CIRCULAR 6 DE 2024
(enero 10)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
| Para: | Secretaría General, Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales y Subdirectores de Centro |
| Asunto: | Plan Anual de Adquisiciones vigencia fiscal 2024 |
Mediante la presente circular se imparten directrices y lineamientos en relación con el Plan Anual de Adquisiciones en el SENA, en atención a la Resolución 2407 de 2023 “Por la cual se reglamenta la elaboración, aprobación, actualización y publicación del plan anual de adquisiciones del Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA-.” y que señala:
(...) ARTÍCULO 2o. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES DEL SENA. El Plan Anual de Adquisiciones del SENA, será elaborado, aprobado, actualizado y publicado por todos los ordenadores del gasto en la plataforma Secop II de la siguiente manera:
a) En las Direcciones Regionales. Las Direcciones Regionales elaborarán, aprobarán, publicarán y actualizarán todas las modificaciones de su correspondiente Plan Anual de Adquisiciones, con la totalidad de bienes, obras y servicios que pretende contratar, incluyendo las necesidades de sus centros de formación.
b) En las dependencias de la Dirección General. El Plan Anual de Adquisiciones de la Dirección General será elaborado por cada dependencia de la dirección general, y será remitido a la Secretaría General, para su consolidación, aprobación, publicación y actualización en la plataforma Secop II.
PARÁGRAFO 1: Las Direcciones Regionales y las áreas de la Dirección General del SENA, actualizarán las necesidades contractuales de bienes, obras y servicios plasmadas en el Plan Anual de Adquisiciones, en los términos establecidos en el artículo 2.2.1.1.1.4.4, del Decreto 1082 de 2015.
PARÁGRAFO 2. Todas las dependencias de la Dirección General y las Direcciones Regionales del SENA remitirán el Plan Anual de Adquisiciones y sus actualizaciones, a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo para su verificación frente al plan de acción institucional, conforme a los lineamientos que para el efecto emita la Dirección de Planeación. (...)
A su vez, se recuerda que de conformidad con el artículo 2.2.22.3.14 del Decreto 1083 de 2015 y artículo 1 del Decreto 612 de 2018, el Plan Anual de Adquisiciones debe publicarse antes del 31 de enero de cada año, así mismo, la subsección 4 del Decreto 1082 de 2015 indica que este, debe actualizarse por lo menos una vez al año; y no obliga a las Entidades Estatales a efectuar los procesos de adquisición que en él se enumeran.
1. PROCEDIMIENTO PARA LAS REGIONALES Y CENTROS DE FORMACIÓN:
El Plan Anual de Adquisiciones deberá ser coherente con el presupuesto asignado para los rubros concernientes a bienes, servicios (personales y otros servicios) y obra pública (construcción, mantenimiento, remodelación, etc.) así mismo, debe estar ajustado al Plan de Acción Institucional, y relacionar todos los contratos y convenios.
Cada subdirector (a) de centro de formación deberá elaborar, revisar y remitir mediante comunicación interna su PAA al Despacho Regional, puesto que solo debe publicarse un PAA por Regional. Esto en el formato establecido por Colombia Compra Eficiente para la vigencia fiscal.
La Dirección Regional deberá garantizar la publicación oportuna y efectiva en la plataforma SECOP II, con su usuario, el cual se recuerda que es personal e intransferible.
2. PROCEDIMIENTO PARA LA DIRECCIÓN GENERAL:
El Plan Anual de Adquisiciones de la Dirección General deberá ser coherente con el presupuesto asignado para los rubros concernientes a bienes, servicios (personales y otros servicios) y obra pública (construcción, mantenimiento, remodelación, etc.), así mismo, debe estar ajustado con el Plan de Acción Institucional y debe relacionar todos los contratos y convenios
Cada Director(a), Jefe de Oficina y Secretaria General, deberá elaborar, revisar y remitir mediante comunicación interna su PAA a la Secretaría General, para su consolidación, aprobación, publicación y actualización en la plataforma SECOP II.
3. DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO “PAA” COLOMBIA COMPRA EFICIENTE
El formato del PAA debe ser descargado directamente de la página web de Colombia Compra Eficiente por el encargado de la publicación bien sea la Secretaría General o cada Director Regional desde su usuario (Ver ítem 4 presente circular) y compartirlo a los ordenadores del gasto a lugar.
El diligenciamiento de las columnas del formato que establece Colombia Compra Eficiente, corresponde a los datos de cada proceso contractual, que se pretenda adelantar durante la vigencia fiscal, de la siguiente manera:
a) Columna código UNSPSC
b) Columna descripción
c) Columna fecha estimada de inicio de proceso de selección (número de mes).
d) Columna fecha estimada de presentación de ofertas (número de mes).
e) Columna duración estimada del contrato (cantidad de tiempo en número).
f) Columna duración estimada del contrato (días (0), meses (1), años (2)).
g) Columna modalidad de selección.
h) Columna fuente de los recursos.
i) Columna valor total estimado.
j) Columna valor estimado en la vigencia actual.
k) Columna ¿Se requieren vigencias futuras?
l) Columna estado de solicitud de vigencias futuras.
m) Columna unidad de contratación.
n) Columna ubicación.
o) Columna nombre del responsable.
p) Columna teléfono del responsable.
q) Columna correo electrónico del responsable.
r) Columna cumple con mínimo el 30% de adquisición de alimentos comprados a pequeños productores agropecuarios y de la agricultura campesina, familiar y comunitaria locales (decreto 248 de 2021).
s) Columna se incluyen bienes y servicios que no están relacionados con el artículo 2.20.1.1.3 del Decreto 248 de 2021.
Cabe resaltar, que en estas columnas NO se deben diligenciar fórmulas o insertar símbolos especiales como:(,)(“)(:)($)(')(.)(¿?).
No se deberá modificar la estructura del formato establecido por Colombia Compra Eficiente -SECOP II, ya que generará errores en su publicación o cargue masivo.
Cabe señalar que de existir fallas en la plataforma del Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP II, se podrá acudir a los canales de atención dispuestos por Colombia Compra Eficiente, al número telefónico (601) 7456788 en la ciudad de Bogotá D.C., o a través de la línea Nacional 01 8000 52 08 08.
En la columna “descripción” se debe relacionar la necesidad contractual y conforme lo establecido en el artículo 3 de la Resolución 2407 de 2023, NO es necesario reflejar de manera textual los objetos de los eventuales contratos, es decir, literalmente, sin embargo, la descripción de la necesidad a contratar por supuesto, debe ser coherente con el objeto contractual que posteriormente se publicará en el SECOPII.
Así mismo, se debe identificar cada necesidad de la siguiente manera:
- Para Dirección General: Código Dirección General - Código Dependencia - consecutivo de los contratos de esa dependencia y necesidad contractual. Ejemplo:
1-1014-01 Contratación de servicios jurídicos para el acompañamiento en los procesos contractuales de la Oficina de Sistemas.
Del anterior ejemplo se determina que la necesidad a contratar corresponde a la Dirección General (1), seguido se evidencia que el código corresponde a la dependencia, que en este caso es la Oficina de Sistemas (1014), seguido del consecutivo de los contratos de la Oficina de Sistemas (01) y finalmente se describirá el bien, servicio o actividad puntual a contratar, en cuya descripción podrían enmarcarse múltiples contratos, cuyo objeto contractual esté íntimamente relacionado con la necesidad descrita.
- Para las Regionales y Centros de Formación: Código Dirección Regional -Código Centro de Formación o Dependencia de la Regional - Consecutivo de los contratos del centro de formación o Regional. Ejemplo:
5-9101-01 Contratación de servicios profesionales para atender un requerimiento en....
Del anterior ejemplo se determina que la necesidad contractual corresponde a la Dirección Regional Antioquia (5), seguido se evidencia que el código corresponde al centro, que en este caso es el centro de los recursos naturales renovables la salada (9101), seguido de la identificación del consecutivo de dicho centro de formación (01) y finalmente se describirá el bien, servicio o actividad puntual a contratar, en cuya descripción podrían enmarcarse múltiples contratos, cuyo objeto contractual esté íntimamente relacionado con la necesidad descrita.
Tabla 1. Códigos Dirección General
| Código | Nombre Dependencia |
| 10010 | DIRECCION JURIDICA |
| 10011 | GRUPO DE PROCESOS JUDICIALES |
| 10012 | GRUPO DE GESTION DE COBRO COACTIVO |
| 10014 | GRUPO DE CONCEPTOS JURIDICOS Y PRODUCCION NORMATIVA |
| 10016 | GRUPO INTEGRADO DE GESTION CONTRACTUAL |
| 10017 | GRUPO DE RECURSOS Y PETICIONES |
| 10018 | GRUPO DE JUZGAMIENTO DISCIPLINARIO |
| 11010 | DESPACHO DIRECTOR GENERAL |
| 11011 | ASESOR DEL DIRECTOR |
| 11012 | OFICINA DE CONTROL |
| 11013 | OFICINA DE COMUNICACIONES |
| 110131 | GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE PRENSA |
| 11014 | OFICINA DE SISTEMAS |
| 110141 | GRUPO DE PLANEACION GESTION ADMINISTRATIVA Y GOBIERNO TIC |
| 110142 | GESTION DE SERVICIOS E INFRAESTRUCTURA TIC |
| 110143 | GESTION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION |
| 11015 | OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO |
| 12020 | DESPACHO SECRETARIA GENERAL |
| 12021 | GRUPO DE RELACIONES LABORALES |
| 12022 | GRUPO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS |
| 12022 | GRUPO ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS |
| 12023 | GRUPO SERVICIO MEDICO ASISTENCIAL |
| 12024 | GRUPO DE PENSIONES |
| 12025 | GRUPO DE FORMACION Y DESARROLLO TALENTO HUMANO |
| 12026 | GRUPO DE VIVIENDA |
| 12027 | GRUPO DE ADMINISTRACION DE SALARIOS |
| 12028 | GRUPO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO |
| 12029 | GRUPO DE RELACIONES SINDICALES |
| 12030 | GRUPO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA |
| 13030 | DIRECCION DE PLANEACION Y DIRECCIONAMIENTO CORPORATIVO |
| 13031 | GRUPO DE GESTION DE LA INF. Y EVALUACION DE LOS RESULTADOS |
| 13032 | GRUPO DE PLANEACION OPERATIVA |
| 13033 | GRUPO DE PLANEACION ESTRATEGICA Y MEJORAMIENTO ORGANIZACIONA |
| 13033 | GRUPO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y MEJORAMIENTO ORGANIZACIONA |
| 13037 | GRUPO DE GESTION DE COSTOS |
| 13038 | GRUPO DE GESTION DE PROYECTOS |
| 14040 | DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA |
| 14042 | GRUPO SERVICIOS GENERALES Y ADQUISICIONES |
| 14043 | GRUPO DE PRESUPUESTO |
| 14044 | GRUPO DE CONTABILIDAD |
| 14045 | GRUPO DE RECAUDO Y CARTERA |
| 14046 | GRUPO DE TESORERIA |
| 14047 | GRUPO ALMACEN E INVENTARIOS |
| 14048 | GRUPO DE CONSTRUCCIONES |
| 14051 | GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA |
| 14052 | GRUPO ADMINISTRATIVO Y DE GESTIÓN DE ACTIVOS |
| 15050 | DIRECCION DE EMPLEO Y TRABAJO |
| 15051 | COORDINACION NACIONAL DE LA AGENCIA PUBLICA DE EMPLEO |
| 15051 | COORDINACIÓN NACIONAL DE LA AGENCIA PÚBLICA DE EMPLEO |
| 15053 | COORDINACIÓN NACIONAL DEL OBSERVATORIO LABORAL Y OCUPACIONA |
| 15055 | COORDINACION NACIONAL DE EMPRENDIMIENTO |
| 15058 | GRUPO COORDINACIÓN NACIONAL SENA EMPRENDE RURAL |
| 16060 | DIRECCION DE FORMACION PROFESIONAL |
| 16074 | GESTION DE BIENESTAR DEL APRENDIZ Y RELACIONAMIENTO CON EL EGRESADO |
| 16077 | GESTION CURRICULAR DE LA FORMACION PROFESIONAL |
| 16078 | GRUPO INTERNO DE GESTION DE LA OFERTA |
| 16079 | GRUPO INTERNO DE GESTION DE INSTRUCTORES |
| 16080 | GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN |
| 17070 | DIRECCION SISTEMA NACIONAL DE FORMACION PARA EL TRABAJO |
| 17071 | GESTION DE COMPETENCIAS LABORALES |
| 17073 | EVALUACION Y CERTIFICACION DE COMPETENCIAS LABORALES |
| 17077 | GRUPO DE CUALIFICACIONES Y FORMACION A LO LARGO DE LA VIDA |
| 17079 | GRUPO PARA LA PRODUCTIVIDAD Y LA COMPETITIVIDAD |
| 18080 | DIRECCION DE PROMOCION Y RELACIONES CORPORATIVAS |
| 18081 | GRUPO DE RELACIONES INTERNACIONALES |
| 18082 | GRUPO SERVICIO A LA EMPRESA Y CONTRATO DE APRENDIZAJE |
| 18086 | GRUPO DE SERVICIO AL CIUDADANO |
| 18088 | GRUPO GESTION DE CONVENIOS |
Tabla 2. Códigos Regionales y Centros de formación
| Codigo | Dependencia |
| 51010 | DESPACHO DIRECCION REGIONAL ANTIOQUIA |
| 59101 | CENTRO DE LOS RECURSOS NATURALES RENOVABLES LA SALADA |
| 59127 | CENTRO DE FORMACION PROFESIONAL MINERO AMBIENTAL |
| 59201 | CENTRO DE DISENO Y MANUFACTURA DE CUERO |
| 59202 | CENTRO DE FORMACION EN DISENO CONFECCION Y MODA |
| 59203 | CENTRO PARA EL DESARROLLO DEL HABITAT Y LA CONSTRUCCION |
| 59204 | CENTRO DE LA TECNOLOGIA DE LA MANUFACTURA AVANZADA |
| 59205 | CENTRO TECNOLOGICO DEL MOBILIARIO |
| 59206 | CENTRO TEXTIL Y DE GESTION INDUSTRIAL |
| 59206 | CENTRO TEXTIL Y DE GESTIÓN INDUSTRIAL |
| 59301 | CENTRO DE COMERCIO |
| 59401 | CENTRO DE SERVICIOS DE LA SALUD |
| 59402 | CENTRO DE SERVICIOS Y GESTION EMPRESARIAL |
| 59501 | COMPLEJO TECNOLOGICO PARA LA GESTION AGROEMPRESARIAL |
| 59502 | COMPLEJO TECNOLOGICO MINERO AGROEMPRESARIAL |
| 59503 | CENTRO DE LA INNOVACION LA AGROINDUSTRIA Y LA AVIACION |
| 59504 | COMPLEJO TECNOLOGICO AGROINDUSTRIAL PECUARIO Y TURISTICO |
| 59549 | COMPLEJO TECN. TURISTICO Y AGROIN. DEL OCCIDENTE ANT. |
| 81010 | DESPACHO DIRECCION REGIONAL ATLANTICO |
| 89103 | CENTRO PARA EL DESARROLLO AGROECOLOGICO Y AGROINDUSTRIAL |
| 89207 | CENTRO NACIONAL COLOMBO ALEMAN |
| 89208 | CENTRO INDUSTRIAL Y DE AVIACION |
| 89302 | CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS |
| 111010 | DESPACHO DIRECTOR REGIONAL DISTRITO |
| 119209 | CENTRO DE TECNOLOGIAS PARA LA CONSTRUCCION Y LA MADERA |
| 119210 | CENTRO DE ELECTRICIDAD ELECTRONICA Y TELECOMUNICACIONES |
| 119211 | CENTRO GESTION INDUSTRIAL |
| 119212 | CENTRO MANUFACTURA EN TEXTILES Y CUERO |
| 119213 | CENTRO DE TEGNOLOGIAS DEL TRANSPORTE |
| 119214 | CENTRO METALMECANICO |
| 119215 | CENTRO DE MATERIALES Y ENSAYOS |
| 119216 | CENTRO DE DISENO METROLOGIA |
| 119217 | CENTRO NACIONAL DE INDUSTRIAS GRAFICAS Y AFINES |
| 119303 | CENTRO DE GESTION DE MERCADOS LOGISTICA Y TEC DE INFORMACION |
| 119403 | CENTRO DE FORMACION DE TALENTO HUMANO EN SALUD |
| 119404 | CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA |
| 119405 | CENTRO SERVICIOS FINANCIEROS |
| 119406 | CENTRO NACIONAL DE HOTELERIA TURISMO Y ALIMENTOS |
| 119508 | CENTRO DE FORMACION EN ACTIVIDAD FISICA Y CULTURA |
| 131010 | DESPACHO DIRECCION REGIONAL BOLIVAR |
| 139104 | CENTRO AGROEMPRESARIAL Y MINERO |
| 139105 | CENTRO DE FORMACION INTERNACIONAL FLUVIAL Y PORTUARIO |
| 139218 | CENTRO PARA LA INDUSTRIA PETROQUIMICA |
| 139304 | CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS |
| 151010 | DESPACHO DIRECCION REGIONAL BOYACA |
| 159110 | CENTRO DE DESARROLLO AGROPECUARIO Y AGROINDUSTRIAL |
| 159111 | CENTRO MINERO |
| 159305 | CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO EMPRESARI |
| 159514 | CENTRO INDUSTRIAL DE MANTENIMIENTO Y MANUFACTURA |
| 159551 | Centro de la Innovación Agroindustrial y de Servicios |
| 171010 | DESPACHO DIRECCION REGIONAL CALDAS |
| 179112 | CENTRO PARA LA FORMACION CAFETERA |
| 179219 | CENTRO DE AUTOMATIZACION INDUSTRIAL |
| 179220 | CENTRO DE PROCESOS INDUSTRIALES |
| 179306 | CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS |
| 179515 | CENTRO PECUARIO Y AGROEMPRESARIAL |
| 181010 | DIRECCION REGIONAL CAQUETÁ |
| 189516 | CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA |
| 191010 | DIRECTOR REGIONAL CAUCA |
| 199113 | CENTRO AGROPECUARIO |
| 199221 | CENTRO DE TELEINFORMATICA Y PRODUCCION INDUSTRIAL |
| 199307 | CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS |
| 201010 | DESPACHO DIRECCION REGIONAL CESAR |
| 209114 | CENTRO BIOTECNOLOGICO DEL CARIBE |
| 209520 | CENTRO AGROEMPRESARIAL |
| 209521 | CENTRO DE OPERACION Y MANTENIMIENTO MINERO |
| 231010 | DESPACHO REGIONAL CORDOBA |
| 239115 | CENTRO AGROPECUARIO Y DE BIOTECNOLOGIA EL PORVENIR |
| 239523 | CENTRO DE COMERCIO INDUSTRIA Y TURISMO DE CORDOBA |
| 251010 | DESPACHO DIRECCION REGIONAL CUNDINAMARCA |
| 259232 | CENTRO INDUSTRIAL Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE SOACHA |
| 259509 | CENTRO DE DESARROLLO AGROINDUSTRIAL Y EMPRESARIAL |
| 259510 | CENTRO AGROECOLOGICO Y EMPRESARIAL |
| 259511 | CENTRO DE LA TECNOLOGIA DEL DISENO Y LA PRODUCTIVIDAD EMPRES |
| 259512 | CENTRO DE BIOTECNOLOGIA AGROPECUARIA |
| 259513 | CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIAL |
| 271010 | DIRECTOR REGIONAL CHOCO |
| 279522 | CENTRO DE RECURSOS NATURALES INDUSTRIA Y BIODIVERSIDAD |
| 411010 | DESPACHO DIRECTOR REGIONAL HUILA |
| 419116 | CENTRO DE FORMACION AGROINDUSTRIAL |
| 419525 | CENTRO AGROEMPRESARIAL Y DESARROLLO PECUARIO DEL HUILA |
| 419526 | CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIAL Y TURISTICO DEL HUILA |
| 419527 | CENTRO DE LA INDUSTRIA LA EMPRESA Y LOS SERVICIOS |
| 419528 | CENTRO DE GESTION Y DESARROLLO SOSTENIBLE SURCOLOMBIANO |
| 441010 | DESPACHO DIRECTOR REGIONAL GUAJIRA |
| 441080 | GRUPO PROMOCION Y RELACIONES CORPORATIVAS |
| 449222 | CENTRO INDUSTRIAL Y DE ENERGIAS ALTERNATIVAS |
| 449524 | CENTRO AGROEMPRESARIAL Y ACUICOLA |
| 471010 | DESPACHO DIRECCION REGIONAL MAGDALENA |
| 479118 | CENTRO ACUICOLA Y AGROINDUSTRIAL DE GAIRA |
| 479529 | CENTRO DE LOGISTICA Y PROMOCION ECOTURISTICA DEL MAGDALENA |
| 501010 | DESPACHO DIRECCION REGIONAL META |
| 509117 | CENTRO AGROINDUSTRIAL DEL META |
| 509532 | CENTRO DE INDUSTRIA Y SERVICIOS DEL META |
| 510101 | COBRO COACTIVO |
| 521010 | DESPACHO DIRECTOR REGIONAL NARIÑO |
| 529534 | CENTRO SUR COLOMBIANO DE LOGISTICA INTERNACIONAL |
| 529535 | CENTRO AGROINDUSTRIAL Y PESQUERO DE LA COSTA PACIFICA |
| 529536 | CENTRO INTERNACIONAL DE PRODUCCION LIMPIA - LOPE |
| 541010 | DESPACHO DIRECTOR REGIONAL NORTE DE SANTANDER |
| 549119 | CENTRO DE FORMACION PARA EL DESARROLLO RURAL Y MINERO |
| 549537 | CENTRO DE LA INDUSTRIA LA EMPRESA Y LOS SERVICIOS |
| 631010 | DIRECTOR REGIONAL QUINDIO |
| 639120 | CENTRO AGROINDUSTRIAL |
| 639231 | CENTRO PARA EL DESARROLLO TECNOLOGICO DE LA CONSTRUCCION |
| 639538 | CENTRO DE COMERCIO INDUSTRIA Y TURISMO |
| 661010 | DESPACHO DIRECCION REGIONAL RISARALDA |
| 669121 | CENTRO DE ATENCION AL SECTOR AGROPECUARIO |
| 669223 | CENTRO DE DISEÑO E INNOVACION TECNOLOGICA INDUSTRIAL. |
| 669308 | CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS |
| 681010 | DESPACHO DIRECTOR SANTANDER |
| 689122 | CENTRO DE ATENCION AL SECTOR AGROPECUARIO |
| 689224 | CENTRO INDUSTRIAL DE MANTENIMIENTO INTEGRAL |
| 689225 | CENTRO INDUSTRIAL DEL DISENO Y LA MANUFACTURA |
| 689309 | CENTRO DE SERVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS |
| 689540 | CENTRO INDUSTRIAL Y DEL DESARROLLO TECNOLOGICO |
| 689541 | CENTRO AGROTURISTICO |
| 689545 | CENTRO AGROEMPRESARIAL Y TURISTICO DE LOS ANDES |
| 689546 | CENTRO DE GESTION AGROEMPRESARIAL DEL ORIENTE |
| 701010 | DIRECTOR REGIONAL SUCRE |
| 709542 | CENTRO DE LA INNOVACION LA TECNOLOGIA Y LOS SERVICIOS |
| 731010 | DIRECCION REGIONAL TOLIMA |
| 739123 | CENTRO AGROPECUARIO LA GRANJA |
| 739226 | CENTRO DE INDUSTRIA Y CONSTRUCCION |
| 739310 | CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS |
| 761010 | DESPACHO DIRECTOR REGIONAL VALLE |
| 769124 | CENTRO AGROPECUARIO DE BUGA |
| 769125 | CENTRO LATINOAMERICANO DE ESPECIES MENORES |
| 769126 | CENTRO NAUTICO PESQUERO DE BUENAVENTURA |
| 769227 | CENTRO DE ELECTRICIDAD Y AUTOMATIZACION INDUSTRIAL CEAI |
| 769228 | CENTRO DE LA CONSTRUCCION |
| 769229 | CENTRO DE DISENO TECNOLOGICO INDUSTRIAL |
| 769230 | CENTRO NACIONAL DE ASISTENCIA TECNICA A LA INDUSTRIA ASTIN |
| 769230 | CENTRO NACIONAL DE ASISTENCIA TECNICA A LA INDUSTRIA -ASTIN |
| 769230 | CENTRO NACIONAL DE ASISTENCIA TECNICA A LA INDUSTRIA -ASTIN |
| 769311 | CENTRO DE GESTION TECNOLOGICA DE SERVICIOS |
| 769543 | CENTRO DE TECNOLOGIAS AGROINDUSTRIALES |
| 769544 | CENTRO DE BIOTECNOLOGIA INDUSTRIAL |
| 811010 | DESPACHO DIRECCION REGIONAL ARAUCA |
| 819530 | CENTRO DE GESTION Y DESARROLLO AGROINDUSTRIAL DE ARAUCA |
| 851010 | DESPACHO DIRECCION REGIONAL CASANARE |
| 859519 | Centro Agroindustrial y Fortalecimiento Empresarial de Casanare |
| 861010 | DIRECTOR REGIONAL PUTUMAYO |
| 869518 | CENTRO AGROFORESTAL Y ACUICOLA ARAPAIMA |
| 881010 | DIRECTOR GENERALSAN ANDRES |
| 889539 | CENTRO DE FORMACION TURISTICA GENTE DE MAR Y DE SERVICIOS |
| 911010 | DESPACHO DIRECCION REGIONAL |
| 919517 | CENTRO PARA LA BIODIVERSIDAD Y EL TURISMO DEL AMAZONAS |
| 941010 | DESPACHO DIRECCION REGIONAL |
| 949547 | CENTRO AMBIENTAL Y ECOTURISTICO DEL NORORIENTE AMAZONICO |
| 951010 | DESPACHO DIRECCION REGIONAL |
| 959533 | CENTRO DE DESARROLLO AGROINDUSTRIAL TURISTICO Y TECNOLOGIC |
| 971010 | DESPACHO DIRECCION REGIONAL |
| 979548 | CENTRO AGROPECUARIO Y DE SERVICIOS AMBIENTALES |
| 991010 | DESPACHO DIRECTOR REGIONAL |
| 999531 | CENTRO DE PRODUCCION Y TRANSFORMACION AGROINDUSTRIAL DE LA O |
4. PASOS PARA LA PUBLICACIÓN DEL PAA EN EL SECOP II
A. Ingresar con su usuario y contraseña al SECOP II e identificar sección del PAA:
Una vez en la plataforma SECOP II, diríjase a la barra espaciadora negra, al menú “procesos” y seleccione “Plan Anual de Adquisiciones”, así:
B. En la parte inferior izquierda seleccione “Crear equipo”, de inmediato se relacionarán los equipos que tiene para uso, de lo contrario cree, active, desactive o borre equipos en la parte inferior izquierda así:
Los equipos se requieren para efectos de formalizar en la plataforma la publicación del PAA y puede estar conformado por uno o varios usuarios. De ser necesario crear flujos para la aprobación y la creación de un nuevo grupo, o modificar el existente, siga los pasos establecidos en la Guía Práctica para publicar el PAA en el SECOP II de Colombia Compra Eficiente, en el siguiente enlace: https://colombiacompra.gov.co/sites/cce public/files/cce documentos/guia plan anual adquisic iones vf.pdf
C. Crear el PAA. Seleccione en la parte superior derecha “Crear”.
D. El SECOP II habilita un formulario con tres (3) secciones:
1. Información general
2. Adquisiciones planeadas
3. Necesidades adicionales
En “Información general” el usuario debe diligenciar tres formularios: (i) información general con el año, la misión y visión y la perspectiva estratégica de la Entidad Estatal lo cual debe tomarse textualmente del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol SENA (compromiso); (ii) información de contacto (nombre del responsable a contactar en la Entidad Estatal y sus datos) es decir, los datos institucionales de la Secretaria General o Director Regional; y (iii) información relacionada, conforme a la circular de cuantías emitida por el SENA cada año, así:
Luego, seleccione el equipo del PAA que creó o uso para establecer el flujo de aprobación, conforme a los pasos establecidos en la Guía Práctica para publicar el PAA en el SECOP II de Colombia Compra Eficiente, en el siguiente enlace:
https://colombiacompra.gov.co/sites/cce public/files/cce documentos/guia plan anual adquisic iones vf.pdf
Luego debe seleccionar “Guardar y continuar” y saldrá un mensaje de confirmación, y si todo está correcto, seleccione "confirmar".
Cuando el SECOP II identifica que la información diligenciada está completa, le informa al usuario, así:
E. En el ítem “adquisiciones planeadas” el usuario tiene dos alternativas para cargar esta información: (i) ingresarla manualmente; o (ii) importar todos los datos desde un archivo Excel. En cualquier momento, el usuario puede hacer clic en “Guardar” para almacenar en SECOP II la información ingresada del Plan Anual de Adquisiciones y continuar su edición después, sín que se pierda esta.
Se sugiere hacer uso del cargue masivo del PAA, el cual consiste en agregar, utilizando una plantilla en Excel, todos los bienes y/o servicios que se tiene previsto adquirir durante el año. Para ello, el usuario debe hacer clic en “Usar el Excel” y seleccionar la opción “Descargar plantilla”, para descargar en su computador la plantilla de adquisiciones planeadas ingresada por Colombia Compra Eficiente.
El archivo Excel debe diligenciarse de acuerdo con los códigos que están indicados en su segunda hoja.
Luego de tener consolidada y aprobada toda la información, debe volver al menú “Usar el Excel” y hacer clic en “Cargar adquisiciones”.
Seguidamente debe hacer clic en “Buscar documento”, seleccionar desde su computador la plantilla de Excel diligenciada y hacer clic en “Anexar”.
Posterior a ello, saldrá un mensaje de confirmación con los posibles errores o de lo contrario darle continuar.
Cuando el usuario carga la plantilla a la sección de “Adquisiciones planeadas”, el SECOP II convierte automáticamente este archivo a un formulario web con una línea para cada una de las adquisiciones ingresadas.
Para corregir errores, el usuario debe seleccionar y editar la fila con errores y cambiar la información. Así mismo, puede añadir más filas al archivo y el SECOP II las reflejará en la lista de “Adquisiciones planeadas”. Tenga presente que NO es posible modificar filas preexistentes en el archivo, cargar la plantilla, y que el SECOP II las refleje en la sección de “Adquisiciones planeadas”.
Para modificar una adquisición que ya había sido creada, el usuario debe modificarla directamente en el formulario que muestra para cada adquisición la sección de “Adquisiciones planeadas”.
F. El ítem “Necesidades adicionales” se diligencia cuando aplica, de lo contrario no es necesario.
G. Luego de verificar que las secciones “Información general”, “Adquisiciones planeadas” y “Necesidades adicionales” tienen la información correcta, puede seleccionar “Guardar” y “finalizar” el proceso de edición. Seguido a ello, se habilita la opción de “publicar”, así:
Solo hasta que sale “PAA publicado con éxito” se dará por finalizada la publicación.
Si se cuenta con un equipo del PAA aparecerá “enviar para aprobación” y se remitirá al flujo de aprobación respectivo.
El usuario administrador, es decir la Secretaria General o Director Regional, puede redistribuir el flujo de aprobación, conforme a la necesidad de su equipo. Posteriormente, debe cada usuario en el orden establecido darle “confirmar” y “aprobar”, de tal forma que el ultimo usuario, es decir, la Secretaria General o el Director Regional en todos los casos, debe darle finalmente “publicar”.
5. PUBLICACIÓN DE ACTUALIZACIONES (MODIFICACIONES, ELIMINACIONES Y ADICIONES) AL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.
Los funcionarios encargados deben proceder con la actualización del PAA, conforme a lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.4.4 del Decreto 1082 de 2015, cuando:
- Existan ajustes en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos;
- Para incluir nuevas obras, bienes y/o servicios;
- Excluir obras, bienes y/o servicios; o
- Modificar el presupuesto anual de adquisiciones.
Una vez que el Plan Anual de Adquisiciones es publicado, el SECOP II activa la opción “Modificar”, así:
Al seleccionar “modificar”, se habilita un formulario similar al de creación y publicación inicial, pero con un ítem No. 4 llamado “versión previa”.
Todos los campos se deben diligenciar o ajustar, conforme lo indicado previamente en la presente circular, así como la publicación de la modificación.
Para modificar, eliminar o adicionar filas, el usuario debe seleccionar y editar la fila para cambiar la información, o seleccionar y eliminar, o añadir filas.
Si se realizó cargue masivo en Excel, recuerde que puede añadir más filas al archivo y el SECOP II las reflejará en la lista de “Adquisiciones planeadas”. Tenga presente que No es posible modificar filas preexistentes en el archivo, cargar la plantilla, y que el SECOP II las refleje en la sección de “Adquisiciones planeadas”. En caso de tener errores en la respectiva modificación tendrá que solicitar apoyo a Colombia Compra Eficiente, para las orientaciones pertinentes.
6. ACTO ADMINISTRATIVO QUE ADOPTA EL PAA
Conforme a lo establecido en el articulo 4 de la Resolución 2407 de 2023, “La aprobación del Plan Anual de Adquisiciones se realizará una vez al año a través de acto administrativo. Las modificaciones y actualizaciones que puedan generarse al Plan, deberán publicarse en la misma plataforma SECOP II, sin que se requiera la expedición de acto administrativo.” Lo anterior, de la siguiente manera:
- En las Regionales:
Cada Director Regional deberá elaborar y suscribir el respectivo acto administrativo que adopta el PAA de su Regional, y publicar este, junto con el PAA consolidado en la página web de la entidad, previo a la publicación del PAA en el SECOP II.
- En la Dirección General:
La Secretaria General deberá elaborar y suscribir el respectivo acto administrativo que adopta el PAA de la Dirección General, y publicar este, junto con el PAA consolidado en la página web de la entidad, previo a la publicación del PAA en el SECOP II.
En cualquiera de los dos casos, y conforme al parágrafo 2 del artículo 2 de la Resolución 2407 de 2023 “Todas las dependencias de la Dirección General y las Direcciones Regionales del SENA remitirán el Plan Anual de Adquisiciones y sus actualizaciones, a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo para su verificación frente al plan de acción institucional, conforme a los lineamientos que para el efecto emita la Dirección de Planeación.”
7. PUBLICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES EN LA PÁGINA WEB SENA
Conforme a lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.4.3. del Decreto 1082 de 2015, “La Entidad Estatal debe publicar su Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones del mismo en su página web y en el SECOP”, motivo por el cual, toda publicación que se realice del PAA debe publicarse así mismo en la página web del SENA.
Por lo anterior, teniendo en cuenta el “Instructivo Portal WEB” del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol del SENA, para las publicaciones de Ley, éstas se deben solicitar mediante comunicación interna en el aplicativo ONBASE. Para el caso en particular, cuando se requiera publicar el PAA (antes del 31 de enero) o las actualizaciones que surjan en la vigencia fiscal, la Secretaría General o los Directores Regionales deberán remitir comunicación interna a la Oficina de Comunicaciones, para proceder con la publicación oportuna del mismo, junto con el acto administrativo que adopto el PAA.
Cabe resaltar que la Secretaria General y los Directores Regionales son los ÚNICOS autorizados para realizar publicaciones, modificaciones y/o actualizaciones del PAA de la Entidad en la página web de SECOP II y remisión a la Oficina de Comunicaciones para la publicidad oportuna en la página web del SENA.
Así mismo, se informa que la Secretaria General conforme a lo establecido en el numeral 2 artículo 9 del Decreto 249 de 2004, realizará el control de los procesos de elaboración, tramitación y ejecución del plan de compras y el plan de contratación del SENA para cada vigencia fiscal, en coordinación con la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, con las Direcciones Regionales y los Centros de Formación, por lo cual, requerirá lo necesario a cada Área, Oficina, Regional o Centro.
Finalmente, la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo conforme al artículo 2o parágrafo 2 de la Resolución No. 2407 de 2023, adelantará verificaciones y generará las alertas, observaciones y sugerencias correspondientes, con el fin de que el ordenador del gasto tome las acciones pertinentes y oportunas en el respectivo trámite.
De tal manera, se insta al cumplimiento de la presente circular por parte de todos los Ordenadores del Gasto del SENA, con el fin de elaborar, aprobar, actualizar y publicar de manera efectiva y oportuna el PAA.
Así mismo, se expresa que ya no son aplicables las disposiciones que sobre el PAA contiene la Circular 208 de 2022.
Cordialmente,
MANUELA VALENTINA GARCÍA CANO
Directora Jurídica
