CIRCULAR 35 DEL 2025
(febrero 6)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
| Para: | Directores Regionales, Subdirectores de Centro, Coordinadores de los Grupos Regionales de Gestión del Talento Humano y Coordinadores de los Grupos de Apoyo Administrativo Mixto. |
| Asunto: | Lineamientos para la adquisición y entrega de la Dotación para Trabajadores Oficiales 2025. |
Reciban un cordial y efusivo saludo.
La Secretaría General, a través del Grupo de Gestión del Talento Humano, emite los siguientes lineamientos para la adquisición y entrega de la dotación para los Trabajadores Oficiales a nivel nacional, para la vigencia 2025.
Estos lineamientos tienen como objetivo principal promover la planeación estratégica de la gestión del talento humano, optimizar los recursos disponibles y fomentar buenas prácticas en la gestión de los procesos relacionados con el talento humano.
En consecuencia, le solicito a todos los responsables del proceso de adquisición y entrega de la dotación de los Trabajadores Oficiales en las Direcciones Regionales, Centros de Formación y la Dirección General, cumplir los siguientes lineamientos de manera oportuna, aplicando la normatividad vigente:
1. ADQUISICIÓN DE DOTACIÓN PARA TRABAJADORES OFICIALES.
El artículo 79 de la Convención Colectiva de Trabajo 2003 - 2004[1], dispone:
“ARTÍCULO 79. DOTACIONES. El SENA dotará de ropa adecuada de trabajo y de buena calidad al personal de trabajadores oficiales y con tal motivo éstos, a través del Sindicato SINTRASENA, tendrá derecho a participar en la redacción del pliego de condiciones y calidad de las licitaciones correspondientes a la adquisición de dicha dotación y, a su vez, el representante del Sindicato deberá estar presente en el momento en que los proveedores hagan entrega del pedido al SENA, dejando la respectiva constancia. Esta dotación se hará anualmente así:
a) A las aseadoras, meseras y auxiliares de cocina: cinco (5) vestidos de calle y dos (2) delantales por año. Para los hombres: cinco (5) pantalones, cinco (5) camisas y dos (2) batas por año.
Cuatro (4) pares de zapatos de cuero.
b) Auxiliares de enfermería:
Cinco (5) batas o cinco (5) camisas y cinco (5) pantalones por año. Cuatro (4) pares de zapatos por año. Cinco (5) pares de medias por año.
c) Conductores:
Cuatro (4) vestidos por año. Dos (2) pares de zapatos por año. Tres (3) overoles por año. Tres (3) camisas por año.
d) Al personal de mantenimiento, en su especialidad, como oficiales de mantenimiento, operarios de mantenimiento, ayudantes de mantenimiento, tractoristas, trabajadores calificados, trabajadores de campo, operarios de almacén, jardineros y operarios de jardinería:
Cinco (5) camisas por año. Cinco (5) pantalones por año. Cuatro (4) pares de zapatos por año. Dos (2) overoles por año..." (Negrillas y Subrayado fuera de texto).
Para la adquisición de la dotación de Trabajadores Oficiales, todas las Regionales deben dar cumplimiento al “Acta de interpretación” del 24 de mayo del 2022 con sus fichas técnicas anexas, que les remito con la presente Circular.
Respecto a la modalidad de contratación, se debe aplicar los lineamientos de la Circular No. 32022-000044 del 28 de febrero del 2023, así como el “Acta de interpretación de la Convención Colectiva de Trabajo vigente” suscrita el 17 de febrero de 2017 entre el SENA y SINTRASENA, en la cual se acordó que “La adquisición de la dotación (...) deberá hacerse a través de un proceso único y exclusivo para los trabajadores oficiales en cada regional”.
2. CRONOGRAMA PARA LA ADQUISICIÓN Y ENTREGA DE LA DOTACIÓN A TRABAJADORES OFICIALES.
Las Regionales deben agilizar las gestiones administrativas y trámites contractuales necesarios para garantizar la adquisición y entrega oportuna de la dotación de los Trabajadores Oficiales, cumpliendo con el siguiente cronograma:
| Actividades | Fecha |
| Primera reunión del Comité de Dotación de Trabajadores Oficiales: - Presentación del informe de compra y entrega de Dotación 2024 - Caracterización de la necesidad de contratación 2025 y revisión de estudios previos. La definición de la modalidad de contratación la realizará el ordenador del gasto con base en la Circular 3-2022-000044 de 2023 | A más tardar el 7 de febrero del 2025 |
| ETAPA PRECONTRACTUAL | |
| Solicitudes de cotizaciones, elaboración de estudios previos, análisis del sector, publicación del proceso | A más tardar el 3 de marzo de 2025 |
| Adjudicación del proceso contractual | A más tardar el 30 de abril de 2025 |
| ETAPA CONTRACTUAL | |
| Segunda reunión del Comité de Dotación de Trabajadores Oficiales: Informe de los avances del proceso de contratación | A más tardar el 8 de mayo del 2025 |
| Trámite del contrato, aprobación de pólizas y acta de inicio | A más tardar el 16 de mayo de 2025 |
| Tercera reunión del Comité de Dotación de Trabajadores Oficiales: Informe de la contratación | A más tardar el 30 de mayo de 2025 |
| Entrega delos elementos adquirido sal SENA por parte del(os) contratista(s): El representante del Sindicato deberá estar presente en el momento en que los proveedores hagan entrega de los bienes al SENA, dejando la respectiva constancia | A más tardar el 27 de junio del 2025 |
| Entrega de las prendas a los Trabajadores Oficiales | A más tardar el 15 de julio de 2025 |
| Cuarta reunión del Comité de Dotación de Trabajadores Oficiales: Informe de Entrega de la Dotación de Trabajadores Oficiales 2025 | A más tardar el 30 de julio de 2025 |
En el evento que alguna Regional no ejecute las actividades dentro del plazo establecido, deberá informar de manera inmediata al Grupo de Gestión del Talento Humano de la Secretaría General las razones justificadas, mediante comunicación radicada.
3. COMITÉS DE DOTACIÓN.
El artículo 7 de la Convención Colectiva de Trabajo 2003 - 2004[2], señala:
“ARTÍCULO 7. COMISIÓN Y COMITÉS CONVENCIONALES.
En el SENA funcionarán, tanto en la Dirección General como en las regionales, los siguientes comités: a. Un Comité de concursos, salarios, capacitación y vivienda, que en la Convención Colectiva se denominará Comité Convencional.
b. Una Comisión de Reclamos.
PARÁGRAFO 1o. El Comité de Dotaciones estará compuesto por tres (3) miembros en representación de los trabajadores, nombrados a través de SINTRASENA, en la Dirección General y en las regionales, quienes actuarán de conformidad con lo establecido por el artículo 79 de la presente Convención Colectiva”. (Negrillas y subrayado fuera de texto original).
Dada la importancia de la participación del “Comité de Dotaciones” en los procesos de adquisición de la dotación de los Trabajadores Oficiales, las Regionales deben garantizar el funcionamiento y la participación de esa instancia, especialmente de los representantes de SINTRASENA, en las actividades que señala la Convención Colectiva. De dicha actuación deberá suscribirse la respectiva acta y su cargue en el drive: https://bit.ly/3NBrrzK. Las Regionales podrán realizar reuniones adicionales que consideren pertinentes para garantizar la participación de todos los integrantes del Comité de Dotación durante el proceso de adquisición y entrega.
Los Comités de Dotación solo aplican para la dotación de trabajadores oficiales y tienen naturaleza y regulación distinta a los Comités de Ropa de Trabajo, por lo cual, a este último no le es aplicable lo dispuesto en la presente Circular.
4. SEGUIMIENTO AL PROCESO DE ADQUISICIÓN Y ENTREGA DE LA DOTACIÓN.
Con el fin de realizar el seguimiento al proceso de adquisición y compra de la dotación para trabajadores oficiales vigencia 2025, y rendir los informes consolidados sobre el tema a nivel nacional, cada Director Regional y Subdirector de Centro que haga sus veces, debe reportar la información de cada uno de los avances del proceso, en la matriz que aparece en el enlace: https://bit.ly/3p8nf0c, para lo cual deben tener en cuenta el cronograma indicado en esta Circular para cada una de las actividades que deben realizar.
5. LINEAMIENTOS FINALES.
Los comités, coordinadores, proveedores, y demás actores que participen en el proceso de adquisición de la dotación no podrán modificar las fichas técnicas del acta de interpretación del 24 de mayo del 2022.
La entrega de la dotación 2025 deberá realizarse a través del Almacén e Inventario de cada Regional, con la respectiva nota de ingreso, así como la nota de salida suscrita por cada uno de los Trabajadores Oficiales, en la que conste cada una de las prendas entregadas y el recibido a satisfacción.
La Secretaría General elaboró un repositorio de las normas aplicables al proceso de dotación, para consulta y aplicación de todas las Regionales, en el enlace: https://bit.ly/3NxPGif
Las inquietudes sobre esta circular y el diligenciamiento de los drives serán atendidas a través del correo electrónico: ldurangoc@sena.edu.co.
Cordialmente,
KATERINE GRIMALDOS ROBAYO
Secretaria General
1. Convención Colectiva 2004. Consulta:
https://normograma.sena.edu.co/normograma/docs/convencioncolectiva sintrasena pr001.htm#79
2. Convención Colectiva 2004. Consulta:
https://normograma.sena.edu.co/normograma/docs/convencioncolectiva sintrasena pr001.htm#79
