CIRCULAR 57 DE 2026
(marzo 11)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
1-2022
Bogotá D.C
| Para: | Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional, Coordinadores de Grupo, Funcionarios y Contratistas a Nivel Nacional. |
| Asunto: | Implementación de medidas preventivas para la protección de los archivos durante la temporada invernal del año 2026. |
En desarrollo de las funciones asignadas a la Secretaría General en el artículo 9 del Decreto 249 de 2004, particularmente en lo relacionado con la coordinación de la actividad administrativa de la Entidad y la dirección y control de los procesos asociados a la organización y administración de los archivos institucionales, se imparten los presentes lineamientos orientados a fortalecer las prácticas de protección y seguridad documental. Estas directrices se orientan con el apoyo del Grupo de Administración de Documentos, instancia responsable de proponer, coordinar y administrar los procesos de gestión documental de la entidad, así como de velar por la adecuada conservación de la memoria institucional y el cumplimiento de la normativa archivística vigente.
En este contexto, y en cumplimiento de la responsabilidad institucional de proteger, conservar y garantizar la integridad del patrimonio documental de la entidad, conforme a lo establecido en la Ley 594 de 2000 y demás disposiciones archivísticas aplicables, se hace necesario reforzar las acciones preventivas frente a los riesgos derivados de las condiciones climáticas asociadas a la temporada invernal que se presenta durante el año 2026[1], caracterizada por precipitaciones intensas, incremento de la humedad relativa y variaciones de temperatura en distintas regiones del país, las cuales pueden afectar la adecuada conservación de los archivos en soporte físico.
La adopción de estas medidas resulta fundamental para mitigar riesgos de deterioro documental, garantizar la continuidad operativa de la entidad y asegurar el acceso oportuno a la información institucional.
Los Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional y Coordinadores de Grupo sin los encargados de adoptar las medidas necesarias para garantizar la implementación y seguimiento de las acciones preventivas aquí señaladas, en las áreas bajo su responsabilidad.
En ese sentido, se solicita a todas las dependencias adoptar y verificar la implementación de las siguientes medidas preventivas:
1. Inspección de infraestructura
Las dependencias responsables de la custodia de archivos deberán realizar inspecciones periódicas a las áreas destinadas al almacenamiento documental, con el fin de garantizar condiciones adecuadas de conservación y seguridad de la información, conforme a los principios de protección, integridad y accesibilidad documental.
En particular, deberán adelantarse las siguientes actividades:
- Mantenimiento hidráulico
Realizar mantenimiento preventivo y correctivo a los sistemas de drenaje, desagüe y redes hidráulicas cercanas a las áreas de almacenamiento documental.
- Verificación de cubiertas
Revisar el estado de techos y cubiertas, efectuando las reparaciones necesarias en caso de identificar deterioros o filtraciones.
- Limpieza de canales y desagües
Ejecutar labores de mantenimiento, limpieza e impermeabilización de vigas canal, canales y sistemas de conducción de aguas lluvias.
- Almacenamiento seguro
Evitar ubicar cajas o material documental directamente sobre el suelo o fuera del mobiliario destinado para su conservación.
- Control ambiental
Mantener en funcionamiento los equipos de control ambiental, tales como deshumidificadores, con el fin de regular adecuadamente la humedad relativa.
- Monitoreo de temperatura y humedad
Realizar seguimiento permanente a las condiciones ambientales de los archivos, procurando mantener niveles estables que reduzcan el riesgo de deterioro documental.
2. Protección directa de los documentos
Con el fin de reducir la exposición del material documental a condiciones adversas, deberán adoptarse las siguientes medidas:
- Almacenamiento elevado
Garantizar que las cajas de archivo y documentos se encuentren almacenados en estanterías o bases que los mantengan elevados al menos entre 10 y 15 cm del suelo, evitando contacto directo con el piso.
- Ubicación segura
Evitar la ubicación de documentos cerca de ventanas, paredes expuestas a la intemperie o zonas susceptibles de filtraciones o humedad.
- Organización y ventilación
Mantener los archivos organizados y evitar el hacinamiento documental, facilitando la circulación del aire y la detección oportuna de posibles afectaciones.
- Uso adecuado de contenedores
Utilizar cajas de archivo en buen estado y debidamente rotuladas, que cumplan con las especificaciones técnicas establecidas por la entidad.
3. Prevención de plagas
Las condiciones de humedad propias de la temporada invernal pueden favorecer la aparición de plagas que afectan la integridad documental. En consecuencia, se deberán adoptar las siguientes medidas:
- Orden y limpieza
Mantener las áreas de archivo en condiciones adecuadas de limpieza y organización para evitar la proliferación de roedores e insectos.
- Restricción de alimentos
Se prohíbe el consumo de alimentos y bebidas dentro de las áreas de archivo, con el fin de prevenir la atracción de plagas.
- Control de superficies
Cuando sea necesario realizar mantenimiento locativo, se recomienda el uso de pinturas minerales, las cuales contribuyen a prevenir la aparición de hongos y eflorescencias.
4. Procedimientos en caso de emergencia
El personal con acceso a áreas de archivo deberá:
- Conocer los planes de emergencia institucionales, especialmente aquellos relacionados con inundaciones, incendios o desastres naturales.
- Reportar de manera inmediata cualquier situación que pueda afectar la integridad de los archivos, tales como filtraciones, humedad, presencia de moho o daños estructurales.
Dichas situaciones deberán ser informadas oportunamente al Grupo de Administración de Documentos de la Secretaría General, con el fin de recibir la orientación técnica correspondiente y coordinar la adopción de las medidas correctivas necesarias.
Finalmente, se recuerda que estas acciones deben estar articuladas con los Programas de Conservación Preventiva establecidos en el Sistema Integrado de Conservación Documental, los cuales contienen lineamientos técnicos orientados a mitigar riesgos y garantizar la preservación del patrimonio documental institucional.
La implementación oportuna de estas medidas contribuye al fortalecimiento de la gestión documental, la preservación de la memoria institucional y el acceso efectivo a la información pública.
Agradecemos su atención y colaboración en la implementación de las presentes directrices.
Cordialmente,
MANUELA VALENTINA GARCÍA CANO
Secretaria General
1. Informe IDEAM: Informe.pdf
