CIRCULAR 98 DE 2025
(abril 28)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá, D.C.
1-4040
| Para: | Directores regionales, jefes de oficina, subdirectores de centros de formación, profesionales contables, tesoreros y dependencias de la Dirección General. |
| Asunto: | Aplicación impuesto de timbre por conmoción CATATUMBO. |
Dando alcance a la circular de actividades relacionadas con el proceso contable de la vigencia 2025 No. 32025-000063, del día 13 de marzo del 2025, y con el propósito de garantizar la correcta aplicación de la retención por concepto de timbre en todas las regionales y centros de formación del SENA, se busca asegurar que las deducciones se realicen conforme a la normativa vigente. Este procedimiento tiene como objetivo cumplir adecuadamente con las obligaciones formales y sustanciales que le corresponden al SENA en su calidad de agente de retención.
De acuerdo con lo anterior, nos remitimos al Decreto 0175 de 2025 "Por el cual se adoptan medidas tributarias destinadas a atender los gastos del Presupuesto General de la Nación necesarios para hacer frente al estado de conmoción interior decretado en la región del Catatumbo, el área metropolitana de Cúcuta y los municipios de Río de Oro y González del departamento del Cesar".
Teniendo en cuenta lo anterior, a continuación, se presentan los elementos que conforman el impuesto de timbre, los cuales permiten su adecuada identificación, aplicación y exigibilidad:
1. Sujeto Activo: El Sujeto Activo de dicho impuesto (en cabeza de la Nación) sobre la cual recae el cobro y determina su recaudo es la Unidad Administrativa Especial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (UAE - DIAN)
2. Hecho Generador:
De acuerdo con el artículo 519 del Estatuto Tributario, el Impuesto de Timbre se genera cuando se cumplan los siguientes requisitos:
- Que exista un instrumento público o documento privado, incluidos los títulos valores, que se otorgue o acepte en el país, o que se otorgue fuera del país pero que se ejecute en el territorio nacional o genere obligaciones en Colombia.
- Que en dichos documentos se haga constar la constitución, existencia, modificación o extinción de obligaciones. También se incluye la cesión o prórroga de obligaciones.
- Que la cuantía de la obligación supere 6.000 UVT ($298.794.000 año base 2025). Si el documento incorpora un valor inferior, el impuesto no se genera.
3. Sujeto pasivo del impuesto:
- Que intervenga como otorgante, aceptante o suscriptor del documento una entidad pública, una persona jurídica o asimilada, o una persona natural que tenga la calidad de comerciante y que en el año inmediatamente anterior tuviera un patrimonio o ingresos brutos superiores a 30.000 UVT ($1.411.950.000 año base 2024).
<Nota modificada por la Circular 118 de 2025. El nuevo texto es el siguiente> NOTA: Una vez identificados los contratos cuya cuantía supere las 6.000 UVT (equivalentes a $298.794.000 para el año 2025), se deberá verificar si las partes intervinientes califican como sujetos pasivos del Impuesto de Timbre.
En el caso de las personas naturales con calidad de comerciantes, será necesario confirmar si, en el año gravable inmediatamente anterior, obtuvieron ingresos o un patrimonio bruto superior a 30.000 UVT (equivalentes a $1.493.970.000). Esta condición deberá comprobarse mediante la revisión de su declaración de renta o de estados financieros certificados.
Por su parte, las personas jurídicas estarán sujetas al impuesto únicamente si se cumple el requisito de la cuantía superior a 6.000 UVT, sin necesidad de validar ingresos o patrimonio adicional.
4. Base Gravable: Sobre el total del contrato sin incluir IVA y demás impuestos "Imp consumo".
5. Tarifa: El artículo 8 del Decreto 0175 de 2025 introduce una modificación transitoria al parágrafo 2 del artículo 519 del Estatuto Tributario, estableciendo que la tarifa del impuesto es del 1%. En consecuencia, deberá considerarse este porcentaje para efectos de la aplicación de lo dispuesto en el artículo 532 del Estatuto Tributario, con lo que el obligado pagaría el 0,5% de la tarifa.
- Artículo 532 del Estatuto tributario: Las entidades de derecho público están exentas del pago del impuesto de timbre nacional. Cuando en una actuación o en un documento intervengan entidades exentas y personas no exentas, las últimas deberán pagar la mitad del impuesto de timbre, salvo cuando la excepción se deba a la naturaleza del acto o documento y no a la calidad de sus otorgantes.
- Es preciso señalar que los contratos celebrados entre Entidades de derecho público no están sujetos al impuesto de timbre.
Una vez identificados todos los elementos del tributo, es fundamental considerar el artículo 522 del Estatuto Tributario, que establece las reglas para determinar si las cuantías estipuladas en los contratos son determinadas o indeterminadas.
- Cuantía Determinada
La cuantía determinada es aquella cuyo valor se puede establecer de manera precisa y clara desde el inicio del acto o contrato. Esto se aplica principalmente a situaciones en las que se sabe con exactitud cuánto se va a pagar, como en los contratos con pagos periódicos o valores fijos.
- Cuantía Indeterminada
La cuantía indeterminada se aplica cuando no es posible conocer con exactitud el valor al inicio del contrato o acto, ya que este dependerá de variables o situaciones futuras.
Teniendo en cuenta lo anterior, es pertinente destacar el procedimiento establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público mediante la Circular Externa 010 del 5 de marzo de 2025, que detalla el mecanismo para garantizar el adecuado recaudo del Impuesto de Timbre, en relación con las cuantías determinadas e indeterminadas, como se detalla a continuación:
1. Pago del impuesto de timbre por parte del contratista para contratos con cuantía determinada:
El contratista deberá efectuar el pago del impuesto de timbre mediante el sistema PSE, del Banco Agrario. Para el detalle del procedimiento de pago, se recomienda consultar el documento "Instructivo de trasferencias electrónicas PSE DTN recaudo impuesto de timbre" ", donde se especifican los pasos a seguir.
Link de acceso directo al PSE:
https://www.psepagos. co/PSEHostingUI/ShowTicketOffice.aspx?ID=13299
Link de Acceso a los instructivos:
https://www.minhacienda.gov.co/es/tesoro-nacional/operaciones-tesoro-nacional/instructivosrecaudos- bancos-comerciales
1.1 Envío del soporte de pago: Una vez realizado el pago, el contratista debe remitir el comprobante correspondiente a la entidad contratante
1.2 Consulta de la información en la Página del MHCP. Instructivo de Consulta de Transferencias PSE - 5 2024: Este instructivo está dirigido a las entidades ejecutoras o beneficiarias del ingreso y explica cómo consultar la información sobre las transferencias realizadas, se publican todos los martes en la página web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y se registran en el sistema SIIF Nación.
1.3 Consulta de información en el aplicativo ACH – PSE De acuerdo con el oficio sobre los Lineamientos de Privacidad de PSE, publicado en la página del MHCP, las entidades pueden solicitar un usuario de consulta en el aplicativo ACH – PSE. Si requieren acompañamiento en este proceso, pueden solicitarlo a través del correo hamilton.campos@minhacienda.gov.co. Sin embargo, si su entidad ya cuenta con un usuario y conoce el procedimiento, no es necesario solicitar asistencia.
1.4 Causación del impuesto por parte de la entidad pública:
La Dirección del Tesoro Nacional, a través del SIIF Nación, generará un Documento de Recaudo por Clasificar, asignado a la entidad contratante. A partir de este, la entidad deberá causar el impuesto mediante una cadena de pago no presupuestal con valor neto cero, siguiendo estos pasos:
a) Registrar cuenta por pagar con medio de pago "Giro", beneficiario el tercero contratista, y la siguiente posición de pago no presupuestal: o 2-02-01-04 IMPUESTO DE TIMBRE NACIONAL.
b) Registrar acreedor no presupuesta! con "Valor Neto Cero", incluyendo la deducción: o.2-01-0403-01-03 RETENCIÓN TIMBRE NACIONAL. (D. 175 de 2025-CATATUMBO) c) Registrar, autorizar y pagar la orden de pago no presupuestal con "Valor Neto Cero".
En el sitio:
https://www. minhacienda. gov. co/siif/ciclo-de-negocios/gestion-de-tesoreria/ encontraran el paso a paso para registrar la cadena liquido cero de PAG, llamada " Guía para Registrar Deducciones Consignadas por el Contratista".
Una vez que la orden de pago no presupuestal quede en estado Pagada, se causará en la bolsa de deducciones para que la entidad pública lo declare y compense en la declaración de retención en la fuente del mes siguiente, conforme al procedimiento indicado en la "Guía de Pago por Compensación Retenciones DIAN", disponible en:
https://www.minhacienda.gov.co/siif/ciclo-de-negocios/gestion- gasto/guias.
2. Procedimiento para documentos de cuantía indeterminada:
Cuando se trate de documentos de cuantía indeterminada, el Artículo 519 del Estatuto Tributario establece que el impuesto se causará sobre cada pago o abono en cuenta derivado del contrato o documento, mientras este permanezca vigente. En estos casos, se seguirá el siguiente procedimiento:
2.1 Registro de la obligación presupuestal o La entidad pública del ámbito SIIF, al registrar la obligación presupuestal, deberá incluir una deducción con la posición de pago no presupuestal correspondiente: o 2-01-04-03-01-03 RETENCIÓN TIMBRE NACIONAL. (D. 175 de 2025 - CATATUMBO)
2.2 Causación en la bolsa de deducciones Cuando se pague la orden de pago asociada a la obligación, las deducciones practicadas se causarán en la bolsa de deducciones para que la entidad pública las declare y compense en la declaración de retención en la fuente del mes siguiente.
Una vez emitida la presente circular, todos los contratos celebrados entre la entidad y el proponente deberán cumplir con las recomendaciones establecidas para la correcta ejecución contractual, siguiendo un formalismo adecuado para su inicio. Para ello, se requerirá al proponente presentar el soporte de pago correspondiente al impuesto de timbre, conforme a lo estipulado en el Decreto 0175 del 22 de febrero de 2025. Este requisito será responsabilidad del tercero (proponente) al momento de la suscripción del contrato, con el fin de autorizar el inicio de su ejecución.
Se recomienda que, al momento de elaborar los contratos, se incluya un ítem que esté relacionada con el Impuesto de Timbre Nacional, como se sugiere a continuación:
Un aparte que indique de manera expresa la aplicación del Impuesto de Timbre Nacional, así:
"El Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), en cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto 175 del 19 de febrero de 2025, exigirá el pago del impuesto de Timbre Nacional, de acuerdo con la tarifa vigente establecida antes del inicio de actividades descritas en el presente contrato".
Se deberá tener en cuenta que existen personas exentas del impuesto de timbre, tal como se contempla en los Artículos 529 y 530 del Estatuto Tributario. Asimismo, se aclara que aquellos contratos cuya firma se haya realizado antes de la emisión de la presente circular y después del 22 de febrero de 2025, deberán presentar el soporte de pago al momento de efectuar el reconocimiento del hecho económico en el área de contabilidad.
En concordancia con lo anterior, se hace énfasis en los contratos con cuantías determinadas que sean sujetos pasivos del impuesto, estos deben cumplir con la obligación de pago del impuesto de timbre antes de iniciar actividades o realizar el primer desembolso. Este pago deberá efectuarse sobre el monto total del contrato, excluyendo el IVA y el Impuesto al Consumo. El valor consignado deberá ser verificado para asegurar que el contratista realizó la consignación por el monto correcto.
Para completar el proceso establecido en la Circular Externa 010, el contratista deberá presentar una copia de la consignación efectuada como evidencia del cumplimiento de esta obligación. Este soporte deberá ser remitido al área de Contabilidad de la Dirección General para su procesamiento, el cual incluye el cargue en la bolsa de deducciones y la posterior presentación a través de la declaración de retención en la fuente. Consideraciones adicionales:
Régimen SIMPLE
- También se exige el pago de timbre a las personas naturales o jurídicas que pertenezcan a este régimen de tributación, siempre que el contrato suscrito supere las 6000 UVT y no se encuentre en la categoría de exentos del tributo.
Irretroactividad tributaria
- Los pagos realizados en contratos suscritos con anterioridad al 22 de febrero de 2025 no estarán sujetos a la retención del impuesto de timbre. La tarifa del 0,5% será aplicable únicamente a los contratos suscritos a partir de dicha fecha.
Existen varias exenciones al Impuesto de Timbre; a continuación, se detallan las más relevantes aplicables a ciertos contratos, conforme a lo dispuesto en el Artículo 530 del Estatuto Tributario:
- Los contratos de transporte aéreo, terrestre, marítimo y fluvial de pasajeros y de carga.
- Las pólizas de seguros y reaseguros, sus renovaciones, ampliaciones, aplicaciones o anexos.
- Los contratos de trabajo y las copias, extractos y certificados relativos a prestaciones sociales.
- Las órdenes de compra o venta de bienes o servicios, y las ofertas mercantiles que se aceptan con ocasión de la expedición de la orden de compra o venta (TIENDA VIRTUAL COLOMBIA COMPRA EFICIENTE y BOLSA MERCANTIL MCP "MERCADO DE COMPRAS PÚBLICAS").
Finalmente, no olvidar que estos parámetros deben ser considerados y aplicados correctamente para reducir el riesgo de que la Entidad sea objeto de procesos de fiscalización que puedan resultar en sanciones costosas. Además, esta situación podría tener consecuencias disciplinarias y fiscales para los responsables del proceso en cada Regional o Centro de Formación, según corresponda.
Saludos Cordiales,
ADRIANA MILENA GASCA CARDOSO
Directora Administrativa Y Financiera -E-
