CIRCULAR 101 DE 2024
(abril 3)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá, D.C
| PARA: | Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación, Coordinadores de Apoyo Administrativo y Responsables de Almacén e Inventarios. |
| ASUNTO: | Lineamientos para la depuración y baja de bienes muebles del SENA, semestre 2024-1. |
La Dirección Administrativa y Financiera en cumplimiento de sus funciones, establecidas en el artículo 15 del Decreto 249 de 2004, en especial sus numerales: 2[1] y 16[2], y lo dispuesto en la Resolución 911 de 2017. Con el fin de gestionar la oportuna y debida depuración de los bienes muebles de la entidad, informa la implementación de la estrategia para la depuración de bienes a nivel nacional correspondiente a la baja de bienes durante el primer semestre del 2024. Cuyos lineamientos se comparten a continuación:
1. Generalidades
a. La estrategia para la depuración de bienes, de que trata la presente circular consiste en términos generales en adelantar los procesos de baja de bienes muebles, inservibles, obsoletos y/o que ya no sean de utilidad para el cumplimiento de la misión institucional del SENA; en la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación de la entidad a nivel nacional, durante el primer semestre del año en curso, de manera que la labor se concluya a más tardar el 30 de junio del 2024. Para lo cual se contará con el acompañamiento del Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección Administrativa y Financiera.
b. Cada Dirección Regional y Centro de Formación, podrá adelantar varios procesos de baja de bienes en forma simultánea, según corresponda y de conformidad con la cantidad y naturaleza de bienes objeto de baja; siempre que con ello se contribuya en la materialización de los principios de la función administrativa[3].
c. Con base en lo dispuesto en el artículo 6o de la Resolución 911 de 2017, respecto de las sesiones del comité y su frecuencia[4], y de igual forma, en cumplimiento de los compromisos gerenciales, establecidos como parte de los Indicadores de gestión de gerente público, de que trata el numeral 10 de la presente circular. Se requiere que el comité de bajas en la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación (respectivamente), se reúna como mínimo una vez durante la vigencia aquí descrita. En los casos en que no haya bienes objeto de baja, se deberá convocar a reunión de comité y documentar dicha situación mediante la respectiva acta de comité.
d. En la gestión de baja que incluya bienes TIC deberá garantizarse plena observancia de lo establecido al respecto en la Resolución 2159 de 2013, Por la cual se crea el marco de gobierno TIC y se fijan políticas institucionales para el uso y comportamiento frente a los recursos y servicios de las TIC por parte de los usuarios internos del SENA; en particular lo dispuesto en su artículo 3 [5] y en la NOTA[6] del capítulo 3. ACTIVOS DE INFORMACIÓN, del ANEXO. 1. Ibidem.
e. Los responsables de almacén e inventarios deberán asistir a las jornadas de divulgación y acompañamiento que programe el Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección Administrativa y Financiera, para efectos de la implementación de la presente circular.
2. Normatividad y procedimientos aplicables
Las directrices y gestiones aplicables a la baja de bienes muebles de la entidad son las establecidas en: la Resolución 0911 de 2017, la Guía para la Administración y Control de Bienes (GIL-G-003) Capítulo Baja de Bienes; formalizada en el Sistema Integrado dé Gestión y Autocontrol de la Entidad y publicada en la plataforma Compromiso; y la Resolución 2159 de 2013 en lo relativo a bienes TIC.
3. Orientación y seguimiento
Las actividades concernientes a la estrategia de que trata la presente circular serán orientadas y controladas a nivel nacional por el Grupo de Almacenes e Inventarios la Dirección Administrativa y Financiera.
4. Publicación de ofrecimientos a otras entidades estatales
Conforme a lo descrito en la Guía para la Administración y Control de Bienes (GIL-G-003); la publicación de ofrecimientos de bienes para conocimiento de otras entidades estatales, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 2.2.1.2.2.4.3 del decreto 1082 de 2015; deberá solicitarse al correo bajadebienes@sena.edu.co, adjuntando la respectiva resolución debidamente suscrita (y radicada) por el delegado según Resolución 0911 de 2017[7], acompañada del Formato de Ofrecimiento de bienes (GIL-F-013) en formato (xl9s o xlsx) Excel.
5. Actividades a desarrollar
Las actividades para la baja de bienes deberán ser adelantadas en la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación, conforme a lo descrito en el capítulo Baja de bienes, de la Guía para la Administración y Control de Bienes (GIL-G-003), disponible en compromlso.sena.edu.co; demás normas y lineamientos citados en el numeral 2o de la presente. Sin exceder del 30 de junio del año en curso y sobre las cuales se sugieren los tiempos relacionados a continuación.
| ITEM | NOMBRE DE ACTIVIDAD | DURACIÓN (Días hábiles) |
| 1 | Gestión de conceptos técnicos sobre bienes objeto de baja. | 7 días |
| 2 | Traslado de Bodega "Reintegrados Servibles" a Bodega "En proceso de baja" | Hito |
| 3 | Socialización de pautas para la elaboración de acta de comité y resolución de bajas. Impartida por el Grupo de Almacenes e Inventarios - Dirección General. (Reunión Teams, nivel nacional). | 12 de abril del 2024 |
| 4 | Primera sesión del Comité de Bajas - evaluar disposición de bienes como residuos y/o chatarrización. Recomendar la baja de bienes y recomendar disposición y/u ofrecimientos, según corresponda. | 2 días |
| 5 | Elaboración y validación del acta de primera sesión del comité. | 2 días |
| 6 | Elaboración de primera resolución de bajas (Se ordena la baja de bienes, autoriza la disposición de los que clasifican como residuos, entre otros) y ofrecimiento de bienes. Se proyecta resolución por separado según tipo de bien (Devolutivo, Administración y/o Contrato 060/2007). | 2 días |
| 7 | Firma y radicación de resolución de bajas, por parte del Director Regional o Subdirector de Centro, como delegado en la Regional o Centro de Formación (Art. 9, Resolución 911 de 2017). | 2 días |
| 8 | Disposición final de residuos y elaboración de transacción de baja de bienes, clasificados como residuos. En simultánea con las actividades siguientes. Esta transacción se realiza una vez efectuada la disposición final de los bienes. | Simultáneo con siguientes |
| 9 | Envío de resolución de ofrecimiento y formato GIL-F-013, al correo bajadebienes@sena.edu.co, para publicación en la página web Sena. | Hito |
| 10 | Revisión y publicación de ofrecimientos a otras entidades estatales, por administrador del correo bajadebienes@sena.edu.co | 4 días |
| 11 | Tiempo de disponibilidad del ofrecimiento, en el cual se reciben solicitudes de Regionales o Centros del SENA y de otras entidades estatales. | 30 días calendario |
| 12 | Socialización de pautas para la elaboración de acta de comité y resolución de bajas. Impartida por el Grupo de Almacenes e Inventarios - Dirección General. (Reunión Teams, nivel nacional) | 7 de junio del 2024 |
| 13 | Segunda sesión del Comité de Bajas (Evaluar disposición para bienes ofrecidos. Para aquellos que no hayan sido solicitados, considerar la disposición por venta, dado que las demás alternativas ya fueron validadas y esta es la última opción que contempla la normatividad de la entidad). | 2 días |
| 14 | Elaboración y validación del acta de segunda sesión del comité. | 2 días |
| 15 | Elaboración de resolución de bajas con la cual se concluye la gestión de baja de bienes (Se ordena la baja de bienes y autoriza la disposición de los que clasifican como residuos, entre otros). Se proyecta resolución por separado según tipo de bien (Devolutivo, Administración y/o Contrato 060/2007). | 2 días |
| 16 | Firma y radicación de resolución de bajas, por parte del Director Regional o Subdirector de Centro, como delegado en la Regional o Centro de Formación (Art. 9, Resolución 0911 de 2017). | 2 días |
| 17 | Disposición final de los bienes, conforme a lo ordenado en resolución, y registro de transacciones de baja. (Se exceptúan bienes objeto de venta, los cuales están sujetos a los tiempos de la gestión de enajenación). | 8 días |
| 18 | Envío de documentos para revisión y consolidación, bajadebienes@sena.edu.co. | Hito |
6. Documentos modelo
| Como medida para unificar criterios y facilitar las tareas en la gestión de baja de bienes, desde el Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección Administrativa y Financiera se ponen a disposición documentos modelo de actas y resoluciones, mediante carpeta compartida de OneDrive, a la cual se puede acceder en el siguiente enlace https://n9.cl/cklb6n, o escaneando el código QR a continuación. |  |
7. Disposición de bienes recibidos en ejecución de contratos de TICS, liquidados en vigencias anteriores.
7.1 Contrato No. 000060 del 2007
Teniendo en cuenta que a la fecha aún se registran bienes recibidos en el marco del contrato 0060 de 2007, durante la presente vigencia se debe propender por su identificación y depuración. De conformidad con lo acordado entre el SENA y el Contratista, en acta de liquidación suscrita el 7 de mayo del 2007, cuyo texto se cita a continuación "Nota No. 4: las partes dejan constancia que se concilio el 100,00% del inventario de los bienes reclamado por el Contratista, quedando el SENA sin compromisos por este concepto. En el caso eventual de encontrarse elementos, bienes y/o similares etiquetados como pertenecientes al Contrato 00060, estos quedarán a plena disposición del SENA para ser utilizados en laboratorios y/o actividades de tipo académico."
Que posteriormente la Oficina de sistemas mediante comunicación interna No. 8-2016-009103 del 17 de Junio de 2016 (Anexo No. 2) emite concepto favorable para que los mismos puedan ser dados de baja con fines de venta como residuos tecnológicos o unidades funcionales.
Es importante tener en cuenta la instrucción impartida sobre el particular, por la Dirección Administrativa y Financiera mediante radicado No. 8-2016-038654 con asunto "INDICACIONES PARA LA BAJA DE BIENES CORRESPONDIENTES AL CONTRATO NO. 00060 DEL 7 DE MAYO DE 2007", remitida el 8 de agosto de 2016.
7.2 Bienes recibidos en el marco del contrato 1014 de 2014
Respecto de los bienes recibidos en ejecución del contrato 1014 del 29 de diciembre de 2014, que actualmente son objeto de formalización de inventarios entre la entidad y el contratista, a continuación, se comparte el tratamiento a aplicar con base en lo acordado por las partes en actas de supervisión, seguimiento y finalmente en el ACTA DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO 1014 DE 2014, CELEBRADO ENTRE EL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Y LA UNIÓN TEMPORAL SENA DIGITAL, suscrita con fecha 1 de octubre del 2020, y demás documentos aportados por la supervisión del contrato en cabeza de la Oficina de Sistemas, así:
a. Retoma
Se efectuará retoma de equipos pertenecientes a "Proyectos especiales" y demás especificados por las partes, conforme a lo acordado y consignado en actas suscritas entre la entidad y el contratista.
b. Devueltos al contratista, pendientes de descarga del sistema
Sobre bienes aún registrados en Kardex que no se encuentran físicamente en las instalaciones del SENA, debido a que fueron devueltos o retirados por el contratista. Se adelantará depuración de Kardex mediante el movimiento "Devolución de comodatos".
c. En instalaciones del Sena, pendientes de devolución al contratista
De todos los bienes pertenecientes a este contrato que no se encuentren relacionados como objeto de retoma, se efectuará devolución al contratista, con el correspondiente registros en el sistema de administración y control de bienes de la entidad, previa validación de existencias a nivel nacional y coordinación de retiro con el contratista.
Es de señalar que, las actividades para esta depuración de bienes serán informadas, programadas y supervisadas por la coordinación del Grupo de almacenes e inventarios de la Dirección Administrativa y Financiera.
8. Disposiciones especiales a tener en cuenta para la cancelación de matrícula del parque automotor
Se pone a consideración de los directores regionales y subdirectores de Centro de Formación con parque automotor bajo su responsabilidad en el presente proceso, y los correspondientes comités de baja; evaluar la baja y cancelación de matrícula de los vehículos de modelo 2000 y anteriores, con destinación chatarrización.
Para lo cual se deberán analizar las condiciones de seguridad, mecánicas y de circulación de cada vehículo en el marco de lo establecido en los artículos 27 al 33 del Capítulo III, de la ley 769 de 2002, en lo concerniente a condiciones de cambio de servicio, condiciones técnico-mecánicas, de gases y de operación; equipos de prevención y seguridad; dimensiones y pesos; salida de emergencia, condiciones de la carga y permiso para carga; así como lo dictado en la ley 1383 del 2010 "Por la cual se reforma la Ley 769 de 2002 - Código Nacional de Tránsito, y se dictan otras disposiciones".
Adicionalmente se recomienda establecer un análisis costo-beneficio de dichos vehículos entre la necesidad de servicio cubierta por los mismos y el costo de mantenimiento anual que demanda tenerlos en circulación; considerando los tiempos que estos requieran para las reparaciones y mantenimientos dada su antigüedad.
Respecto de lo anterior es importante recordar que, es responsabilidad de cada Centro de Formación en el cual se autorice la baja de vehículos con destinación chatarrización (desintegración) y correspondiente cancelación matrícula; adelantar las gestiones pertinentes y garantizar el cabal cumplimiento de lo establecido en él capítulo 5 "Cancelación de la matrícula de un vehículo" de la Resolución No. 12379 de 2012 expedida por el Ministerio de transporte.
La orientación al respecto de disposición del parque automotor, será brindada por el Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones, a través de su coordinador o quién él designe.
9. Cumplimiento de indicadores de gestión de gerente público.
Teniendo en cuenta que, la presente gestión guarda relación con el cumplimiento de objetivos institucionales, en particular el denominado R1. Optimizar el uso de los recursos institucionales, cuyo compromiso gerencial asociado es el “Cumplimiento eficiente de procesos administrativos de la entidad", y su actividad asociada es la Depuración de bienes inservibles a nivel Regional o de Centro de Formación, según corresponda. En consecuencia, constituyen compromisos de gestión de los gerentes públicos de la Entidad. Es importante recordar que, las labores descritas en la presente circular deberán efectuarse antes del 30 de junio del año en curso.
Cordialmente,
OLGA MOLENA GONZALÉZ GOMÉZ
Directora Administrativa y Financiera.
Dirección General
1. 2.Dirigir, coordinar, controlar y ejecutar los procesos y actividades requeridas en lo Entidad para lo administración de los recursos físicos, financieros, y prestación de servicios generales, con criterios de eficiencia y eficacia.
2. 16. Establecer y aplicar normas, procedimientos y técnicas requeridos para las bajas de bienes muebles, el manejo y control de inventarios y administrar y actualizar el registro de proveedores de lo entidad, organizando, dirigiendo y controlando los procesos paro garantizar los servicios públicos y el mantenimiento y conservación de los bienes muebles e inmuebles que requiere la Entidad.
3. PRINCIPIOS DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad; imparcialidad y publicidad (...). (Constitución Política de Colombia, Art. 209)
4. Articulo 6o. Sesiones del Comité de Bajas. El Comité de Bajas se reunirá. mínimo una vez por año, o de acuerdo con las necesidades de la Dirección General, Dirección Regional o Centro de Formación y su convocatoria será realizada por el Presidente del Comité.
(...) De las sesiones del comité se dejará constancia en actas que se firmarán por todos sus miembros, para las cuales se llevará numeración consecutiva por año.
5. ARTÍCULO TERCERO. Disposiciones Generales: La oficina de sistemas de la Dirección General es responsable de definir, desarrollar y evaluar estrategias, políticas, procedimientos, manuales, instructivos y recomendaciones, relacionadas con la gestión de los recursos y servicios de las TIC las cuales deben estar alineadas con el plan estratégico de desarrollo de la Entidad. Por lo tanto, todas las actividades concernientes a la aprobación, adquisición, instalación, configuración, liberación, mantenimiento, soporte, bala, traslado, distribución, control y monitoreo de los recursos y servicios de las TIC, deben estar coordinadas por esta oficina. (Negrilla y subrayas fuera de texto)
6. NOTA: Se considera que los equipos que hacen parte de la infraestructura de las TIC, entran en estado de obsolescencia tecnológica en los siguientes casos:
Cinco (5) o más años de antigüedad o de uso.
- Cuando el costo de reparación sea superior al 70% del valor comercial del equipo.
- Cuando no se puede actualizar tecnológicamente el elemento a ante la imposibilidad de encontrar repuestos!...).
7. Artículo 9o. Delegar las bajas de bienes muebles de la entidad: del nivel Central en el director Administrativo y Financiero, de las Regionales en el Director Regional y de los Centros de Formación en el Subdirector de Centro de Formación Profesional
