CIRCULAR 125 DE 2024
(abril 29)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C
| PARA: | Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional, Coordinadores de Grupo, funcionarios y contratistas a nivel nacional. |
| ASUNTO: | Seguimiento a la gestión documental a nivel nacional |
De conformidad con lo establecido en el artículo 11 de la Ley 594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, '“El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.” En virtud de lo anterior, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, como entidad pública, debe conformar, organizar y conservar sus archivos como evidencia de su gestión administrativa y misional, los cuales constituyen su patrimonio documental y permiten garantizar el derecho de los ciudadanos de acceder a documentos e información pública, tal como lo preceptúa el artículo 74 de la Constitución Política de Colombia, siendo este el fin último de la gestión documental.
En este orden de ideas, el artículo 1.3.1 del Acuerdo 01 de 2024, “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”, expedido por el Archivo General de la Nación como ente rector en materia de gestión documental, establece que los secretarios generales de las entidades y funcionarios de igual o superior jerarquía, así como los jefes de las distintas oficinas y dependencias, tienen la responsabilidad de “velar por el cumplimiento y seguimiento de las disposiciones establecidas en la normatividad archivística.” En este sentido, el parágrafo del precitado artículo dispone que las entidades públicas son responsables de “la adecuada recepción, gestión, conservación, organización, uso, manejo y entrega de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones u obligaciones.”
Con miras a lo anterior, y para lograr una gestión documental que permita brindar un óptimo servicio a los grupos de valor e interés y salvaguardar la memoria institucional, fomentando las mejores prácticas para la correcta gestión de los documentos y generando una cultura archivística que facilite optimizar la eficiencia, eficacia y efectividad en la gestión administrativa, el Grupo de Administración de Documentos, como dependencia encargada de entre otros asuntos administrar y controlar las tareas y actividades relacionadas con la organización de los archivos de la Entidad, haciendo uso de las herramientas tecnológicas de que se dispone, habilitó una serie de carpetas que fueron compartidas con las distintas Direcciones de Área, Oficinas, Regionales, Centros de Formación Profesional y Grupos de Trabajo a nivel nacional, para que a través de este insumo se carguen las distintas evidencias que den cuenta de los avances en el cumplimiento de las obligaciones propias de la gestión documental, esto con el ánimo de efectuar un seguimiento a las mismas, y con lo cual se elaborarán informes que serán remitidos a la Oficina de Control Interno, en cumplimiento del parágrafo 2o del artículo 1.4.3 del Acuerdo 01 de 2024, anteriormente referido, coadyuvando de esta manera al cumplimiento de la Política de Administración de Archivos y Gestión Documental del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA publicada en la página web institucional, la cual tiene como objetivo establecer los lineamientos requeridos por la Entidad para la correcta ejecución de los procedimientos propios del proceso de gestión documental, socializada a nivel nacional a través de la Circular 0244 del 15 de diciembre de 2023.
Para la consecución de los fines aquí planteados, el Grupo de Administración de Documentos verificará la información reportada por todas las dependencias con corte al último día hábil de los meses de junio y noviembre de cada año, aunado al acompañamiento constante que brindará y la socialización de los distintos lineamientos que se consideren pertinentes para la ejecución de esta importante labor.
En este sentido, como encargada de dirigir y controlar la organización de los archivos de la Entidad, me permito recordar que de conformidad con lo establecido en el articulo 30 de la Resolución No. 2340 de 2010, proferida por el Director General del SENA, “Los Directores, Subdirectores, Jefes y Coordinadores de Grupo de todas las dependencias de la Entidad tanto en la Dirección General como en las Regionales y Centros de Formación Profesional, serán responsables de la adecuada organización de los archivos de gestión de las dependencias a su cargo y velarán porque que aplique la Tabla de Retención Documental aprobada para la Entidad.” Igualmente es oportuno recordar la importancia de contar con Archivos Centrales organizados, aplicando las disposiciones técnicas y normativas del caso como obligación que recae en las entidades públicas, tal como se contempla en el artículo 4.4.2 del Acuerdo 01 de 2024 referido líneas arriba.
Finalmente, se reitera la importancia de apropiarse del cumplimiento de las actividades archivísticas, velar por la protección del patrimonio documental de la Entidad y garantizar el derecho constitucional que tienen los ciudadanos de acceder a información pública. Igualmente agradezco
la disposición frente a la gestión documental institucional y la colaboración que se brinde desde cada una de las dependencias que conforman al SENA a nivel nacional.
Cordialmente,
LUZ AMÉRICA MALAGÓN GUILLÉN
Secretaria General
