CIRCULAR 37 DEL 2025
(febrero 13)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Bogotá
| Para: | Coordinadores de Área de la Dirección Administrativa y Financiera |
| Asunto: | Lineamientos Solicitud de Indicadores y Evaluaciones Financieras |
El Grupo Financiero de la Dirección Administrativa y Financiera en el marco de lo establecido en el numeral 7 del Artículo No. 17 de la resolución No. 1-2397 del 18 de septiembre de 2024, en la cual se establece como funciones del grupo Financiero “Apoyar la estructuración de los indicadores financieros, aclarar las observaciones presentadas y realizar las evaluaciones financieras a las propuestas económicas presentadas dentro los procesos contractuales de selección de los contratistas de las Dirección Administrativa y Financiera.” (subrayado fuera de texto), se permite establecer los lineamientos que deben surtir las solicitud de indicadores financieros a los diferentes tipos de contratación estatal de la Dirección Administrativa y Financiera que los requieran, así como respuesta a observaciones de los posibles oferentes a los estudios previos y evaluaciones financieras dentro de los procesos de selección realizados a dichos procesos de contratación por cada una de las coordinaciones de la Dirección Administrativa y Financiera.
Solicitud de Indicadores Financieros:
Para realizar la proyección de los indicadores financieros el área solicitante debe enviar mediante comunicación radicada OnBase, al Director Administrativo y Financiero la solicitud de indicadores financieros, con copia al coordinador del Grupo Financiero, adjuntando la siguiente información:
1. Estudios Previos del proceso
2. Análisis del Sector del proceso
3. En el cuerpo del correo se debe especificar lo siguiente:
a. Objeto del proceso
b. Presupuesto del proceso
c. Forma de pago del proceso
d. Códigos CIIU (Clasificación Industrial Internacional Uniforme) de las actividades económicas que deben desarrollar los interesados en el proceso, los cuales pueden ser consultados en la página de la Cámara de Comercio de Bogotá (https://linea.ccb.org.co/descripcionciiu/)
En atención a lo establecido en el “Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación” (documento expedido por Colombia Compra Eficiente), con el fin de avanzar en la construcción y proyección adecuada de indicadores financieros y de capacidad organizacional para un proceso determinado, el documento Estudios del Sector elaborado por la dependencia responsable del proceso de selección debe definir:
1. Particularidades correspondientes a cada sector.
2. El tamaño empresarial adecuado de los posibles proponentes.
3. El modelo de negocio necesario para proveer los bienes y servicios que planea contratar la entidad.
4. Justificación en el estudio realizado que determine la viabilidad de participación de proponentes plurales.
En este sentido, adicionalmente se debe tener en cuenta lo dispuesto en la “Guía de Elaboración de Estudios del Sector - GEES”, Capítulo No. 3. “Análisis del Sector para determinar los criterios diferenciales para MIPYME y emprendimientos y empresas de mujeres” expedido por Colombia Compra Eficiente, respecto de los Estudios del Sector que deberán incluir (de acuerdo con los resultados obtenidos por el área responsable en dicho estudio), un aparte que contenga la justificación clara y precisa que determine la posibilidad de participación de MIPYMES como proponentes o participantes en Consorcios, Uniones Temporales o promesas de constitución de sociedades futuras en el proceso de selección.
Una vez recibida la información, el Director Administrativo y Financiero, designará a quien corresponda la estructuración de los indicadores financieros del proceso en estudio. El plazo para dar respuesta al área solicitante será de máximo cinco (5) días hábiles, contados a partir de la fecha en que se realice la designación del profesional.
Como resultado de la solicitud el Grupo Financiero remitirá comunicación adjuntando la siguiente información:
1. Proyección de Indicadores financieros en Word
2. Base en Excel de la muestra analizada
Observaciones por parte de los interesados a los Indicadores Financieros propuestos
El área solicitante, deberá enviar por correo al Director Administrativo y Financiero, con copia a la persona designada para la estructuración de los indicadores financieros solicitados, el consolidado de las observaciones financieras que fueron recibidas durante el proceso de prepliegos y pliegos definitivos, con el fin de que se evalúe la pertinencia de aceptarlas o no.
Adicionalmente se deberá indicar el plazo de la entrega de las respuestas dependiendo del cronograma del proceso. En respuesta a la solicitud, se enviará al área solicitante, el consolidado de las observaciones con su respectiva respuesta y justificación, según aplique.
Solicitud de Evaluación Financiera:
Para realizar la evaluación financiera, el área solicitante debe remitir comunicación radicada OnBase, dirigido al Director Administrativo y Financiero, con copia al coordinador del Grupo Financiero, la solicitud de la designación del comité evaluador.
Posterior a la designación, se le deberá remitir por correo radicado al comité evaluador designado la siguiente información:
1. Designación del comité evaluador por parte del Ordenador del Gasto
2. Estudios Previos Definitivos
3. Propuestas de los oferentes (por correo o compartidos mediante link OneDrive)
4. Enlace del proceso publicado en SECOP II con acceso para consultar las generalidades del proceso
El área solicitante deberá indicar el plazo de la entrega de las respuestas dependiendo del cronograma del proceso.
La evaluación de requisitos habilitantes de las propuestas de cada proceso es una responsabilidad compartida. El Grupo Financiero, se encargará de validar que los indicadores financieros presentados por los oferentes cumplan con los requisitos establecidos en los estudios previos. Sin embargo, es importante resaltar que la evaluación integral de las propuestas, incluyendo el análisis técnico y jurídico, es responsabilidad de la comisión evaluadora del proceso de acuerdo con sus competencias
Los indicadores financieros para evaluar serán los definidos en el artículo 2.2.1.1.1.5.3. del Decreto 1082 de 2015:
- Capacidad Financiera: Índice de liquidez, Índice de endeudamiento, Razón de cobertura de intereses: utilidad operacional dividida por los gastos de intereses, y los demás que considere la entidad
- Capacidad Organizacional: Rentabilidad del patrimonio, Rentabilidad del activo y los demás que considere la entidad.
En respuesta a la solicitud, se enviará al área solicitante, la evaluación de los indicadores financieros en formato Excel y en PDF debidamente firmado por el comité evaluador designado.
Observaciones y/o subsanaciones al Informe de Evaluación de Indicadores Financieros
El área solicitante, deberá enviar por correo al Director Administrativo y Financiero, con copia a la persona designada para la estructuración de los indicadores financieros solicitados, el consolidado de las observaciones financieras que fueron recibidas durante el proceso de prepliegos y pliegos definitivos, con el fin de que se evalúe la pertinencia de aceptarlas o no.
En caso de presentarse observaciones y/o subsanaciones, el área solicitante, deberá notificar al Director Administrativo y Financiero correo electrónico radicado con copia al comité designado para la evaluación de los indicadores financieros, el consolidado de las observaciones financieras que fueron recibidas respecto al informe presentado, con el fin de que se evalúe la pertinencia de aceptarlas o no, indicando el plazo de la entrega de las respuestas. Respecto a las subsanaciones, el área solicitante, deberá radicar en la misma forma, las aclaraciones y/o documentos solicitados para la subsanación, con el fin de que el comité evalúe dicha información, para habilitar o no el respectivo proponente evaluado.
La presente circular anula y sustituye a la circular 3-2023-000103 del 31/05/2023
Atentamente,
CARLOS ALFONSO MAYORGA PRIETO
Director Administrativo y Financiero
