CIRCULAR 9 DEL 2024
(enero 15)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Bogotá, D.C.
Para: Directores Regionales, Subdirectores de Centro De Formación, Coordinadores Grupo Apoyo Mixto, Directores De Área, Jefes De Oficina, Secretaría General, Jefes De Oficina, Coordinadores, Profesionales Contables y de Tesorería De Regionales, Centros De Formación Y Dirección General
Asunto: Radicación planillas de pago y actualización certificaciones para disminución base de retención en la fuente 2025 de contratistas personas naturales que prestan servicios
Con el fin de registrar en forma oportuna las obligaciones y pagos de los contratistas por prestación de servicios personales, informamos que para la vigencia 2025 las planillas deberán remitirse al grupo central de cuentas, debidamente revisadas y avaladas por el supervisor, en el horario de 8:00 am a 4:00 pm, de acuerdo con el cronograma que se presenta a continuación:
| MES | FECHA ENTREGA CONTABILIDAD |
| Enero | 20-23 |
| Febrero | 17-20 |
| Marzo | 17-20 |
| Abril | 15-21 |
| Mayo | 16-20 |
| Junio | 16-18 |
| Julio | 16-19 |
| Agosto | 15-19 |
| Septiembre | 17-19 |
| Octubre | 17-21 |
| Noviembre | 14-19 |
| Diciembre | 12-16 |
Es importante indicar que, con la entrega oportuna de la planilla al grupo central de cuentas dentro de las fechas establecidas en el anterior cronograma con los requisitos solicitados, se procederá a tramitar el pago, el cual estará sujeto a la disponibilidad del PAC del mes cobrado.
Dicho cronograma de fechas, establecido en esta circular aplicará únicamente para la Dirección General del SENA, tenido en cuenta la autonomía Administrativa y Financiera que tienen los directores regionales y subdirectores como ordenadores del Gasto y la potestad de establecer sus propios lineamientos para la ejecución presupuestal en sus Regionales y Centros de Formación, en virtud del Decreto N.o 249 de 2004 y Resolución interna N.o 069 de 2014. Por lo tanto, las fechas para radicación y trámite de pagos de las planillas de contratistas en las Regionales y Centros de Formación, serán propuestos por los Ordenadores del gasto, garantizando la ejecución del PAC en estado pagado durante la vigencia, al igual que una correcta planeación de las actividades a desarrollar en el año, evitando la acumulación de pagos para el cálculo de la base de retención del contratista. Esto de acuerdo con el artículo 388 del ET y el parágrafo 2 del artículo 1.2.4.1.6 del DUT 1625 de octubre de 2016, el cual establece que, si los pagos o abonos en cuenta se someten a retención en la fuente con la tabla del artículo 383 del ET, en ese caso se deberán sumar todas las facturas o cuentas de cobro que sean del mismo mes, para establecer la base gravable total de retención.
Conforme a la normatividad vigente es importante tener en cuenta adicionalmente los siguientes lineamientos, los cuales aplican tanto para la Dirección General, como para las Regionales y Centros de Formación:
Respecto a la depuración de la base del cálculo de retención en la fuente, es necesario que los contratistas que prestan sus servicios a la Entidad, adjunten a la planilla de honorarios, todos los soportes que respalden las cifras que disminuyen su base de retención, cumpliendo con lo establecido en la modificación del artículo 388 del estatuto tributario, el cual en el numeral 2 inciso 3 indica que para determinar los factores de depuración de la base de retención de los trabajadores cuyos ingresos no provengan de una relación laboral, o legal y reglamentaria, se realizará mediante los soportes que adjunte el trabajador a la factura o documento equivalente o el documento expedido por las personas no obligadas a facturar.
Por lo anterior a continuación se resumen los documentos que requieren anexar los contratistas, a la planilla de cobro según corresponda el caso y los cuales deberán verificar los supervisores de contrato antes de radicar en el área contabilidad, a fin de evitar devoluciones y demoras en el trámite de la obligación, según lo estipulado en el documento: GRF-I-002 Instructivo documentos requeridos para el registro de la obligación y trámite de pagos, publicado en CompromISO, el cual será actualizado en próximos días incorporando lo estipulado en la presente circular.
Para este proceso tenga en cuenta que deberá escanear todos los anteriores documentos y presentar en dos archivos, que se llamarán GESTIÓN FINANCIERA Y GESTIÓN CONTRACTUAL, a través de la plataforma SECOP II.
En el archivo denominado Gestión Financiera (GF) se adjuntarán los siguientes documentos:
| GESTIÓN FINANCIERA | PAGOS |
| Planilla para pago de contratos por concepto de honorarios y/o prestación de servicios personales diligenciado y descargado del aplicativo https://contratistas.sena.edu.co/ | Todos los pagos |
| Copia de la afiliación de la seguridad social con fecha del mes de inicio del contrato o Certificación de que se encuentra afiliado | Primer pago |
| RUT con fecha de generación o impresión no mayor a 180 días | Primer pago |
| Certificado de intereses de vivienda, corrección monetaria, o costo leasing para vivienda pagados en el año anterior. | Cuando se acoja al beneficio, para disminuir base de retención en la fuente primer pago |
| Certificado de pagos efectuados por contratos de prestación de servicios a empresas de medicina prepagada o por seguros de salud pagados en el año anterior. | Cuando se acoja al beneficio, para disminuir base de retención en la fuente primer pago |
| Certificación y soportes según corresponda, de acuerdo con el formato GRF- F-063- Certificación por Dependientes Contratistas. | Cuando se acoja al beneficio, para disminuir base de retención en la fuente primer pago |
| Copia de la planilla de pago de la seguridad social | A partir del segundo pago inclusive |
| Factura de venta (Sólo responsable de IVA). | Cuando aplique |
| Certificación de la cuenta AFC y/o AVC y el efectivo pago realizado por el período objeto de cobro | Cuando se acoja al beneficio, para disminuir base de retención en la fuente. Todos los pagos |
| Certificado de la cuenta de aportes voluntarios a fondos de pensiones voluntarias o fondos de pensiones obligatorias y el valor pagado de los aportes por el período objeto de cobro. | Cuando se acoja al beneficio, para disminuir base de retención en la fuente. Todos los pagos |
| Formato GTH-074-Entrega de bienes e información de ejecución contractual por el contratista para el caso del último pago en liquidaciones o cesiones de contrato | Último pago |
En el archivo denominado Gestión Contractual (GC) será validado por el supervisor del contrato y deberá contener los siguientes documentos adjuntos:
| GESTIÓN CONTRACTUAL | PAGOS |
| Informe mensual de actividades GTH-F-062 | Todos los pagos |
| Evidencias mensuales | Todos los pagos |
| Los formatos de terminación de contrato GD-F-004, GTH-F-074 y GTH-F-073 | Último pago |
| Pago de la seguridad social correspondiente al último giro por terminación del contrato a discrecionalidad del supervisor, so pena de la verificación del pago de la seguridad social sobre el 40% del total del contrato. | Último pago |
Es importante mencionar que los formatos GD-F-004, GTH-F-074 y GTH-F-073, deberán ser verificador por el supervisor que se encuentren publicados en SECOP II.
Por otro lado, tenga en cuenta que los contratistas que solicitan deducción por concepto de intereses de vivienda y seguros de salud, a partir del mes de abril de 2025, deberán actualizar las certificaciones correspondientes, como se explica a continuación (tenga en cuenta que, de enero a marzo de 2025, seguirá proporcionando las certificaciones de los pagos efectuados en 2023 y a partir de abril suministrará las certificaciones de los pagos efectuados en 2024:
- Certificación de Intereses por concepto de intereses de vivienda o corrección monetaria en préstamos concedidos para adquisición de vivienda o por costo financiero pagado en contratos de leasing que tenga por objeto un bien inmueble destinado a vivienda del contratista:
El pago efectuado durante el año inmediatamente anterior por concepto de intereses de créditos hipotecarios, corrección monetaria en préstamos concedidos para adquisición de vivienda, o costo financiero en contratos de leasing, que tenga por objeto un bien inmueble destinado a vivienda del contratista, se puede deducir de la base de retención. Para esto deberá suministrar en la planilla de cobro del mes de abril, el certificado expedido por la Entidad Financiera, por concepto de los pagos realizados por: intereses, corrección monetaria o costo financiero, pagado durante el año 2024, el cual se adjuntará únicamente en el primer pago o en la primera planilla en la que decida acogerse al beneficio. Es importante aclarar que esta certificación debe estar en cabeza del contratista como la persona que efectivamente ha realizado el pago de estos intereses. Respecto a la planilla, en el campo en el cual debe ingresar la deducción, el valor a disminuir mensualmente será el resultado de dividir el valor de los pagos certificados en (12) meses o en el número de meses al que corresponda los intereses pagados.
- Certificación de pagos por medicina prepagada y seguros de salud:
El pago efectuado durante el año inmediatamente anterior por concepto de medicina prepagada o seguros de salud, los cuales impliquen protección al contratista, su cónyuge, sus hijos y/o dependientes, se puede deducir de la base de retención. Para obtener este beneficio deberá suministrar en la planilla de cobro del mes de abril, la certificación expedida por la empresa de medicina prepagada vigilada por la Superintendencia Nacional de Salud o por la respectiva compañía de seguros vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, certificando los pagos realizados durante al año 2024, el cual se adjuntará únicamente en el primer pago o en la primera planilla en la que decida acogerse al beneficio. Es importante aclarar que esta certificación debe estar en cabeza del contratista como la persona que efectivamente ha realizado el pago de esta medicina prepagada y/o seguro de salud. Respecto a la planilla, en el campo en el cual debe ingresar la deducción, el valor a disminuir mensualmente será el resultado de dividir el valor de los pagos certificados en (12) meses o en el número de meses al que corresponda el valor pagado.
- Certificación de pagos por dependientes:
La certificación de dependientes que encontrará en la plataforma Compromiso denominado como: GRF-F-063- Certificación por Dependientes Contratistas y los documentos anexos a la misma deberán actualizarse siempre que presente cambios en la situación de sus dependientes a cargo. Por ejemplo para el caso de los contratistas que soliciten la deducción de dependientes, por los hijos que tengan hasta 18 a 25 años de edad, en el momento en el cual cumplan esta edad límite, deberán suministrar adicionalmente el recibo de pago de la matrícula expedido por instituciones debidamente acreditadas, en la cual conste que el contratista se encuentra financiando la educación de su hijo que ha cumplido la mayoría de edad; en instituciones formales de educación superior certificadas por el ICFES o la autoridad oficial correspondiente. Los documentos que se adjuntarán únicamente en el primer pago o en la primera planilla en la que decida acogerse al beneficio, junto con la certificación de dependientes son los siguientes:
| CONCEPTO | REQUISITOS |
| Los hijos del contribuyente que tengan hasta 18 años. | Registro civil de nacimiento |
| Los hijos del contribuyente con edad entre 18 y 25 años, cuando el padreo madre contribuyente persona natural se encuentre financiando su educación en instituciones formales de educación superior certificadas por el ICFES o la autoridad oficial correspondiente; o en los programas técnicos de educación no formal debidamente acreditados por la autoridad competente. | Registro civil de nacimiento y Recibo de pago de matrícula de instituciones debidamente acreditadas |
| Los hijos del contribuyente mayores de dieciocho (18) años que se encuentren en situación de dependencia, originada en factores físicos psicológicos | Certificados por el Ministerio de Salud y Protección Social o la entidad determinada por las normas vigentes. |
| El cónyuge o compañero permanente del contribuyente que se encuentre en situación de dependencia sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a doscientas sesenta (260) UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos | Certificado de Contador Público o Certificado de Medicina Legal |
| Los padres y los hermanos del contribuyente que se encuentren en situación de dependencia, ya sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a doscientas sesenta (260) UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos certificados por Medicina Legal. | Certificado de Contador Público o Certificado de Medicina Legal |
- Certificación de la cuenta AFC y/o AVC
Esta certificación corresponde a las sumas depositadas en cuentas de ahorro para el fomento de la construcción (AFC) y cuentas por ahorro voluntario contractual (AVC) abiertas en:
a. Organizaciones de la economía solidaria vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia o por la Superintendencia de la Economía Solidaria que realicen préstamos hipotecarios y estén legalmente autorizadas para ofrecer cuentas de ahorro o Establecimientos de crédito vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia.
El valor consignado mensualmente se reportará en la planilla de honorarios y debe corresponder al mismo periodo objeto de cobro, adjuntando el respectivo soporte de pago.
- Certificado de la cuenta de aportes voluntarios a fondo de pensión voluntarios y/o aportes voluntarios afondo de pensiones obligatorias
Este corresponde a los aportes voluntarios del partícipe independiente a los seguros privados de pensiones, a los fondos de pensiones voluntarias y a los fondos de pensiones obligatorias, administrados por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia.
El valor consignado mensualmente se reportará en la planilla de honorarios y debe corresponder al mismo periodo objeto de cobro, adjuntando el respectivo soporte de pago.
Finalmente es importante señalar que para gestionar el pago de cualquier planilla de contratistas persona natural que preste servicios personales a la Entidad,
Adicional para trámite
- El supervisor deberá remitir mediante correo la solicitud formal al Grupo de central de cuentas adjuntando únicamente el archivo GF de cada uno de los contratistas de los cuales se está solicitando el pago, debidamente firmado por el contratista y el supervisor y enviarlo al correo “pago contratistas” creado para cada Regional y/o Centro de Formación, para el caso de Dirección General debe radicarse al correo: pagocontratistas_101001 <pagocontratistas_101001@sena.edu.co>. En dicho correo el supervisor deberá adicionalmente informar, para los casos en los cuales el pago a efectuar al contratista tenga afectación de dos fuentes de recursos (propios y nación) y la ejecución por más de un rubro presupuestal, el valor a afectar por cada recurso y el valor a afectar por cada rubro presupuestal, donde la suma total tanto por fuente de recursos, como la suma de los valores indicados por rubro presupuestal arroje al final el valor total bruto a pagar al contratista.
- Por su parte el ordenador del gasto remitirá CI por radicar la solicitud de pago formal al Grupo de Tesorería.
Cordial saludo,
CARLOS ALFONSO MAYORGA PRIETO
Director Administrativo y Financiero Dirección General
