ACCESO A LA INFORMACIÓN Y LOS DOCUMENTOS.
ARTÍCULO 7.1.1. ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO. Los documentos de archivo en soportes físicos o formatos electrónicos se pondrán a disposición de los interesados en el marco del cumplimiento de las disposiciones legales vigentes sobre el acceso a la información, salvo que la ley disponga su reserva, por lo cual, deberán estar calificados si corresponden a información pública, clasificada o reservada en el “Índice de Información Clasificada y Reservada” y en articulación con los demás instrumentos de la gestión de la información pública.
ARTÍCULO 7.1.2. DISPONIBILIDAD Y ACCESIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO. Los documentos electrónicos de archivo y sus metadatos se mantendrán disponibles a los grupos de interés, atendiendo los niveles de acceso a la información en concordancia con la Ley 1712 de 2014 o las normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan, garantizando siempre la autenticidad, fiabilidad, integridad de los documentos a lo largo de su ciclo vital, independientemente del sistema de gestión de documentos que se utilice.
PARÁGRAFO. Los documentos electrónicos se dispondrán en formatos abiertos, libres y accesibles que permitan su correcta representación. Si se trata de documentos que cuentan con firmas electrónicas o digitales, estampas o sellos (electrónicos o digitales), al interesado se le deben ofrecer los mecanismos que le permitan la verificación de la autenticidad del documento o expediente en el caso que así lo requiera.
ARTÍCULO 7.1.3. RESERVA DE LA INFORMACIÓN. CRITERIOS. En concordancia con lo establecido en la Ley 1712 de 2014, Ley de transparencia y de Acceso a la Información Pública, la reserva aplica a la información, no a los documentos, para lo cual el responsable de la información verificará qué información está sometida a reserva y cuál no, y elaborará una versión pública que mantenga la reserva de los titulares de los datos, para garantizar el principio de máxima publicidad y conforme a las disposiciones legales vigentes sobre el acceso a la información.
PARÁGRAFO 1o. De existir reserva legal, se aplicarán, como mínimo, los siguientes criterios:
1. La reserva opera sobre el contenido del documento, no sobre la existencia de este. Estos documentos deben ser identificados de manera clara en los instrumentos de la gestión de información pública.
2. La reserva legal solo opera sobre la información que compromete derechos fundamentales o bienes constitucionales, no sobre los procesos o actuaciones de los que hace parte. Para tal efecto se realizarán versiones públicas de estos documentos, que impidan la identificación de los titulares de los datos personales, como lo ordena la normativa vigente.
3. La reserva deberá ser temporal, como lo determine la Ley.
PARÁGRAFO 2o. Para elaborar versiones públicas de documentos que contengan información clasificada o reservada, la entidad aplicará estándares para la anonimización de datos. El proceso de anonimización de datos requiere una adecuada comprensión del propósito final y uso de la información. Por tal motivo, es importante que el administrador de los documentos identifique los datos objeto de anonimización en articulación con la normativa vigente para la protección de datos personales y acceso a la información.
ARTÍCULO 7.1.4. RESTRICCIONES DE ACCESO A LOS DOCUMENTOS ORIGINALES POR RAZONES DE CONSERVACIÓN. Con el fin de facilitar la prestación de los servicios de información que deben brindar los archivos en el territorio nacional, se dispone que solo por razones de conservación de soportes físicos, se podrá restringir el acceso a los documentos originales, más no a la información en ellos contenida, para lo cual se tomarán las previsiones que garanticen suministrar la información por medio de las técnicas de reproducción que garanticen la preservación del original.
PARÁGRAFO 1o. La decisión de la restricción al acceso a los documentos originales por razones de conservación debe obedecer a un análisis y evaluación efectuado por personal especializado en conservación-restauración.
PARÁGRAFO 2o. Para suministrar la información contenida en aquellos documentos que por razones de conservación se restrinja su acceso, se deben utilizar técnicas de reproducción que propicien tanto la preservación del original como la calidad y estabilidad del medio utilizado, previendo la posterior reproducción a partir de la copia generada. Para ello se recomiendan las técnicas de microfilmación, fotografía y digitalización. En todo caso se debe evitar el proceso de fotocopiado porque puede incidir en la preservación del original.
REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS POR OTROS MEDIOS TÉCNICOS.
ARTÍCULO 7.2.1. REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS POR OTROS MEDIOS TÉCNICOS. Los sujetos obligados deben adoptar mecanismos para la reproducción de los documentos por otros medios técnicos para su administración y consulta, aplicando los lineamientos técnicos expedidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
PARÁGRAFO 1o. La reproducción de documentos en otros medios no implica que se puedan eliminar los documentos originales. La eliminación solo puede realizarse atendiendo los tiempos de retención y disposición final establecidos en la Tabla de Retención Documental o la Tabla de Valoración Documental.
PARÁGRAFO 2o. Los procedimientos para la reproducción de los documentos por cualquier medio técnico deben estar indicados en el Programa Específico de Reprografía, en desarrollo del Programa de Gestión Documental y en concordancia con el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo.
PARÁGRAFO 3o. La reproducción de documentos debe obedecer a los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, las normas técnicas colombianas o estándares internacionales y lo dispuesto en los artículos 8o, 9o, 12 y 13 de la Ley 527 de 1999 y el artículo 19 de la Ley 594 de 2000.
ARTÍCULO 7.2.2. REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS DE GRAN FORMATO. Para la reproducción de documentos de gran formato como mapas y planos y en general de documentos con información textual y gráfica, deberá adoptarse la técnica de reproducción fotográfica, micrográfica o digital, de acuerdo con las características del documento, garantizando la reproducción exacta y el cuidado del material original.
ARTÍCULO 7.2.3 REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS ANALÓGICOS O EN FORMATOS ELECTRÓNICOS. Para la reproducción de los documentos provenientes de formatos, medios y soportes analógicos, como microfilme, cintas magnéticas (fonográficas, cintas de video, entre otros), rollos cinematográficos, o documentos en formatos electrónicos en diferentes soportes y medios, como disquetes y discos ópticos, se deberá recurrir a la copia en formato digital o conversión de la información a un medio de almacenamiento y formato que garantice la preservación y desde el cual se pueda realizar una copia con destino a la consulta.
ARTÍCULO 7.2.4. DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS PROVENIENTES DE OTROS MEDIOS TÉCNICOS. Los sujetos obligados deben garantizar la descripción de los documentos provenientes de otros medios técnicos, bien sean estos analógicos o en formatos electrónicos, atendiendo las normas técnicas de descripción y los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
PATRIMONIO DOCUMENTAL.
ARTÍCULO 8.1. OBJETIVO. Establecer los lineamientos generales y los procedimientos para el Registro Nacional de Archivos Históricos Colombianos – RENAHC y Declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico – BIC-CDA, de personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de significación histórica, así como la adquisición y expropiación de archivos que hacen parte del patrimonio documental.
PARÁGRAFO. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de interés cultural, continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos.
REGISTRO NACIONAL DE ARCHIVOS HISTÓRICOS COLOMBIANOS – RENAHC.
ARTÍCULO 8.1.1. REGISTRO NACIONAL DE ARCHIVOS HISTÓRICOS COLOMBIANOS- RENAHC. El Registro Nacional de Archivos Históricos Colombianos es el instrumento de identificación, acreditación y registro de los fondos documentales de valor histórico, científico, técnico o cultural, ante el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, por parte de las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, propietarias, poseedoras o tenedoras de estos documentos, o de los declarados de carácter documental archivístico, y que continúan en propiedad, posesión o tenencia de los mismos.
ARTÍCULO 8.1.2. INICIATIVA PARA SOLICITAR LA INSCRIPCIÓN. Pueden solicitar la inscripción en el RENAHC las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de significación histórica o patrimonial.
PARÁGRAFO. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado podrá requerir la inscripción en el registro a los propietarios, poseedores o tenedores de dichos documentos, cuando considere que estos son susceptibles de ser incluidos.
ARTÍCULO 8.1.3. INSTANCIA COMPETENTE ANTE LA QUE SE FORMULA LA SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN EN EL RENAHC. La solicitud de inscripción en el RENAHC deberá formularse ante la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, quien analizará la solicitud de registro y emitirá concepto para aprobación ante el Comité Evaluador de Documentos.
ARTÍCULO 8.1.4. INCLUSIÓN EN EL REGISTRO NACIONAL DE ARCHIVOS HISTÓRICOS COLOMBIANOS-RENAHC. La acreditación y registro de los fondos documentales de valor histórico, científico, técnico o cultural se realizará mediante acto administrativo expedido por la dirección general del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
ARTÍCULO 8.1.5. ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN. Las personas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos que se encuentren registrados en el RENAHC deben actualizar la información reportada en el mencionado registro cada dos (2) años contados a partir de la fecha de su registro, conforme a los procedimientos establecidos por la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental.
ARTÍCULO 8.1.6. REQUISITOS Y PROCEDIMIENTO PARA LA INCLUSIÓN EN EL REGISTRO NACIONAL DE ARCHIVOS HISTÓRICOS COLOMBIANOS-RENAHC. La Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, establecerá los requisitos y el procedimiento para la identificación, acreditación y registro en el RENAHC, el cual debe publicarse en la página web de la entidad.
DECLARATORIA DE BIENES DE INTERÉS CULTURAL DE CARÁCTER DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICO -BIC-CDA.
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 8.2.1.1. BIENES DE INTERÉS CULTURAL DE CARÁCTER DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICO – BIC-CDA. Categoría legal especial de bienes del patrimonio cultural de la Nación de naturaleza documental, que tienen características y valores de importancia para el patrimonio cultural de la nación. Son susceptibles de ser declarados BIC-CDA, una unidad documental simple, un expediente, una serie documental, una sección documental, o un fondo documental archivístico, que reúna las características de documento de archivo, sin importar el medio o tecnología con la cual se haya elaborado.
PARÁGRAFO 1o. Se consideran BIC-CDA del ámbito nacional y territorial, los bienes declarados como archivos, fondos documentales de archivo, unidades documentales, u otras denominaciones que hayan sido objeto de tal declaratoria por las autoridades competentes y, en consecuencia, quedan sujetos al Régimen Especial de Protección.
PARÁGRAFO 2o. Los BIC-CDA pueden pertenecer, según el caso, a la Nación, a entidades públicas de cualquier orden o a personas naturales o jurídicas de derecho privado.
ARTÍCULO 8.2.1.2. COMPETENCIA. Para la declaratoria de los BIC-CDA serán competentes las siguientes instancias:
1. Del nivel Nacional. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado será el responsable de la declaratoria de los BIC-CDA del ámbito nacional público y privado, previo concepto favorable del órgano asesor, Comité Evaluador de Documentos.
2. Del nivel Territorial. Los gobernadores, alcaldes, autoridades indígenas y autoridades de comunidades afrodescendientes serán los responsables de las declaratorias de los BIC-CDA del ámbito territorial, debido al interés especial que el bien revista para la comunidad en su jurisdicción, previo concepto favorable del órgano asesor, Consejo Territorial de Archivos correspondiente.
PARÁGRAFO. La declaratoria de un BIC-CDA debe realizarse mediante acto administrativo motivado firmado por el representante legal de la instancia competente.
ARTÍCULO 8.2.1.3. CRITERIOS DE VALORACIÓN. Un bien puede reunir todos o algunos de los criterios de valoración señalados en este artículo para ser declarado por la autoridad competente como BIC-CDA del ámbito nacional o territorial, según su representatividad. Los criterios de valoración son:
1. Antigüedad.
2. Autoría.
3. Constitución del bien.
4. Estado de conservación.
5. Representatividad y contextualización sociocultural.
PARÁGRAFO. Los criterios de valoración antes señalados, permiten atribuir valor a los bienes tales como histórico, estético y simbólico.
PROCEDIMIENTO PARA LA DECLARATORIA DE BIC-CDA.
ARTÍCULO 8.2.2.1. REQUISITOS PARA LA DECLARATORIA DE BIC-CDA. Podrán ser declarados BIC-CDA por la autoridad competente del orden nacional o territorial, previo concepto del órgano asesor, aquellos documentos de archivos públicos o privados que cumplan los siguientes requisitos:
1. Estar incluidos en la Lista de Candidatos de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico – LICBIC-CDA.
2. Contar con la aprobación del Plan Especial de Manejo y Protección de Carácter Documental Archivístico – PEMP-CDA, en caso de que este haya sido requerido.
ARTÍCULO 8.2.2.2. PROCEDIMIENTO PARA LA DECLARATORIA DE LOS BIC-CDA. La declaratoria de BIC-CDA del ámbito nacional y territorial, atenderá el siguiente procedimiento:
1. Una vez se reciba la solicitud de declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico – BIC-CDA, la autoridad competente tendrá un término no mayor a noventa (90) días calendario para evaluar si hay lugar o no a la declaratoria.
2. La solicitud será remitida al órgano asesor para que emita concepto sobre la viabilidad de la declaratoria.
3. Si el órgano asesor emite concepto favorable, la autoridad competente procederá a efectuar la declaratoria mediante acto administrativo.
4. En caso de requerirse Plan Especial de Manejo y Protección de Carácter Documental Archivístico – PEMP-CDA, deberá quedar señalado en el acto administrativo.
PARÁGRAFO. Si el solicitante tiene alguna objeción de carácter técnico con respecto al proceso de inclusión del bien en la LICBIC-CDA o la declaratoria como BIC-CDA realizada por la autoridad del orden territorial, podrá solicitar un segundo concepto al Archivo General de la Nación, adjuntando una solicitud motivada, en un plazo no superior al de los diez (10) días hábiles siguientes a la notificación del acto administrativo correspondiente; en este caso el Archivo General de la Nación tendrá un plazo de noventa (90) días para pronunciarse. Sobre esta decisión no procede nueva revisión.
ARTÍCULO 8.2.2.3. DECLARATORIA DE BIC-CDA PARA LOS BIENES DE CARÁCTER DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICO QUE HAYAN FINALIZADO SU TRÁMITE ADMINISTRATIVO ANTES DEL DÍA 1 DE ENERO DE 1911. Se presumen BIC-CDA todos los documentos públicos y privados que hayan finalizado su trámite administrativo antes del 1 de enero de 1911, no obstante, para obtener su declaratoria formal como de BIC-CDA, se debe adelantar el procedimiento establecido.
ARTÍCULO 8.2.2.4. REGISTRO DE BIC-CDA. La autoridad competente, según corresponda, deberá llevar un registro de los bienes declarados como BIC-CDA y deben registrarse de manera oficiosa los bienes que se declaren BIC-CDA, así como aquellos que hubieran sido declarados con anterioridad a la Ley 1185 de 2008, “por la cual se modifica y adiciona la Ley 397 de 1997, Ley General de Cultura”.
PARÁGRAFO. El registro de los BIC-CDA debe contener la información básica indicada en el artículo 8.2.3.2. “Requisitos para la inclusión de un bien en la LICBIC-CDA” y 8.2.1.3 “Criterios de valoración”, del presente Acuerdo, y debe ser publicado en la página web de la autoridad competente.
ARTÍCULO 8.2.2.5. REPORTES DE DECLARATORIAS. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado consolidará la información recibida de las declaratorias BIC-CDA de bienes del orden territorial, e incluirá el reporte de la declaratoria del orden nacional y presentará anualmente un informe al Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes.
PARÁGRAFO. Los Consejos Territoriales de Archivo deben incluir, en los informes semestrales presentados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, la información de las declaratorias y la inclusión de los bienes en las LICBIC-CDA de su jurisdicción.
ARTÍCULO 8.2.2.6. REVOCATORIA. En el caso que los bienes pierden los valores que dieron lugar a la declaratoria, la revocatoria del acto administrativo de la declaratoria del BIC-CDA se realizará conforme a lo establecido en la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, o la norma que la modifique, derogue o sustituya.
LISTA INDICATIVA DE CANDIDATOS A BIENES DE INTERÉS CULTURAL DE CARÁCTER DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICO – LICBIC-CDA.
ARTÍCULO 8.2.3.1. LISTA INDICATIVA DE CANDIDATOS A BIENES DE INTERÉS CULTURAL DE CARÁCTER DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICO – LICBIC-CDA. La Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico, en adelante LICBIC-CDA, es un registro de información al cual se debe ingresar el bien que esté en proceso de declaratoria. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y las autoridades competentes conformarán y administrarán su propia LICBIC-CDA y velarán por su publicación y actualización.
PARÁGRAFO. La LICBIC-CDA deberá contener como mínimo la siguiente información: el nombre del bien incorporado a la misma, la fecha de inscripción, la coincidencia del bien con los valores y criterios de valoración requeridos para la declaratoria, la solicitud del Plan Especial de Manejo y Protección de Carácter Documental Archivístico – PEMP-CDA (si se requiere) y el número del acto administrativo de inclusión. Así mismo, contendrá un campo de información sobre las solicitudes no aceptadas, señalando los motivos de la no inclusión y número de acto administrativo que así lo declaró.
ARTÍCULO 8.2.3.2. REQUISITOS PARA LA INCLUSIÓN DE UN BIEN EN LA LICBIC-CDA. Las personas naturales o jurídicas que soliciten a la autoridad competente la inclusión de un bien en la LICBIC-CDA, deben acreditar los siguientes requisitos:
1. Información del solicitante:
1.1. Persona natural: nombre y fotocopia de la cédula de ciudadanía o cédula de extranjería.
1.2. Persona jurídica: razón social; acta de posesión del representante legal de la entidad pública (en el caso de entidades privadas se deberá presentar certificado de existencia y representación expedido por la Cámara de Comercio o la autoridad competente, con fecha de expedición no superior a dos (2) meses); fotocopia de la cédula de ciudadanía o de extranjería del representante legal.
1.3. Datos de ubicación: Domicilio o dirección de ubicación, correo electrónico y teléfonos. Si el solicitante reside fuera del país debe designar un apoderado en Colombia.
1.4. Calidad en la que actúa: Manifestación de ser propietario, poseedor, usufructuario, custodio o tercero interesado en la declaratoria del -BIC-CDA. En caso de que la solicitud se presente por un tercero interesado, deberá contar con la autorización, nombre y dirección del propietario. En caso de que los derechos de propiedad sobre el bien se encuentren en discusión, se debe advertir esta situación al momento en que se realiza la solicitud, e informar el desarrollo y decisión final que defina la propiedad, con el propósito de actualizar la información en el registro de los -BIC-CDA”.
2. Información del bien de interés cultural de carácter documental archivístico para inclusión en la LICBIC-CDA.
2.1. Identificación: nombre con el que se conoce el bien
2.2. Localización: departamento, municipio o distrito y dirección exacta de ubicación del bien.
2.3. Descripción: debe incluir las fechas extremas, técnica de elaboración, formato y volumen del bien (horas de grabación), tamaño o dimensiones. Además, deberá indicar:
2.3.1. Contexto del bien: describe la historia de este, el nombre del o los productores, la historia institucional/reseña biográfica, historia archivística (cadena de custodia) y forma en que ingresó el bien a su propiedad o tenencia.
2.3.2. Estado de conservación: en caso de que el bien presente deterioro, se debe especificar los distintos tipos y niveles (físico, químico y biológico; alto, medio o bajo), así como las condiciones de almacenamiento.
2.3.3. Estado de organización y descripción: se debe detallar el estado de organización (clasificación y ordenación), especificando el nivel de organización y descripción, señalando los instrumentos de consulta con que cuenta el bien: guías, catálogos, índices, inventarios, u otros).
2.3.4. Condiciones de acceso al bien: describir su disponibilidad física o mediante servicios reprográficos.
2.3.5. Existencia y localización de documentación asociada: identificar si existe documentación asociada de originales, copias y unidades de descripción asociadas al bien.
2.4. Inventario documental: deberá estar diligenciado en el Formato Único de Inventario Documental - FUID, normalizado por el Archivo General de la Nación.
2.5. Material de apoyo: documentos e información independiente de su soporte o formato, por ejemplo, fotos a color que permitan visualizar el bien y estado en que se encuentra. El solicitante deberá precisar si cuenta con equipos de grabación y reproducción, los cuales se asocian como parte integral de los documentos, bienes y archivos grabados en tecnología analógica o digital.
3. Razones de la solicitud: El solicitante deberá exponer de manera concreta las razones que soportan su solicitud y específicamente, deberá analizar y sustentar, de conformidad con lo dispuesto en el presente Acuerdo, los criterios de valoración atribuidos al bien cuya declaratoria se solicita.
ARTÍCULO 8.2.3.3. INCLUSIÓN. Una vez reciba la solicitud de inclusión de un bien en la Lista de Candidatos de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico – LICBIC-CDA, la autoridad competente tendrá un término no mayor a noventa (90) días calendario para evaluar e incluir o no, el bien en la citada Lista, previo concepto favorable del órgano asesor.
PARÁGRAFO 1o. La autoridad competente definirá si requiere de un Plan Especial de Manejo y Protección de Carácter Documental Archivístico -PEMP-CDA e indicará el término en el cual deberá presentarse el mencionado Plan.
PARÁGRAFO 2o. Cumplidos los requisitos de inclusión y valoración, la autoridad competente, previo concepto favorable del órgano asesor, incluirá dicho bien en la LICBIC-CDA.
PARÁGRAFO 3o. La inclusión de un bien en la LICBIC-CDA del orden nacional o territorial, no implica para éste la aplicación de las obligaciones, restricciones y demás aspectos propios del Régimen Especial de Protección establecido en la Ley 397 de 1997, modificada y adicionada por la Ley 1185 de 2008, ni obliga a que éste sea declarado como BIC-CDA.
PARÁGRAFO 4o. Cuando exista discusión o litigio sobre la propiedad de un bien, esta no afecta ni condiciona la inclusión del bien en la LICBIC-CDA ni la declaratoria de un bien como BIC-CDA.
RÉGIMEN ESPECIAL DE PROTECCIÓN DE LOS BIENES DE INTERÉS CULTURAL DE CARÁCTER DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICO – BIC-CDA.
ARTÍCULO 8.2.4.1. RÉGIMEN ESPECIAL DE PROTECCIÓN. Los BIC-CDA del orden nacional y territorial, gozan de un Régimen Especial de Protección, el cual se compone de cuatro elementos: Plan Especial de Manejo y Protección – PEMP, la autorización de intervención en conservación documental, la salida temporal del país y la enajenación del bien.
ARTÍCULO 8.2.4.2. PLAN ESPECIAL DE MANEJO Y PROTECCIÓN DE CARÁCTER DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICO – PEMP-CDA. El Plan Especial de Manejo y Protección de Carácter Documental Archivístico, en adelante PEMP-CDA, como parte del Régimen Especial de Protección, es el instrumento de planeación y gestión, mediante el cual se establecen las acciones necesarias con el objetivo de garantizar la protección del bien, considerando la sostenibilidad del plan en cuanto a los aspectos de la administración, organización, conservación, apropiación social y divulgación de los BIC-CDA.
ARTÍCULO 8.2.4.3. SOLICITUD DE UN PLAN ESPECIAL DE MANEJO Y PROTECCIÓN DE CARÁCTER DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICO PEMP-CDA. La autoridad competente, previo concepto del órgano asesor, determinará mediante acto administrativo si se requiere de un PEMP- CDA.
ARTÍCULO 8.2.4.4. PLAZO PARA FORMULAR Y PRESENTAR EL PLAN ESPECIAL DE MANEJO Y PROTECCIÓN DE CARÁCTER DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICO – PEMP-CDA ANTE LA AUTORIDAD COMPETENTE. El PEMP-CDA deberá ser formulado y presentado por el solicitante de la declaratoria (propietario, poseedor, usufructuario, custodio o tercero interesado), en el término que la autoridad competente determine, a partir de la notificación del acto administrativo que determine su inclusión en la LICBIC-CDA y realice la solicitud del Plan Especial de Manejo y Protección de Carácter Documental Archivístico – PEMP-CDA. En todo caso, el plazo máximo para presentar un PEMP-CDA no superará los dos (2) años.
PARÁGRAFO. El plazo para formulación y presentación del PEMP- CDA podrá ser ampliado por una sola vez, a solicitud del interesado, por un término de tiempo igual al inicial.
ARTÍCULO 8.2.4.5. FORMULACIÓN DE UN PLAN ESPECIAL DE MANEJO Y PROTECCIÓN DE CARÁCTER DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICO PEMP-CDA. Un PEMP-CDA, deberá formularse teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
1. Contexto y valoración: Es la descripción física y valoración del bien para efectos de su declaratoria como BIC-CDA
2. Diagnóstico Integral de la Gestión Documental y Administración de Archivos, en armonía con los artículos 2.8.7.2.3. y 2.8.7.2.4 del Decreto 1080 de 2015, Decreto Único del Sector Cultura.
3. Propuesta Integral: niveles de intervención, condiciones de manejo y plan de divulgación armonizado con el Programa de Gestión Documental, de conformidad con el artículo 2.4.1.3.3. del Decreto 1080 de 2015 y el Título 6 “Conservación y Preservación de documentos” del presente Acuerdo.
PARÁGRAFO. En las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas El PEMP-CDA debe ser aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, o quien haga sus veces, como requisito previo a la aprobación que debe expedir la autoridad competente de acuerdo con lo establecido en el artículo 8.2.4.6., aprobación del PEMP- CDA, del presente Acuerdo.
ARTÍCULO 8.2.4.6. APROBACIÓN DEL PEMP- CDA. La autoridad competente, previo concepto favorable del órgano asesor respectivo, aprobará el PEMP- CDA, dentro de los seis (6) meses siguientes a la presentación del citado plan.
PARÁGRAFO 1o. Si el órgano asesor lo considera necesario, requerirá al solicitante para que realice las aclaraciones y allegue los soportes que le sean solicitados.
PARÁGRAFO 2o. En caso de emitirse concepto no favorable para la aprobación del PEMP- CDA se devolverá el Plan y deberá presentarlo nuevamente en un término no mayor a un (1) año.
PARÁGRAFO 3o. Los Órganos Asesores verificarán la implementación de los Planes Especiales de Manejo y Protección de los BIC-CDA de su competencia.
ARTÍCULO 8.2.4.7. SALIDA TEMPORAL DE BIC-CDA. La autorización de salida temporal del país de los BIC-CDA, tanto públicos como privados, es un trámite que se adelanta ante la autoridad competente nacional o territorial, según corresponda, quien autorizará mediante acto administrativo la salida temporal del país del bien.
El acto administrativo deberá contener como mínimo:
1. Identificación del acto administrativo mediante el cual el bien obtuvo la declaratoria.
2. Identificación del propietario o tenedor del bien declarado, así mismo, domicilio y datos de contacto actualizados.
3. Explicación detallada de las actividades para las cuales se autoriza la salida temporal.
4. Descripción del estado actual de conservación del bien.
5. Plazo máximo por el que se autoriza la salida temporal del bien.
6. Descripción del régimen sancionatorio, así como de los efectos del incumplimiento del plazo establecido.
7. Obligación del autorizado, en el sentido de informar a la autoridad que concede la autorización, sobre el reingreso del bien, indicando el término dentro del cual deberá presentar el informe.
8. Obligación de cumplir cualquier otro requisito de carácter aduanero.
PARÁGRAFO 1o. Los Consejos Territoriales de Archivo informarán al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, en los reportes semestrales sobre las autorizaciones de salida del país de los BIC-CDA del orden territorial, para lo cual deben solicitar la información respectiva a las autoridades competentes.
PARÁGRAFO 2o. En el informe anual que debe presentar el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado al Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes, informará sobre las autorizaciones de salidas temporales de BIC-CDA tanto del orden nacional como territorial.
PARÁGRAFO 3o. En ningún caso, el plazo de autorización de las salidas temporales del país de los BIC-CDA podrá exceder un periodo de dos (2) años.
ARTÍCULO 8.2.4.8. FINES DE LA SALIDA TEMPORAL. La salida temporal de estos bienes se autorizará exclusivamente para fines: probatorios en procesos legales, procesos técnicos y exposiciones culturales.
ARTÍCULO 8.2.4.9. REQUISITOS DE LA SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE SALIDA DEL PAÍS. La solicitud de autorización de salida temporal del país de los BIC-CDA deberá presentarse ante la autoridad competente y deberá contener:
1. Motivo de la salida temporal: razones en las que soporta la solicitud de autorización de salida del país. Deberá estar acompañado por los documentos que soporten la solicitud.
2. Descripción: relación de la documentación y descripción de los bienes, adjuntando: muestra fotográfica de los bienes, en fondo blanco, de 9 x 12 centímetros; inventarios en el Formato Único de Inventario - FUID-.
3. Destino: se especificará país, ciudad y dirección de destino del bien y fecha de salida y de retorno.
4. Solicitante: propietario o su apoderado con el número de teléfono, fax, dirección y correo electrónico.
5. Identificación: documento de identidad del propietario o apoderado, representante legal y copia de la identificación tributaria para personas jurídicas.
PARÁGRAFO 1o. Si la autoridad competente considera viable autorizar la salida del país de un BIC-CDA, previamente a la expedición del acto administrativo de autorización, requerirá al solicitante para que presente la póliza de seguro. En el acto administrativo debe quedar claramente señalada la fecha de retorno del bien a su ubicación original en Colombia.
PARÁGRAFO 2o. Al momento de retornar el bien a su ubicación original en Colombia, la autoridad competente debe verificar que este ingrese en las mismas condiciones.
ARTÍCULO 8.2.4.10. PÓLIZA DE SEGURO. En todos los casos, cuando se trate de la salida temporal de BIC-CDA de entidades públicas, éstos deben asegurarse durante el tiempo que duren fuera del país, mediante una póliza de seguro para obras de arte, póliza denominada seguro clavo a clavo, cuyo beneficiario será la autoridad competente que expide la autorización.
PARÁGRAFO 1o. Se asegurará el 100% del valor del -BIC-CDA-. Si el valor del bien no fuere tasable, el valor de la cobertura del seguro no podrá ser inferior a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
PARÁGRAFO 2o. En el caso de -BIC-CDA- de propiedad privada, lo aquí contemplado podrá pactarse directamente a voluntad de su propietario, caso en el cual el beneficiario deberá ser la instancia competente que otorga la autorización.
PARÁGRAFO 3o. La póliza será solicitada por la autoridad competente previamente a expedir el acto administrativo de autorización de salida temporal y su vigencia deberá cubrir desde la fecha que se prevé que el bien salga del país, durante el tiempo que éste estará fuera y treinta (30) días más, después de su retorno a su ubicación original en Colombia.
ARTÍCULO 8.2.4.11. EXIGENCIAS ADUANERAS. Una vez cumplidos los requisitos anteriores, el solicitante deberá cumplir las exigencias del Régimen Aduanero, en particular del artículo 374 y pertinentes del Decreto 1165 del 2019, o por la norma que lo modifique, derogue o sustituya, incluida la constitución de la Garantía de Reimportación, o las normas que lo modifiquen, deroguen o sustituya.
ARTÍCULO 8.2.4.12. AUTORIZACIÓN DE INTERVENCIÓN A NIVEL DE CONSERVACIÓN RESTAURACIÓN. Los bienes, públicos y privados, del ámbito nacional y territorial, declarados como BIC-CDA deben contar con la aprobación de la autoridad competente nacional o territorial, según corresponda, quien autorizará la intervención en conservación y restauración, disponiendo que esta solo podrá realizarse bajo la dirección de profesionales idóneos en conservación y restauración de bienes muebles y se oficializará mediante acto administrativo.
PARÁGRAFO. Las intervenciones menores (o de primeros auxilios) no requieren de autorización. Deben ser realizadas por personal debidamente capacitado.
ARTÍCULO 8.2.4.13. REQUISITOS PARA AUTORIZAR LA INTERVENCIÓN EN CONSERVACIÓN RESTAURACIÓN DE LOS BIENES DECLARADOS BIC-CDA. La solicitud de autorización para intervenir un BIC-CDA a nivel de conservación restauración deberá presentarse ante la autoridad competente. Los requisitos y soportes para autorizar proyectos de intervención son los siguientes:
1. Solicitud de autorización expresa del propietario, representación legal, poseedor, usufructuario o custodio del BIC-CDA, para la ejecución del proyecto de intervención y datos básicos de contacto.
2. Autorización del propietario, representante legal, poseedor, usufructuario o custodio del -BIC-CDA- a un profesional idóneo, para presentar el proyecto y los documentos que acrediten dicha condición: título profesional.
3. Diagnóstico del estado de conservación del bien que incluya: identificación del bien, soporte, técnica de elaboración, descripción de los deterioros presentes.
4. Propuesta de intervención que deberá ajustarse a la normatividad y lineamientos que el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado ha expedido en la materia, siempre enmarcado dentro del Sistema Integrado de Conservación - SIC.
PARÁGRAFO. La información descrita anteriormente deberá estar sustentada en estudios técnicos, memoria descriptiva y registro fotográfico de acuerdo con los principios generales de intervención contemplados en el artículo 2.4.1.4.3. del Decreto 1080 de 2015, o las normas que lo modifiquen, deroguen o sustituya.
ARTÍCULO 8.2.4.14. INFORMES DE INTERVENCIÓN EN CONSERVACIÓN RESTAURACIÓN DE LOS BIENES DECLARADOS BIC-CDA. El propietario del bien declarado BIC-CDA intervenido en conservación restauración, deberá enviar a la autoridad competente, en un término de treinta (30) días, finalizada la intervención, un informe de la intervención realizada, incluyendo una memoria descriptiva y registro fotográfico.
PARÁGRAFO 1o. Los Consejos Territoriales de Archivo informarán al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, en los informes semestrales sobre las autorizaciones de intervención y de los informes de las intervenciones en conservación y restauración realizadas de los BIC-CDA del orden territorial, para lo cual deben solicitar la información respectiva a las autoridades competentes.
PARÁGRAFO 2o. En el informe anual que debe presentar el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado al Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes informará sobre las autorizaciones de intervención y de los informes de las intervenciones en conservación restauración realizadas de los BIC-CDA, tanto del orden nacional, como territorial.
ARTÍCULO 8.2.4.15. ENAJENACIÓN DE BIENES DECLARADOS COMO INTERÉS CULTURAL DE CARÁCTER DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICO – BIC- CDA. La declaratoria BIC-CDA del orden nacional o territorial a documentos de personas naturales o jurídicas de derecho privado, no establece limitación al derecho de dominio, es decir, no los saca del comercio. Sin embargo, en caso de enajenación de los mismos, dentro de los seis (6) meses siguientes a la enajenación, el enajenante y el nuevo propietario deberán informar de dicha enajenación al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado o a la autoridad territorial correspondiente, con la única finalidad de actualizar el nombre del propietario en el Registro de los BIC – CDA, so pena de perder la declaratoria de acuerdo con lo establecido en la normatividad aplicable.
PARÁGRAFO 1o. Los BIC-CDA públicos, así como aquellos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas, conforme lo dispuesto en el artículo 72 de la Constitución Política de Colombia, en concordancia con el artículo 14 de la Ley 594 de 2000, son bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, imprescriptibles e inembargables y, en consecuencia, no son susceptibles de enajenación.
PARÁGRAFO 2o. En los informes anuales que debe presentar el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado al Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes informará sobre la enajenación de BIC-CDA.
ADQUISICIÓN Y EXPROPIACIÓN DE ARCHIVOS PRIVADOS.
ARTÍCULO 8.3.1. ADQUISICIÓN DE ARCHIVOS PRIVADOS. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado o los Archivos históricos, podrán adquirir archivos privados con cargo a su presupuesto, en los casos que se indican a continuación.
1. Archivos privados declarados de interés público o de interés social, cuando el propietario los ofreciere en venta.
2. Archivos privados que representen un interés cultural para la nación, o que se encuentren en riesgo, declarados de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía administrativa.
ARTÍCULO 8.3.2. COMPETENCIA. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado queda facultado para declarar bienes de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía administrativa a la que se refiere la Constitución Política.
ADQUISICIÓN DE ARCHIVOS PRIVADOS POR DONACIÓN O COMPRA.
ARTÍCULO 8.3.1.1. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN POR DONACIÓN. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado o los Archivos históricos públicos podrán recibir donaciones de archivos privados de interés público o de interés social en cumplimiento de los siguientes requisitos:
1. Una vez se reciba la oferta de donación, la autoridad competente evaluará si hay lugar o no a recibirla, teniendo en cuenta los criterios de valoración señalados en el Artículo 8.2.1.3 del presente Acuerdo.
2. Si la evaluación es favorable, se presenta ante el órgano asesor de la instancia competente, para que emita concepto sobre la pertinencia de la aceptación de la oferta de donación.
3. La donación se perfeccionará a través del contrato suscrito por las partes en el cual se dejará constancia de la cesión de los derechos para uso, difusión y divulgación del bien, y conforme al procedimiento establecido.
ARTÍCULO 8.3.1.2. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN POR COMPRA. La compra de los archivos privados descritos en el artículo 8.3.1. “Adquisición de archivos privados”, deben contar previamente con una Declaratoria de Bienes de Interés Público o Social realizada por el director general del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, mediante acto administrativo motivado y ser objeto de un avalúo por parte del AGN, el cual servirá para determinar el precio máximo de adquisición con cargo al presupuesto del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
PARÁGRAFO 1o. Para tasar el valor de los archivos, se acudirá a curadores, expertos o peritos idóneos, quienes establecerán la suma de dinero que debe ser pagada a quien acredite ser el titular del derecho de dominio.
PARÁGRAFO 2o. Como criterios para tasar la suma a ser pagada, debe considerarse, por lo menos, los requisitos indicados en el artículo 8.3.2.2. “requisitos para la presentación de la solicitud de declaratoria Bien de Interés Público o Social”, del presente Acuerdo.
PARÁGRAFO 3o. La adquisición por compra se realizará a través de contratación directa.
EXPROPIACIÓN ADMINISTRATIVA DE ARCHIVOS PRIVADOS.
ARTÍCULO 8.3.2.1. EXPROPIACIÓN ADMINISTRATIVA DE ARCHIVOS PRIVADOS. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, por medio del representante legal, podrá expropiar por la vía administrativa a la que se refiere la Constitución Política, archivos privados que representen un interés público o social, o que se encuentren en riesgo. Para ello deberá:
1. Efectuar la declaratoria del Bien de Interés Público o Social, de oficio o a solicitud de parte, conforme al artículo 8.3.2.2. del presente Acuerdo y previo concepto del órgano asesor.
2. Surtir las etapas establecidas en el artículo 8.3.2.3. del presente Acuerdo, para declarar la expropiación administrativa.
3. Expedir acto administrativo que decreta la expropiación administrativa, conforme al artículo 8.3.2.4 del presente Acuerdo.
ARTÍCULO 8.3.2.2. REQUISITOS PARA LA PRESENTACIÓN DE LA SOLICITUD DE DECLARATORIA DE UN BIEN DE INTERÉS PÚBLICO O SOCIAL CON FINES DE EXPROPIACIÓN. La solicitud de declaratoria Bien de Interés Público o Social con fines de expropiación deberá contener la siguiente información y documentación:
1. Información del propietario: para persona natural: copia de cédula de ciudadanía o extranjería; para persona jurídica: Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de su respectiva jurisdicción con fecha de expedición no superior a un mes, fotocopia de la cédula de ciudadanía o de extranjería del representante legal, y manifestación escrita de ser el propietario del bien, lo cual será entendido bajo la gravedad de juramento.
2. Señalar los datos de ubicación: domicilio o dirección, correo electrónico y teléfonos.
3. Información del bien: Elaborar un informe pormenorizado de las características del archivo privado candidato de ser declarado como de interés público o social con la siguiente información.
3.1. Identificación: nombre con el que se conoce el bien.
3.2. Localización: departamento, municipio o distrito y dirección exacta de ubicación del bien.
3.3. Descripción: debe incluir las fechas extremas, soporte, formato y volumen del bien, tamaño o dimensiones. El volumen del bien puede ser expresado en: unidades de almacenamiento, unidades documentales o expedientes, número de folios (si está identificado), metros lineales para los documentos en soporte papel, tamaño expresado en MB en archivos electrónicos y horas de grabación, entre otros.
3.4. El contexto del bien: en se debe describir la historia del mismo, el nombre del o los productores, la historia institucional/reseña biográfica (si aplica), historia archivística, cadena de custodia (si aplica), y forma en que ingresó el bien a su propiedad o tenencia, (si aplica).
3.5. Diagnóstico del estado de conservación: se debe especificar los distintos tipos y niveles de deterioro (físico, químico y biológico; alto, medio o bajo), así como las condiciones de almacenamiento.
3.6. Estado de organización y descripción: se debe detallar el estado de organización (clasificación y ordenación), especificando el nivel de organización y descripción, señalando los instrumentos de consulta con que cuenta el bien.
3.7. Condiciones de acceso al bien: en cuanto a si el bien cuenta con alguna reserva de ley.
3.8. Existencia y localización de documentación asociada: identificar si existe documentación asociada de originales, copias y unidades de descripción asociada al bien (si aplica).
3.9. El informe: deberá ser presentado en medio físico y electrónico, acompañado de un registro fotográfico que dé cuenta de las características de los bienes objeto de la declaratoria. Si dentro de los bienes hay documentos analógicos o digitales, especificar si el archivo cuenta con equipos de reproducción para documentos sonoros o audiovisuales.
4. Listado o inventario documental: Este listado o inventario describirá de manera general la documentación objeto de declarar y debe contener como mínimo para cada unidad de conservación, las fechas extremas, tema o asunto, y un aproximado del número de folios, o inventario documental, si existe.
5. Criterios de valoración de carácter histórico-cultural: Los criterios de valoración son los establecidos en el artículo 8.2.1.3 “criterios de valoración”, del presente Acuerdo.
PARÁGRAFO. En caso de que el propietario se niegue a atender la solicitud del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para atender el procedimiento de declaratoria de bien de interés público o social con fines de expropiación, se realizará la declaratoria de manera oficiosa mediante acto administrativo, sin considerar los requisitos establecidos en el presente artículo.
ARTÍCULO 8.3.2.3. PROCEDIMIENTO PARA DECLARAR LA EXPROPIACIÓN ADMINISTRATIVA. Previa a la declaratoria de expropiación por parte del representante legal del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, deben surtirse las siguientes etapas:
1. Etapa de oferta de compra: El director general del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado ordenará la compra de los archivos privados de carácter histórico-cultural o, que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida, previa solicitud de avalúo, el cual servirá para determinar el precio máximo de adquisición o indemnización y precio base de oferta que se hará mediante un acto administrativo que contendrá la información de oferta de compra que se hace al propietario. En el mismo acto se indicará que el propietario podrá: (i) Aceptar la oferta de compra, en cuyo caso se acudirá a lo dispuesto en el artículo 8.3.1.2 “Procedimiento de Adquisición por compra” del presente Acuerdo, (ii) Aceptar la compra e iniciar la etapa de negociación sobre el precio base o (iii) No aceptar la oferta de compra, en cuyo caso se continuará con el proceso de expropiación administrativa.
2. Etapa de Negociación: Dentro de los 30 días siguientes contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que determina que la expropiación se hará por vía administrativa, se procederá a realizar la negociación directa en la cual se podrá modificar el precio base, teniendo como máximo el arrojado por el avalúo y así terminar el proceso anticipadamente por enajenación voluntaria acudiendo a un contrato de compraventa.
3. Etapa de expropiación propiamente dicha: En caso de que no se reciba respuesta o fracase la etapa de negociación, se expedirá un nuevo acto administrativo en el cual se identifique el bien expropiado, el valor de la indemnización, que será el mismo valor de la oferta inicialmente presentada y la forma de pago del mismo.
PARÁGRAFO. En caso en el que el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado no realice el pago correspondiente a la indemnización o no acredite su depósito dentro de los 10 días a la ejecutoria del acto administrativo que ordena la expropiación, la decisión de expropiación no surtirá efecto alguno y el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado deberá surtir nuevamente el proceso expropiatorio.
ARTÍCULO 8.3.2.4. CONTENIDO DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE DECRETA LA EXPROPIACIÓN ADMINISTRATIVA. El acto administrativo que decreta la Expropiación Administrativa también deberá contener:
1. Indicación del acto administrativo de Declaratoria del Bien de Interés Público o Interés Social, objeto de expropiación, debido a su carácter patrimonial o por encontrarse en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida.
2. Identificación precisa del documento o archivo a expropiar.
3. El valor del precio indemnizatorio y la forma de pago soportado en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal correspondiente.
4. Órdenes de notificación al titular o titulares del derecho de dominio sobre el archivo privado de carácter histórico-cultural que haya sido Declarado de Interés Público o de Interés Social, debido a su carácter patrimonial o por encontrarse en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida, expropiado, indicando los recursos que proceden en la vía gubernativa.
5. Los motivos de utilidad pública o de interés social, con las condiciones de urgencia que se hayan declarado.
ARTÍCULO 8.3.2.5. REQUISITOS PARA ADELANTAR LOS PROCESOS TÉCNICOS PARA LA PROTECCIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL. Una vez que ingresen al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado los documentos o archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida, se les adelantarán los procesos técnicos necesarios para la protección del patrimonio documental.
DISPOSICIONES ESPECIALES.
ARCHIVOS, DERECHOS HUMANOS - DDHH Y DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO DIH.
ARTÍCULO 9.1.1. OBJETIVO. Establecer las directrices generales para que los sujetos obligados identifiquen, valoren y apliquen los instrumentos archivísticos, a la información y documentos relativos a los Derechos Humanos – DDHH y al Derecho Internacional Humanitario – DIH.
CRITERIOS PARA LA IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE DOCUMENTOS RELATIVOS A LOS DERECHOS HUMANOS.
ARTÍCULO 9.1.1.1. IDENTIFICACIÓN. Serán considerados documentos relativos a los Derechos Humanos, aquellos producidos, custodiados y divulgados por entidades, organizaciones y personas de diversa naturaleza y procedencia, en cualquier soporte o formato electrónico, que contenga información que, más allá de la finalidad para la cual fueron concebidos, puedan servir para:
1. Atestiguar o evidenciar la vulneración de derechos;
2. Justificar o sustentar la protección, satisfacción, garantía, exigencia, ejercicio, restablecimiento individual y colectivo de los Derechos Humanos, o los deberes correlativos a ellos;
3. Testimoniar las actuaciones de los sujetos obligados, en ejercicio de sus obligaciones constitucionales y legales, en torno a los Derechos Humanos.
4. Reflejar y soportar el reconocimiento y progresividad de derechos, de acuerdo con la evolución del ordenamiento jurídico colombiano.
ARTÍCULO 9.1.1.2. CRITERIO ORGÁNICO – FUNCIONAL. Dentro de las actividades propias de la Gestión Documental, los sujetos obligados identificarán aquellas funciones relacionadas con la protección, satisfacción, garantía, exigencia, ejercicio y restablecimiento de los Derechos Humanos, así como las áreas y dependencias encargadas de ejecutar su cumplimiento a través de planes, programas y proyectos, teniendo en cuenta el contexto de producción documental.
ARTÍCULO 9.1.1.3. CRITERIOS DE CONTENIDO. La información relativa a los Derechos Humanos contenida en los documentos y los archivos debe servir como criterio de valoración para atribuir valores primarios y secundarios, teniendo en cuenta algunas de las siguientes características:
1. Evidencien la asignación y cumplimiento de funciones en torno a los Derechos Humanos a través de la ejecución de planes, programas y proyectos.
2. Testimonien coyunturas, hechos extraordinarios o de relevancia social.
3. Contengan datos e información únicos o representativos de un momento de la historia de la entidad y de la sociedad, en materia de Derechos Humanos, que puedan servir para la investigación en diversas áreas (ciencias sociales, ciencias humanas, demografía, estadística, investigación periodística, etc.).
CRITERIOS PARA LA IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE DOCUMENTOS REFERIDOS A LAS GRAVES Y MANIFIESTAS VIOLACIONES A LOS DERECHOS HUMANOS, E INFRACCIONES AL DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO, OCURRIDAS CON OCASIÓN DEL CONFLICTO ARMADO INTERNO.
ARTÍCULO 9.1.2.1. CRITERIOS PARA LA IDENTIFICACIÓN. Los sujetos obligados deben efectuar los procesos de identificación de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario, a partir de los criterios y características establecidas en el “Protocolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho internacional humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado” emitido por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Centro Nacional de Memoria Histórica, en el marco de lo ordenado por la Ley 1448 de 2011 “Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones.".
ARTÍCULO 9.1.2.2. VALORACIÓN DOCUMENTAL. Serán de conservación permanente los documentos que guarden relación con acciones imprescriptibles, crímenes de lesa humanidad y graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario.
ARTÍCULO 9.1.2.3. AJUSTES EN LOS TIEMPOS DE RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL. Los sujetos obligados deben ajustar, en sus Tablas de Retención Documental o en las Tablas de Valoración Documental, los tiempos de retención documental para que se garantice la disponibilidad de aquellos documentos que se puedan valorar bajo los criterios de: verdad, justicia y reparación a las víctimas, la no repetición, acceso a la justicia, entre otros.
ARTÍCULO 9.1.2.4. MEDIDAS DE PROTECCIÓN DE LOS ARCHIVOS. Los sujetos obligados que custodien, controlen o tengan en posesión documentos de archivo, o sean responsables o encargadas del tratamiento de información relativa a las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e infracciones al Derecho Internacional Humanitario, verificarán que se apliquen las medidas de protección establecidas en el “Protocolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e infracciones al Derecho Internacional Humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado”, garantizando que no se desagreguen los expedientes o unidades documentales y que los mismos se encuentren plenamente identificados en los instrumentos archivísticos.
PARÁGRAFO. De conformidad con lo ordenado en el artículo 15 de la Ley 594 de 2000, desarrollado por el artículo 2.8.2.2.4. del Decreto 1080 de 2015, los servidores públicos, así como los contratistas, entregarán un inventario de los documentos de archivo a su cargo, indicando de manera específica cuando corresponden a documentos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario. Obligación que deberá quedar de forma clara y expresa en los respectivos contratos o disposición legal que detalle las funciones de quién las ejecuta.
ARTÍCULO 9.1.2.5. ACCESO A DOCUMENTOS RELATIVOS A LOS DERECHOS HUMANOS, DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO O LESA HUMANIDAD. Para el acceso a la información contenida en los documentos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e infracciones al Derecho Internacional Humanitario, se debe tener en cuenta todos los aspectos señalados en el Título 7 “Acceso y Consulta de los documentos”, del presente Acuerdo.
ARTÍCULO 9.1.2.6. INTEGRIDAD DE LOS FONDOS DOCUMENTALES. En cumplimiento de los principios de procedencia y de orden original, así como para mantener la integridad, veracidad, autenticidad y fidelidad de los documentos de archivo, referidos a las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e infracciones al Derecho Internacional Humanitario deben conformarse con todos los documentos que integran cada expediente o acreditan hechos específicos.
PARÁGRAFO. Se debe conservar la integridad de las series documentales, manteniendo el vínculo archivístico y no separando series y subseries de su lugar según la estructura orgánico–funcional de las entidades. No se deben establecer colecciones o agrupaciones de documentos de Derechos Humanos fuera de las series o subseries establecidas en los instrumentos archivísticos.
ARTÍCULO 9.1.2.7. CONVENIOS Y CONTRATOS NACIONALES E INTERNACIONALES. Los convenios y contratos suscritos con personas naturales o jurídicas, nacionales y extranjeras, para desarrollar acciones, proyectos, planes e investigaciones relacionadas con Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario en Colombia, deben incluir una cláusula donde se establezca la obligación de estas instituciones de entregar al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, copias de los archivos y documentos públicos relacionadas con estas acciones y relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario, conforme a lo ordenado en el artículo 42 de la Ley 594 de 2000.
ARTÍCULO 9.1.2.8. ARTICULACIÓN CON OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS PARA LA PROTECCIÓN DE LOS ARCHIVOS REFERIDOS A LAS GRAVES Y MANIFIESTAS VIOLACIONES A LOS DERECHOS HUMANOS, E INFRACCIONES AL DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, en articulación con otras entidades públicas, podrá suscribir convenios interadministrativos o de cooperación, entre otros, para la administración integral, control, conservación, preservación, posesión, custodia y acceso, de los documentos públicos relativos a Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario.
ARCHIVOS FOTOGRÁFICOS, SONOROS Y AUDIOVISUALES.
ARTÍCULO 9.2.1. OBJETIVO. Establecer criterios técnicos y administrativos específicos que deben tenerse en cuenta para la organización, gestión, conservación y preservación a largo plazo de archivos y documentos fotográficos, sonoros y audiovisuales en cualquier soporte físico, formato electrónico o medio de almacenamiento.
ARTÍCULO 9.2.2. ALMACENAMIENTO. Debe ser específico para cada soporte físico y formato electrónico. Se debe incluir la referencia cruzada con los expedientes de origen para su organización y control, y registrarse en los inventarios correspondientes.
ARTÍCULO 9.2.3. CONSERVACIÓN DE SOPORTES ANALÓGICOS. Los documentos sonoros y audiovisuales en soportes o medios analógicos están necesariamente vinculados y unidos a un tipo específico de soporte. De esa relación indivisible entre el soporte y la grabación se obtiene su calidad, su estética, su integridad, su originalidad y algunos de los criterios para su valoración, si son documentos de conservación permanente, por sus valores históricos, tecnológicos o estéticos.
PARÁGRAFO. Tecnológicamente se debe conservar el soporte original, independiente de las copias o migraciones efectuadas.
ARTÍCULO 9.2.4. TECNOLOGÍA Y BIENES ASOCIADOS. Las tecnologías y bienes asociados como las máquinas, hardware, dispositivos, repuestos, mobiliario y otros, necesarios para la producción, reproducción, copiado, proyección, transmisión, distribución y almacenamiento de documentos fotográficos, sonoros y audiovisuales deben ser conservados asegurando el mantenimiento.
ARTÍCULO 9.2.5. PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. Los documentos fotográficos, sonoros y audiovisuales hacen parte integral de la gestión documental, ya sea como parte de los expedientes, unidades documentales, series o subseries.
PARÁGRAFO. Serán considerados como fondos o colecciones solo cuando no exista posibilidad ninguna de ser vinculadas con expedientes, unidades documentales, series o subseries.
ARTÍCULO 9.2.6. DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS FOTOGRÁFICOS, SONOROS Y AUDIOVISUALES. Para los fondos o colecciones de documentos fotográficos, sonoros y audiovisuales, se deben diligenciar los formatos de descripción (ver anexo 8 “Instructivo y formato para descripción de Fondos o Colecciones de documentos fotográficos”; ver anexo 9 “Instructivo y formato para descripción de Fondos o Colecciones de documentos sonoros”; ver anexo 10 “Instructivo y formato para descripción de Fondos o Colecciones de documentos audiovisuales”). En estos formatos se referenciarán todos aquellos elementos conexos que den cuenta de su origen y gestión.
RECONSTRUCCIÓN DE EXPEDIENTES.
ARTÍCULO 9.3.1. OBJETIVO. Establecer el procedimiento técnico archivístico que debe seguirse para la reconstrucción de los expedientes en caso de pérdida total o parcial.
ARTÍCULO 9.3.2. DEBER DE RECONSTRUCCIÓN. Conocida la pérdida de los expedientes, de forma inmediata, el responsable a cargo de la documentación o quien lo tuviera en custodia, debe dar inicio al proceso de reconstrucción.
ARTÍCULO 9.3.3. DETERMINACIÓN DE LA PÉRDIDA TOTAL O PARCIAL DE EXPEDIENTES. De acuerdo con las evidencias materiales de la pérdida parcial o total de los expedientes, se debe proceder a verificar los instrumentos de consulta y registro con los que cuente la entidad responsable de la custodia, tales como inventarios documentales, sistemas de registro y control de préstamos de expedientes, así como testimonios y evidencias aportadas por los titulares de los expedientes o la información aportada por las autoridades para identificar cuáles son los expedientes que se han perdido parcial o totalmente.
ARTÍCULO 9.3.4. IDENTIFICACIÓN DE LOS EXPEDIENTES A RECONSTRUIR. Advertida la pérdida total o parcial de los expedientes y su identificación, incluidos los casos en que la pérdida haya sido parcial o sin importar el soporte, medio o formato de los documentos, se realizará un diagnóstico integral de los mismos para determinar, cuáles son los expedientes que deben ser intervenidos y, posteriormente reconstruidos.
ARTÍCULO 9.3.5. INSTRUMENTOS Y TRÁMITES PARA FACILITAR LA RECONSTRUCCIÓN DE LOS EXPEDIENTES. Se deben utilizar instrumentos archivísticos como: Inventarios Documentales, Cuadros de clasificación, Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental, Sistemas de Registro y Control de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales, generados tanto por la entidad responsable de adelantar el proceso de reconstrucción como de entidades en las que puedan reposar tipos documentales o expedientes completos que faciliten la labor con el fin de lograr, en lo posible, la reconstrucción total o parcial de los expedientes según corresponda.
ARTÍCULO 9.3.6. PROCEDIMIENTO PARA LA RECONSTRUCCIÓN DE EXPEDIENTES. Para la reconstrucción de los expedientes se debe realizar el siguiente procedimiento:
1. De inmediato, informar, a la Entidad propietaria de la información, de lo cual se dejará constancia, de la pérdida del o los expedientes, por parte del jefe inmediato que tenga a su cargo el expediente, al secretario general o el funcionario de igual o superior jerarquía.
2. Presentar la correspondiente denuncia a la Fiscalía General de la Nación, toda vez que los archivos e información pública son bienes del Estado.
3. Elaborado el diagnóstico integral de los expedientes para determinar, cuáles son los que deben ser intervenidos y, posteriormente reconstruidos, se procederá a elaborar el Acto administrativo, de apertura de la investigación por pérdida de expediente.
4. La investigación por pérdida de expedientes debe incluir la declaración de pérdida del expediente y la información que se debe reconstruir.
5. Los secretarios generales de las entidades, o quienes hagan sus veces, deben realizar un seguimiento periódico sobre el avance de la reconstrucción de los expedientes hasta que culminen todas las acciones que correspondan.
6. Reconstrucción del Expediente: Con las copias de los documentos obtenidos debidamente certificadas o autenticadas según el caso, se procederá a conformar el o los expedientes, dejando constancia mediante acto administrativo del procedimiento realizado, el cual hará parte integral del expediente.
ARTÍCULO 9.3.7. REQUERIMIENTO A TERCEROS. Cuando se identifique en los diferentes instrumentos archivísticos que la información para la reconstrucción de los expedientes se encuentra en poder de terceros, el funcionario competente solicitará a quién la tiene en su poder, que pida copia auténtica o copia con la anotación que “el documento es fiel copia del que reposa o se encuentra en sus archivos”, para que forme parte del expediente reconstruido.
ARTÍCULO 9.3.8. PRÁCTICA DE PRUEBAS. El funcionario competente practicará las pruebas que estime conducentes y pertinentes, conforme lo reglamentado en el Código General del Proceso, con el fin de lograr la integridad, veracidad y autenticidad de la información contenida en los expedientes.
PARÁGRAFO. La práctica de pruebas puede consistir en visitas de inspección a archivos o sistemas de información donde se pueda encontrar información que sea pertinente para la correspondiente reconstrucción.
ARTÍCULO 9.3.9. VALOR PROBATORIO DE LOS EXPEDIENTES RECONSTRUIDOS. El valor probatorio de los expedientes reconstruidos será el que le asignen los Códigos de Procedimiento de cada especialidad del Derecho.
ARTÍCULO 9.3.10. AUTENTICIDAD DE LOS EXPEDIENTES RECONSTRUIDOS. El funcionario competente, encargado del procedimiento de reconstrucción, durante la ejecución de este, deberá asegurar que los expedientes reconstruidos cumplan con requisitos de autenticidad, integridad, veracidad y fidelidad.
ARTÍCULO 9.3.11. PRINCIPIO DE PRUEBA POR ESCRITO. Cuando con los instrumentos archivísticos disponibles no sea posible la reconstrucción total de los expedientes, se dará aplicación al principio de prueba por escrito.
EXPEDIENTES PENSIONALES.
ARTÍCULO 9.4.1. OBJETIVO. Establecer los lineamientos que deben seguir los operadores del Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolución de solicitudes pensionales u otras prestaciones periódicas, además de las obligaciones propias en el manejo de sus archivos y la adecuada gestión del expediente pensional, frente a la conformación, tiempos de retención y cierre del expediente, sin importar el soporte físico o formato electrónico en que se encuentren, sin perjuicio de lo establecido en la Ley General de Archivos y sus normas reglamentarias.
ARTÍCULO 9.4.2. CARACTERÍSTICAS DEL EXPEDIENTE PENSIONAL. Las características del expediente Pensional son:
1. Integridad: El Expediente Pensional se conforma por todos los documentos o tipos documentales relacionados con una misma persona y que sirven para decidir cualquier prestación económica.
2. Secuencialidad: Los documentos o tipos documentales del Expediente Pensional deben ordenarse de manera cronológica, atendiendo los procesos que se surten en cada trámite de la prestación económica.
3. Racionalidad técnica, jurídica y administrativa: Aplicación de criterios técnicos, jurídicos y administrativos en la organización del expediente pensional evidenciándose en forma lógica, clara y completa el desarrollo y trazabilidad del proceso.
ARTÍCULO 9.4.3. ORGANIZACIÓN DEL EXPEDIENTE PENSIONAL. Los operadores del Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolución de solicitudes pensionales u otras prestaciones periódicas deben, en relación con el Expediente Pensional, realizar las acciones orientadas a la clasificación, ordenación, control y actualización de los documentos que conforman dicho expediente. Se deberá incluir una hoja de control o índice electrónico para registrar los documentos que conforman el Expediente Pensional.
PARÁGRAFO. Las entidades públicas y privadas que prestan servicios como administradoras de pensiones deben implementar la hoja de control o índice electrónico que se regula mediante el presente Acuerdo. Este formato podrá ser adaptado de acuerdo con las particularidades de cada entidad, adicionando los campos que requiera, sin suprimir los incluidos.
ARTÍCULO 9.4.4. CONSULTA DEL EXPEDIENTE PENSIONAL. Los operadores del Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolución de solicitudes pensionales u otras prestaciones periódicas, deben facilitar el acceso y entregar la información requerida a los usuarios que respecto de su propia información acrediten un interés legítimo y a las autoridades que tengan acceso por ley a dicha información manteniendo la reserva legal a que haya lugar.
ARTÍCULO 9.4.5. PROTECCIÓN DEL EXPEDIENTE PENSIONAL. Los operadores del Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolución de solicitudes pensionales u otras prestaciones periódicas deben implementar medidas y mecanismos apropiados para proteger los documentos del Expediente Pensional, asumiendo la responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
PARÁGRAFO. Las Entidades públicas y privadas que prestan servicios como administradoras de pensiones podrán utilizar medios tecnológicos como la digitalización para generar una copia digital o virtual del expediente con fines de consulta y protección, sin que por este hecho se entienda que puede eliminarse el expediente físico.
ARTÍCULO 9.4.6. DISPOSICIÓN FINAL DEL EXPEDIENTE PENSIONAL. Los operadores del Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolución de solicitudes pensionales u otras prestaciones periódicas (asignaciones de retiro) deben realizar el proceso de valoración del expediente pensional en cualquier etapa y registrarlo en las respectivas Tablas de Retención Documental o Tablas de Valoración Documental con el fin de determinar un mecanismo apto para su conservación y reproducción y definir su disposición final.
ARTÍCULO 9.4.7. TIEMPO DE RETENCIÓN DEL EXPEDIENTE PENSIONAL. El tiempo de retención documental para el expediente pensional será mínimo de veinte (20) años, contados a partir de la fecha en que se extinga el derecho a la prestación por cualquiera de las causales de ley.
HISTORIAS LABORALES.
ARTÍCULO 9.5.1. OBJETIVO. Establecer lineamientos frente a la conformación, tiempos de retención y cierre de las historias laborales, sin importar el soporte físico o formato electrónico en que se encuentren, sin perjuicio de lo establecido en la Ley General de Archivos y sus normas reglamentarias.
ARTÍCULO 9.5.2. CONFORMACIÓN DE LA HISTORIA LABORAL. La Historia laboral se debe conformar con los tipos documentales mínimos establecidos para la serie documental, descrita en el Banco Terminológico – BANTER del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
PARÁGRAFO. Podrán identificarse tipos documentales adicionales a los señalados, según la naturaleza jurídica de la Entidad y las funciones asignadas a esta.
ARTÍCULO 9.5.3. CUSTODIA Y SEGURIDAD DE LA HISTORIA LABORAL. El área de custodia documental del archivo de historias laborales debe ser de acceso restringido, limitado únicamente al personal autorizado y llevando un estricto control de su consulta.
PARÁGRAFO. Las áreas de custodia documental deben cumplir con las condiciones técnicas, locativas, materiales y ambientales que ha establecido el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para este tipo de espacios, de manera tal que se garantice la integridad física y técnica de las historias laborales, sin alterar la información que contienen.
ARTÍCULO 9.5.4. CIERRE DE LA HISTORIA LABORAL. El cierre de la Historia Laboral se determina una vez cumplido todo el trámite administrativo establecido para el retiro y pago de las prestaciones sociales definitivas del funcionario.
PARÁGRAFO. Una vez efectuada la transferencia documental de la Historia Laboral al archivo central, no se deben incluir nuevos documentos en los expedientes. Frente a trámites posteriores que requieran la consulta de la Historia Laboral para certificar hechos relacionados con el desempeño de sus funciones o del tiempo de servicio con la entidad, los documentos generados deben ser archivados en la serie o subserie documental correspondiente por la cual se adelanta el trámite.
ARTÍCULO 9.5.5. TIEMPO DE RETENCIÓN DE LA SERIE HISTORIAS LABORALES. Para las historias laborales se recomienda un tiempo de retención de dos (2) años en archivo de gestión contados a partir de la desvinculación del funcionario de la entidad. Una vez se ha realizado la transferencia al Archivo Central se recomienda un tiempo de retención mínimo de ochenta (80) años.
PARÁGRAFO. La entidad podrá aumentar el tiempo de retención de las historias laborales en archivo de gestión y archivo central de acuerdo con sus necesidades particulares, pero no podrá reducir el tiempo de retención.
CÁMARAS DE COMERCIO.
ARTÍCULO 9.6.1. OBJETIVO. Identificar acciones en relación con los procesos de la gestión documental de los archivos generados, enviados, recibidos y almacenados por las Cámaras de Comercio, en ejercicio de las funciones públicas que le han sido delegadas por ley.
ARTÍCULO 9.6.2. REGISTRO PÚBLICO. Entiéndase archivísticamente por registro público, el conjunto de documentos, en cualquier soporte físico o formato electrónico, administrados por las Cámaras de Comercio en ejercicio de las facultades legales, respecto de los cuales la ley exige su inscripción.
ARTÍCULO 9.6.3. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES. En ejercicio de la función pública delegada a las Cámaras de Comercio, se deben identificar las series y subseries documentales, acorde con los principios y procesos archivísticos.
PARÁGRAFO. Se tendrán como referente para la elaboración o actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD, las series y subseries documentales publicadas en el Banco Terminológico – BANTER del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, relacionadas con el desarrollo de la función pública de las Cámaras de Comercio.
ARTÍCULO 9.6.4. ELIMINACIÓN DOCUMENTAL. La eliminación de aquellos documentos que iniciaron trámites con fines registrales ante Cámara de Comercio que no concluyeron en una operación de registro, no requieren su conservación permanente y, en consecuencia, podrán ser eliminados cumplido un (1) año después de ejecutoriado el acto administrativo que decreta el desistimiento tácito, para lo cual se debe cumplir con el procedimiento de eliminación establecido en el presente Acuerdo.
LICENCIAS URBANÍSTICAS Y DEMÁS DOCUMENTOS QUE SE PRODUCEN EN EJERCICIO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA ASIGNADA A LOS CURADORES URBANOS POR MANDATO LEGAL.
ARTÍCULO 9.7.1. OBJETIVO. Reglamentar la gestión documental de los expedientes de las licencias urbanísticas y otras actuaciones relacionadas con la expedición de las licencias que se producen en ejercicio de la función pública, a cargo de los curadores urbanos por mandato legal.
PARÁGRAFO. Los curadores urbanos en ejercicio de la función pública se encuentran obligados al cumplimiento del presente Acuerdo en su integridad.
ARTÍCULO 9.7.2. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES. Los documentos que se producen durante el desarrollo de la función pública que la Ley les asigna a los curadores urbanos, a partir de la descentralización por colaboración, se deben identificar y clasificar en series y subseries documentales, acorde con los principios archivísticos y procesos de la gestión documental.
PARÁGRAFO. Los curadores urbanos tendrán como referente para la elaboración o actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD, las series y subseries documentales publicadas en el Banco Terminológico – BANTER del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, relacionadas con el desarrollo de su función pública.
ARTÍCULO 9.7.3. VALORACIÓN DOCUMENTAL. Los curadores urbanos deben aplicar la metodología de intervención de fondos documentales acumulados, indicados en el Capítulo 2 del Título 5 “Valoración Documental”, del presente Acuerdo, para los documentos que no hayan sido entregados a la autoridad municipal, o distrital competente, cuyo trámite haya finalizado en periodos anteriores y que carecen de criterios de organización archivística.
ARTÍCULO 9.7.4. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL. Las series y subseries documentales que deban ser entregadas a la autoridad de planeación municipal o distrital, o la entidad que haga sus veces, sin importar el soporte físico o formato electrónico, deben identificarse en la casilla de procedimiento de las Tablas de Retención Documental – TRD o Tablas de Valoración Documental – TVD. Dicha entrega se realizará conforme al procedimiento establecido por la autoridad municipal o distrital y conforme a los tiempos de retención documental indicados por el Gobierno Nacional.
ARTÍCULO 9.7.5. ELIMINACIÓN DOCUMENTAL. La eliminación de los expedientes de los trámites desistidos y demás documentos derivados del desarrollo de la función pública de los curadores urbanos, que se valoren con disposición final eliminación, deben estar identificados por series y subseries en las Tablas de Retención Documental – TRD o Tablas de Valoración Documental – TVD (campo disposición final – eliminación (E), y se debe cumplir con el procedimiento de eliminación establecido en el presente Acuerdo.
ARTÍCULO 9.7.6. PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DOCUMENTAL POR FALTAS TEMPORALES O ABSOLUTAS O LA PÉRDIDA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA POR PARTE DEL CURADOR URBANO, POR CUALQUIER CAUSA. En los casos de pérdida de la calidad de curador urbano o suspensión temporal o definitiva, se procederá de la siguiente manera para la entrega de los archivos:
1. Cuando haya cambio de curador urbano, la entrega de las licencias urbanísticas y otras actuaciones relacionadas con la expedición de las licencias de competencia del curador urbano debe hacerse personalmente al nuevo curador o a la autoridad municipal o distrital competente, en presencia del jefe correspondiente o su delegado. Esta entrega se realizará mediante acta, anexando el inventario documental de los expedientes e indicando la fecha y lugar de esta, así como los demás asuntos relacionados con la función.
2. El curador urbano saliente deberá entregar toda la documentación debidamente ordenada, foliada, con hoja de control o índice electrónico e inventario documental en unidades de conservación, a quién se haya posesionado en su reemplazo, describiendo la etapa en la que quedan los expedientes.
3. En caso de muerte, incapacidad por enfermedad o ausencia definitiva por cualquier causa del curador urbano, un auditor, dos (2) testigos designados por la autoridad municipal o distrital competente y la persona que asuma sus funciones, procederán a levantar un acta de entrega y recibo dejando constancia del estado en que se encuentran los archivos.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTÍCULO 10.1. DEROGATORIA. Según lo dispuesto en el artículo 3o de la Ley 153 de 1887, por existir una nueva reglamentación que regula íntegramente la función archivística del Estado, quedan derogados los Acuerdos: Acuerdo 007 de 1994; Acuerdo 011 de 1996; Acuerdo 047 de 2000; Acuerdo 049 de 2000; Acuerdo 056 de 2000; Acuerdo 060 de 2001; Acuerdo 038 de 2002; Acuerdo 042 de 2002; Acuerdo 002 de 2004; Acuerdo 027 de 2006; Acuerdo 006 de 2011; Acuerdo 007 de 2012; Acuerdo 005 de 2013; Acuerdo 002 de 2014; Acuerdo 006 de 2014; Acuerdo 007 de 2014; Acuerdo 008 de 2014; Acuerdo 003 de 2015; Acuerdo 004 de 2015; Acuerdo 006 de 2015; Acuerdo 003 de 2018; Acuerdo 005 de 2018; Acuerdo 008 de 2018; Acuerdo 010 de 2018, Acuerdo 009 de 2018; Acuerdo 001 de 2019; Acuerdo 002 de 2019; Acuerdo 004 de 2019; Acuerdo 006 de 2019; Acuerdo 001 de 2020; Acuerdo 002 de 2021 y demás actos administrativos que le sean contrarios.
PARÁGRAFO. Los actos administrativos expedidos con fundamento en las disposiciones anteriormente derogadas mantendrán su vigencia y ejecutoriedad, teniendo en cuenta que los fundamentos jurídicos permanecen vigentes en el presente Acuerdo.
ARTÍCULO 10.2. VIGENCIA. El presente Acuerdo rige a partir de su expedición.
PARÁGRAFO 1o. Los sujetos obligados establecidos en el artículo 1.1.2 tendrán seis (6) meses para su adopción.
PARÁGRAFO 2o. Los procesos, trámites o actuaciones que se vienen adelantando, cuyo trámite no ha finalizado a la entrada en vigencia del presente Acuerdo, continuarán desarrollándose con base en las normas que fundamentaron el inicio del trámite, hasta la culminación o el vencimiento de los plazos otorgados.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Expedido en Bogotá D.C.
LUISA FERNANDA TRUJILLO BERNAL
Presidenta Consejo Directivo
YANINA ROSA ARRIETA LEOTTAU
Secretaria técnica Consejo Directivo
CONSULTAR ANEXO EN EL DIARIO OFICIAL IMPRESO O EN EL FORMATO PDF PUBLICADO EN LA WEB WWW.IMPRENTA.GOV.CO
