CIRCULAR 36 DEL 2025
(febrero 12)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Bogotá D.C.,
| Para: | Directores de Área, Jefes de Oficina, Coordinadores Dirección General, Directores Regionales, Subdirectores de Centro, Coordinadores de Grupo de Apoyo Administrativo y Cuentadantes. |
| Asunto: | Lineamientos tramite reclamaciones de seguros 2025 |
Respetada comunidad SENA, reciban un cordial saludo.
El SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA es una Entidad adscrita al Ministerio de Trabajo, cuya responsabilidad de conformidad con lo establecido en la Ley 119 de 1994 “por la cual se reestructura el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, se deroga el Decreto 2149 de 1992 y se dictan otras disposiciones”, es cumplir con la función que le corresponde al Estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos; ofreciendo y otorgando formación profesional integral, para la incorporación y el desarrollo de las personas en actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, económico y tecnológico del país, las cuales deben ajustarse a los objetivos trazados por el Gobierno Nacional.
Así mismo, el artículo 2 de la Constitución Política de Colombia, establece como fines del estado “servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; (...)" (Cursiva Fuera de Texto).
De igual forma, el artículo 209 de la misma Carta Maga, establece los principios que rigen la función administrativa en los siguientes términos: (...) La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.
Con el fin de dar cumplimento a lo anterior, el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, para llevar a cabo su misión institucional, tiene a su cargo bienes muebles e inmuebles de carácter propio, en comodato y/o en arrendamiento, los cuales deben mantenerse en óptimas condiciones y asegurados, así como los elementos e instalaciones generales de los inmuebles también se deben conservar en buen estado para garantizar la adecuada prestación de los servicios para aprendices, funcionarios, contratistas y visitantes que concurren diariamente en las instalaciones de la entidad. Para tal fin, el Decreto 403 de 2020 en su artículo81literal b), establece como conducta sancionable el “Omitir o no asegurar oportunamente fondos, valores o bienes o no lo hicieren en la cuantía requerida, teniendo el deber legal, reglamentario, contractual o estatutario de hacerlo”.
A su vez, el artículo 62 de la Ley 45 de 1990 señala: "Todos los seguros requeridos para una adecuada protección de los intereses patrimoniales de las entidades públicas y de los bienes pertenecientes a las mismas o de las cuales sean legalmente responsables, se contratarán con cualquiera de las compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en el país (...)"
Por otra parte, el artículo 107 de la Ley 42 de 1993, estipula que "Los órganos de control fiscal verificaran que los bienes del Estado estén debidamente amparados por una póliza de seguros o un fondo especial creado para tal fin, pudiendo establecer responsabilidad fiscal a los tomadores, cuando las circunstancia los ameriten."
También debe indicarse que el aseguramiento de bienes e intereses del Estado constituye un deber de salvaguarda a cargo de los servidores públicos, en virtud de lo establecido en el numeral 22 del artículo 38 del Decreto 1952 de 2019 que dicta como deber de todo servidor público (...) “Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados." La misma Ley en el numeral 1 del artículo 62 establece que es falta relacionada con la moralidad pública "Dar lugar a que por culpa gravísima se extravíen, pierdan o dañen bienes del Estado o a cargo del mismo, o de empresas o instituciones en que este tenga parte o bienes de particulares cuya administración o custodia se le haya confiado por razón de sus funciones, en cuantía igual o superior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales.", también son faltas relacionadas con la hacienda pública lo indicado en el numeral 13 del artículo 57 del decreto 1952 de 2019 que dice "No asegurar por su valor real los bienes del Estado ni hacer las apropiaciones presupuestales pertinentes".
Se concluye entonces que quienes administran y tienen el control sobre los bienes públicos, les asiste el deber de tomar todas las medidas necesarias para evitar la pérdida o deterioro de estos. Infiriéndose que se pretende satisfacer, de manera general, acorde con las disposiciones constitucionales y legales vigentes, el amparo los bienes e intereses patrimoniales, de propiedad del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y de aquellos por los que sea o fuere legalmente responsable o le corresponda asegurar en virtud de disposición legal o contractual, es necesario hacerlo a través de la celebración de contratos de seguros como herramienta jurídica ofrecida por el ordenamiento legal colombiano.
Es entonces necesario, acudir a la definición del contrato de seguro contenida en el artículo 1036 del Decreto 410 de 1971 la cual lo define como “(...) un contrato consensual, bilateral, oneroso, aleatorio y de ejecución sucesiva” y a los elementos esenciales de dicho contrato expuestos en el artículo 1045 ibidem establecidos en los siguientes términos: “Son elementos esenciales del contrato de seguro: 1) El interés asegurable; 2) El riesgo asegurable; 3) La prima o precio del seguro, y 4) La obligación condicional del asegurador. En defecto de cualquiera de estos elementos, el contrato de seguro no producirá efecto alguno”.
Ya en el marco institucional, la Resolución No 442 del 2005 “Por la cual se crean Grupos de Apoyo Administrativo en los Centros de Formación Profesional, se crean Grupos de Atención en Subsedes de Centros, se determina la conformación y funciones de estos Grupos y se dictan otras disposiciones” establece dentro de sus competencias funcionales en el artículo 5o Funciones del Grupo de Apoyo Administrativo:
Son funciones del Grupo de Apoyo Administrativo las siguientes:
IV. BIENES, SERVICIOS Y LOGÍSTICA,
(...) literal, b. Mantenimiento y servicios generales:
Numeral 5. “Reportar a la Dirección Administrativa y Financiera cualquier acto o hecho que afecte la propiedad o posesión de los bienes inmuebles del SENA o que la entidad tenga a cargo por convenios, arrendamientos, alianzas, etc.”
En concordancia con lo anterior, se establecen los siguientes lineamientos que deberán ser atendidos por las diferentes dependencias del Servicios Nacional de Aprendizaje SENA, para las solicitudes de reclamación respecto de las pólizas que amparan los contratos de seguros vigentes en la Entidad:
1. A partir de la fecha, toda solicitud de inicio de reclamación de la entidad, deberá ser radicada mediante comunicación oficial a través del aplicativo ONBASE (Comunicación Interna), por parte de la Coordinación del Grupo de Apoyo Administrativo, a la Coordinación del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección General, con el fin de generar el número de radicado y número interno SENA (NIS), para contar con la trazabilidad de la solicitud y hacer el seguimiento respectivo a las reclamaciones. En caso de que el funcionario asignado en la Coordinación del Grupo de Apoyo Administrativo se encuentre impedido por alguna situación, las solicitudes deberán ser remitidas por el Ordenador del Gasto en cada dependencia.
2. Frente a las solicitudes de reclamación remitidas por correo electrónico desde el 01 de enero del 2025 a la fecha de expedición de la presente circular, se informa que las mismas deben ser radicadas a la Coordinación del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección General mediante comunicación oficial a través del aplicativo ONBASE (O en su defecto el aplicativo que lo reemplace), de lo contrario, se entiende que el centro de formación o dependencia desiste del trámite de reclamación. Esta radicación deberá realizarse dentro de los ocho (8) días siguientes a la comunicación de la presente circular.
3. Junto con el aviso de siniestro por parte de las dependencias del SENA se deben allegar los siguientes documentos según cada caso:
A. DOCUMENTOS REQUERIDOS EN CASO DE DAÑOS A LA INFRAESTRUCTURA
1) Formato Modo, Tiempo y Lugar (GIL-F-002), debidamente
firmado por el cuentadante y el Ordenador del Gasto.
2) Registro Fotográfico.
3) Dos (02) Cotizaciones en las cuales se puedan evidenciar y soportar precios de mercado que permitan identificar valores promedio de los daños ocasionados a la infraestructura.
B. DOCUMENTOS REQUERIDOS EN CASO DE DAÑOS DE EQUIPOS/MAQUINARIAS Y DEMÁS ELEMENTOS PPYE:
1) Formato Modo, Tiempo y Lugar (GIL-F-002), debidamente firmado por el cuentadante y el Ordenador del Gasto.
2) Informe Técnico donde se establezca la causal y gravedad de los daños ocasionados al bien, si requiere cambio de piezas y/o reparación, o si se requiere el reemplazo total del bien afectado.
3) Registro Fotográfico.
4) Nota de Entrada al almacén de los bienes siniestrados.
5) Dos (02) Cotizaciones en las cuales se puedan evidenciar y soportar precios de mercado que permitan identificar valores promedio de los arreglos necesarios o de los bienes a reponer (Según sea le caso).
C. DOCUMENTOS REQUERIDOS EN CASO DE HURTO:
1) Formato Modo, Tiempo y Lugar (GIL-F-002), debidamente firmado por el cuentadante y el Ordenador del Gasto.
2) Denuncia interpuesta ante la entidad competente por el cuentadante siniestrado, informando y relatando los hechos del presunto hurto.
3) Nota de Entrada al almacén de los bienes siniestrados.
4) Cuenta de Responsabilidad.
5) Dos (02) Cotizaciones en las cuales se puedan evidenciar y soportar precios de mercado que permitan identificar valores promedio de los bienes hurtados.
Nota 1: Para todos los casos los informes técnicos deberán ser generado por el personal idóneo como son: La mesa de Servicios del SENA o Líder Tic's, Proveedor especializado, Instructor o Técnico especializado en el campo.
Nota 2: Para todos los casos las cotizaciones aportadas deberán ser verificadas previamente por la dependencia solicitante, con el fin de garantizar que los bienes o servicios de reparación cotizados cumplan con las características y requisitos técnicos mínimos de los bienes siniestrados.
Nota 3: Para las reclamaciones de hurto se deberá tener en cuenta lo establecido en la Guía de Manejo ante Pérdida, hurto o daño de bienes del SENA o de terceros a cargo de la Entidad
4. En el caso que la dependencia radique a la Coordinación del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección General, el aviso de siniestro y se evidencie la falta de alguno de los documentos requeridos para el reporte del siniestro en cada caso, se le comunicará dicha situación a la dependencia solicitante y está contará con un máximo de 10 días hábiles contados a partir del día siguiente a la comunicación para allegar la documentación pendiente, de lo contrario, en caso de exceder dicho plazo y no remitir la documentación requerida en su totalidad y con las condiciones exigidas se entenderá como desistida la reclamación y se procederá con el aviso correspondiente al área de Control Interno para iniciar el proceso disciplinario y/o fiscal a que haya lugar.
5. En los casos en que la compañía de seguros a través del corredor de seguros solicite documentación adicional para continuar con el estudio de la reclamación, el Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección General solicitará mediante comunicación interna ONBASE a la dependencia solicitante allegar en un término máximo de cinco (5) días hábiles contados a partir del día siguiente a la radicación de la comunicación respectiva la documentación necesaria para continuar con el proceso.
6. En los casos de siniestros que afecten infraestructura y requieran obras para su reconstrucción, una vez sea reconocido el siniestro por parte de la compañía de seguros y se conozca el valor a indemnizar, deberá solicitarse la respectiva aprobación a la Dirección Administrativa y Financiera para proceder con la gestión contractual correspondiente para su reconstrucción.
7. Para los casos de reclamación que presenten deducibles en la liquidación de la indemnización por parte de las aseguradoras (anteriores y posteriores a la expedición de la presente circular), se autoriza de manera general la indemnización mediante el recaudo a través del Tesoro Nacional. Sin embargo, dependiendo del grado de afectación del siniestro se podrá exceptuar y autorizar la reposición de elementos, maquinarias y/o bienes en los casos específicos que sean analizados por parte de la Dirección Administrativa y Financiera.
8. Una vez las dependencias de la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación a nivel nacional reciban por parte del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones, la liquidación efectuada por la aseguradora y que por condiciones especiales requieran la reposición de los bienes y/o obras, cuentan con un máximo de cinco (5) días hábiles contados a partir del día siguiente del recibido de la comunicación para radicar la solicitud formal al Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones justificando las razones para dicha reposición, así mismo, internamente se realizará el proceso verificación y justificación solicitando la autorización de la Dirección Administrativa y Financiera, si cumple con la excepción descrita en el numeral anterior. La respuesta será notificada formalmente a la dependencia solicitante autorizando la reposición de los bienes, en caso contario solo se autorizará la indemnización mediante el recaudo a través del Tesoro Nacional.
9. Con el fin de mantener informadas a las Dependencias de la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación a nivel nacional, el Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones, mediante comunicación interna ONBASE, se remitirá el enlace donde reposará la copia de las pólizas de seguro vigentes de la Entidad
10. Todas las dependencias de la entidad a nivel nacional deberán atender los lineamientos aquí expuestos, bajo ninguna causal se dará inicio o continuidad a la reclamación si la misma no se realiza de conformidad con lo establecido anteriormente, así mismo, todo el trámite debe realizarse a través del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones, quienes serán la única dependencia autorizada por la entidad para contactar al Corredor de Seguros para dar trámite a las reclamaciones.
Es importante atender y realizar las diligencias necesarias en el proceso de reclamación con le debida diligencia y oportunidad evitando incurrir en los términos de prescripción descritos en el artículo 1081 del Código de Comercio, exonerando a las Compañías de seguros de los pagos por las indemnizaciones a que puedan estar obligadas en virtud de los contratos de seguros suscritos y evitar así que prescriba el derecho de cobro de la indemnización a la aseguradora causando un detrimento patrimonial a la Entidad y la correspondiente responsabilidad fiscal al funcionario responsable.
Agradecemos su colaboración y compromiso con el cumplimiento de los lineamientos anteriores permitiendo la mejora continua de los procesos administrativos.
Con la presente la Circular No 3-2024-000230 del 07 de octubre del 2024 pierde su vigencia, así como las demás disposiciones contrarias a la presente.
Cualquier documentación o trámite adicional deberá ser consultado o validado en el Manual de Seguros dispuesto por la Entidad.
Cordialmente,
CARLOS ALFONSO MAYORGA PRIETO
Director Administrativo y Financiero
SENA -Dirección General
