Circular 71 de 2025 SENA

CIRCULAR 71 DEL 2025

(marzo 27)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá D.C.

Dando cumplimiento a lo ordenado por el Decreto 1800 de 2019, lo estipulado en el artículo 82 del Plan Nacional de Desarrollo "Colombia Potencia Mundial de la Vida", y lo señalado en las circulares 004/2023 del 6 de enero de 2023 del Ministerio del Trabajo, Circular 100-001 de 2024 del Departamento Administrativo de la Función Pública, y demás concordantes, para la vigencia 2025 la Secretaría General del SENA viene adelantando la realización de los estudios técnicos de rediseño organizacional para la modernización y reorganización administrativa y levantamiento de cargas de trabajo en las Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional del SENA (fase 2 y 3).

En ese sentido se ha iniciado la ejecución de plan de trabajo para realizar el diagnóstico organizacional.

Para lograr lo anterior, se ha puesto a disposición un instrumento denominado “Entrevista de diagnóstico integral por dependencia" para consolidar la información por dependencias para obtener los datos detallados sobre el funcionamiento, las capacidades y los desafíos de cada área, y así identificar oportunidades de mejora y fortalecer la Entidad frente a los nuevos retos institucionales y sectoriales de las Regionales y Centros de Formación, es por ello, que se requiere el total compromiso y participación de los directores y subdirectores de centro de formación profesional con el diligenciamiento del formulario de entrevista, por lo cual se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Objetivo del diligenciamiento del instrumento "Entrevista de diagnóstico integral por dependencia'"

Recopilar información relevante de las Direcciones Regionales y los Centros de Formación Profesional, para analizar las funciones, procesos, estructura organizacional, recursos, prestación del servicio y prospectiva de cada dependencia.

2. Instrumento "Entrevista de diagnóstico integral por dependencia"

Para estandarizar la recolección de la información, se ha diseñado un instrumento consistente en un formulario que aborda diferentes aspectos, que permitirán la generación del diagnóstico para el SENA. El formulario consta de siete (7) bloques de información así:

a) Información general

b) Análisis de funciones

c) Información de procesos y procedimientos

d) Información organizacional

e) Información relacionada con recursos humanos, tecnológicos y financieros

f) Información relacionada con la evaluación de la prestación del servicio

g) Prospectiva de la dependencia

3. Responsables del diligenciamiento

Los Directores Regionales y los Subdirectores de los Centros de Formación deben acceder, revisar y diligenciar de manera íntegra y completa el instrumento "Entrevista de diagnóstico integral por dependencia", quienes serán los responsables de entregar y reportar la información.

Esta responsabilidad no podrá delegarse ni encomendarse a ningún subalterno.

4. Link de acceso al instrumento "Entrevista de diagnóstico integral por dependencia"

El link de acceso al instrumento es el siguiente:

https://script.google.com/macros/s/AKfycbwCVj2e6e3ni-YEN-GnRkPcakmlw8TCl9WKqCM4pvFWZDhJljzPya7xtFYksoBnWACg/exec

5. Instrucciones para el diligenciamiento del instrumento "Entrevista de diagnóstico integral por dependencia"

Con el fin de optimizar el diligenciamiento del instrumento y garantizar la calidad de la información, se solicita a los Directores Regionales y los Subdirectores de los Centros de Formación del SENA lo siguiente:

- Recopilar la información relevante para cada uno de los bloques del formulario. Se sugiere preparar insumos como:

- Normativa relevante

- Volumetrías de trabajo (estadísticas): Datos cuantitativos sobre las actividades y la producción de la dependencia

- Información del talento humano: Detalles sobre los servidores públicos y contratistas que laboran en la dependencia (número, perfiles, funciones y roles)

- Documentación de procesos: Manuales de procedimiento u otros documentos que describan los procesos y procedimientos

- Informes de auditoría

- Indicadores de gestión

- Diligenciar el formulario de manera íntegra y completa. El tiempo estimado para el diligenciamiento del instrumento es de una (1) hora.

- Para obtener soporte técnico durante el diligenciamiento del formulario, por favor contacte a los siguientes profesionales de enlace de la Secretaría General:

En caso de considerarlo necesario, usted podrá estar acompañado durante el diligenciamiento del instrumento "Entrevista de diagnóstico integral por dependencia", por los integrantes de su equipo de trabajo que consideren pertinentes para brindar la información requerida.

Agradecemos brindar información veraz, completa y con la mayor precisión posible; su colaboración es esencial para el éxito de este proceso.

La información recopilada en estas entrevistas será tratada con total confidencialidad y utilizada exclusivamente para fines del Proceso de Formalización de Empleo Público y Rediseño Institucional del SENA 2025.

Para facilitar el diligenciamiento del instrumento "Entrevista de diagnóstico integral por dependencia", se ha puesto a su disposición un video tutorial que podrá consultar en el siguiente

link:     

                   https://www.voutube.com/watch?v=FQEkPGh3F3k

6. Fechas de diligenciamiento del instrumento "Entrevista de diagnóstico integral por dependencia"

Con el objetivo de cumplir con los tiempos de desarrollo del proyecto, es necesario diligenciar el instrumento de entrevista entre el 27 de marzo y el 2 de abril de 2025.

Las dudas sobre esta circular serán atendidas por las mismas personas indicadas en la anterior tabla de soporte técnico.

Agradecemos su compromiso, participación y colaboración en esta importante iniciativa de interés prioritario para la entidad.

Cordialmente,

KATERINE GRIMALDOS ROBAYO

Secretaria General