CIRCULAR 94 DE 2026
(abril 22)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
1-6060
Bogotá D.C.
| Para: | Subdirectores de Centro de Formación Profesional, Coordinadores Académcos. |
| Asunto: | Lineamientos para el seguimiento, validación y registro de la ejecución de los programas de formación especial campesina y formación especial popular en el sistema de vigilancia de programas - SVP, para la vigencia 2026. |
En desarrollo de lo dispuesto en la Circular 3-2025-000303, mediante la cual se impartieron orientaciones para la implementación de los programas de Formación Especial Campesina y Formación Especial Popular, y en concordancia con su alcance definido en la Circular 3-2026-000022 en la que se estableció la correcta caracterización de grupos y el registro de la ejecución de metas en el módulo dispuesto en el Sistema de Vigilancia de Programas, se imparten los siguientes lineamientos para el seguimiento, la validación y el registro de la ejecución.
En este marco, se informa que en el Sistema de Vigilancia de Programas (SVP) se encuentra habilitado el módulo de Registro de Programas de Formación Especial, a través del cual los centros de formación deberán efectuar el seguimiento y registro de la ejecución de los programas de Formación Especial Campesina - Placa Huella, Formación Especial Campesina - Construcción, Formación Especial Campesina - Transformación y Formación Especial Popular. El detalle funcional del módulo, así como la guía para su uso, podrán ser consultados en el siguiente enlace:
https://ejecucionformacion.sena.edu.co/enlace/manual-usuario-modulo-registro-programa-formacion-especial
A continuación presentamos lineamientos a tener en cuenta para el efectivo reporte.
MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN EL SVP
El módulo permite visualizar, para cada centro de formación, la meta asignada, la ejecución y el porcentaje de avance de los programas de Formación Especial Campesina y Formación Especial Popular, así como el listado de grupos asociados en la vigencia 2026. Para el caso de Placa Huella, el sistema muestra adicionalmente la meta de grupos y la meta de metros intervenidos, en coherencia con las particularidades definidas para este programa especial.
De igual manera, el módulo cuenta con paneles de seguimiento que permiten evidenciar el avance del centro de formación frente a la meta establecida en cada programa, así como identificar inconsistencias en la caracterización de grupos y programas especiales que requieren ajuste en SOFIA Plus.
AJUSTE DE METAS-FEC PLACA HUELLA
En concordancia con los establecido en la Circular 3-2026-000022, los Centros de Formación deberán tener en cuenta que la meta del programa FEC- Formación Especial Campesina-Placa Huella fue incrementada por el Consejo Directivo Nacional, razón por la cual se hace necesario ajustar la planeación operativa, la ejecución y el seguimiento conforme a la distribución actualizada de metas asignadas a cada centro.
En este sentido, la ejecución del programa deberá garantizar la debida coherencia entre los siguientes elementos:
- Numero de grupos programados y ejecutados
- Cupos asignados y certificados
- Metros de Intervención reportados
Particularmente, para el programa de Placa Huella, cada grupo deberá evidenciar como resultado del proceso formativo la construcción de mínimo quince (15) metros lineales, los cuales deberán estar debidamente soportados mediante el registro en el módulo del Sistema de Vigilancia de Programas (SVP) y las evidencias correspondientes.
Así mismo, los Centros de Formación deberán asegurar la consistencia entre la planeación, la ejecución registrada en SOFIA Plus y el reporte en el SVP, de manera que los resultados reportados reflejen fielmente el cumplimiento de las metas asignadas.
El incumplimiento de estas condiciones podrá afectar la validación de la ejecución y el reconocimiento del cumplimiento de metas, en el marco del seguimiento institucional
CORRECTA CARACTERIZACIÓN DE LOS GRUPOS EN SOFIA PLUS
Se debe tener en cuenta que solo sumarán a la ejecución de la meta los grupos de los programas de formación del catálogo referido en la Circular 3-2025-000303 y que se encuentren correctamente caracterizados en SOFIA Plus con el programa especial que corresponda.
Para tal efecto, los únicos códigos de programa especial válidos para la caracterización en SOFIA Plus son los siguientes:
- 2435: FEC - Formación Especial Campesina - Placa Huella
- 2436: FEC - Formación Especial Campesina - Construcción
- 2437: FEC - Formación Especial Campesina - Transformación
- 2455: FEP - Formación Especial Popular
Los centros de formación deberán verificar que cada grupo esté asociado al código de programa especial que efectivamente corresponda, garantizando la consistencia entre planeación, la ejecución y el registro según su ejecución.
REVISIÓN MENSUAL Y VALIDACIÓN PERMANENTE
Los subdirectores de centro deberán realizar de manera mensual la revisión de la correcta caracterización de los grupos en SOFIA Plus, con el fin de garantizar que la información reportada sea consistente y que los grupos puedan reflejarse adecuadamente en el seguimiento de la ejecución.
Para facilitar esta verificación, los paneles de seguimiento del módulo en SVP incluyen filtros de validación que permiten identificar programas caracterizados como formación especial campesina o formación especial popular que no deberían estarlo, por no encontrarse dentro de los definidos en las circulares vigentes. Cuando se identifiquen estos casos, el centro de formación deberá efectuar de manera prioritaria los ajustes correspondientes en SOFIA Plus.
La consulta del panel no constituye únicamente como un mecanismo informativo, sino como una herramienta de control y validación permanente para asegurar la correcta ejecución de la meta.
REGISTRO DE INFORMACIÓN DE GRUPOS
Una vez un grupo se encuentre en estado "Terminado" o "Terminado por fecha" en SOFIA Plus, el Subdirector de Centro deberá ingresar al módulo de Registro de Programas de Formación Especial en el SVP y diligenciar la información correspondiente al proceso formativo finalizado. El módulo solo permite editar y registrar información para grupos que se encuentren en estos estados.
Para cada grupo, el sistema carga automáticamente la información básica proveniente de SOFIA Plus, correspondiente al grupo, centro, aprendices matriculados y estado del grupo. Posteriormente, deberá diligenciarse la información del programa, incluyendo la población del grupo y el lugar de intervención. En el caso de los programas de Placa Huella y Construcción, deberá además registrarse la georreferenciación del lugar de ejecución, mediante latitud y longitud.
REGISTRO DE RESULTADOS Y CARGUE DE EVIDENCIAS
El diligenciamiento del módulo deberá incorporar de manera integral la información de resultados, población beneficiada e impacto generado, de acuerdo con el tipo de programa ejecutado.
Para FEC Placa Huella, se deberá registrar: metros intervenidos, número de personas beneficiadas en el territorio y la descripción de los impactos sociales relevantes. Para los programas FEC Construcción, FEC Transformación y Formación Especial Popular, se deberá registrar el número de personas beneficiadas y otros impactos sociales destacados
Adicionalmente, en el reporte de población beneficiada los Centros de Formación deberán identificar y caracterizar las organizaciones atendidas, en coherencia con lo establecido en la Circular 3-2025-000303, considerando como mínimo los siguientes criterios:
Tipo de Organización:
- Economía campesina
- Economía popular (Sectores definidos en la circular 3-2025-000303)
Priorización de procesos organizativos:
- Campesinos
- Agroecología
- Reforma agraria
- Procesos de paz (PDET, ZOMAC, PNIS)
- Economías populares vinculadas al sector rural
En cuanto al impacto generado, este deberá ser descrito de manera cualitativa y, cuando aplique, cuantitativa, considerando los siguientes ámbitos:
Impacto territorial:
- Mejoramiento de infraestructura comunitaria
- Acceso a vías terciarias
Impacto social:
- Fortalecimiento organizativo
- Generación de capacidades productivas
Impacto económico:
- Dinamización de economías locales
Impacto en la calidad de vida de los habitantes:
- Reducción de tiempos de desplazamiento
- Mejor acceso a servicios (salud, educación, comercio)
Disminución de costos de transporte de productos
Así mismo, deberán cargarse las evidencias fotográficas correspondientes. Para FEC Placa Huella y FEC Construcción, será obligatorio adjuntar evidencias de tres momentos: antes de la intervención, durante la ejecución y después de la intervención. Para FEC Transformación y Formación Especial Popular, será obligatorio adjuntar al menos una evidencia fotográfica. Los archivos permitidos son JPG o PNG, con un peso máximo de 5 MB por archivo.
Una vez finalizado el diligenciamiento y enviado el formulario, el estado del grupo cambiará a "DILIGENCIADO", permitiendo visualizar la información registrada, editarla y descargarla en PDF desde el mismo módulo.
RESUMEN DE RESPONSABILIDADES DE LOS CENTROS DE FORMACIÓN
Corresponde a los centros de formación:
a) Verificar mensualmente la correcta caracterización de los grupos en SOFIA Plus.
b) Asegurar que los grupos que deban sumar a la meta estén asociados exclusivamente a los programas especiales con códigos 2435, 2436, 2437 y 2455, según corresponda.
c) Consultar permanentemente los paneles de seguimiento del módulo en SVP para identificar inconsistencias o necesidades de ajuste.
d) Realizar oportunamente en SOFIA Plus las correcciones que se requieran para la adecuada contabilización de la ejecución.
e) Diligenciar en el módulo del SVP la información de cada grupo cuando este se encuentre en estado "Terminado" o "Terminado por fecha". Los Centros de Formación dispondrán de un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del cambio de estado del grupo, para realizar el registro completo de información, incluyendo el cargue de evidencias correspondientes. Es importante garantizar este registro dentro de los tiempos establecidos, evitando rezagos en la consolidación de la información.
f) Cargar de manera completa y veraz las evidencias y soportes del proceso formativo ejecutado.
Cualquier inquietud, puede ser consultada a Yerli Bahos Hernández, ybahos@sena.edu.co.
Saludo Fraterno,
HELMAN CASTAÑEDA CASTAÑEDA
Director de Formación Profesional (e) Dirección General
