CIRCULAR 112 DE 2024
(abril 12)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
| Para: | Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centros de Formación. |
| Asunto: | Trámite de Vigencias Futuras 2024 |
Teniendo como base los principios de “Planificación” y “Anualidad” del presupuesto previsto en los artículos 13 y 14 del Decreto 111 de 1996 y con el fin de realizar una adecuada ejecución presupuestal de la presente vigencia, minimizar la constitución de reservas presupuestales, la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo en cumplimiento de sus funciones, imparte las siguientes directrices para presentar la solicitud de trámite de Vigencias Futuras 2024 en proyectos de impacto nacional.
Las vigencias futuras son una autorización emitida por el CONFIS para asumir obligaciones que afecten el presupuesto de vigencias siguientes, estas pueden ser Ordinarias, cuya ejecución se inicia afectando el presupuesto de la vigencia en curso y Excepcionales, cuyas obligaciones afectan el presupuesto de vigencias fiscales futuras y no cuentan con apropiación en el presupuesto de la vigencia en que se concede la autorización.
La Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo (DPDC), se encargará de realizar los trámites respectivos ante los entes externos como el Ministerio de Trabajo, el Departamento Nacional de Planeación (DNP) y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP).
Para los tipos de trámites de Vigencias Futuras existentes y que tramita esta dirección, se ha dispuesto el documento DE-I-011 Instructivo de Vigencias Futuras que se encuentra en la plataforma CompromISO, en el que se especifican los requisitos que se deben tener en cuenta al momento de presentar ante los entes externos la solicitud.
Es de tener en cuenta que, para la presentación del trámite de la Vigencia Futura, las áreas responsables en la Dirección General validaran las fuentes de financiación identificando el horizonte de los Proyectos de Inversión que apalancan la Vigencia Futura, como también la proyección del cronograma para la actualización de estos.
Adicionalmente, tener en cuenta las siguientes observaciones según corresponda:
- Vigencias futuras para contrataciones nuevas: En las proyecciones de recursos se debe garantizar que el valor propuesto para la vigencia inicial se ejecute en su totalidad dentro de la misma anualidad. Para su trámite se debe entregar la(s) solicitud(es) de CDP y los CDP's, en el cual se exponga el objeto a contratar; señalando expresamente que se soporta mediante vigencias futuras, así como los demás documentos establecidos en el DE-I-011 Instructivo de Vigencias Futuras.
- Vigencias futuras de sustitución y prorroga: Para su trámite se debe explicar claramente en el documento de justificación, los motivos del por qué no se ejecutarán los recursos, por ejemplo, disminución de consumos, etc. Así mismo, será competencia de los responsables de los proyectos la reprogramación de los saldos disponibles reversados. No obstante, y cuando los recursos de la vigencia futura, efecto de la sustitución no se alcancen a ejecutar en dicha vigencia se debe garantizar que queden ejecutados como cuentas por pagar y los recursos de la vigencia por sustituir deben ser liberados oportunamente.
Así las cosas, en virtud de contratos vigentes donde las partes acordaron su ejecución dentro de la anualidad del presupuesto y una vez analizado se determine a buen juicio que estos no se alcanzarán a ejecutar dentro de la vigencia, se procede al trámite de "vigencia futura por sustitución"; lo que implica, que una vez conocida la comunicación CONFIS en la cual se autoriza afectar los recursos presupuestales 2025 para garantizar la contratación, con base en el "OTROSI", se procederá de la siguiente forma:
- Reversar del saldo compromiso, de la presente vigencia el valor a sustituir con base en lo autorizado según comunicación del CONFIS.
- Registrar el compromiso vigencia futura antes del 31 de diciembre 2024.
- Vigencias futuras prorroga: Dentro de la óptima ejecución presupuestal de los recursos y con el apoyo de las áreas responsables se debe validar que los procesos contractuales en ejecución terminen y se liquiden dentro de la vigencia correspondiente, cuando por necesidades de la continuidad del objeto contractual en la siguiente vigencia, se determine ampliar en tiempo y recursos los contratos sin superar el 50% del valor inicial, se proyectara y solicitara con la figura de “ADICION PRORROGA”.
Para cumplir con la afectación presupuestal de las vigencias futuras de prórrogas es necesario tener en cuenta:
Para garantizar la continuidad en la ejecución del objeto contractual y con base en la autorización del documento CONFIS, se debe efectuar el registro presupuestal de la vigencia futura, prórroga mediante "OTROSI"; en todo caso antes del 31 de diciembre 2024.
Las vigencias de sustitución o prórroga están amparadas en los CDP's que soportan los contratos que están en curso y los respectivos Registros Presupuestales que se vienen ejecutando.
- Reprogramación de Vigencias Futuras: Para la reprogramación de Vigencias Futuras, es necesario realizar el trámite de actualización de proyecto de inversión, garantizando que el objeto y monto total de la vigencia futura no se afecte.
Garantizar la liberación de los recursos cuando no han sido ejecutados durante la vigencia e indicar en el documento de Justificación, cada una de las razones de la reprogramación, así como la destinación prevista de los recursos liberados.
Ahora bien, para hacer una planeación eficiente de los recursos en cada año, es necesario tener definidos los montos comprometidos como vigencias futuras al iniciar el alistamiento del Plan de Acción, esto facilita la certeza de los recursos disponibles para la financiación de las metas, los gastos de operación y la financiación de los proyectos presentados. Por lo anterior, se solicita atender los plazos establecidos en la presente circular.
Teniendo en cuenta lo anterior, se debe garantizar que como mínimo exista el 15% de apropiación presupuestal en la vigencia 2024 (no necesariamente el 15% del valor debe estar como presupuesto disponible) sin embargo se debe contar con certificado de disponibilidad presupuestal que garantice el apalancamiento 2024 de la vigencia futura.
Así mismo, y con el ánimo de optimizar los tiempos, se debe presentar un único trámite ante la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo por parte de las áreas de la Dirección General que contengan las necesidades de las regionales y centros de formación a nivel nacional, según sus competencias y las estrategias que hayan definido; por lo tanto, no se dará trámite a solicitudes formuladas directamente por los Centros de Formación y Regionales y se espera que las contrataciones a realizar atiendan la normatividad vigente sobre austeridad en el gasto, especialmente lo dispuesto en el Decreto 1068 de 2015[1] y la Directiva Presidencial 02 de 2023.[2]
Las áreas de la Dirección General que lideran estos procesos deberán contemplar dentro de sus cronogramas que en la solicitud de las vigencias futuras se deberá realizar el trámite
de actualización de cada uno de los proyectos de inversión que apalanca la vigencia futura y que los tiempos para el trámite contemplan acciones con entes externos que podrían tener una duración entre uno a dos meses siempre y cuando no se presenten solicitudes de ajuste que implicarán el inicio del periodo. Así mismo el tiempo del trámite se contempla desde el momento en que se ha cumplido con la remisión de todos los documentos contemplados en DE-I-011 Instructivo de Vigencias Futuras, así como la validación por parte de la Dirección de Planeación.
Por tanto, se recomienda planear y remitir con suficiente anticipación su solicitud a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, así como también prever los términos precontractuales y contractuales para evitar que los procesos sean declarados desiertos, esto con el fin de garantizar la ejecución de los recursos según lo planteado. Por lo anterior, solicitamos que los documentos se presenten a esta Dirección lo más pronto posible con el fin de evitar traumatismos al final de la vigencia.
Finalmente, para realizar el trámite de Vigencias Futuras ante Ministerio de Trabajo, el Departamento Nacional de Planeación (DNP) y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP) y cumplir con los plazos establecidos, se solicita que las Vigencias Futuras Nuevas se formalicen ante esta Dirección, antes de culminar el primer semestre del año.
Cordial saludo,
CLAUDIA LILIANA BLANCO SANTILLANA
Directora de Planeación y Direccionamiento Corporativo
1. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público”
2. Directrices de Austeridad hacia un Gasto Público Eficiente
