Circular 120 de 2024 SENA

CIRCULAR 120 DE 2024

(abril 24)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C.

Dando alcance a la circular No. 01-3-2024-000062 con fecha del 06 de Marzo de 2024 emitida por Dirección Administrativa y Financiera mediante la cual se establece en su numeral 3, fechas límites para el reporte de Información mensual del Fondo Nacional de Vivienda por los conceptos de créditos de vivienda, préstamos sobre ahorros y ahorros, de acuerdo con lo establecido en el Manual de Políticas Contables de la Entidad en cumplimiento al Marco Normativo para Entidades de Gobierno, fundamentado en la Resolución No. 533 de 2015 de la Contaduría General de la Nación, se solicita atender las siguientes instrucciones:

1. Es deber de cada Dirección Regional remitir el informe de gestión de vivienda al Grupo de Vivienda de la Dirección General en el Formato de Informes de Gestión de Fondo Nacional de Vivienda GTH-F-313 (que podrán consultar y descargar en www.compromIso.edu.co/Gestión de Talento Humano); debidamente diligenciado y firmado según instrucciones que se encuentran en la primera hoja del formato y en las fechas señaladas en la presente circular. La información remitida por las regionales al Grupo de Vivienda de la Secretaría General debe venir actualizada, y firmada por los encargados de la cartera y personal de apoyo en cada regional según corresponda. Así mismo, deberán remitir junto con el formato GTH-F-313, el informe de la conciliación hecha y firmada previamente en las fechas establecidas por el encargado de cartera del FNV en cada regional o el Grupo de Recaudo y Cartera (para cartera de la Dirección General) y el Grupo de Contabilidad en formato PDF.

2. Para el correcto diligenciamiento del Formato GTH-F-313, adicional a las instrucciones de diligenciamiento incluidas en el mismo, se debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

- Verificar que los saldos reportados en el Informe de Gestión FNV sean previamente conciliados entre el encargado de cartera de cada regional/ Grupo de Recaudo y Cartera (para cartera de la Dirección General) y el Grupo de Contabilidad (PDF firmado por Grupo de Contabilidad). Los valores del informe de Gestión deben coincidir con el Informe de cartera/contabilidad.

- Incluir todos los créditos nuevos junto con la información correspondiente: fecha desembolso, tasas, porcentajes de incremento de cuota en caso de que aplique, valor cuota inicial (esta no debe Incluir valor de pólizas solo cuota hipotecaria). Para nuevos créditos desembolsados, se debe revisar el informe de pagos mensual (fuente Grupo de Tesorería de la Dirección Administrativa y Financiera) que se remite por el Grupo de Vivienda mediante radicado a cada Regional.

- Actualizar las fechas de corte para la elaboración del informe, fecha de descuentos de primera cuota y última cuota pagada (diligenciar fecha de última cuota pagada y periodo de última cuota pagada)

- Actualizar la clasificación de la cartera cuando se retira un deudor hipotecario de la entidad y relacionar en las casillas la información una vez se realice la reliquidación del crédito (parágrafo 2o del artículo 17 de la Resolución 1-1595 de 2022).

- Actualizar el informe de créditos en cobro persuasivo (gestión que realiza el Administrador de Fondo de Vivienda para casos de mora menor a 3 cuotas según lo dispuesto en el artículo 28 de Resolución 1-1595 de 2022), pre jurídico o jurídico. (Información que brinda el abogado asignado de procesos por el Despacho Regional al Administrador de FNV de su regional. En caso de créditos en mora en Dirección General, la Información es reportada al Grupo de Vivienda por el Grupo de Procesos y Conciliaciones de la Dirección Jurídica.

- Incluir cualquier otra novedad relacionada con el estado de cobro de los créditos y las fechas de envío del expediente para cobro jurídico e incluir la aclaración correspondiente en la columna de observaciones, cuando corresponda.

- Los valores se pueden manejar hasta dos (2) decimales, incluir valores positivos no se pueden incluir valores negativos, actualizar el valor de la cuota actual conforme el incremento anual, diligenciar el número de cuotas en mora, en caso de cobros persuasivos relacionar los radicados correspondientes al mes de corte del informe, totalizar campos de valores, información de pólizas, relacionar valor cuando se apliquen efectivamente cesantías.

- Revisar que los formatos utilizados correspondan a los publicados en página www.compromiso.edu.co.

- Revisar de manera exhaustiva la información que estén reportando en los informes de Gestión del FNV para minimizar los errores y devolución de estos.

- Remitir Informe en los plazos señalados.

El informe remitido servirá como insumo para organizar el reporte por tercero a nivel nacional y clasificar el estado de las obligaciones en mora según acciones adelantadas por cada Regional y Dirección Jurídica (para créditos en mora de Dirección General), para así facilitar la gestión del Grupo de Contabilidad en el registro contable de obligaciones y clasificación de la cartera de difícil cobro del Fondo Nacional de Vivienda a nivel nacional.

3. CRONOGRAMA ESTABLECIDO PARA LA CONCILIACIÓN, REVISIÓN Y REPORTE DE INFORMES DE GESTION DEL FNV

Los anteriores plazos son de estricto cumplimiento, la falta de respuesta dentro de las fechas será reportado a la Oficina de Control Interno de Gestión y al Grupo Interno Disciplinario para su seguimiento y control.

Cordial saludo

LUZ AMÉRICA MALAGÓN GUILLEN

Secretaria General