CIRCULAR 28 DE 2026
(enero 26)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
1-4040
Bogotá D.C.
| Para: | Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación, Coordinadores Grupo Apoyo Mixto, Directores de Área, Jefes de Oficina, Secretaría General, Jefes de Oficina, Coordinadores, Profesionales Contables y de Tesorería de Regionales, Centros de Formación y Dirección General |
| Asunto: | Alcance circular 3-2025-000257 Radicación planillas de pago y actualización certificaciones para disminución base de retención en la fuente 2026 de contratistas personas naturales que prestan servicios |
En atención a la Circular No. 3-2025-000257, emitida el 21 de noviembre de 2025, mediante la cual se impartieron instrucciones para la radicación de las planillas de pago de los contratistas que prestan servicios personales a la entidad, se realiza el presente alcance específicamente en el ítem relacionado con las recomendaciones adicionales para la radicación de las cuentas.
Lo anterior obedece a las dificultades presentadas en el proceso de radicación, cuando este es realizado de manera directa por los ordenadores del gasto. En consecuencia, se establece como lineamiento que la solicitud de trámite de pago sea remitida directamente por los supervisores de contrato, conforme a las siguientes indicaciones:
RECOMENDACIONESADICIONALES PARA LA RADICACIÓN DE LAS CUENTAS
Para la solicitud de trámite de pago, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Responsabilidad del supervisor del contrato
El supervisor del contrato es el responsable de enviar la solicitud formal de trámite de pago de los contratistas a su cargo. Para ello, deberá adjuntar únicamente el archivo GF, el cual debe ser nombrado siguiendo estrictamente este formato:
GF/NoCÉDULADECIUDADANÍA/_NoRP_/MESDEPAGO
Ejemplo:
GF_80853900_1926_ENERO
Este archivo deberá enviarse por cada contratista para el cual se solicita el pago y deberá estar debidamente firmado tanto por el contratista como por el supervisor con los soportes respectivos.
Esta solicitud deberá enviarse al correo electrónico "Pago contratistas" creado para cada
Regional y/o Centro de Formación. En el caso de la Dirección General, deberá remitirse al correo: pagocontratistas_101001@sena.edu.co.
No se requiere la radicación de esta solicitud en OnBase, toda vez que el envío se realiza de manera directa por correo electrónico.
- Identificación fuente de recursos y rubros presupuestales
En el correo mencionado en el punto anterior deberán informarse los casos en los cuales el pago al contratista involucre dos fuentes de recursos (propios y Nación) y/o la ejecución de más de un rubro presupuestal.
En dichos casos, se deberá detallar de forma clara el valor a afectar por cada fuente de recursos y por cada rubro presupuestal, garantizando que la suma total, tanto por fuente como por rubro, coincida con el valor bruto total a pagar al contratista.
- Formato consolidado en Excel (se anexa archivo a la circular)
Igualmente, en el correo remitido por el supervisor, deberá adjuntarse el siguiente formato consolidado en Excel que contenga la relación de los contratistas para los cuales se está realizando la solicitud de trámite de pago, tal como se muestra a continuación:
| Nombre supervisor | XXXXXXXXX | Número de identificación | XXXXXXX | |||||||
| Dependencia | XXXXXXXX | Fecha de la solicitud | XXXXXXX | |||||||
| Conceptos Generales | Deducciones aplicadas | |||||||||
| No. Consecutivo | Número Compromiso Presupuestal | Mesa Pagar | Nombre del contratista | Tipo Identificación | Número de Identificación | Valorbruto Obligación | Valor Retención ICA | Valor Retención en la Fuente | Valor Otras Retenciones | Totala Pagar |
| 1 | XXXXXXX | xxxx | XXXXXXXXX | CC | XXXXX | XXXXXXX | XXXXXXX | XXXXX | XXXXX | XXXXX |
| 2 | XXXXXXX | xxxx | XXXXXXXXX | CC | XXXXX | XXXXXXX | XXXXXXX | XXXXX | XXXXX | XXXXX |
| Firma Supervisor | ||||||||||
Fuente interna
En esta estructura del formato en Excel se debe indicar los siguientes datos:
- Nombre supervisor
- Número identificación del supervisor
- Dependencia
- Fecha de la solicitud
- Número de compromiso presupuestal
- Mes a pagar
- Nombre del contratista
- Tipo de identificación
- Número de identificación
- Valor bruto de la obligación
- Valor retención de ICA
- Valor retención en la fuente
- Valor otras retenciones
- Total a pagar
Las solicitudes de trámite de pago que no incluyan el archivo Excel adjunto o no cumplan con la estructura establecida serán devueltas para su respectiva cor
- Agrupación de contratistas por supervisión
En el correo se recomienda agrupar a los contratistas que se encuentren bajo una misma supervisión. Esta medida tiene como propósito consolidar en cada trámite la mayor cantidad posible de cuentas, con el fin de hacer más eficiente el proceso de generación de obligaciones.
Asimismo, es indispensable que los contratistas radiquen sus cuentas dentro de los plazos establecidos en el calendario definido, teniendo en cuenta que las cuentas presentadas por fuera de dicho calendario no garantizan el pago en la fecha prevista.
- Flujo posterior a la obligación contable
Una vez realizada la obligación por parte del grupo de Contabilidad, se envía el correo al ordenador del gasto con copia al grupo de tesorería o al responsable de generar la orden de pago en cada Regional o Centro de Formación, indicando el número de la obligación correspondiente de cada contratista, anexando el correo original remitido por el supervisor y la respectiva hoja de ruta.
- Autorización del pago
El grupo de tesorería, o el responsable de generar la orden de pago, una vez recibe la autorización expresa por parte del ordenador del gasto para efectuar el pago, procede a elaborar las órdenes de pago correspondientes para su trámite final de pago.
Por favor tener en cuenta todas las directrices impartidas en este documento y divulgarlas con las personas dolientes del proceso en la Dirección General, Regionales y Centros de formación, con el fin de asegurar su adecuada aplicación. Las cuentas que no cumplan cabalmente con los documentos requeridos y con el envío del archivo establecido en Excel serán devueltas, lo que generará reprocesos y retrasos en el registro y trámite de pago.
Saludos cordiales,
ADRIANA MILENA GASCA CARDOSO
Directora Administrativa y Financiera
