CIRCULAR 44 DE 2026
(febrero 12)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
1-4040
Bogotá D.C.,
| Para: | Directores Regionales, Coordinador de Relaciones Corporativas e Internacionales y Coordinador de Grupo de Apoyo Administrativo Mixto. |
| Asunto: | Orientaciones para la gestión de solicitudes de devolución y exoneración de aportes Parafiscales Cajas de Compensación Familiar y Actos administrativos (Resoluciones Devoluciones) |
I. ANTECEDENTES
En las distintas regionales del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, se han recibido solicitudes por parte de las Cajas de Compensación Familiar relacionadas con la devolución y/o exoneración de aportes parafiscales amparados en:
1. El articulo 114-1 del Estatuto Tributario Nacional establece que estarán exoneradas del pago de los aportes parafiscales a favor del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y las cotizaciones al Régimen Contributivo de Salud, las sociedades y personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, correspondientes a los trabajadores que devenguen, individualmente considerados, menos de diez (10) salarios mínimos legales vigentes,
2. El artículo 19-4 del Estatuto Tributario conservan el derecho a la exoneración de que trata este artículo, es decir, las Cooperativas, sus asociaciones, uniones, ligas centrales, organismos de grado superior de carácter financiero, las asociaciones mutualistas, instituciones auxiliares del cooperativismo, confederaciones cooperativas, previstas en la legislación cooperativa, vigilados por alguna superintendencia u organismo de control.
3. Por su parte, el artículo 19-2 del mismo texto normativo, establece que las cajas de compensación serán contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios respecto de los ingresos generados en actividades industriales, comerciales y en actividades financieras distintas a la inversión de su patrimonio, diferentes a las relacionadas con las actividades meritorias previstas en el artículo 359 del presente Estatuto.
4. En esta línea, el artículo 1.2.1.5.4.9 del Decreto 1625 de 2016, sustituido por el artículo 2 del Decreto 2150 de 2017, que dispuso que la exoneración de aportes parafiscales a favor del SENA, ICBF y cotizaciones del régimen contributivo de salud establecidas en el artículo 1141 del Estatuto Tributario no son aplicables para los contribuyentes de que tratan los artículos 19, 19-4 19-5 del Estatuto Tributario y 1.2.1.5.1.2 y 1.2.15.3.1 de este Decreto, ni a las cajas de compensación señaladas en el artículo 19 -2 del Estatuto Tributario".
5. Ahora bien y, con ocasión de la sentencia del Consejo de Estado del 15 de febrero de 2024 (Expediente 24286), se declaró la nulidad parcial del artículo 1.2.1.5.4.9 del Decreto 1625 de 2016, eliminando la exclusión expresa de las cajas de compensación familiar del beneficio de exoneración de aportes parafiscales previsto en el artículo 114-1 del Estatuto Tributario.
A partir de dicha decisión, las cajas de compensación que cumplan con los requisitos legales podrán aplicar la exoneración de aportes parafiscales a favor del SENA, ICBF y el régimen contributivo en salud, únicamente respecto de obligaciones no causadas ni pagadas a la fecha de ejecutoria del fallo.
II. PROCEDIMIENTO APLICABLE
Toda solicitud de exoneración o devolución deberá seguir el siguiente procedimiento:
1. Requerimiento previo de información: La Dirección Regional deberá solicitar formalmente a la caja de compensación la documentación establecida en la Circular No. 3-2025-000126 del 30/05/2025.
2. Evaluación formal: Si la solicitud está incompleta, se requerirá al peticionario para que la complete en un plazo máximo de un (1) mes.
3. Traslado interno: Una vez recibida la documentación completa, se deberá remitir al área competente para iniciar el proceso de fiscalización administrativa.
4. No procedencia de devoluciones automáticas: Ninguna Dirección Regional está autorizada para ordenar devoluciones sin el análisis documental y fiscal correspondiente. Toda actuación deberá estar respaldada por acto administrativo debidamente motivado.
III. CLASIFICACION DE ACTIVIDADES Y SU IMPACTO EN LA EXONERACIÓN
A continuación, se presenta una tabla comparativa que permite identificar qué tipo de actividades realizadas por las cajas de compensación familiar pueden acceder a la exoneración o devolución de aportes parafiscales:
| Tipo de actividad | Ejemplos comunes | Naturaleza Tributaria | ¿Aplica exoneración según Art. 114-1? | ¿Procede Devolución de Aportes? |
| Meritorias | -Subsidio familiar -Educación no formal -Recreación comunitaria -Programas de salud preventiva -Atención a población vulnerable | No generan renta gravable (No contribuyentes del impuesto de la renta) | X No aplica | X No procede devolución |
| Comerciales / Industriales / Financieras | -Operación de centros comerciales -Servicios de crédito -Venta de productos -Actividades financieras distintas a inversión patrimonial | Generan renta gravable (Si son contribuyentes del impuesto de renta) |  Aplica si cumplen requisitos: -Declarante de rentaTrabajadores con salario < 10 SMMLV |  Procede si: -Pago noconsolidado -Error manifiesto -Doble pago -Pago de lo no debido |
IV. RECOMENDACIONES PARA REALIZAR CORRECTAMENTE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS (RESOLUCIONES) ENVIADAS POR LAS REGIONALES SOLICITANDO EL PAGO DE LAS DEVOLUCIONES GESTIONADAS.
Mediante la Resolución de Delegación No. 1-01588 de 2025 firmada y expedida por el Director General del SENA, Dr. Jorge Eduardo Londoño Ulloa, el día 30 de mayo de 2025, cuya vigencia inicia a partir de su publicación en el Diario Oficial No. 53.146 del 11 de junio de 2025, se establece "Por la cual se delega la función de ordenar el gasto, a través de autorización realizada mediante acto administrativo, de las devoluciones por concepto de mayores valores pagados o pago de lo no debido de pagos realizados al SENA y se dictan otras disposiciones".
Con base en lo anterior, y en cumplimiento de los requisitos del Procedimiento GRF-P-017 "Devolución mayor valor pagado o pago de lo no debido al SENA', se realizan las siguientes precisiones para la correcta elaboración y gestión de los actos administrativos (resoluciones) remitidos por las regionales:
1. Del Caso concreto: Debe incluir un párrafo que exponga las condiciones particulares de cada devolución, detallando el análisis realizado por la regional y explicando claramente el motivo que la origina.
2. Artículo 1 - Resuelve: Debe utilizarse el término "Autorizar", ya que éste habilita legalmente a la dependencia competente para ejecutar el gasto, sin implicar su realización inmediata que el pago se haga de inmediato, sino que permite que el área financiera lo procese conforme a los procedimientos internos, como es el caso de las devoluciones de mayor valor pagado o pago de lo no debido al SENA.
3. Parágrafo primero: Debe mantenerse conforme al proyecto adjunto, teniendo en cuenta de verificar la versión vigente del procedimiento GRF-P-017 Devolución de mayor valor pagado o pago de lo no debido al SENA. Esta versión se puede consultar en la plataforma CompromISO.
4. Parágrafo segundo: Para evitar devoluciones del trámite, se debe indicar claramente:
- Tipo de cuenta bancaria (ahorros o corriente), tal como indica la certificación allegada.
- Titular de la cuenta (empresa, persona jurídica o natural)
- Número de identificación (Nit, cédula de ciudadanía o extranjería, según aplique)
- Lugar y fecha de expedición de la certificación bancaria.
5. Devoluciones a través de la Dirección del Tesoro Nacional: En casos donde el pago se solicite mediante cuentas del Tesoro Nacional, como el caso de entidades del Estado que operan a través del Banco Agrario, se debe seguir estrictamente lo establecido en el proyecto de resolución adjunto.
6. Demás artículos: Deben ajustarse conforme al contenido del proyecto de resolución adjunto, respetando estructura y disposiciones.
V. CONSIDERACIONES FINALES
Los pagos realizados antes de la ejecutoria de la sentencia constituyen situaciones jurídicas consolidadas y no son objeto de devolución automática.
Las solicitudes de devolución posteriores a la sentencia solo serán procedentes si se acredita error manifiesto, doble pago o pago de lo no debido, conforme al procedimiento GRF-P-017 y la Resolución 1-01588 de 2025.
La correcta elaboración de los actos administrativos relacionados con devoluciones por concepto de mayor valor pagado o pago no debido al SENA, deben observar los principios de legalidad, competencia, claridad y trazabilidad.
La utilización del término "autorizar" en lugar de "ordenar" en el artículo resolutivo responde a la naturaleza de la delegación establecida en la Resolución No. 1-01588 de 2025, y garantiza que las dependencias competentes puedan ejecutar los pagos conforme a los procedimientos internos, sin exceder sus funciones. El cumplimiento riguroso de los lineamientos aquí establecidos contribuye a la eficiencia del proceso, evita devoluciones por errores formales y fortalece la transparencia institucional.
VI. RESUMEN EJECUTIVO
La presente circular establece el procedimiento oficial para atender solicitudes de exoneración y devolución de aportes parafiscales presentadas por las cajas de compensación familiar, en cumplimiento de la sentencia del Consejo de Estado del 15 de febrero de 2024.
Se aclara que:
-Solo las actividades comerciales, industriales o financieras realizadas por las cajas de compensación pueden acceder a la exoneración, siempre que cumplan con los requisitos del artículo 114-1 del Estatuto Tributario.
-Las actividades meritorias no generan renta gravable y, por tanto, no son objeto de exoneración ni devolución.
-Los pagos realizados antes de la sentencia se consideran situaciones jurídicas consolidadas y no son susceptibles de devolución automática.
-Las solicitudes posteriores a la sentencia podrán ser evaluadas solo se acredita error manifiesto, doble pago o pago de lo no debido, conforme al procedimiento GRF-P-017 y la Resolución 101588 de 2025.
- Se incluye una tabla comparativa para facilitar la identificación de actividades exonerables.
- Se establecen los lineamientos para la elaboración de resoluciones de devolución en el SENA, conforme a la Resolución de Delegación No. 1-01588 de 2025. El objetivo es asegurar la legalidad, claridad y eficiencia en la gestión de devoluciones, evitando reprocesos y garantizando el cumplimiento normativo.
Se exhorta a todas las Direcciones Regionales a aplicar y socializar este procedimiento de forma inmediata, garantizando la legalidad, transparencia y protección del recurso público.
ADRIANA MILENA GASCA CARDOSO
Directora Administrativa y Financiera Dirección General SENA
