CIRCULAR 34 DEL 2025
(febrero 5)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Bogotá D.C. 05 de febrero de 2025
| Para: | Directores Regionales |
| Asunto: | Agenda Trimestral - Subcomités Regionales de Coordinación de Control Interno |
Agenda seguimiento cuarto trimestre (octubre, noviembre, diciembre) vigencia 2024
En la condición de responsables del Sistema de Control Interno ante sus respectivas Direcciones Regionales y Centros de Formación, y dando cumplimiento a la Resolución 2303 de 2017 (,..)"Por la cual se crean el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y los Subcomités Regionales de Coordinación de Control Interno del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA"(...), esta Oficina los invita a realizar la sesión del Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno correspondiente al cuarto trimestre de la vigencia 2024, para el cual se agendan los temas a desarrollar, sin perjuicio de que incluyan los temas que consideren pertinentes.
Solicitud inicial Oficina de Control Interno:
El jefe de la Oficina de Control Interno asistirá de manera aleatoria y presencial al desarrollo del Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno cuarto trimestre de 2024. Según lo anterior, las Direcciones Regionales deben reportar a esta dependencia la fecha y hora en que se llevará a cabo el Subcomité, atendiendo las fechas establecidas en la presente Circular.
Nota: Diligenciar por la Dirección Regional la información requerida a través del formato FORMS https://forms.office.eom/r/JJG7lutiP7 el cual debe ser diligenciado a más tardar el 12 de febrero de 2025 antes de medio día. Esta solicitud hará parte del proceso de evaluación del Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno.
Desarrollo de la Agenda:
1. Revisar y registrar en el acta correspondiente los compromisos adquiridos en la agenda anterior (III trimestre vigencia 2024), indicando el avance y/o desarrollo de estos.
Por otro lado, el desarrollo del Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno tercer trimestre deberá ser grabado a través de TEAMS y registrado a través de tres (3) fotografías, evidencias que deben ser adjuntas al proceso con la fecha en que se llevó a cabo el subcomité.
2. Reportar el seguimiento y justificación al cumplimiento del presupuesto del tercer trimestre de la vigencia 2024 sujeto de verificación en la Regional y los Centros de Formación.
Los análisis, comentarios y las estrategias de la Dirección Regional y los Centros de Formación en materia presupuestal deben estar descritas en el acta, así como, incluir las acciones de austeridad del gasto según la normatividad vigente.
Nota: Diligenciar por Dirección Regional y Centros de Formación, la información requerida en la pestaña "2. PRESUPUESTO", del Excel adjunto "MATRIZSUBCOMITÉ".
3. Reportar el seguimiento y justificación al cumplimiento en la ejecución del presupuesto asignado para Materiales de Formación del cuarto trimestre de la vigencia 2024, para la Regional y Centros de formación.
Los análisis, comentarios y las estrategias de la Dirección Regional y los Centros de Formación en materia presupuestal relacionados con materiales de formación deben estar descritas en el acta.
Nota: Diligenciar la información requerida en la pestaña "3. MATERIALES DE FORMACIÓN", del Excel adjunto a esta circular "MATRIZ SUBCOMITÉ".
4. Evaluar la contribución al logro de los objetivos estratégicos por parte de la Regional con sus Centros de Formación verificando el cumplimiento de metas, aportes al cumplimiento de proyectos estratégicos.
Se debe evidenciar el resultado del avance, las medidas y/o estrategias implementadas, el análisis y los comentarios descritos en el acta.
5. En virtud del cumplimiento de la legislación vigente y en especial la observancia de los principios contenidos en la Ley 80 de 1993, modificada parcialmente por la Ley 1150 de 2007, sus decretos reglamentarios y demás directrices y disposiciones vigentes sobre la materia, así como las normas vigentes en materia de celebración de convenios, contratos bienes, obras y servicios en ejecución de los recursos de que trata la Ley 344 de 1996; reportar el resultado del seguimiento a los controles de la actividad contractual de la Dirección Regional y Centros de Formación que debe realizar el Director Regional, los soportes de la verificación realizada, así como los hallazgos específicos evidenciados en el tercer trimestre de la vigencia 2024, los cuales deben ser cargadas en la plataforma Compromiso como "Desarrollo" del acta con el visto bueno o aprobación del Director Regional.
Nota: Diligenciar por Dirección Regional y Centros de Formación, la información requerida en la pestaña "5. CONTRATOS", del Excel adjunto "MATRIZ SUBCOMITÉ".
6. Efectuar análisis de los informes presentados por la Oficina de Control Interno, cuando aplique, indicando el impacto y acciones que sirvan de insumo para identificar mejoras en la regional las cuales deben estar descritas en el acta.
Fuente: https://www.sena.edu.co/es-co/transparencia/Paginas/Controlinterno.aspx
7. Con base en el reporte realizado a las PQRSD por parte de la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas, verificar y reportar si existen PQRSD sin gestionar, definir la causa que generó este incumplimiento y determinar las acciones contempladas para mitigar la causa raíz que lo originó.
El reporte deberá ser presentado en archivo Excel con el detalle de las acciones adelantadas para la solución de las PQRSD, vencidas, próximas a vencer y en trámite. Los resultados obtenidos del análisis deben estar como soporte del acta.
Fuente: https://www.sena.edu.co/es-co/ciudadano/Paginas/pqrs.aspx
Nota: Diligenciar por Dirección Regional y Centros de Formación, la información requerida en la pestaña "7. PQRSD", del Excel adjunto "MATRIZSUBCOMITÉ"
8. Realizar el monitoreo a los riesgos tanto de gestión como de corrupción, así como al diseño de controles, identificando', los responsables y segregación de funciones, propósito, periodicidad, tratamiento en caso de desviaciones ejecución del control. De igual manera las acciones tomadas por la Regional y Centros de Formación deben estar descritas en el acta, adicional a las evidencias del monitoreo realizado.
9. Con el objetivo que los gerentes públicos conozcan y tomen acciones relacionadas con los planes de mejoramiento a fin de llegar al cierre del 100% para cada uno de ellos a 31 de diciembre de 2024, esta Oficina solicita:
Seguimiento trimestral a nivel regional del (los) Plan (es) de mejoramiento resultado de las auditorías realizadas por la Contrataría General de la República - CGR, las evidencias que soportan el avance de los hallazgos deben ser cargadas en la Plataforma Compromiso al igual que debe quedar registro de su seguimiento, como lo son las actas de comités primarios que se consolide el resultado de seguimiento o soportes que den cuenta que se realizó el seguimiento en el trimestre.
10. Seguimiento trimestral a nivel de la Dirección Regional y Centros de Formación del (los) plan(es) de mejoramiento resultado de las auditorías internas de gestión - AIG, las evidencias que soportan el avance de las observaciones deben ser cargadas en la plataforma CompromISO al igual que debe quedar registro de su seguimiento, como lo son las actas de comités primarios que se consolide el resultado de seguimiento o soportes que den cuenta que se realizó el seguimiento en el trimestre.
11. Reporte de los avances de las acciones de mejora con corte al 31 de diciembre de 2024 a nivel regional del (los) plan(es) de mejoramiento resultado de las auditorías realizadas por la Contrataría General de la República - CGR que se encuentren en estado "EN PROCESO Y SEGUIMIENTO", los cuales deben ser registrados en el acta.
Nota: Diligenciar por Dirección Regional y Centros de Formación la información requerida en la pestaña "11. P.M CGR", del Excel adjunto "MATRIZ SUBCOMITÉ"
12. Reporte de los avances de las acciones de mejora con corte al 31 de diciembre de 2024 a nivel de la Dirección Regional y Centros de Formación del (los) Plan(es) de Mejoramiento resultado de las auditorías internas de gestión - AIG que se encuentren en estado "EN PROCESO Y SEGUIMIENTO", los cuales deben ser registrados en el acta.
Nota: Diligenciar por Dirección Regional y Centros de Formación suscritos la información requerida en la pestaña "12. P.M AIG", del Excel adjunto a esta circular "MATRIZ SUBCOMITÉ.
13. Seguimiento y justificación de las estrategias encaminadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno realizadas por los Centros de Formación y la Regional, a través de las modificaciones del Plan Anual de Adquisiciones - PAA, frente a la contratación de instructores y compra de materiales de formación deben quedar especificadas y documentadas en las actas de seguimiento estratégico.
14. Los directores de cada regional deberán firmar el Anexo 1 incluido en esta circular, en constancia de la validación realizada a la información diligenciada en la "Matriz Subcomité" y debe ser cargada en PDF en el segmento evidencia del módulo de actas de la plataforma Compromiso.
Conclusiones y recomendaciones
15. Proposiciones y varios: En este punto las Regionales desarrollarán además los temas que son pertinentes en su gestión.
Adelantado el comité y a partir de la fecha, en cumplimiento de los lineamientos institucionales tenga en cuenta las siguientes indicaciones:
- El registro del acta se realizará en la Plataforma CompromISO, Módulo de actas - Tipo de Reunión: Comités Regionales v Reunión: Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno.
- Los soportes que evidencian cada punto deben estar cargados igualmente en la plataforma como desarrollo del acta, nombrados y enumerados de acuerdo con el punto de la agenda referido en la presente circular.
- Los directores de cada regional deberán firmar el Anexo 1 a esta circular, en constancia de la validación realizada a la información diligenciada en la "Matriz Subcomité" y debe ser cargada en PDF en el segmento evidencia del módulo de actas de la plataforma Compromiso.
- Es importante resaltar que el secretario técnico o Secretario del Subcomité debe ser la última persona en generar la aprobación del acta, teniendo en cuenta que debido a su rol genera un cambio de estado del acta en la plataforma Compromiso pasando de Desarrollada a Aprobada, inhabilitando a los asistentes faltantes por aprobación.
- La Oficina de Control Interno realizará un seguimiento detallado a las recomendaciones realizadas en el Informe "Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno III trimestre 2024", con el fin de asegurar que hayan sido corregidas y tomadas las acciones oportunas y apropiadas.
Nota: Para que el Subcomité sea evaluado por la Oficina de Control Interno como "Cumplido" en la primera fase de evaluación, el acta debe registrar las siguientes condiciones:
A. Tener la aprobación en el sistema CompromISO del director regional (Registrar en los comentarios los
casos en los que se presente novedad de Director Encargado)
B. Registrar en Compromiso el estado del acta como "Aprobada".
Para dar cumplimiento al cronograma establecido, se solicita realizar la sesión del Subcomité en un plazo de cinco
(5) días hábiles, así:
| ACTIVIDAD | FECHA |
| Registro en form de la fecha de desarrollo del Subcomité | Hasta el 12 febrero 2025 |
| Inicio del desarrollo del Subcomité | Desde el 18 febrero 2025 |
| Registro del acta y cargue de evidencias en la Plataforma Compromiso | Hasta el 24 febrero 2025 |
Frente a cualquier inquietud por favor comunicarse con la con la Auditora Yurany Stefanny Galindo Fierro al
correo electrónico ysgalindo@sena.edu.co a través de la herramienta Teams.
Cordialmente,
JUAN FELIPE RUEDA GARCÍA
Jefe de la Oficina de Control Interno
En atención a los lineamientos establecidos en la circular emitida por parte de la oficina de control interno para el cuarto trimestre de la vigencia 2024 y lo establecido en la Resolución SENA 2303 del 2017 en el artículo 7 "INTEGRACIÓN. El Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno estará integrado por: 1. El Director de la respectiva Regional y la Dirección del Distrito Capital quienes lo presidirán"; se solicita al responsable de presidir el Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno diligenciar la información requerida en las páginas del Excel "Matriz Subcomité":
2. PRESUPUESTO
3. MATERIALES DE FORMACIÓN
5. CONTRATOS
7. PQRSD
11. P.M CGR
12. P.M AIG
Una vez se diligencie la información en cada una de las páginas mencionadas, el director regional certifica que la información registrada fue validada y corresponde al cuarto trimestre (octubre, noviembre y diciembre) de la vigencia 2024.
FIRMAVo/Bo. Director Regional
Nota: Una vez firmado el Anexo 1 debe ser cargado en PDF en el segmento evidencia del módulo de actas de la plataforma CompromISO como constancia de la validación realizada por parte del director regional.
