Circular 257 de 2025 SENA

CIRCULAR 257 DE 2025

(noviembre 21)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá

Con el fin de registrar en forma oportuna las obligaciones y pagos de los contratistas por prestación de servicios personales, informamos que para la vigencia 2026 las planillas deberán remitirse al Grupo de Contabilidad, debidamente revisadas y avaladas por el supervisor, en el horario de 8:00 am a 4:00 pm, de acuerdo con el cronograma que se presenta a continuación:

Es importante indicar que la entrega oportuna de la planilla al Grupo de Contabilidad, dentro de las fechas establecidas en el cronograma y cumpliendo con los requisitos solicitados, permitirá tramitar el pago correspondiente, el cual estará sujeto a la disponibilidad del PAC del mes cobrado. Asimismo, cuando las cuentas para pago de contratistas se radiquen después de las fechas definidas, no se garantiza el pago conforme al calendario establecido.

El cronograma de fechas remitido en esta circular es de carácter obligatorio a nivel nacional; por lo tanto, los Ordenadores del Gasto deberán organizar sus equipos de trabajo orientados al cumplimiento estricto de dichas fechas, garantizando así la ejecución del PAC durante el respectivo mes. Además, es indispensable bloquear los pagos a contratistas que tengan órdenes de viaje o anticipos pendientes de legalizar.

Igualmente se recuerda tener presente, la Circular 3-2025-000166 del SENA, en la cual se establece que, cuando se realicen pagos acumulados a contratistas (dos o más cuentas en el mismo mes), no se debe sumar ni acumular la base bruta de los ingresos para calcular la retención en la fuente. Cada mes debe tratarse de manera individual, aplicando la depuración correspondiente según el artículo 387 del Estatuto Tributario. La retención se calcula como si los pagos fueran mensualizados, tomando el valor del contrato menos los aportes obligatorios y dividiéndolo por los meses de vigencia. Adicionalmente, el sistema SI CONTRATISTAS inhabilitará los campos relacionados con ingresos de otros meses, dado que ya no se acumulan para efectos de retención.

Conforme a la normatividad vigente es importante tener en cuenta adicionalmente los siguientes lineamientos, los cuales aplican tanto para la Dirección General, como para las Regionales y Centros de Formación:

Respecto a la depuración de la base del cálculo de retención en la fuente, es necesario que los contratistas que prestan sus servicios a la Entidad, adjunten a la planilla de honorarios, todos los soportes que respalden las cifras que disminuyen su base de retención, cumpliendo con lo establecido en la modificación del artículo 388 del estatuto tributario, el cual en el numeral 2 inciso 3 indica que para determinar los factores de depuración de la base de retención de los trabajadores cuyos ingresos no provengan de una relación laboral, o legal y reglamentaria, se realizará mediante los soportes que adjunte el trabajador a la factura o documento equivalente o el documento expedido por las personas no obligadas a facturar.

Por lo anterior, se resumen a continuación los documentos que los contratistas deben anexar a la planilla de cobro, según corresponda, y que deberán ser verificados por los supervisores de contrato antes de radicar con el Ordenador del Gasto en el área de Contabilidad, con el fin de evitar devoluciones y demoras en el trámite de la obligación. Todo esto conforme a lo estipulado en el documento GRF-I-002 "Instructivo documentos requeridos para el registro de la obligación y trámite de pagos", publicado en Compromiso.

Para este proceso tenga en cuenta que deberá escanear los siguientes documentos y presentar en dos archivos, que se llamarán GESTIÓN FINANCIERA Y GESTIÓN CONTRACTUAL, a través de la plataforma SECOP II.

En el archivo denominado Gestión Financiera (GF) se adjuntarán los siguientes documentos:

En el archivo denominado Gestión Contractual (GC) será validado por el supervisor del contrato y deberá contener los siguientes documentos adjuntos:

Es importante mencionar que los formatos GD-F-004, GTH-F-074 y GTH-F-073, deberán ser verificador por el supervisor que se encuentren publicados en SECOP II.

Por otro lado, tenga en cuenta que los contratistas que soliciten deducción por concepto de intereses de vivienda y medicina prepagada o seguros de salud, a partir del mes de abril de 2026, deberán actualizar las certificaciones correspondientes. De enero a marzo de 2026 se seguirán presentando las certificaciones de los pagos efectuados en 2024, y a partir de abril se deberán suministrar las certificaciones de los pagos realizados en 2025:

- Certificación de Intereses por concepto de intereses de vivienda o corrección monetaria en préstamos concedidos para adquisición de vivienda o por costo financiero pagado en contratos de leasing que tenga por objeto un bien inmueble destinado a vivienda del contratista:

El pago efectuado durante el año inmediatamente anterior por concepto de intereses de créditos hipotecarios, corrección monetaria en préstamos concedidos para adquisición de vivienda, o costos financiero en contratos de leasing, que tenga por objeto un bien inmueble destinado a vivienda del contratista, se puede deducir de la base de retención.

Para esto deberá suministrar en la planilla de cobro del mes de abril, el certificado expedido por la Entidad Financiera, por concepto de los pagos realizados por: intereses, corrección monetaria o costo financiero, pagado durante el año 2025, el cual se adjuntarán únicamente en el primer pago o en la primera planilla en la que decida acogerse al beneficio.

Es importante aclarar que esta certificación debe estar en cabeza del contratista como la persona que efectivamente ha realizado el pago de estos intereses. Respecto a la planilla, en el campo en el cual debe ingresar la deducción, el valor a disminuir mensualmente será el resultado de dividir el valor de los pagos certificados en (12) meses o en el numero de meses al que corresponda los intereses pagados.

- Certificación de pagos por medicina prepagada y seguros de salud:

El pago efectuado durante el año inmediatamente anterior por concepto de medicina prepagada o seguros de salud, los cuales impliquen protección al contratista, su cónyuge, sus hijos y/o dependientes, se puede deducir de la base de retención.

Para obtener este beneficio deberá suministrar en la planilla de cobro del mes de abril, la certificación expedida por la empresa de medicina prepagada vigilada por la Superintendencia Nacional de Salud o por la respectiva compañía de seguros vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, certificando los pagos realizados durante el año 2025, el cual se adjuntará únicamente en el primer pago o en la primera planilla en la que decida acogerse al beneficio.

Es importante aclarar que esta certificación debe estar en cabeza del contratista como la persona que efectivamente ha realizado el pago de esta medicina prepagada y/o seguro de salud. Respecto a la planilla, en el campo en el cual debe ingresar la deducción, el valor a disminuir mensualmente será el resultado de dividir el valor de los pagos certificados en (12) meses o en el numero de meses al que corresponda el valor pagado.

- Certificación de pagos por dependiente:

La certificación de dependientes que encontrará en la plataforma Compromiso denominado como: "GRF-F-063 – Certificación por Dependientes Contratista" y los documentos anexos a la misma deberán actualizarse siempre que presenten cambios en la situación de sus dependientes a cargo.

Por ejemplo, para el caso de los contratistas que soliciten la deducción de dependientes, los hijos que tengan hasta 18 años no deberán presentar ningún documento adicional al registro civil de nacimiento. Sin embargo, para los hijos que tengan entre 18 y 25 años, deberán suministrar adicionalmente el recibo de pago de la matrícula expedido por instituciones debidamente acreditadas, en el cual conste que el contratistas se encuentra financiando la educación de su hijo en instituciones formales de educación superior certificadas por el ICFES o la autoridad oficial correspondiente.

Los documentos que se adjuntarán únicamente en el primer pago o en la primera planilla en la que decida acogerse al beneficio, junto con la certificación de dependientes son los siguientes:

- Certificación de la cuenta AFC y/o AVC:

Esta certificación corresponde a las sumas depositadas en cuentas de ahorro para el fomento de la construcción (AFC) y cuentas por ahorro voluntario contractual (AVC) abiertas en Organizaciones de la economía solidaria vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia o por la Superintendencia de la Economía Solidaria que realicen préstamos hipotecarios y estén legalmente autorizadas para ofrecer cuentas de ahorro o Establecimientos de crédito vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia.

El valor consignado mensualmente se reportará en la planilla de honorarios y debe corresponder al mismo periodo objeto de cobro, adjuntando el respectivo soporte de pago mes a mes.

- Certificado de la cuenta de aportes voluntarios a fondo de pensión voluntarios y/o aportes voluntarios a fondo de pensiones obligatorias:

Este corresponde a los aportes voluntarios del partícipe independiente a los seguros privados de pensiones, a los fondos de pensiones voluntarias y a los fondos de pensiones obligatorias, administrados por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

El valor consignado mensualmente se reportará en la planilla de honorarios y debe corresponder al mismo periodo objeto de cobro, adjuntando el respectivo soporte de pago mes a mes.

RECOMENDACIONES ADICIONALES PARA LA RADICACIÓN DE LAS CUENTAS

Adicional para la solicitud de trámite de pago es necesario tener en cuenta los siguientes puntos:

- El Ordenador del Gasto deberá remitir, mediante CI por radicar, la solicitud formal adjuntando únicamente el archivo GF de cada contratista para el cual se solicita el pago, debidamente firmado por el contratista y el supervisor. Este CI debe enviarse al correo "Pago Contratistas" creado para cada Regional y/o Centro de Formación. En el caso de la Dirección General, debe radicarse al correo: pagocontratistas 101001@sena.edu.co

- Una vez realizada la obligación, se reenviará el correo al grupo de Tesorería o al responsable de generarla Orden de Pago en cada Regional o Centro de Formación, indicando el número de la obligación correspondiente para cada contratista incluido en el CI radicado por el Ordenador del Gasto.

- Asimismo, en los correos mencionados en el punto anterior se informarán los casos en los que el pago al contratista involucrados fuentes de recursos(propios y nación)y la ejecución por más de un rubro presupuestal. En dicho correo se detallará el valor a afectar por cada fuente de recursos y por cada rubro presupuestal, de manera que la suma total, tanto por fuente como por rubro, corresponda al valor bruto total a pagar al contratista.

- En el CI radicado por el Ordenador del Gasto, se recomienda agrupar a los contratistas que estén bajo una misma supervisión; por lo tanto, es indispensable que los contratistas radiquen sus cuentas a tiempo, teniendo en cuenta que si se presentan fuera del calendario establecido no se garantizará el pago en la fecha prevista. Lo anterior busca consolidar en cada radicado la mayor cantidad de cuentas de contratistas, con el fin de realizar las obligaciones de manera más eficiente.

- Igualmente en el CI por radicar remitido, deberá adjuntarse el siguiente formato consolidado en Excel que contenga la relación de los contratistas para los cuales se está realizando la solicitud de trámite de pago, tal como se muestra a continuación:

Fuente interna

Por favor tener en cuenta todas las directrices impartidas en este documento y divulgarlas con las personas dolientes del proceso en la Dirección General, Regionales y Centros de formación, con el fin de asegurar su adecuada aplicación.

Las cuentas que no cumplan cabalmente con los documentos requeridos y con el envío del archivo establecido en Excel serán devueltas, lo que generará reprocesos y retrasos en el registro y trámite de pago.

Saludos cordiales,

ADRIANA MILENA GASCA CARDOSO

Directora Administrativa y Financiera