RESOLUCIÓN 2397 DE 2024
(septiembre 18)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Por la cual se crean unos Grupos de Trabajo permanentes en la Dirección Administrativa y Financiera del SENA, se asignan funciones a los demás Grupos Permanentes de esa Área y se dictan otras disposiciones.
LA SECRETARIA GENERAL (E) DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
En ejercicio de las funciones delegadas por el Director General de la entidad en el artículo 1o de la Resolución No. 1-0497 de 2024, actuando de conformidad con las normas que regulan la materia, y
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política de Colombia en el artículo 209 consagra: "La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley".
Que la Ley 489 de 1998 en el artículo 115 establece: "Planta Global y Grupos Internos de Trabajo. El Gobierno Nacional aprobará las plantas de personal de los organismos y entidades de que trata la presente ley de manera global. En todo caso el director del organismo distribuirá los cargos de acuerdo con la estructura, las necesidades de la organización y sus planes y programas.// Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo o entidad, su representante legal podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, Grupos Internos de Trabajo.// En el acto de creación de tales Grupos se determinarán las tareas que deberán cumplir y las consiguientes responsabilidades y las demás normas necesarias para su funcionamiento".
Que mediante el Decreto 249 de 2004 se modificó la estructura interna del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, se reorganizaron las funciones de sus dependencias, señalándose en su artículo 4, numeral 4, que al Director General le corresponde la función de dirigir, coordinar y controlar las funciones administrativas y dictar los actos administrativos con miras al cumplimiento de la misión de la Entidad, de conformidad con las normas legales vigentes.
Que el citado artículo 4 en su numeral 23, y el artículo 32 ibidem, señaló como función de la Dirección General del SENA la de crear Comités, Grupos Internos de Trabajo permanentes o transitorios y definir su composición, su coordinación y sus funciones.
Que el Decreto 249 de 2004, en el artículo 15 definió las funciones a cargo de la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General del SENA.
Que por medio del Decreto 250 de 2004 y sus modificaciones, el Gobierno Nacional adoptó la planta personal del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA.
Que el Decreto 2489 de 2006, "Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos públicos de las instituciones pertenecientes a la Rama Ejecutiva y demás organismos y entidades públicas del orden nacional y se dictan otras disposiciones", en su artículo 8 establece: "Grupos Internos de Trabajo. Cuando de conformidad con el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, los organismos y entidades a quienes se les aplica el presente Decreto creen Grupos Internos de Trabajo, la integración de los mismos no podrá ser inferior a cuatro (4) empleados, destinados a cumplir las funciones que determine el acto de creación, los cuales estarán relacionadas con el área de la cual dependen jerárquicamente".
Que el artículo 1 de la Resolución Nro. 1-0497 del 6 de marzo de 2024, delegó en el (a) Secretario (a) General: “la función de crear Grupos Internos de Trabajo permanentes o transitorios en la Dirección General de la entidad y definir su composición, su coordinación y funciones.''
Que mediante la Resolución 1-02663 del 30 de diciembre de 2022, se crearon y conformaron seis los Grupos Internos de Trabajo permanentes en la Dirección Administrativa y Financiera del SENA y se dictaron otras disposiciones.
Que la Resolución 1-00401 del 14 de marzo de 2023, modifico los artículos 1 y 35 de la Resolución 102663 del 30 de diciembre de 2022, y derogó los artículos 29, 30, 31, 32, 33 y 34 de la Resolución No. 02663 de 2022, así como las demás normas y disposiciones que le sean contrarias.
Que, el Decreto 0287 del 05 de marzo de 2024, fijó las escalas de asignación básica de los empleos del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, y en su artículo sexto estableció lo correspondiente con la prima de coordinación para los empleados que tengan a su cargo la coordinación o supervisión de Grupos Internos de Trabajo creados mediante Resolución del Director General o su delegado(a).
Que, aunado a lo anterior, se han presentado recientes movimientos de personal, en virtud de los procesos de nombramiento de ascensos y encargos que se han surtido, además de otras situaciones administrativas generadas en la planta, por lo que se hace necesario actualizar la conformación de los Grupos Permanentes de Trabajo de la Dirección Administrativa y Financiera así como la creación de un nuevos Grupos Internos de Trabajo, quienes, junto con sus coordinadores, cumplirán las funciones señaladas en el artículo 15 del Decreto 249 de 2004, Resoluciones 1-02663 del 30 de diciembre de 2022, 1-00401 del 14 de marzo de 2023 y demás normas complementarias vigentes.
Que, se hace necesario actualizar las funciones de los Grupos Permanentes de Trabajo de la Dirección Administrativa y Financiera, unificando las resoluciones expedidas.
Que, con el fin de mejorar la gestión de las funciones a cargo de la Dirección Administrativa y Financiera, se hace necesaria la creación y definición de funciones de dos nuevos Grupos de Trabajo Permanentes denominados “Grupo Central de Cuentas” y “Grupo de Costos”, de conformidad con las facultades legales y reglamentarias asignadas al Director General del SENA.
Conforme a lo expuesto este Despacho,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. CREACIÓN DE GRUPOS DE TRABAJO. Crear los Grupos de Trabajo Permanentes denominados “Grupo Central de Cuentas” y “Grupo de Costos”, adscritos a la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General del SENA.
ARTÍCULO 2o. GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO DE LA DIRECCIÓN. La Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA- ejercerá las funciones contempladas en el Decreto 249 de 2004 y sus normas modificatorias, y las asignadas mediante actos administrativos internos, y estará conformada por los siguientes Grupos Internos de Trabajo:
1. Grupo de Recaudo y Cartera
2. Grupo de Tesorería
3. Grupo de Presupuesto
4. Grupo de Contabilidad
5. Grupo de Almacenes e Inventarios
6. Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones
7. Grupo de Infraestructura
8. Grupo Financiero
9. Grupo de Inmuebles e Intangibles
10. Grupo Central de Cuentas
11. Grupo de Costos
ARTÍCULO 3o. FUNCIONES DEL GRUPO DE RECAUDO Y CARTERA. Son funciones del Grupo de Recaudo y Cartera las siguientes:
1. Administrar los procesos, actividades y tareas requeridos para la gestión de recaudo de aportes y para el cobro de cartera por los diferentes conceptos se le adeudan al SENA.
2. Administrar los procesos, actividades y tareas requeridas para la gestión de ingresos de la Entidad con criterios de eficiencia y eficacia.
3. Ejecutar en coordinación con el Área de Sistemas e Informática y Área de Fiscalización de la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas la modernización, centralización, depuración, actualización, análisis, mejoramiento continuo y cruce de los sistemas de información sobre pago de aportes al SENA, incumplimientos, evasiones y deudores morosos para facilitar las acciones de fiscalización y cobro de cartera.
4. Verificar, controlar, y registrar los ingresos por todo concepto provenientes de los clientes internos y externos en las entidades financieras recaudadoras.
5. Coordinar con la Dirección Jurídica los procesos y actividades necesarias para el cobro coactivo de cartera por todo concepto.
6. Administrar los procesos de pago de aportes a través de la red bancaria y operadores autorizados en coordinación con el Grupo de Tesorería.
7. Gestionar con las entidades públicas y privadas, los asuntos necesarios para la adecuada gestión del recaudo de aportes y cobro de cartera.
8. Recibir y verificar la información que reportan los operadores autorizados y los documentos soporte, ingresar la información al Sistema de información de aportes realizando las actualizaciones y ajustes necesarios.
9. Estudiar las solicitudes de Paz y Salvo por concepto de aportes y expedirlo cuando sea procedente, una vez consultado el Sistema de Información.
10. Efectuar proyecciones de recaudo de aportes y cartera aplicando criterios y modelos técnicos.
11. Asesorar a las demás dependencias, Regionales y Centros del SENA en los procesos propios del grupo.
12. Preparar y presentar oportunamente a la Dirección Administrativa y Financiera, a otras instancias internas y a los organismos de Control y a las demás entidades estatales que lo requieran, los informes relacionados con la gestión del recudo de aportes y cobro de cartera y la rendición de cuentas institucionales de conformidad con las normas legales vigentes.
13. Coordinar con la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, la definición y aplicación de indicadores de gestión para los procesos del grupo y responder por las metas y los indicadores de gestión contemplados en los planes indicativos y operativos, programas y proyectos del grupo.
14. Apoyar a la Dirección Administrativa y Financiera en el diseño, implementación del Sistema Nacional de Venta de Bienes y Servicios de los Centros de Formación Profesional, en coordinación con las Direcciones de Planeación y Direccionamiento Corporativo y de Formación Profesional.
15. Implementar y mantener los procesos definidos en el Sistema de Gestión de Calidad y velar por el mejoramiento continuo de los mismos en el grupo.
16. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza del grupo.
PARÁGRAFO: El (la) coordinador(a) del Grupo de Recaudo y Cartera refrendará con su firma los actos administrativos originados en el Grupo que debe suscribir el Director Administrativo y Financiero y expedirá los Paz y Salvos o certificaciones de pagos o de deudas de Aportes.
ARTÍCULO 4o. FUNCIONES DEL COORDINADOR DEL GRUPO DE INTERNO DE TRABAJO RECAUDO Y CARTERA. El (la) coordinador(a) del Grupo Interno de Trabajo Permanente denominado Recaudo y Cartera tendrá las siguientes funciones:
1. Asignar y orientar a los servidores públicos del grupo las tareas pertinentes para el cumplimiento de las funciones del mismo.
2. Responder por el cumplimiento eficaz y oportuno de las funciones asignadas al grupo.
3. Participar con el equipo de trabajo, en la elaboración de propuestas y en la ejecución de políticas sobre los temas del grupo.
4. Garantizar y responder por la articulación permanente con las Direcciones y Oficinas de la Dirección General, las Direcciones Regionales, los Centros de Formación y los demás Grupos de Trabajo de la Entidad, con los cuales se debe retroalimentar el cumplimiento de las funciones del grupo.
5. Elaborar y suscribir los documentos sobre temas y componentes relacionados con las funciones del Grupo, requeridos por dependencias del SENA o del medio extremo.
6. Atender y garantizar el envío oportuno de las respuestas a las solicitudes, peticiones, y demás actuaciones administrativas que le correspondan.
7. Elaborar para visto bueno o firma del Director Administrativo y Financiero: minutas, documentos, comunicaciones, circulares, orientaciones y directrices de carácter específico en los temas del grupo.
8. Presentar reportes, informes y documentos en los tiempos y condiciones requeridos por su jefe inmediato.
9. Adelantar gestiones para la creación y actualización del sistema de indicadores y de información sobre el cumplimiento de metas, programas y acciones del grupo, en coordinación con las Direcciones u Oficinas competentes.
10. Gestionar y responder por la documentación que produzca el grupo.
11. Adelantar gestiones para mantener actualizada la información necesaria para el desarrollo de las funciones asignadas al grupo.
12. Las demás que le sean asignadas por el Director Administrativo y Financiero o que correspondan a la naturaleza de los procesos del grupo.
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DEL GRUPO DE TESORERÍA. Son funciones del Grupo de Tesorería las siguientes:
1. Administrar los procesos, actividades y tareas requeridos para la gestión de egresos y pagos que se gestionan por la Tesorería de la entidad, con criterios de eficiencia y eficacia.
2. Aplicar las políticas, normas y procedimientos para la administración de la Tesorería de la entidad y proponer su revisión y permanente actualización.
3. Responder por la calidad y cumplimiento de los procedimientos internos e interbancarios, así como el adecuado manejo y control de los dineros de la Entidad depositados en las cuentas corrientes del sistema bancario.
4. Gestionar con los bancos y demás intermediarios financieros los procesos y actividades necesarias para el manejo eficiente de los recursos de tesorería de la entidad.
5. Proyectar el flujo de caja y la distribución de la meta global de pagos - PAC autorizada al SENA por las autoridades competentes.
6. Registrar y asignar los requerimientos de PAC realizados por la Dirección General, las regionales y centros de formación en el SIIF NACION.
7. Efectuar el registro de los pagos por todo concepto para cumplir con los compromisos adquiridos por la Entidad.
8. Preparar y presentar oportunamente a la Dirección Administrativa y Financiera, organismos de Control y demás entidades estatales que lo requieran, los informes relacionados con la gestión tesorería de la entidad y la rendición de cuentas institucionales.
9. Realizar cruces de información con las áreas internas e instituciones financieras que se requieran para la gestión de Tesorería.
10. Velar por la actualización permanente de manuales de procesos y procedimientos de tesorería; así como la actualización del sistema de información de tesorería, generando los informes que sean necesarios para el seguimiento y control diarios.
11. Coordinar y gestionar con las entidades públicas y privadas, los asuntos necesarios para la adecuada gestión de tesorería de la entidad.
12. Asesorar a las demás dependencias, Regionales y Centros del SENA, en los procesos propios del grupo.
13. Coordinar con la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, la definición y aplicación de indicadores de gestión para los procesos del Grupo y responder por las metas y los indicadores de gestión contemplados en los planes indicativos y operativos, programas y proyectos del grupo.
14. Implementar y mantener los procesos definidos en el Sistema de Gestión de Calidad y velar por el mejoramiento continuo de los mismos en el grupo.
15. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza del grupo.
PARÁGRAFO: El (la) coordinador(a) del Grupo de Tesorería ejercerá como Tesorero (a) General del SENA, tendrá como función adicional la de firmar los cheques y autorizar los giros electrónicos de dineros.
ARTÍCULO 6o. FUNCIONES DEL COORDINADOR DEL GRUPO DE TESORERÍA. El (la) coordinador(a) del Grupo Interno de Trabajo Permanente denominado Tesorería tendrá las siguientes funciones:
1. Asignar y orientar a los servidores públicos del grupo las tareas pertinentes para el cumplimiento de las funciones de este.
2. Responder por el cumplimiento eficaz y oportuno de las funciones asignadas al grupo.
3. Participar con el equipo de trabajo, en la elaboración de propuestas y en la ejecución de políticas sobre los temas del grupo.
4. Garantizar y responder por la articulación permanente con las Direcciones y Oficinas de la Dirección General, las Direcciones Regionales, los Centros de Formación y los demás Grupos de Trabajo de la Entidad, con los cuales se debe retroalimentar el cumplimiento de las funciones del grupo.
5. Elaborar y suscribir los documentos sobre temas y componentes relacionados con las funciones del grupo, requeridos por dependencias del SENA o del medio extremo.
6. Atender y garantizar el envío oportuno de las respuestas a las solicitudes, peticiones, y demás actuaciones administrativas que le correspondan.
7. Elaborar para visto bueno o firma del Director Administrativo y Financiero: minutas, documentos, comunicaciones, circulares, orientaciones y directrices de carácter específico en los temas del grupo.
8. Presentar reportes, informes y documentos en los tiempos y condiciones requeridos por su jefe inmediato.
9. Adelantar gestiones para la creación y actualización del sistema de indicadores y de información sobre el cumplimiento de metas, programas y acciones del Grupo, en coordinación con las Direcciones u Oficinas competentes.
10. Gestionar y responder por la documentación que produzca el grupo.
11. Adelantar gestiones para mantener actualizada la información necesaria para el desarrollo de las funciones asignadas al grupo.
12. Las demás que le sean asignadas por el Director Administrativo y Financiero o que correspondan a la naturaleza de los procesos del grupo.
ARTÍCULO 7o. FUNCIONES DEL GRUPO DE PRESUPUESTO. Son funciones del Grupo de Presupuesto las siguientes:
1. Administrar los procesos, actividades y tareas requeridos para la gestión presupuestal de la entidad con criterios de eficiencia y eficacia.
2. Aplicar las políticas, normas y procedimientos para la administración del presupuesto del SENA y proponer su revisión y permanente actualización.
3. Coordinar los procesos y actividades de registro y control presupuestal y presentar los informes analíticos sobre el comportamiento de la ejecución presupuestal.
4. Establecer parámetros, estructurar, administrar, revisar, actualizar la codificación del presupuesto de gestión de la entidad.
5. Elaborar y proponer lineamientos e instrucciones para el manejo y la ejecución del presupuesto del SENA.
6. Consolidar, analizar las solicitudes de constitución de cajas menores, elaborar y presentar la resolución nacional de aprobación de cajas menores de conformidad con las normas legales vigentes.
7. Participar en la elaboración de los proyectos de distribución inicial de presupuesto en coordinación con los funcionarios que designe la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo.
8. Ejecutar los procesos, actividades y tareas para la expedición de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal - CDP y de Registro Presupuestal - CRP, en coordinación con las dependencias solicitantes.
9. Analizar las solicitudes internas de modificación presupuestal, preparar y proponer los actos administrativos sustentar los actos administrativos correspondientes, garantizando el cumplimiento de las normas presupuestales vigentes.
10. Preparar y presentar oportunamente a la Dirección Administrativa y Financiera, y a los organismos de Control y a las demás entidades estatales que lo requieran, los informes relacionados con la gestión presupuestal de la entidad y la rendición de cuentas institucionales de conformidad con las normas legales vigentes.
11. Velar por la actualización permanente de manuales de proceso y procedimientos de presupuesto.
12. Coordinar y gestionar con las entidades públicas y privadas, los asuntos necesarios para la adecuada gestión presupuestal de la Entidad.
13. Asesorar a las demás dependencias, Regionales y Centros del SENA en los procesos propios del grupo.
14. Coordinar con la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, la definición y aplicación de indicadores de gestión para los procesos de la dependencia y responder por las metas e indicadores de gestión contemplados en los Planes Indicativos y Operativos, programas y proyectos del grupo.
15. Implementar y mantener los procesos definidos en el Sistema de Gestión de Calidad y velar por el mejoramiento continuo de los mismos en el grupo.
16. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza del grupo.
PARÁGRAFO: El (la) coordinador(a) del Grupo de Presupuesto tendrá como función adicional la de refrendar los Certificados de Disponibilidad Presupuestal y los Registros Presupuestales.
ARTÍCULO 8o. FUNCIONES DEL COORDINADOR DEL GRUPO DE PRESUPUESTO. El (la) coordinador(a) del Grupo Interno de Trabajo Permanente denominado Presupuesto tendrá las siguientes funciones:
1. Asignar y orientar a los servidores públicos del Grupo las tareas pertinentes para el cumplimiento de las funciones del mismo.
2. Responder por el cumplimiento eficaz y oportuno de las funciones asignadas al grupo.
3. Participar con el equipo de trabajo, en la elaboración de propuestas y en la ejecución de políticas sobre los temas del grupo.
4. Garantizar y responder por la articulación permanente con las Direcciones y Oficinas de la Dirección General, las Direcciones Regionales, los Centros de Formación y los demás Grupos de Trabajo de la Entidad, con los cuales se debe retroalimentar el cumplimiento de las funciones del grupo.
5. Elaborar y suscribir los documentos sobre temas y componentes relacionados con las funciones del grupo, requeridos por dependencias del SENA o del medio externo.
6. Atender y garantizar el envío oportuno de las respuestas a las solicitudes, peticiones, y demás actuaciones administrativas que le correspondan.
7. Elaborar para visto bueno o firma del Director Administrativo y Financiero: minutas, documentos, comunicaciones, circulares, orientaciones y directrices de carácter específico en los temas del grupo.
8. Presentar reportes, informes y documentos en los tiempos y condiciones requeridos por su jefe inmediato.
9. Adelantar gestiones para la creación y actualización del sistema de indicadores y de información sobre el cumplimiento de metas, programas y acciones del grupo, en coordinación con las Direcciones u Oficinas competentes.
10. Gestionar y responder por la documentación que produzca el grupo.
11. Adelantar gestiones para mantener actualizada la información necesaria para el desarrollo de las funciones asignadas al grupo.
12. Las demás que le sean asignadas por el Director Administrativo y Financiero o que correspondan a la naturaleza de los procesos del grupo.
ARTÍCULO 9o. FUNCIONES DEL GRUPO DE CONTABILIDAD. Son funciones del Grupo de Contabilidad las siguientes:
1. Administrar los procesos, actividades y tareas requeridos para la gestión contable de la entidad con criterios de eficiencia y eficacia.
2. Aplicar políticas, normas y procedimientos para la gestión contable del SENA y proponer su revisión y permanente actualización.
3. Coordinar los procesos y actividades de registro y control contable de las transacciones que realiza el SENA de acuerdo con las disposiciones legales pertinentes y las instrucciones que al respecto impartan las entidades competentes.
4. Implementar las normas y principios expedidos por la Contaduría General de la Nación.
5. Participar en coordinación con el área de sistemas e informática en la modernización, actualización y mejoramiento continuo de los sistemas de apoyo a la información contable de la Entidad.
6. Elaborar las conciliaciones de la información descritas en el Manual de Políticas Contables de la Entidad.
7. Elaborar y presentar oportunamente los estados financieros en el marco de las normas legales vigentes y las directrices de la Contaduría General de la Nación, y demás informes financieros para el análisis de las finanzas de la Entidad.
8. Coordinar y participar en el diseño de métodos, mecanismos, normas y procedimientos para la realización, actualización y control eficiente del proceso contable de la Entidad.
9. Preparar y presentar oportunamente a la Dirección Administrativa y Financiera, organismos de Control y demás entidades estatales que lo requieran, informes relacionados con la gestión contable de la entidad y la rendición de cuentas institucionales de conformidad con las normas legales vigentes.
10. Verificar y responder por el cumplimiento de las normas tributarias.
11. Velar por la actualización permanente de manuales de procesos y procedimientos de Contabilidad.
12. Realizar el análisis de los estados financieros de la entidad y efectuar las recomendaciones del caso a las Direcciones General y Administrativa y Financiera.
13. Responder por la adecuada organización, conservación y seguridad de la información contable que reposa en el Grupo.
14. Coordinar y gestionar con las entidades públicas y privadas los asuntos necesarios para la adecuada gestión contable de la Entidad.
15. Asesorar a las demás dependencias, Regionales y Centros del SENA en los procesos propios del grupo.
16. Coordinar con la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo la definición y aplicación de indicadores de gestión para los procesos del Grupo y responder por las metas e indicadores de gestión contemplados en los planes indicativos y operativos, programas y proyectos del grupo.
17. Implementar y mantener los procesos definidos en el Sistema de Gestión de Calidad y velar por el mejoramiento continuo de los mismos en el grupo.
18. Administrar el aplicativo SI CONTRATISTAS.
19. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza del grupo.
PARÁGRAFO: El (la) coordinador(a) del Grupo de Contabilidad actuará como el (la) Contador(a) de la Entidad.
ARTÍCULO 10. FUNCIONES DEL COORDINADOR DEL GRUPO DE CONTABILIDAD. El (la) coordinador(a) del Grupo Interno de Trabajo Permanente denominado Contabilidad tendrá las siguientes funciones:
1. Asignar y orientar a los servidores públicos del Grupo las tareas pertinentes para el cumplimiento de las funciones del mismo.
2. Responder por el cumplimiento eficaz y oportuno de las funciones asignadas al grupo.
3. Participar con el equipo de trabajo, en la elaboración de propuestas y en la ejecución de políticas sobre los temas del grupo.
4. Garantizar y responder por la articulación permanente con las Direcciones y Oficinas de la Dirección General, las Direcciones Regionales, los Centros de Formación y los demás Grupos de Trabajo de la Entidad, con los cuales se debe retroalimentar el cumplimiento de las funciones del Grupo.
5. Elaborar y suscribir los documentos sobre temas y componentes relacionados con las funciones del grupo, requeridos por dependencias del SENA o del medio extremo.
6. Atender y garantizar el envío oportuno de las respuestas a las solicitudes, peticiones, y demás actuaciones administrativas que le correspondan.
7. Elaborar para visto bueno o firma del Director Administrativo y Financiero: minutas, documentos, comunicaciones, circulares, orientaciones y directrices de carácter específico en los temas del grupo.
8. Presentar reportes, informes y documentos en los tiempos y condiciones requeridos por su jefe inmediato.
9. Adelantar gestiones para la creación y actualización del sistema de indicadores y de información sobre el cumplimiento de metas, programas y acciones del Grupo, en coordinación con las Direcciones u Oficinas competentes.
10. Gestionar y responder por la documentación que produzca el grupo.
11. Adelantar gestiones para mantener actualizada la información necesaria para el desarrollo de las funciones asignadas al grupo.
12. Las demás que le sean asignadas por el Director Administrativo y Financiero o que correspondan a la naturaleza de los procesos del grupo.
ARTÍCULO 11. FUNCIONES DEL GRUPO DE ALMACENES E INVENTARIOS. Son funciones del Grupo de Almacenes e Inventarios las siguientes:
1. Administrar los procesos, actividades y tareas requeridos para la gestión de inventarios de bienes muebles, con criterios de eficiencia y eficacia.
2. Ejecutar en coordinación con el área de sistemas la modernización, actualización y mejoramiento continuo de los sistemas de información de inventarios de bienes muebles para facilitar el control y la oportuna toma de decisiones en esta materia.
3. Ejecutar los procesos y actividades necesarias para la administración y control de los inventarios de elementos devolutivos de la Entidad y los trámites de traspasos y reintegro de elementos y actualizar la base de datos de los cuentadantes.
4. Liderar, diseñar, planear, orientar, ejecutar y controlar las tomas físicas de inventarios que requiera la Entidad.
5. Administrar el recibo y almacenamiento técnico de bienes muebles y elementos de consumo a los proveedores, verificando que cumplan con las cantidades solicitadas y las especificaciones requeridas.
6. Verificar periódicamente la existencia física del Almacén, a fin de comprobar que corresponda con los datos de la aplicación sistematizada correspondiente.
7. Coordinar los procesos necesarios para resolver las situaciones que se deriven del control de los inventarios y bienes devolutivos de la entidad.
8. Coordinar la creación, administración y actualización del catálogo de elementos de consumo y devolutivos, así como la aplicación de la medición inicial, posterior
9. Actualizar la normatividad interna para los procesos de bajas de bienes muebles en la Entidad.
10. Gestionar los procesos y actividades para el recibo, legalización y distribución de las donaciones de Bienes Muebles que deba recibir el SENA de otras entidades y las entregadas por la DIAN, en coordinación con las dependencias de la Dirección General que se requieran y con las Regionales y Centros de Formación.
11. Realizar el seguimiento y control de entrega de bienes muebles importados y/o donados a las diferentes dependencias del SENA.
12. Gestionar y tramitar la importación de bienes donados en forma directa o a través de terceros.
13. Ejecutar los procesos integrales de bajas de bienes muebles de propiedad del SENA, de conformidad con las normas y procedimientos vigentes.
14. Coordinar y gestionar con las entidades públicas y privadas, los asuntos necesarios para la adecuada gestión de las funciones asignadas al Grupo de Almacenes e Inventarios.
15. Asesorar a las demás dependencias, Regionales y Centros del SENA en los procesos propios del grupo.
16. Coordinar con la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, la definición y aplicación de indicadores de gestión para los procesos del Grupo y responder por las metas y los indicadores de gestión contemplados en los planes indicativos y operativos, programas y proyectos del grupo.
17. Implementar y mantener los procesos definidos en el Sistema de Gestión de Calidad y velar por el mejoramiento continuo de los mismos en el grupo.
18. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza del grupo.
ARTÍCULO 12. FUNCIONES DEL COORDINADOR DEL GRUPO DE TRABAJO DE ALMACENES E INVENTARIOS. El (la) coordinador(a) del Grupo Interno de Trabajo Permanente denominado Almacenes e Inventarios tendrá las siguientes funciones:
1. Asignar y orientar a los servidores públicos del Grupo las tareas pertinentes para el cumplimiento de las funciones del mismo.
2. Responder por el cumplimiento eficaz y oportuno de las funciones asignadas al grupo.
3. Participar con el equipo de trabajo, en la elaboración de propuestas y en la ejecución de políticas sobre los temas del grupo.
4. Garantizar y responder por la articulación permanente con las Direcciones y Oficinas de la Dirección General, las Direcciones Regionales, los Centros de Formación y los demás Grupos de Trabajo de la Entidad, con los cuales se debe retroalimentar el cumplimiento de las funciones del grupo.
5. Elaborar y suscribir los documentos sobre temas y componentes relacionados con las funciones del grupo, requeridos por dependencias del SENA o del medio extremo.
6. Atender y garantizar el envío oportuno de las respuestas a las solicitudes, peticiones, y demás actuaciones administrativas que le correspondan.
7. Elaborar para visto bueno o firma del Director Administrativo y Financiero: minutas, documentos, comunicaciones, circulares, orientaciones y directrices de carácter específico en los temas del grupo.
8. Presentar reportes, informes y documentos en los tiempos y condiciones requeridos por su jefe inmediato.
9. Adelantar gestiones para la creación y actualización del sistema de indicadores y de información sobre el cumplimiento de metas, programas y acciones del grupo, en coordinación con las Direcciones u Oficinas competentes.
10. Gestionar y responder por la documentación que produzca el grupo.
11. Adelantar gestiones para mantener actualizada la información necesaria para el desarrollo de las funciones asignadas al grupo.
12. Las demás que le sean asignadas por el Director Administrativo y Financiero o que correspondan a la naturaleza de los procesos del grupo.
ARTÍCULO 13. FUNCIONES DEL GRUPO DE SERVICIOS GENERALES Y ADQUISICIONES. Son funciones del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones las siguientes:
1. Diseñar planes, programas y proyectos; organizar, coordinar, controlar y ejecutar procedimientos propios de los servicios generales en función de las necesidades del SENA.
2. Establecer y aplicar normas, procedimientos y técnicas requeridos para garantizar la planeación y ejecución de los recursos asignados para los servicios generales.
3. Elaborar la ficha técnica para la contratación de servicios generales para la Dirección General, incluyendo propuesta de criterios para la evaluación de propuestas.
4. Tramitar las invitaciones para la realización de estudios de mercado cuando así se requiera y que pertenezcan a las actividades propias del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones.
5. Administrar los procesos, actividades y tareas requeridos para la gestión de bienes muebles, con criterios de eficiencia y eficacia.
6. Ejecutar, en coordinación con la Oficina de sistemas la modernización, actualización y mejoramiento continuo de los sistemas de información de bienes muebles para facilitar el control y la oportuna toma de decisiones en esta materia.
7. Administrar el parque automotor de la Entidad, organizando, dirigiendo y controlando los procesos para garantizar la adecuada prestación de los servicios de transporte que requiere la Entidad, y velar por el aseguramiento de los vehículos.
8. Gestionar todas las acciones concernientes a la adquisición se Seguros de la Entidad, administración y solicitud de reclamaciones
9. Administrar y controlar la prestación de los servicios de mantenimiento del parque automotor y el suministro de combustibles y lubricantes.
10. Gestionar el pago oportuno de los impuestos de vehículos y de rodamiento, al igual que la verificación permanente del estado de multas y comparendos, tanto de vehículos como de conductores, de lo cual deberá elaborar un informe bimensual, que servirá al Director Administrativo y Financiero para tomar las medidas pertinentes.
11. Establecer y aplicar normas, procedimientos y técnicas requeridos para garantizar la contratación, prestación, y pago oportuno de los servicios públicos.
12. Coordinar con el Grupo de Almacenes e Inventarios la recepción y Almacenamiento de los bienes que se adquieran.
13. Emitir conceptos sobre solicitudes de autorización de contratos de suministro, mantenimiento y reposición o mantenimiento del parque automotor que realicen distintas Dependencias.
14. Implementar y mantener los procesos inscritos en el Sistema de Gestión Integral y velar por el mejoramiento continuo de los mismos en el grupo.
15. Coordinar y gestionar con entidades públicas y privadas, los asuntos necesarios para la adecuada gestión de las funciones asignadas al Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones.
16. Apoyar y Asesorar a las demás dependencias de la Dirección General y a las Regionales y Centros de Formación en los procesos propios del grupo.
17. Garantizar y responder por la articulación permanente con las Direcciones y Oficinas de la Dirección General, las Direcciones Regionales, los Centros de Formación y los demás Grupos de Trabajo de la Entidad, con los cuales se debe retroalimentar el cumplimiento de las funciones del grupo.
18. Las demás que le sean asignadas por el Director Administrativo y Financiero y que correspondan a la naturaleza del grupo.
ARTÍCULO 14. FUNCIONES DEL COORDINADOR DEL GRUPO DE SERVICIOS GENERALES Y ADQUISICIONES. El (la) coordinador(a) del Grupo Interno de Trabajo Permanente denominado Servicios Generales y Adquisiciones tendrá las siguientes funciones:
1. Asignar y orientar a los servidores públicos del grupo las tareas pertinentes para el cumplimiento de las funciones del mismo.
2. Responder por el cumplimiento eficaz y oportuno de las funciones asignadas al grupo.
3. Participar con el equipo de trabajo, en la elaboración de propuestas y en la ejecución de políticas sobre los temas del grupo.
4. Garantizar y responder por la articulación permanente con las Direcciones y Oficinas de la Dirección General, las Direcciones Regionales, los Centros de Formación y los demás Grupos de Trabajo de la Entidad, con los cuales se debe retroalimentar el cumplimiento de las funciones del grupo.
5. Elaborar y suscribir los documentos sobre temas y componentes relacionados con las funciones del Grupo, requeridos por dependencias del SENA o del medio extremo.
6. Atender y garantizar el envío oportuno de las respuestas a las solicitudes, peticiones, y demás actuaciones administrativas que le correspondan.
7. Elaborar para visto bueno o firma del Director Administrativo y Financiero: minutas, documentos, comunicaciones, circulares, orientaciones y directrices de carácter específico en los temas del grupo.
8. Presentar reportes, informes y documentos en los tiempos y condiciones requeridos por su jefe inmediato.
9. Adelantar gestiones para la creación y actualización del sistema de indicadores y de información sobre el cumplimiento de metas, programas y acciones del Grupo, en coordinación con las Direcciones u Oficinas competentes.
10. Gestionar y responder por la documentación que produzca el grupo.
11. Adelantar gestiones para mantener actualizada la información necesaria para el desarrollo de las funciones asignadas al grupo.
12. Las demás que le sean asignadas por el Director Administrativo y Financiero o que correspondan a la naturaleza de los procesos del grupo.
ARTÍCULO 15. FUNCIONES DEL GRUPO DE INFRAESTRUCTURA. Son funciones del Grupo de Infraestructura las siguientes:
1. Elaborar, revisar, coordinar, controlar y ejecutar los procedimientos, planes, programas y proyectos propios de construcciones para el mantenimiento, adecuación y construcción de inmuebles de la entidad.
2. Establecer y aplicar los procedimientos correspondientes a la planeación y ejecución de los recursos asignados para Construcciones, adecuaciones y mantenimiento de bienes inmuebles de la entidad.
3. Definir los criterios técnicos y de evaluación para la contratación de proyectos de construcción, mantenimiento y adecuación de inmuebles para los procesos que deba adelantar la Dirección General del SENA.
4. Reporte de hechos económicos al área que según corresponda
5. Gestionar los procesos necesarios para la elaboración y ejecución de los planes maestros de infraestructura, en coordinación con las Direcciones Regionales del SENA.
6. Garantizar la permanente actualización de los planes maestros de infraestructura, hacerles seguimiento y controlar su ejecución.
7. Diagnosticar y prever las necesidades de construir, ampliar, remodelar, adecuar y efectuar mantenimiento de las edificaciones que tiene el SENA para el normal funcionamiento y la prestación de los servicios institucionales; establecer prioridades y elaborar el plan maestro rector de construcciones y estimar la inversión requerida.
8. Emitir de manera oportuna los conceptos técnicos para los proyectos de construcciones y adecuaciones requeridos.
9. Coordinar con la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, la definición y aplicación de indicadores de gestión para los procesos del grupo y responder por las metas y los indicadores de gestión contemplados en los planes indicativos y operativos, programas y proyectos del grupo.
10. Elaborar y actualizar permanentemente los procesos y procedimientos inscritos en el Sistema de Gestión Integral correspondientes al grupo.
11. Verificar que los proyectos de construcción, adecuación y ampliación de la infraestructura cumplan con la normatividad requerida para su ejecución.
12. Coordinar y gestionar con entidades públicas y privadas, los asuntos necesarios para la adecuada gestión de las funciones asignadas al grupo.
13. Producir oportunamente los informes relacionados con los temas que maneja el Grupo de Construcciones para las instancias internas y externas que los requieran.
14. Apoyar y Asesorar a las demás dependencias de la Dirección General y a las Regionales y Centros de Formación en los procesos propios del grupo.
15. Las demás que le sean asignadas por el Director Administrativo y Financiero y que correspondan a la naturaleza del grupo.
ARTÍCULO 16. FUNCIONES DEL COORDINADOR DEL GRUPO DE INFRAESTRUCTURA. El (la) coordinador(a) del Grupo Interno de Trabajo Permanente denominado Infraestructura tendrá las siguientes funciones:
1. Asignar y orientar a los servidores públicos del Grupo las tareas pertinentes para el cumplimiento de las funciones del mismo.
2. Responder por el cumplimiento eficaz y oportuno de las funciones asignadas al Grupo.
3. Participar con el equipo de trabajo, en la elaboración de propuestas y en la ejecución de políticas sobre los temas del grupo.
4. Garantizar y responder por la articulación permanente con las Direcciones y Oficinas de la Dirección General, las Direcciones Regionales, los Centros de Formación y los demás Grupos de Trabajo de la Entidad, con los cuales se debe retroalimentar el cumplimiento de las funciones del grupo.
5. Elaborar y suscribir los documentos sobre temas y componentes relacionados con las funciones del grupo, requeridos por dependencias del SENA o del medio extremo.
6. Atender y garantizar el envío oportuno de las respuestas a las solicitudes, peticiones, y demás actuaciones administrativas que le correspondan.
7. Elaborar para visto bueno o firma del Director Administrativo y Financiero: minutas, documentos, comunicaciones, circulares, orientaciones y directrices de carácter específico en los temas del grupo.
8. Presentar reportes, informes y documentos en los tiempos y condiciones requeridos por su jefe inmediato.
9. Adelantar gestiones para la creación y actualización del sistema de indicadores y de información sobre el cumplimiento de metas, programas y acciones del grupo, en coordinación con las Direcciones u Oficinas competentes.
10. Gestionar y responder por la documentación que produzca el grupo.
11. Adelantar gestiones para mantener actualizada la información necesaria para el desarrollo de las funciones asignadas al grupo.
12. Las demás que le sean asignadas por el Director Administrativo y Financiero o que correspondan a la naturaleza de los procesos del grupo
ARTÍCULO 17. FUNCIONES DEL GRUPO FINANCIERO. Son funciones del Grupo Financiero las siguientes:
1. Realizar las recomendaciones financieras dentro de los procesos de selección de contratación de la Dirección Administrativa y Financiera para la viabilidad de otorgamiento de anticipos y sus condiciones y cuando las demás áreas lo requieran.
2. Realizar Seguimiento a los recursos económicos en calidad de anticipo, entregados a los contratistas de la Entidad, bien sea desembolsado a través de fiducias, Patrimonios autónomos o cualquier otra figura diferente a gastos de desplazamiento para servicios personales.
3. Realizar seguimiento a las amortizaciones de anticipos entregados a los contratistas de la Entidad, reportando a los supervisores de contrato su estado financiero de conformidad con lo registrado en los aplicativos internos del SENA.
4. Realizar el seguimiento financiero, presupuestal y tributario a los contratos suscritos por la Entidad diferentes a los de prestación de servicios personales.
5. Entregar la información de requerida por los diferentes grupos de interés, con calidad y oportunidad.
6. Efectuar el análisis del comportamiento presupuestal de la Entidad y efectuar las recomendaciones del caso a la Dirección Administrativa y Financiera.
7. Apoyar la estructuración de los indicadores financieros, aclarar las observaciones presentadas y realizar las evaluaciones financieras a las propuestas económicas presentadas dentro los procesos contractuales de selección de los contratistas de las Dirección Administrativa y Financiera.
8. Realizar el control y seguimiento a la ejecución presupuestal a nivel nacional, metas de ejecución y rezago presupuestales. Mediante la consolidación de la información de Compromisos presupuestales, obligaciones y Ordenes de pagos y generación de sus respectivos informes.
9. Realizar una adecuada gestión presupuestal al interior de la Dirección Administrativa y Financiera.
10. Gestionar con los Grupos de la Dirección Administrativa y Financiera la solicitud de PAC ante el Grupo de Tesorería de la Dirección General.
11. Coordinar con el Sistema Integrado de Gestión de Calidad los procesos, procedimientos e indicadores relacionados con dicho proceso.
12. Responder oportunamente las comunicaciones, peticiones, PQR y tutelas, así como preparar o enviar los informes relacionados y que le sean requeridos con las funciones asignadas al rupo de Trabajo.
13. Dar respuesta a los requerimientos, solicitudes y/o observaciones presentadas por los órganos de control internos y externos de la Entidad, cuando versen sobre temas del grupo.
14. Adelantar las gestiones correspondientes para mantener actualizada la información necesaria para el desarrollo de las funciones asignadas al grupo.
15. Participar con el equipo de trabajo en la elaboración de propuestas y en la ejecución de políticas sobre los temas del grupo.
16. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza del grupo.
ARTÍCULO 18. FUNCIONES DEL COORDINADOR DEL GRUPO FINANCIERO. El (la) coordinador(a) del Grupo Interno de Trabajo denominado Financiero tendrá las siguientes funciones:
1. Asignar y orientar a los servidores públicos del grupo las tareas pertinentes para el cumplimiento de las funciones del mismo.
2. Responder por el cumplimiento eficaz y oportuno de las funciones asignadas al grupo.
3. Participar con el equipo de trabajo, en la elaboración de propuestas y en la ejecución de políticas sobre los temas del grupo.
4. Garantizar y responder por la articulación permanente con las Direcciones y Oficinas de la Dirección General, las Direcciones Regionales, los Centros de Formación y los demás Grupos de Trabajo de la Entidad, con los cuales se debe retroalimentar el cumplimiento de las funciones del grupo.
5. Elaborar y suscribir los documentos sobre temas y componentes relacionados con las funciones del Grupo, requeridos por dependencias del SENA o del medio extremo.
6. Atender y garantizar el envío oportuno de las respuestas a las solicitudes, peticiones, y demás actuaciones administrativas que le correspondan.
7. Elaborar para visto bueno o firma del Director Administrativo y Financiero: minutas, documentos, comunicaciones, circulares, orientaciones y directrices de carácter específico en los temas del grupo.
8. Presentar reportes, informes y documentos en los tiempos y condiciones requeridos por su jefe inmediato.
9. Adelantar gestiones para la creación y actualización del sistema de indicadores y de información sobre el cumplimiento de metas, programas y acciones del Grupo, en coordinación con las Direcciones u Oficinas competentes.
10. Gestionar y responder por la documentación que produzca el grupo.
11. Adelantar gestiones para mantener actualizada la información necesaria para el desarrollo de las funciones asignadas al grupo.
12. Las demás que le sean asignadas por el Director Administrativo y Financiero o que correspondan a la naturaleza de los procesos del grupo.
ARTÍCULO 19. FUNCIONES DEL GRUPO DE GESTIÓN DE INMUEBLES E INTANGIBLES. Son funciones del Grupo de Gestión de Inmuebles e intangibles las siguientes:
1. Administrar la información de los bienes inmuebles, que a cualquier título posea la Entidad (daciones en pago, arrendamientos, comodatos, donaciones, compra y demás), al igual que las construcciones en curso, inmuebles por adhesión y/o por destinación.
2. Administrar la información de los intangibles adquiridos y desarrollados con criterios de eficiencia y eficacia.
3. Planear y ejecutar en coordinación con el área de sistemas la modernización, actualización y mejoramiento continuo de los sistemas de información para la administración de la información de los bienes inmuebles, construcciones en curso e intangibles adquiridos y desarrollados para facilitar el control y la oportuna toma de decisiones en esta materia.
4. Elaborar para la firma del director Administrativo y Financiero, la normatividad que rige en la Entidad para la administración de la información de los bienes inmuebles e intangibles y, establecer y aplicar procedimientos y técnicas requeridas para el manejo y control de los bienes inmuebles e intangibles.
5. Liderar, diseñar, planear, orientar, ejecutar y controlar los inventarios de los bienes inmuebles a cargo de la Entidad a cualquier título, así como para las construcciones en curso e intangibles adquiridos y desarrollados.
6. Entregar la información de los temas manejados por este Grupo, con calidad y oportunidad al Grupo de Contabilidad para su registro en los Estados Financieros de la Entidad.
7. Gestionar ante Central de Inversiones S.A -CISA o quien haga sus veces, la transferencia a título gratuito y mediante acto administrativo de las daciones en pago y bienes inmuebles de propiedad del SENA, que no los requiera para el ejercicio de sus funciones, en cumplimiento del artículo 330 de la Ley 2294 de 2023, Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026.
8. Establecer los lineamientos y las responsabilidades para el reporte de la información para el reconocimiento de hechos económicos presentados en los bienes inmuebles e intangibles, de manera confiable de manera confiable, relevante y comprensible y entregar el reporte de hechos económicos al Grupo de Contabilidad para que se reflejen en los estados financieros de la entidad.
9. Responder oportunamente las comunicaciones, peticiones, PQR y tutelas, así como preparar o enviar los informes relacionados y que le sean requeridos con las funciones asignadas al Grupo de Trabajo.
10. Dar respuesta a los requerimientos, solicitudes y/o observaciones presentadas por los órganos de control internos y externos de la Entidad, cuando versen sobre temas del grupo.
11. Elaborar para visto bueno o firma del Director de Área, comunicaciones, circulares, orientaciones y directrices de carácter específico en los temas del grupo.
12. Adelantar las gestiones correspondientes para mantener actualizada la información necesaria para el desarrollo de las funciones asignadas al grupo.
13. Participar con el equipo de trabajo en la elaboración de propuestas y en la ejecución de políticas sobre los temas del grupo.
14. Gestionar y tramitar el pago del impuesto predial de los bienes inmuebles a cargo de la Dirección General
15. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza del grupo.
ARTÍCULO 20. FUNCIONES DEL COORDINADOR DEL GRUPO DE GESTIÓN DE INMUEBLES E INTANGIBLES. El (la) coordinador(a) del Grupo Interno de Trabajo denominado Gestión de Inmuebles e Intangibles tendrá las siguientes funciones:
1. Asignar y orientar a los servidores públicos del Grupo las tareas pertinentes para el cumplimiento de las funciones de este.
2. Responder por el cumplimiento eficaz y oportuno de las funciones asignadas al grupo.
3. Participar con el equipo de trabajo, en la elaboración de propuestas y en la ejecución de políticas sobre los temas del grupo.
4. Garantizar y responder por la articulación permanente con las Direcciones y Oficinas de la Dirección General, las Direcciones Regionales, los Centros de Formación y los demás Grupos de Trabajo de la Entidad, con los cuales se debe retroalimentar el cumplimiento de las funciones del grupo.
5. Elaborar y suscribir los documentos sobre temas y componentes relacionados con las funciones del Grupo, requeridos por dependencias del SENA o del medio extremo.
6. Atender y garantizar el envío oportuno de las respuestas a las solicitudes, peticiones, y demás actuaciones administrativas que le correspondan.
7. Elaborar para visto bueno o firma del Director Administrativo y Financiero: minutas, documentos, comunicaciones, circulares, orientaciones y directrices de carácter específico en los temas del grupo.
8. Presentar reportes, informes y documentos en los tiempos y condiciones requeridos por su jefe inmediato.
9. Adelantar gestiones para la creación y actualización del sistema de indicadores y de información sobre el cumplimiento de metas, programas y acciones del Grupo, en coordinación con las Direcciones u Oficinas competentes.
10. Gestionar y responder por la documentación que produzca el grupo.
11. Adelantar gestiones para mantener actualizada la información necesaria para el desarrollo de las funciones asignadas al grupo.
12. Las demás que le sean asignadas por el Director Administrativo y Financiero o que correspondan a la naturaleza de los procesos del grupo.
ARTÍCULO 21. FUNCIONES DEL GRUPO CENTRAL DE CUENTAS. Son funciones del Grupo de Central de Cuentas las siguientes:
1 Revisar las cuentas para trámite de obligación
2 Radicar las cuentas en SIIF Nación para trámite de obligación
3 Realizar la obligación en el SIIF Nación
4 Crear y/o actualizar los procedimientos, guías, instructivos y demás documentos para el trámite de las obligaciones
5 Dar trámite a las obligaciones al Grupo de Tesorería
6 Administrar el aplicativos SI Contratistas
7 Legalización de viáticos y gastos de desplazamiento
8 Responder oportunamente las comunicaciones, peticiones, PQR, así como preparar o enviar los informes relacionados y que le sean requeridos con las funciones asignadas al Grupo de Trabajo.
9 Dar respuesta a los requerimientos, solicitudes y/o observaciones presentadas por los órganos de control internos y externos de la Entidad, cuando versen sobre temas del grupo.
10 Suscribir oportunamente la respuesta a las tutelas y los documentos que se requieran para los demás trámites de las mismas acciones, cuando versen sobre temas del grupo.
11 Elaborar para visto bueno o firma del Director de Área, comunicaciones, circulares, orientaciones y directrices de carácter específico en los temas del grupo.
12 Adelantar las gestiones correspondientes para mantener actualizada la información necesaria para el desarrollo de las funciones asignadas al grupo.
13 Participar con el equipo de trabajo en la elaboración de propuestas y en la ejecución de políticas sobre los temas del grupo.
14 Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza del grupo.
ARTÍCULO 22. FUNCIONES DEL COORDINADOR DEL GRUPO CENTRAL DE CUENTAS. El (la) coordinador(a) del Grupo Interno de Trabajo denominado Central de Cuentas tendrá las siguientes funciones:
1. Asignar y orientar a los servidores públicos del Grupo las tareas pertinentes para el cumplimiento de las funciones del mismo.
2 Responder por el cumplimiento eficaz y oportuno de las funciones asignadas al grupo.
3 Participar con el equipo de trabajo, en la elaboración de propuestas y en la ejecución de políticas sobre los temas del grupo.
4 Garantizar y responder por la articulación permanente con las Direcciones y Oficinas de la Dirección General, las Direcciones Regionales, los Centros de Formación y los demás Grupos de Trabajo de la Entidad, con los cuales se debe retroalimentar el cumplimiento de las funciones del grupo.
5 Elaborar y suscribir los documentos sobre temas y componentes relacionados con las funciones del Grupo, requeridos por dependencias del SENA o del medio extremo.
6 Atender y garantizar el envío oportuno de las respuestas a las solicitudes, peticiones, y demás actuaciones administrativas que le correspondan.
7 Elaborar para visto bueno o firma del Director Administrativo y Financiero: minutas, documentos, comunicaciones, circulares, orientaciones y directrices de carácter específico en los temas del grupo.
8 Presentar reportes, informes y documentos en los tiempos y condiciones requeridos por su jefe inmediato.
9 Adelantar gestiones para la creación y actualización del sistema de indicadores y de información sobre el cumplimiento de metas, programas y acciones del Grupo, en coordinación con las Direcciones u Oficinas competentes.
10 Gestionar y responder por la documentación que produzca el grupo.
11 Adelantar gestiones para mantener actualizada la información necesaria para el desarrollo de las funciones asignadas al grupo.
12 Las demás que le sean asignadas por el Director Administrativo y Financiero o que correspondan a la naturaleza de los procesos del grupo.
ARTÍCULO 23. FUNCIONES DEL GRUPO DE COSTOS. Son funciones del Grupo de Costos las siguientes:
1. Evaluar periódicamente la estabilidad de la estructura del Sistema de Información Nacional de Costos de Gestión del SENA, proponer las actualizaciones que sean necesarias de conformidad con las políticas y directrices de la Dirección General del SENA.
2. Dirigir el diseño y desarrollo del Sistema de Información para el registro y procesamiento permanente de los datos establecidos en la estructura del Sistema de Información Nacional de Costos de Gestión del SENA, y su interface con aplicativos institucionales que generen información al sistema.
3. Establecer los procedimientos y recursos necesarios para la recolección y consolidación de información del Sistema de Información Nacional de Costos de Gestión del SENA, en coordinación con las demás direcciones y oficinas de la Entidad.
4. Coordinar con las Direcciones y Oficinas de la Dirección General, las Direcciones Regionales y los Centros de Formación, la estructura y clasificación de los costos que le correspondan.
5. Verificar la consistencia de la información procesada en el Sistema de Información y mantener registros actualizados, oportunos y confiables de la información que soporta los costos de los servicios misionales de las dependencias del SENA.
6. Elaborar informes periódicos de costos a nivel de Direcciones y Oficinas de la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional, presentando estadísticas y análisis de su comportamiento.
7. Proponer a la Dirección General del SENA, sistemas, métodos, procedimientos y acciones orientadas a racionalizar los costos de operación en las distintas dependencias de la entidad.
8. Brindar asesoría y asistencia metodológica y técnica a todas las dependencias de la Entidad en el análisis de los informes de costos.
9. Diseñar y establecer un cuadro de mando integral como sistema de control de los resultados en la gestión de costos de las Direcciones y Oficinas de la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional.
10. Responder oportunamente las comunicaciones, peticiones, y demás actuaciones administrativas que le correspondan, así como preparar o enviar los informes relacionados con las funciones asignadas al Grupo de Trabajo, a solicitud del Director General, la Dirección Administrativa y Financiera y demás dependencias.
15 Mantener periódicamente la estabilidad de la estructura del Sistema de Información Nacional de Costos del SENA - SINC, realizando las actualizaciones permanentes de acuerdo con las políticas, directrices del Sistema de Información Nacional de Costos de Gestión del SENA y lineamientos que imparta la Dirección General del Sistema de Información Nacional de Costos de Gestión del SENA. Responder oportunamente las comunicaciones, peticiones, PQR, así como preparar o enviar los informes relacionados y que le sean requeridos con las funciones asignadas al Grupo de Trabajo.
16 Dar respuesta a los requerimientos, solicitudes y/o observaciones presentadas por los órganos de control internos y externos de la Entidad, cuando versen sobre temas del grupo.
17 Suscribir oportunamente la respuesta a las tutelas y los documentos que se requieran para los demás trámites de las mismas acciones, cuando versen sobre temas del grupo.
18 Elaborar para visto bueno o firma del Director de Área, comunicaciones, circulares, orientaciones y directrices de carácter específico en los temas del grupo.
19 Adelantar las gestiones correspondientes para mantener actualizada la información necesaria para el desarrollo de las funciones asignadas al grupo.
20 Participar con el equipo de trabajo en la elaboración de propuestas y en la ejecución de políticas sobre los temas del grupo.
21 Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza del grupo.
ARTÍCULO 24. FUNCIONES DEL COORDINADOR DEL GRUPO DE COSTOS. El (la) coordinador(a) del Grupo Interno de Trabajo denominado Grupo de Costos tendrá las siguientes funciones:
1. Asignar y orientar a los servidores públicos del Grupo las tareas pertinentes para el cumplimiento de las funciones del mismo.
2 Responder por el cumplimiento eficaz y oportuno de las funciones asignadas al grupo.
3 Participar con el equipo de trabajo, en la elaboración de propuestas y en la ejecución de políticas sobre los temas del grupo.
4 Garantizar y responder por la articulación permanente con las Direcciones y Oficinas de la Dirección General, las Direcciones Regionales, los Centros de Formación y los demás Grupos de Trabajo de la Entidad, con los cuales se debe retroalimentar el cumplimiento de las funciones del grupo.
5 Elaborar y suscribir los documentos sobre temas y componentes relacionados con las funciones del grupo, requeridos por dependencias del SENA o del medio extremo.
6 Atender y garantizar el envío oportuno de las respuestas a las solicitudes, peticiones, y demás actuaciones administrativas que le correspondan.
7 Elaborar para visto bueno o firma del Director Administrativo y Financiero: minutas, documentos, comunicaciones, circulares, orientaciones y directrices de carácter específico en los temas del grupo.
8 Presentar reportes, informes y documentos en los tiempos y condiciones requeridos por su jefe inmediato.
9 Adelantar gestiones para la creación y actualización del sistema de indicadores y de información sobre el cumplimiento de metas, programas y acciones del grupo, en coordinación con las Direcciones u Oficinas competentes.
10 Gestionar y responder por la documentación que produzca el grupo.
11 Adelantar gestiones para mantener actualizada la información necesaria para el desarrollo de las funciones asignadas al grupo.
12 Las demás que le sean asignadas por el Director Administrativo y Financiero o que correspondan a la naturaleza de los procesos del grupo.
ARTÍCULO 25. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga la Resolución 1-02663 de 2022 y la Resolución 1-00401 de 2023, así como las demás normas y disposiciones que le sean contrarias.
ARTÍCULO 26. COMUNICACIÓN. Comunicar la presente Resolución a los Directores de Área, a los Jefes de Oficina, a los Directores Regionales, a los Subdirectores de Centro, a los Coordinadores de la Secretaría General y a los Coordinadores y funcionarios de la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General del SENA. En cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011, una vez expedida esta resolución, publíquese en la página web del SENA.
PUBLÍQUESE, COMUNIQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., el 18 SEP 2024
KATERINE GRIMALDOS ROBAYO
Secretaria General (E)
