CIRCULAR 41 DE 2026
(febrero 11)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA
1 -2020
Bogotá D.C.
| Para: | Directores Regionales y Subdirectores de Centro. |
| Asunto: | Lineamientos para la gestión y seguimiento de las querellas interpuestas ante el Ministerio del Trabajo - Derogatoria de la Circular 080 de 2023. |
1. Contexto normativo y competencia
En ejercicio de las funciones asignadas a la Secretaría General y en desarrollo de las competencias del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, resulta necesario actualizar y unificar los lineamientos institucionales para la gestión, seguimiento y articulación de las actuaciones administrativas derivadas de las querellas interpuestas ante el Ministerio del Trabajo.
Lo anterior, de conformidad con:
- El artículo 5 de la Resolución No. 2144 de 2024, mediante el cual se delegan funciones de representación judicial, extrajudicial y administrativa en los Directores Regionales y Subdirectores de Centro de Formación que hagan las veces, delegación que comprende la facultad de notificarse y representar a la entidad, ante el Ministerio del Trabajo, por las denuncias y/o querellas, en los asuntos relacionados con infracciones a las normas de derechos laborales individuales y colectivos, del SGSS en Riesgos Laborales, y del SG-SST, así como, de las multas y sanciones impuestas por el incumplimiento de estas, que se originen en asuntos derivados de hechos u omisiones generados en la Dirección Regional, sus grupos internos de trabajo y sus Centros de Formación.
- El artículo 10 de la Resolución No. 1987 de 2023, que asigna al Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, entre otras, la función de diseñar y divulgar los lineamientos para la ejecución del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST.
En este marco normativo interno, y atendiendo criterios de eficiencia administrativa, control y trazabilidad institucional, se imparten los siguientes lineamientos.
2. Objetivo
Establecer una ruta estandarizada para la gestión, seguimiento y reporte de las querellas instauradas ante el Ministerio del Trabajo, garantizando una actuación articulada, oportuna y coherente entre la Secretaría General, el Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, las Direcciones Regionales y los Centros de Formación.
3. Lineamientos
3.1. Etapa de notificación
Recepción de la notificación de inicio de actuación administrativa
Una vez recibida la notificación por parte de la Dirección Territorial del Ministerio del Trabajo, la Dirección Regional o el Centro de Formación deberá remitir copia íntegra de la misma al correo institucional de la Coordinación del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, al correo gruposst@sena.edu.co dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a su recepción. Lo anterior con copia al correo del(a) coordinador(a), actualmente, Delka Ortiz Cortázar: dortizc@sena.edu.co
3.2. Articulación técnica y administrativa - Mesas de trabajo
La Coordinación de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Secretaria General convocará, cuando resulte necesario, mesas de trabajo a nivel nacional con la participación de los delegados de las Direcciones de Formación Profesional, Dirección Administrativa y Financiera, y Dirección de Planeación y Relacionamiento Corporativo, con el fin de:
- Analizar los requerimientos formulados por la autoridad laboral.
- Definir acciones técnicas, jurídicas, presupuestales y de infraestructura.
- Consolidar una respuesta institucional clara, integral y oportuna.
3.3. Designación de responsable regional
Cada Dirección Regional deberá designar un colaborador que sea el responsable y que actúe como enlace institucional para la gestión de la querella, encargado de consolidar la información técnica, jurídica, presupuestal y administrativa, así como de reportar los avances correspondientes.
Dicha designación deberá informarse formalmente a la Secretaría General y a la Coordinación de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Secretaria General, así como a las Direcciones de Formación Profesional, Dirección Administrativa y Financiera, y de Dirección de Planeación y Relacionamiento Corporativo, con el fin que sea el enlace oficial para esta actividad.
3.4. Matriz de verificación
Con posterioridad a la mesa de trabajo o, en su defecto, una vez analizado el requerimiento recibido, el responsable designado deberá diligenciar la matriz de verificación de gestión técnica y jurídica, identificando la siguiente información:
- Hallazgos vigentes, vencidos y en proceso de cierre.
- Acciones técnicas y jurídicas implementadas.
- Inversiones realizadas y pendientes.
La información registrada deberá ser completa, verificable y actualizada.
3.5. Informe de gestión
La Dirección Regional elaborará un informe de gestión en el que se detallen las condiciones identificadas, las acciones de mejora adoptadas y el estado de cumplimiento de los requerimientos.
Dicho informe deberá almacenarse en la plataforma OneDrive o en la herramienta tecnológica que para el efecto se disponga.
3.6. Respuesta a requerimientos
Corresponderá a la Dirección Regional o a la Subdirección de Centro emitir la respuesta oficial a los requerimientos formulados por la Dirección Territorial del Ministerio del Trabajo, dentro de los plazos legalmente establecidos y conforme al estado de la actuación administrativa.
Previo a la emisión de la respuesta, deberá verificarse el término otorgado por la autoridad laboral y garantizarse la articulación técnica, jurídica y presupuestal correspondiente, de manera que la contestación institucional sea integral, coherente y debidamente soportada.
4. Etapa de seguimiento
4.1. Actualización periódica
Las Direcciones Regionales deberán actualizar de manera mensual la matriz de verificación y el informe de gestión, evidenciando el avance de las acciones del plan de mejoramiento, indicando que se ejecutó y que queda pendiente.
4.2. Reporte mensual
La información deberá ser reportada dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, garantizando consistencia y trazabilidad institucional, diligenciando la matriz de verificación técnica, de infraestructura, jurídica y presupuestal, y cargando el informe de gestión en OneDrive al responsable designado por el Director Regional.
4.3. Notificación de actuaciones relevantes
Toda actuación significativa que se surta dentro del trámite administrativo o jurídico de la querella – incluida la práctica de pruebas, autos de trámite, requerimientos adicionales, decisiones de fondo, archivo o cualquier otra determinación que incida en el curso de la actuación– deberá ser informada oportunamente.
Para tal efecto, la Dirección Regional o el Centro de Formación remitirá copia íntegra de la actuación a la Coordinación del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo al correo institucional gruposst@sena.edu.co dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a su notificación o conocimiento formal; en el mismo término, deberá diligenciar la matriz correspondiente (LISTADO DE QUERELLAS DATOS.xlsx). Lo anterior con copia al correo del(a) coordinador(a), actualmente, Delka Ortiz Cortázar: dortizc@sena.edu.co
La veracidad y oportunidad de la información suministrada será responsabilidad del Director Regional o del Subdirector de Centro, según corresponda.
La querella únicamente podrá reportarse como cerrada en la matriz institucional una vez exista decisión ejecutoriada o constancia formal de archivo emitida por la autoridad competente, la cual deberá reposar como soporte documental.
5. Apoyo jurídico
El Director Regional designará un colaborador de su equipo con conocimientos jurídicos que apoye la gestión de la querella, en especial en el diligenciamiento de la matriz en materia administrativa y jurídica, así como en el seguimiento del estado procesal de cada actuación.
6. Derogatoria
La presente circular deroga expresamente la Circular 080 de 2023 y todas aquellas disposiciones internas que le sean contrarias.
MÓNICA ANDREA AVELLA HERRERA
Secretaria General (E)
