CIRCULAR 116 de 2023
(junio 22)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA
Bogotá D.C.,
| PARA: | TODAS LAS ORGANIZACIONES SINDICALES DEL SENA. |
| ASUNTO: | Solicitud y trámite de comisiones y legalizaciones para dirigentes y representantes sindicales. |
En cumplimiento de la función otorgada a la Secretaría General del SENA por el artículo 9-numeral 8 del Decreto 249 de 2004, consistente en "Coordinar fas relaciones con las organizaciones sindicales de ia entidad (...) y efectuar los trámites que demande esta actividad", emite los lincamientos para la solicitud, trámite y legalización de comisiones para directivos y representantes sindicales cuando éstas sean procedentes de acuerdo con las normas vigentes, con el fin dar cumplimiento a los Acuerdos Laborales(1) y la Convención Colectiva de Trabajo vigentes.
1. Solicitud y trámite de comisiones del nivel nacional
1.1. Radicación
La respectiva organización sindical, de acuerdo con la programación previamente acordada con la Secretaría General, radicará a través del correo electrónico comisionesyleg@sena.edu.co la solicitud de comisión(es) para el(os) representante(s) sindical(es) que tenga(n) derecho a la comisión, precisando: nombre de la organización sindical, nombre del comisionado(s) y fecha de ia comisión, anexando los documentos que se anotan posteriormente en esta circular.
Teniendo en cuenta los plazos establecidos por la Dirección Administrativa y Financiera del SENA para el trámite de las comisiones y tiquetes en la Circular No. 01-3.2022-000184 del 27 de octubre de 2022, y el tiempo que necesita la Secretaría General para revisar, organizar y gestionar las comisiones y pasajes, la solicitud deberá ser radicada por el sindicato en el mencionado correo electrónico, con mínimo el siguiente término de anticipación:
Para desplazamientos con tiquetes aéreos: mínimo diez (10) días hábiles antes de ia fecha de inicio de la comisión.
Desplazamientos terrestres: mínimo siete (7) días hábiles antes de la fecha de inicio de la comisión.
Toda solicitud de comisión deberá ir acompañada de los siguientes documentos debidamente diligenciados, así como firmados cuando el formato tenga esa opción:
- El formato GTH-F-188 "Formato agenda de labores para servidores públicos en comisión" descargable de la plataforma Compromiso.
- El formato GIL-F-019 "Formato Solicitud Tiquetes Dirección General" (cuando aplique), descargable de la plataforma Compromiso.
La información contenida en el "Formato agenda de labores para servidores públicos en comisión" deberá ser verificada previo a su radicación, teniendo en cuenta: destinos, itinerarios y trayectos, señalando los valores estipulados en la Resolución No. 1-01103 de 2023 por la cual se fija las escalas de viáticos y gastos de trasporte en el Sena.
Cuando un dirigente o representante sindical vaya a radicar en el correo electrónico una comisión por primera vez, debe anexar además la certificación bancaria para su correspondiente creación en el SIIF; sin este soporte no será posible autorizar la comisión, ni avanzar en su trámite, por lo cual será devuelta con esa novedad al sindicato.
Cada organización sindical deberá consolidar las comisiones a solicitar, para enviarlas a través de un solo correo electrónico a la Secretaría General, con el fin de evitar duplicidad de solicitudes.
1.2. Trámite en la Secretaría General
Recibido el radicado de la solicitud, la Secretaría General procederá a revisar la información y los formatos aportados; si están completos y correctamente diligenciados, procederá a gestionar la autorización, el registro presupuestal y la solicitud de tiquetes aéreos (si se requieren). Una vez autorizadas, la Secretaría General remitirá las comisiones al respectivo sindicato, al correo electrónico que radicó la solicitud, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.
En caso de que los documentos no estén completos o necesiten ajustes, se le informará a! sindicato al mismo correo electrónico que remitió la solicitud, para que proceda a completarlos o ajustarlos de inmediato, antes de que se cumpla el plazo señalado por la Dirección Administrativa y Financiera para radicarlos ante esa dependencia; si no es posible cumplir esos términos, no se autorizará la comisión(2).
2. Solicitud y trámite de comisiones en las Regionales
Para el trámite de comisiones sindicales en el ámbito Regional, la radicación de la solicitud en el correo comisionesyleg@sena.edu.co la debe efectuar directamente la Dirección Regional, con todos los documentos anotados anteriormente en el numeral 1.1. de esta Circular, para lo cual, la Regional revisará los documentos que presente el sindicato y verificará que están completos y bien diligenciados; si no es así, la misma Regional solicitará al sindicato completarlos o ajustarlos antes de los tiempos señalados en esta Circular.
La Secretaría General tramitará únicamente las solicitudes de comisiones radicadas oportunamente y de manera completa por el Despacho de la Regional. No se tramitarán solicitudes incompletas o que hayan sido remitidas directamente por los representantes sindicales del nivel regional.
Las Direcciones Regionales deben tener en cuenta la cantidad y periodicidad de las reuniones establecidas en los Acuerdos Laborales y la Convención Colectiva de Trabajo vigentes, para gestionar con suficiente anticipación las solicitudes de las comisiones.
3. Legalización de las comisiones a nivel nacional y regional autorizadas por la Secretaría General
La legalización de las comisiones autorizadas por la Secretaría General a dirigentes o representantes sindicales deben ser remitidas por cada comisionado al correo electrónico comisionesyleg@sena.edu.co dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de la finalización de la comisión, para que la Secretaría General las revise y remita a la Dirección Administrativa y Financiera dentro de los cinco (5) días hábiles que establece la Resolución No. 2838 de 2016.
Cada legalización debe ser remitida al mencionado correo en un (1) archivo PDF unificado, con los siguientes soportes:
Formato GTH-F-188 "Formato agenda de labores para servidores públicos en comisión" firmado por el comisionado y el ordenador del gasto.
Formato SIIF de la comisión en estado AUTORIZADA
Formato GTH-F064 "Formato Informe de Comisión Personal de Planta"
Soportes escaneados LEGIBLES de los desplazamientos tales como: Pasa bordos de ida y regreso, cuando se trate de desplazamientos por vía aérea, o pasajes intermunicipales cuando se trate de desplazamientos terrestres.
Agradecemos a las organizaciones sindicales de la entidad el cumplimiento oportuno de esta Circular, para que la Secretaría General pueda gestionar las comisiones.
Cordialmente,
DELKA PATRICIA ORTIZ CORTAZAR
Secretaria General (E)
1. Acuerdo Colectivo 2021 y 2018, y Acta de Concertación laboral 2015.
2. Circular Interna No. 01-3.2022-000184 del 27 de octubre de 2022.
Anexo: Instructivo para diligencia el formato GTH-F-188 "Formato agenda de labores para servidores públicos en comisión"
