Circular 142 de 2025 SENA

CIRCULAR 142 DE 2025

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C,

1-0010

I. CONTEXTO Y OBJETIVO DE LA CIRCULAR

De acuerdo con el artículo 16 del Decreto 249 de 2004, la Dirección Jurídica tiene la función primordial de establecer los lineamientos para la elaboración de actos administrativos, la contratación de bienes y servicios, los procedimientos para la emisión de conceptos, la gestión de procesos judiciales, el cobro de obligaciones, la gestión de recursos y la atención de tutelas. En particular, la revisión de la producción normativa impulsada por las diferentes direcciones es crucial para asegurar que los actos administrativos cumplan con la normatividad vigente y los lineamientos internos, garantizando así la unidad de criterio en la entidad.

Para tal fin, la Dirección Jurídica ha desarrollado la guía "Procedimiento GJ-G-002: Elaboración de Actos Administrativos (Acuerdos, Resoluciones y Circulares)", disponible en la plataforma interna, así como un procedimiento interno específico para la creación de acuerdos y resoluciones de carácter general. Estos documentos detallan el trámite que deben seguir las áreas técnicas y misionales de la Dirección General para la elaboración de dichos actos.

Sin embargo, se ha observado que diversas áreas de la Dirección General están emitiendo circulares sin cumplir con la mencionada guía, omitiendo la revisión obligatoria por parte de la Dirección Jurídica. Esta práctica representa un riesgo para la seguridad jurídica de la entidad, por lo que es imperativo reforzar la aplicación de los procedimientos existentes y establecer lineamientos claros.

En consecuencia, se hace necesario impartir lineamientos y orientaciones precisas que garanticen el cumplimiento de la Guía GJ-G-002 y el procedimiento interno, asegurando que las circulares que aquí se determinan, sean revisadas por la Dirección Jurídica antes de su publicación. Esto incluye la realización de capacitaciones, la implementación de un sistema de control para el seguimiento de la revisión, y la definición de criterios claros para la emisión de las circulares, todo ello con el objetivo de salvaguardar la legalidad y la coherencia en la gestión administrativa.

II. DEFINICIÓN

De acuerdo con la Función Pública, una circular es emitida por una autoridad superior a una inferior con el objetivo de tratar un tema específico. Este tipo de documento se utiliza para transmitir directrices y decisiones, las cuales deben ser cumplidas por los subordinados, aunque no tienen el carácter de un reglamento. Las circulares deben reflejar la interpretación legal o el criterio jurídico que un órgano administrativo formula en textos relativamente complejos sobre la legislación aplicable.

Siguiendo la misma línea, el Consejo de Estado^[1] ha definido las circulares de servicio como un medio que utilizan las entidades para:

- Instruir u orientar sobre el desarrollo de las actividades públicas con el objeto de cumplir con las funciones de forma coordinada y eficaz.

- Dar a conocer el concepto institucional de la entidad en relación con determinadas materias.

- Reproducir o informar acerca del contenido de normas o decisiones adoptadas por otras autoridades.

En este sentido, las circulares de servicio, en principio, carecen de contenido decisorio por cuanto no crean, modifican o extinguen situaciones jurídicas, motivo por el cual no son actos administrativos.

Por otro lado, conviene aclarar que, en el evento de que existan circulares que contengan decisiones con carácter vinculante y con la capacidad de alterar situaciones jurídicas, se estará frente a actos administrativos susceptibles de control judicial. Por lo cual, deberán agotar todo el procedimiento de la expedición de los mismos, es decir, dar cumplimiento a los requisitos de validez del acto administrativo, tales como: la competencia, motivación, finalidad y demás contemplados en la norma.

Finalmente, de conformidad con el parágrafo 1 del artículo 17 de la Resolución SENA 2340 de 2010, las circulares se emplean para dar a conocer información de carácter general o normativa a un grupo destinatario. En la entidad, se encuentran facultados para emitirlas el Director General, Secretario General, Directores de Área y Jefes de Oficina, en la Dirección General y por los Directores Regionales y Subdirectores de Centro en las áreas de su jurisdicción o de su competencia.

III. LINEAMIENTOS PARA LA EXPEDICIÓN DE CIRCULARES EN LA DIRECCIÓN GENERAL

De acuerdo con lo anterior, la Dirección Jurídica procede a emitir los siguientes lineamientos para la expedición de circulares por parte de las áreas de la Dirección General:

Para la expedición de circulares que contengan los ejes temáticos que se enlistan a continuación, las diferentes áreas deberán remitir a la Dirección Jurídica el proyecto de circular elaborado, adjuntando los soportes que dan origen a la misma, mediante comunicación interna radicada CI por OnBase, a la Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos para la revisión de los aspectos jurídicos y de coherencia normativa. Una vez suscrita y divulgada por el área competente, deberá remitirse nuevamente a la Coordinación Nacional de Producción Normativa para su publicación en los medios dispuestos para tal fin.

3.1. Circulares que serán objeto de revisión por la Dirección Jurídica.

a. Circulares que creen, modifiquen o extingan derechos: Aquellas que contienen decisiones con carácter vinculante y poseen la capacidad para crear, modificar o extinguir situaciones jurídicas.

b. Circulares que produzcan efectos externos: Aquellas que tienen por objeto brindar información a la comunidad en general, garantizando el adecuado acceso a la administración y mejorando la comunicación y articulación entre las entidades y los administrados.

c. Circulares de efectos mixtos: Aquellas que proporcionan información sobre el funcionamiento de la entidad, dirigida tanto a los subalternos para el cumplimiento de sus funciones, como a la comunidad para el conocimiento de la posición institucional sobre determinada materia.

3.2. Circulares que NO serán objeto de revisión por la Dirección Jurídica.

a. Circulares de trámite y gestión: Aquellas que reproducen o informan del contenido de otras normas o de las decisiones adoptadas por otras autoridades. Así mismo, aquellas que brindan orientaciones e instrucciones sin contener decisiones que afecten derechos o situaciones jurídicas.

b. Circulares de recomendaciones o buenas prácticas: Aquellas que imparten instrucciones u orientaciones a los empleados de las distintas dependencias en el desarrollo de las actividades públicas, con el objeto de cumplir las disposiciones normativas vigentes y sus funciones de forma coordinada y eficaz.

Atentamente,

JULIÁN RICARDO GÓMEZ ÁVILA

Director Jurídico

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. CONSEJO DE ESTADO SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO, SECCIÓN PRIMERA consejero ponente: HERNANDO SÁNCHEZ SÁNCHEZ Bogotá D.C., quince (15) de julio de dos mil veintiuno (2021) Radicación número: 11001-03-24-000-2011-00142-00