y el cual debe ser remitido dentro de los cinco (5) primeros días calendario de cada mes a la Coordinación del Grupo de Gestión de Cobro Coactivo de la Dirección General.

Numerador del indicador: Corresponde al número de procesos gestionados conforme a los elementos para el análisis señalados anteriormente, el cual no puede ser superior al total de procesos activos y suspendidos que cursaban en la Regional al 1o de enero de cada vigencia.

--Denominador del indicador: Corresponde al número de procesos activos y suspendidos al inicio de la vigencia a evaluar, el cual corresponde al total de los procesos activos y suspendidos que se tramiten en la Regional al 1o de enero de cada vigencia.

--Meta anual: Es la gestión del 100% de los procesos activos y suspendidos que se tenían al 1o de enero cada vigencia, conforme a los elementos para el análisis señalado anteriormente.

--Análisis del resultado de la medición y acciones tomadas: En la plataforma compromiso se debe incluir el análisis del resultado de la medición tanto cuantitativa como cualitativamente, incluyendo las acciones de mejora o estrategias que disponga la regional para alcanzar la meta.

--Adjunto: Cada vez que se realice la medición del indicador, se debe subir la evidencia al aplicativo Compromiso, teniendo en cuenta las restricciones técnicas del mismo, y para lo cual se sugiere el cargue de las actas de seguimiento, de reuniones o comités, así como las certificaciones y demás documentos que las Regionales considere necesarias, cuya información debe concordar con la reportada en el informe de gestión de cobro coactivo.

Aunado a lo anterior, sugerimos que las actividades de registro, actualización, seguimiento, medición, análisis y evaluación del indicador del aplicativo Compromiso denominado “Gestión de procesos coactivos”, se realicen con el apoyo del líder SIGA de cada Regional, y a su vez, se solicita que cada Regional efectué la actualización del indicador, de conformidad con los criterios establecidos en la presente Circular, actividad que se está monitoreando por parte del Grupo de Gestión de Cobro Coactivo de la Dirección Jurídica en la Dirección General del Sena.

Atentamente,

DIANA CAROLINA MONTES AGUIRRE

Directora Jurídica (E)

Dirección Jurídica – Dirección General

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0246_2017.pdf>

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