CIRCULAR 125 DE 2025
(mayo 16)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Bogotá D.C.
| Para: | Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional, Coordinadores Administrativos Regionales, Empleados Públicos Administrativos y Trabajadores Oficiales. |
Asunto: | Lineamientos para la Ejecución del Plan Institucional de Capacitación - PIC 2025 |
I. INTRODUCCIÓN:
En el marco de los lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP y la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA expide la presente circular con el propósito de establecer las directrices internas para la ejecución del Plan Institucional de Capacitación - PIC 2025, orientado al fortalecimiento del talento humano y al cumplimiento de los objetivos estratégicos institucionales.
El PIC constituye el instrumento mediante el cual se programan, gestionan y evalúan las acciones formativas dirigidas a los empleados públicos y trabajadores oficiales de la Entidad, con el objetivo de mejorar su desempeño laboral, potenciar sus competencias técnicas y transversales, y consolidar una cultura organizacional enfocada en la excelencia del servicio público.
Para la vigencia 2025, el SENA ha fijado como meta institucional alcanzar una ejecución mínima del 90% de las acciones proyectadas, en concordancia con los compromisos adquiridos en el marco de la negociación colectiva. En este sentido, la presente circular define los criterios técnicos, administrativos y presupuestales que deben guiar la adecuada implementación del PIC en todos los niveles de la Entidad, así como las responsabilidades de los actores institucionales involucrados.
La ejecución del Plan debe desarrollarse bajo los principios de planificación, pertinencia, oportunidad y eficiencia en el uso de los recursos públicos, articulándose con las necesidades previamente identificadas por cada dependencia, en favor del desarrollo integral de los servidores y el fortalecimiento de la capacidad institucional del SENA.
La Secretaría General del SENA, a través del Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano - GFDTH, formuló el Plan Institucional de Capacitación para la vigencia 2025 (PIC 2025), el cual se encuentra disponible en el sitio web institucional, y contiene de manera clara su estructura y orientaciones:
https://www.sena.edu.co/es-co/transparencia/Paginas/plan-institucional-de-capacitacion.aspx
Cabe señalar que el GFDTH tiene a su cargo la ejecución de procesos de formación para todos los servidores públicos que no pertenecen al grupo ocupacional de instructores (esto es: personal de carrera administrativa, libre nombramiento y remoción, planta temporal, provisionales y trabajadores oficiales). Por su parte, la Escuela Nacional de Instructores es responsable de la capacitación, inducción y reinducción del personal instructor del SENA.
Con el fin de garantizar una ejecución efectiva del PIC 2025 y optimizar los recursos institucionales disponibles, a continuación, se precisan los principales lineamientos y disposiciones para su desarrollo.
II. OBJETIVOS:
a. Precisar las responsabilidades de los actores institucionales involucrados en la implementación del PIC a nivel nacional y regional, incluyendo los Directores Regionales, Subdirectores de Centro, Coordinadores Administrativos y de Talento Humano, y demás servidores públicos involucrados.
b. Garantizar una ejecución eficaz y oportuna del plan, con el propósito de alcanzar como mínimo el 90% de cobertura y ejecución de las acciones de capacitación proyectadas para el año 2025, conforme a los acuerdos colectivos vigentes.
c. Optimizar el uso de los recursos públicos destinados a capacitación, asegurando su aplicación dentro de la vigencia presupuestal y bajo criterios de austeridad, eficiencia y pertinencia técnica.
d. Unificar criterios operativos y administrativos para la gestión de capacitaciones, comisiones, traslados, contratación de servicios de formación y seguimiento institucional al cumplimiento de metas, a través de los formatos establecidos y los reportes periódicos requeridos.
e. Promover el desarrollo de competencias laborales, técnicas y comportamentales de los servidores públicos, como eje transversal para el fortalecimiento de la gestión institucional, en atención a los objetivos del plan de desarrollo institucional y la política de talento humano.
III. PLAN DE CAPACITACIÓN:
El 29 de enero de 2025, el Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano (GFDTH) remitió a los Coordinadores de Talento Humano y apoyos de capacitación el Plan Institucional de Capacitación - PIC 2025, indicando los parámetros para su ejecución, junto con el consolidado de servidores inscritos y las temáticas definidas a nivel nacional para ser ejecutadas por las regionales.
Cada regional deberá alcanzar una ejecución mínima del 90% del PIC, teniendo como objetivo final impactar al 100% de los servidores públicos destinatarios de la presente circular. El cumplimiento de esta meta será objeto de seguimiento mensual por parte del GFDTH de la Secretaria General, mediante los formatos GTH-F-025, GTH-F-133 y GTH-F-055, los cuales se enviarán a los Coordinadores de Grupo de Gestión del Talento Humano en cada regional.
Este indicador de ejecución está directamente vinculado al desempeño del indicador de Gerente Público de cada Director Regional y será evaluado dentro de los acuerdos de gestión suscritos por estos. Por tanto, la responsabilidad de garantizar el acceso efectivo a la capacitación por parte de los empleados públicos y trabajadores oficiales recae principalmente en cabeza del Director Regional.
En la Resolución de Apertura Presupuestal Núm. 1-00001 del 2 de enero de 2025, se asignaron recursos para la ejecución del PIC bajo el Rubro C-3603-1300-16-53105B-3603028-02 REC 10. Dichos recursos, tienen destinación específica para capacitación, y se distribuyen en:
- Cupos de capacitación: contratación de servicios formativos.
- Gastos de viaje por capacitación: cubren desplazamientos de servidores vinculados a centros ubicados fuera de la cabecera regional hasta dicha ciudad, por lo cual deben aplicarse las indicaciones de austeridad del gasto para la contratación y gestión de los recursos.
Dado el carácter anual de estos recursos, no es posible constituir reservas presupuestales con cargo a los contratos realizados durante la vigencia, por lo que todas las acciones de capacitación deberán ejecutarse a más tardar el 15 de diciembre de 2025 y pagarse dentro de la vigencia fiscal correspondiente.
Desde la Dirección General se gestionarán directamente las capacitaciones para los funcionarios administrativos de las siguientes regionales: Amazonas, Arauca, Caquetá, Casanare, Chocó, Cundinamarca, Distrito Capital, Guainía, Guajira, Guaviare, Putumayo, San Andrés, Sucre, Vaupés y Vichada. No obstante, estas regionales son responsables de asegurar la participación efectiva de sus funcionarios, que se cumpla la meta de capacitación, así como de gestionar oportunamente los gastos asociados de acuerdo con el presupuesto que se les asigne.
Es indispensable que las acciones a ejecutar correspondan a las contenidas en el diagnóstico del PIC 2025, conforme a la inscripción realizada en el formato en línea "Ejecución PIC GTH-F-025", pestaña "Final Respuestas". Cualquier actividad adicional deberá ser solicitada a la coordinación del GFDTH con al menos treinta (30) días de antelación, adjuntando los respectivos soportes y justificaciones, para evaluar su pertinencia.
En cuanto a las capacitaciones organizadas por el GFDTH, organizaciones sindicales o dependencias de la Dirección General, los trámites de comisión y transporte solo podrán adelantarse una vez se confirme por parte de este grupo, la aceptación del acta de compromiso de cada funcionario invitado.
Para desarrollar el PIC 2025, las regionales deberán priorizar el uso de la oferta interna del SENA (centros de formación, colaboración de instructores o áreas, alianzas y convenios), especialmente para las siguientes temáticas, a las cuales no se les asigna presupuesto para cupo:
- Bilingüismo (inglés y francés)
- Estrategias para la atención a personas con discapacidad
- Fortalecimiento de la integralidad en los procesos institucionales
Posteriormente, las temáticas sin oferta interna deberán gestionarse mediante contratación para que se ejecuten en la misma regional, observando la normatividad en contratación y las directrices de austeridad del gasto.
En el marco de lo dispuesto en la Resolución Núm. 1-03457 de 31 de diciembre de 2024 “Por la cual se adopta el acuerdo colectivo 2024-2026 suscrito por el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA y los representantes de las organizaciones sindicales de empleados públicos de la entidad: SINDESENA, SETRASENA, SINSINDESENA, UNALTRASENA, SIIDSENA, COSSENA, SEASENA, SINDETRASENA, SINFUSENA, SENA-USCTRAB”, vigente hasta el 6 de diciembre de 2026, deben observarse las siguientes directrices aplicables al desarrollo del PIC:
El numeral 5.4 del Acuerdo Colectivo establece que:
"Durante los años 2025 y 2026, el SENA llevará a cabo las actividades necesarias para ofrecer, para el mes de julio de cada vigencia, el 50% de las acciones de capacitación planificadas en el Plan Institucional de Capacitación (PIC), con un 30% ejecutado, y para diciembre, al menos el 90% de la oferta y un 80% de ejecución."
En virtud de lo anterior, se hace imperativo que las Direcciones Regionales adelanten con la debida anticipación las gestiones administrativas, presupuestales y operativas necesarias para garantizar el cumplimiento efectivo de los porcentajes de ejecución y oferta previstos. Adicionalmente, se les conmina para que orienten sus esfuerzos hacia el cumplimiento del 100% de la ejecución del plan de capacitación, como manifestación de su compromiso institucional con el desarrollo del talento humano.
De igual forma, conforme a lo dispuesto en el Capítulo 5, numeral 5.3 del mismo Acuerdo, se reitera que: "Dentro de estas capacitaciones se incluyen las pactadas en los numerales 5.2, 5.4 y 5.10 del Acuerdo Colectivo, adoptado por la Resolución número 01-0032 de 2022, las cuales serán mínimo de 40 horas."
Este parámetro deberá ser observado rigurosamente al momento de estructurar los respectivos procesos de contratación, a fin de garantizar la coherencia con los compromisos adquiridos y la efectiva ejecución de las metas institucionales en materia de formación y desarrollo.
De acuerdo con lo establecido en la Resolución Núm. 01-00032 de 2022, en su punto 5.3: "... La Dirección General y las Regionales elaborarán e iniciarán el cronograma de la contratación de acuerdo con la normatividad vigente.”.
Por lo tanto, los procesos de contratación adelantados en cada regional deberán estar alineados con el cronograma definido, así como con los principios de planeación, transparencia y oportunidad que rigen la gestión contractual pública.
Inducción
Con el fin de dar cumplimiento a los requerimientos establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública (en el marco del FURAG y el Autodiagnóstico de Gestión del Talento Humano), la inducción debe realizarse antes de que el servidor público cumpla un mes de vinculación. Además, su eficacia debe ser evaluada formalmente.
De acuerdo con el numeral 1.2.1 del PIC 2025, el cronograma de temas y actividades está contenido en el formato GTH-F-132 "Inducción y Entrenamiento en el Puesto de Trabajo para Servidores Públicos". Este documento deberá ser entregado al funcionario al inicio del proceso, y al finalizar, deberá ser firmado conjuntamente por el funcionario y su jefe inmediato. Una vez diligenciado y firmado, debe ser enviado al Coordinador de Gestión del Talento Humano o el Coordinador del Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano -según corresponda-, quien será el responsable de remitirlo para su incorporación en la hoja de vida del servidor vinculado.
Adicionalmente, conforme al numeral 5.13 de la Resolución Núm. 01-00032 de 2022, dentro de la agenda de inducción debe incluirse un espacio de dos horas y media para la intervención de las organizaciones sindicales firmantes del Acuerdo Colectivo, SINDESENA, SETRASENA, SINSINDESENA, UNALTRASENA, COSSENA y SIIDSENA, y que cuenten con subdirectiva en la respectiva regional. La distribución de este tiempo será acordada entre dichas organizaciones sindicales y comunicada a la administración regional o nacional responsable de la organización del evento.
Reinducción
La reinducción se regula por el numeral 1.2.2 del PIC 2025 "Reinducción", en el que se describen las acciones formativas y las temáticas de obligatorio cumplimiento para su desarrollo.
Con ocasión de los ajustes derivados de la planeación estratégica institucional, se deberán incluir dentro del subprograma de reinducción las siguientes temáticas:
- Gestión de riesgos de seguridad y privacidad de la información.
- Protección y tratamiento de datos personales.
- Gestión de incidentes de seguridad de la información.
- Gestión del riesgo de desastres.
El Decreto 1567 de 1998, en su Capítulo II, establece que la reinducción debe realizarse por lo menos cada 2 años o antes. No obstante, conforme a los compromisos adquiridos en el Acuerdo Colectivo firmado el 6 de diciembre del 2018 punto 4.4.1 y al acuerdo colectivo del 2021 Resolución Núm. 0100032 del 2022, la reinducción debe llevarse a cabo de forma semestral, y desde la Dirección General deberán consolidarse y remitir informes semestrales que den cuenta del cumplimiento de las actividades de inducción y reinducción.
Al igual que en la inducción, según el numeral 5.13 de la Resolución Núm. 01-00032 de 2022, dentro de la agenda de reinducción debe incluirse un espacio de dos horas y media para la intervención de las organizaciones sindicales firmantes del Acuerdo Colectivo, SINDESENA, SETRASENA, SINSINDESENA, UNALTRASENA, COSSENA y SIIDSENA, y que cuenten con subdirectiva en la respectiva regional. La distribución de este tiempo será acordada entre dichas organizaciones sindicales y comunicada a la administración regional o nacional responsable de la organización del evento.
Trabajadores Oficiales
1. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 40 de la Convención Colectiva de Trabajo, uno de los propósitos del PIC 2025 dirigido a los Trabajadores Oficiales es: "Ampliar los conocimientos, desarrollar las habilidades y aptitudes del personal en servicio para el mejor desempeño de las funciones asignadas, así como ofrecer otros cursos no necesariamente relacionados con el cargo."
2. Las acciones de capacitación para este grupo serán programadas directamente por el Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano - GFDTH, quien remitirá las invitaciones a cada funcionario inscrito mediante correo institucional, indicando fecha, hora, modalidad, plataforma, intensidad horaria y demás detalles logísticos del evento. Es importante tener en cuenta que los trámites relacionados con comisiones y transporte únicamente podrán adelantarse una vez se haya confirmado la aceptación del acta de compromiso correspondiente.
3. Los Coordinadores de Talento Humano y/o Coordinadores del Grupo Administrativo Mixto de las regionales, según corresponda, serán responsables de gestionar el desembolso de los gastos de viaje por capacitación, utilizando para ello los recursos asignados en el Rubro C- 3603-1300-16-53105B-3603028-02 REC 10.
4. Los Trabajadores Oficiales invitados deberán diligenciar el formato GTH-F-023 "Acta de Compromiso", el cual se encuentra disponible y pueden descargar en http://compromiso.sena.edu.co/. Este debe completarse en su totalidad, sin errores, enmendaduras o tachaduras, y debe ser firmado tanto por el trabajador beneficiario como por su jefe inmediato. El documento debe cargarse en formato PDF en el enlace señalado en la invitación respectiva. Para resolver inquietudes sobre el diligenciamiento y cargue del formulario, el funcionario deberá contactar al Coordinador de Talento Humano de su regional.
Finalmente se espera que las regionales, centros de formación y dependencias administrativas apliquen con rigor las orientaciones aquí contenidas, en aras de fortalecer las competencias del talento humano institucional, mejorar el desempeño laboral de los servidores y cumplir con los compromisos derivados de la política de desarrollo administrativo y del acuerdo colectivo vigente.
Para cualquier inquietud relacionada con la ejecución del PIC 2025, se debe escribir al correo electrónico: grupoformacionydth@sena.edu.co, con copia a Andrea Milena Rozo Calderón, al correo: amrozo@sena.edu.co.
Manuela Valentina García Cano
Secretaria General (E)
