CIRCULAR 30 DE 2022
(febrero 15)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
| PARA: | DIRECTORES REGIONALES Y SUBDIRECTORES DE CENTRO |
| ASUNTO: | Agenda Trimestral - Subcomités Regionales de Coordinación de Control Interno |
Agenda cuarto trimestre (octubre, noviembre, diciembre) vigencia 2021
En la condición de responsables del Sistema de Control Interno ante sus respectivas Direcciones Regionales y Centros de Formación, y dando cumplimiento a la Resolución 2303 de 2017 “Por la cual se crean el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y los Subcomités Regionales de Coordinación de Control Interno del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA”, esta Oficina los invita a realizar la sesión del Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno correspondiente al cuarto trimestre de la vigencia 2021, para el cual se agendan los temas a desarrollar, sin perjuicio de que incluyan los temas que consideren pertinentes.
Compromisos Agenda Anterior
1. Revisar los compromisos adquiridos en la agenda anterior (III trimestre vigencia 2021).
Temas Ambiente de Control
2. Reportar el seguimiento y justificación al cumplimiento del presupuesto del tercer trimestre de la vigencia 2021 sujeto de verificación en la Regional y los Centros de Formación.
Los análisis, comentarios y las estrategias de la Regional y los Centros de Formación en materia presupuestal deben estar descritas en el acta. (Incluir las acciones de austeridad del gasto).
3. Evaluar la contribución al logro de los objetivos estratégicos por parte de la Regional con sus Centros de Formación verificando el cumplimiento de metas, las acciones y/o aportes relacionadas con los aceleradores estratégicos Institucionales.
Se debe evidenciar el resultado del avance, las medidas y/o estrategias implementadas, el análisis y los comentarios descritos en el acta, adicional al diligenciamiento como anexo de la matriz Excel adjunta a esta circular.
4. Reportar el resultado del seguimiento a la Resolución 03069 de 2008: Cumplimiento de las visitas de vigilancia y control de la actividad contractual de los Centros de Formación, que debe realizar el Director de la Regional, en virtud del artículo 1 de la Resolución 03069 de 2008, cuya lista de chequeo fue actualizada mediante Resolución 2882 del 29 de diciembre de 2016.
Las actas de verificación y listas de chequeo, así como los hallazgos específicos que se hayan evidenciado, realizados en el cuarto trimestre de la vigencia 2021 deben ser cargadas en la Plataforma CompromISO como “Desarrollo” del acta con el visto bueno o aprobación del Director Regional.
5. Analizar los resultados de los informes presentados por la Oficina de Control Interno, especialmente lo correspondiente al Informe de Evaluación de Gestión por Dependencias, PQRS y Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, así como al Informe de Seguimiento y Control a las actividades de rendición de cuentas que hacen parte de los componentes del PAAC, evaluando el impacto frente a la mejora de la Regional y Centros de Formación
(Informes de Ley - https://www.sena.edu.co/es-co/transparencia/Paginas/Controlinterno.aspx e informes de auditoría interna).
6. Reportar el seguimiento realizado a las PQRSD por parte de la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas en términos de cumplimiento normativo, si existen PQRSD sin gestionar definir la causa que generó este incumplimiento y determinar las acciones contempladas para mitigar la causa raíz que lo originó.
El reporte deberá ser presentado en archivo Excel con el detalle de las acciones adelantadas para la solución de las PQRSD, vencidas, próximas a vencer y en trámite. Los resultados obtenidos del análisis deben estar como soporte del acta. (https://www.sena.edu.co/es- co/ciudadano/Paginas/pqrs.aspx#informes )
Temas Evaluación del Riesgo
7. Presentar los resultados del análisis de los factores internos y externos, los cambios en el entorno y si esto permitió la identificación de nuevos riesgos.
Los resultados obtenidos del análisis (Matriz DOFA), deben estar descritos en el acta.
Temas actividades de Control
8. Realizar el seguimiento a los riesgos (proceso y corrupción), al diseño de controles (identificando: los responsables segregación de funciones, propósito, periodicidad, tratamiento en caso de desviaciones ejecución de ejecución del control). Las acciones tomadas por la Regional y Centros de Formación deben estar descritas en el acta.
Temas Actividades de Monitoreo
9. Revisar el estado del cumplimiento del (los) Plan (es) de Mejoramiento resultado de las Auditorías Internas de Gestión y Contraloría General de la República y tomar las acciones que sean pertinentes.
Registrar en el acta el avance de las observaciones y hallazgos y las dificultades presentadas para su cumplimiento. Las evidencias que soportan el avance de las observaciones y hallazgos deben ser cargadas en la Plataforma CompromISO al igual que debe quedar registro de su seguimiento.
Conclusiones y recomendaciones
10. Mencionar estrategias encaminadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno realizadas por los Centros de Formación y la Regional.
El análisis, comentarios y las estrategias a tomar por la Regional y los Centros que deben quedar documentadas en acta.
11. Proposiciones y varios. En este punto las Regionales desarrollarán además los temas que son pertinentes en su gestión.
Adelantado el comité y a partir de la fecha, en cumplimiento de los lineamientos institucionales tenga en cuenta las siguientes indicaciones:
- El registro del acta se realizará en la Plataforma CompromISO, Módulo de actas - Tipo de Reunión: Comités Regionales y Reunión: Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno.
- Los soportes que evidencian cada punto deben estar cargados igualmente en la plataforma como desarrollo del acta, nombrados y enumerados de acuerdo con el punto de la agenda referido en la presente circular.
- Es importante resaltar que el Secretario Técnico o Secretario del Subcomité debe ser la última persona en generar la aprobación del acta, teniendo en cuenta que debido a su rol genera un cambio de estado del acta en la plataforma CompromISO pasando de Desarrollada a Aprobada, inhabilitando a los asistentes faltantes por aprobación.
Nota: Para que el subcomité sea evaluado por la Oficina de Control Interno como “Cumplido”, el acta debe registrar las siguientes condiciones:
1) . Tener la aprobación en el sistema CompromISO del Director Regional (Registrar en los comentarios los casos en los que se presente novedad de Director Encargado)
2) . Registrar en CompromISO el estado del acta como “Aprobada”.
Para dar cumplimiento al cronograma establecido, se solicita realizar la sesión del subcomité en un plazo de diez (10) días hábiles, así:
| ACTIVIDAD | FECHA |
| Inicio del desarrollo del Subcomité | 21 de febrero del 2022 |
| Registro del acta y cargue de evidencias en la Plataforma CompromISO | Máximo 04 de marzo de 2022 |
Frente a cualquier inquietud por favor comunicarse con la con la Auditora Cindy Katherine Herrera Ramos al correo electrónico cherrerara@sena.edu.co_o a través de la herramienta Teams.
RAÚL EDUARDO GONZÁLEZ GARZÓN
Jefe Oficina de Control Interno
