CIRCULAR 143 DE 2025
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
1-8080
| Para: | Directores(as) regionales, subdirectores(as) de centros de formación profesional integral y coordinadores(as) de relaciones corporativas e internacionales. |
| Asunto: | Lineamientos para desarrollar los espacios de participación y de diálogo de rendición de cuentas de los Centros de formación profesional Integral- 2025 |
En cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, de la Ley 1757 de 2015, por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática, de los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública y lo establecido en la Política de participación ciudadana de MIPG, adoptada por el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) mediante el Acuerdo 06 de 2024, se expiden los siguientes lineamientos:
Definición de participación ciudadana: es el derecho y el deber que tienen las personas y comunidades de intervenir activamente en las decisiones que los afectan, en los asuntos públicos y en el control de la gestión estatal, contribuyendo a la consolidación de la democracia, la transparencia y la corresponsabilidad en la administración pública.
Objetivo de los espacios ciudadana de rendición de cuentas: Fortalecer el ejercicio del derecho a la participación ciudadana en todos los ciclos de la gestión pública del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA-, facilitando la incidencia de los grupos de valor e interés en la planeación, ejecución, seguimiento, evaluación y rendición de cuentas de la gestión institucional, mediante estrategias incluyentes, transparentes, digitales y con enfoque territorial y diferencial.
Fechas:
a. Fecha de corte de los informes previos a los espacios: periodo comprendido entre el 1 de octubre del 2024 al 31 de agosto del 2025.
b. Fecha en que se deben realizar los espacios de participación: Para esta vigencia, los espacios de participación de los centros de formación se deberán realizar entre el 12 de septiembre al 17 de octubre.
c. Fecha envío informe de los espacios de participación: fecha máxima el 24 de octubre, a los correos: ytorresp@sena.edu.co o participacion@sena.edu.co
Tenga en cuenta en la planeación y desarrollo de las actividades el enfoque territorial y diferencial, con el fin de garantizar que los espacios respondan a las realidades y expectativas de los distintos grupos poblacionales del territorio (jóvenes, mujeres, víctimas, población étnica, personas con discapacidad, campesinos, LGBTIQ+, entre otros).
Además, en el diseño metodológico es importante establecer mecanismos que permitan una participación incidente, esto implica definir espacios donde las personas puedan opinar, proponer y contribuir con ideas que fortalezcan los procesos institucionales, más allá de la simple socialización de resultados.
Etapas de organización de los espacios (conforme a lo establecido en el Manual Único de Rendición de Cuentas- MURC-)
Etapa1: Aprestamiento:
a. Establezca el equipo responsable: este debe de estar conformado como mínimo por: Coordinación de Relaciones Corporativas e Internacionales (como responsable de la implementación de las políticas en la regionales y centros de formación), comunicaciones y el enlace de planeación. Es importante que para el desarrollo de las actividades vincule a las áreas misionales.
b. Establezca el tema o los temas que abordará en el espacio o espacios de participación. Para este punto, es importante tener en cuenta los resultados de la encuesta previa a los espacios de participación, la cual será elaborada y publicada por la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas en el mes de julio.
c. Defina el grupo o grupos de valor e interés, que conforme a los temas que espera abordar, se deben invitar, para esto es importante que se haga un análisis sobre las metas y gestión realizada y responder a la pregunta ¿Quiénes fueron los principales beneficiarios(as) de las acciones desarrolladas?
Etapa 2: Diseño
a. Elaborar la propuesta metodológica para la realización de los espacios de participación de rendición de cuentas, garantizando que sea un ejercicio dialogante.
b. En la mesa conformada por el equipo responsable, defina de manera participativa: las actividades, metodología, responsables, tiempos y recursos.
c. Elaborar la campaña de difusión local teniendo en cuenta la estrategia y el look diseñado por la Oficina de Comunicaciones de la Dirección General.
Etapa 3: Preparación
a- Organizar la información que se requiere para la audiencia de rendición de cuentas en lenguaje claro, comprensible e incluyente.
b- Analizar los resultados de la encuesta sobre los temas que fueron priorizados por los grupos de valor e interés.
c- Elaborar un informe sobre los temas que se abordaran en el espacio de participación.
d- Implementar la estrategia de comunicaciones a través de redes sociales, medios locales de comunicación, a partir del diseño enviado por la Dirección General.
e- Socializar los formatos dispuestos para los espacios de participación de rendición de cuentas.
f- Preparar a las personas que facilitarán el espacio de participación.
g- Realizar una convocatoria amplia e incluyente, teniendo en cuenta los grupos de valor e interés definidos en la etapa de aprestamiento.
h- Preparar los insumos técnicos y logísticos del espacio de diálogo, tenga en cuenta los siguientes elementos: accesibilidad, asequibilidad, conectividad, traductores de lengua de señas y equipos multimedia. Es importante que el espacio se desarrolle en instalaciones SENA.
i- Elaborar, en coordinación con comunicaciones, el minuto a minuto.
Etapa 4: Ejecución
a. Realizar el espacio de participación de manera presencial o bimodal (presencial y virtual) teniendo en cuenta las condiciones regionales y el grupo o grupos de valor que participarán.
b. Ubicar a la traductora a lengua de señas colombiana en un lugar visible para las personas sordas; si es bimodal garantizar que en todo momento se esté registrando su traducción.
c. En el desarrollo del espacio, presentar el objetivo, temas a abordar y la gestión realizada.
d. Entregar el formato de preguntas - RCEI-F-082 V01-
e. Se recomienda preparar tres o cuatro preguntas que motiven la participación.
f. Las preguntas que no fueron respondidas en el espacio se deben responder teniendo en cuenta la promesa de servicio - 8 días hábiles.
5. Seguimiento y evaluación
a- Informe de los espacios de participación: el informe se debe enviar al correo de la coordinadora Nacional de Relacionamiento con la Ciudadanía - ytorresp@sena.edu.co o participacion@sena.edu.co - a más tardar 8 días después de la ejecución del espacio de participación.
b- Evaluación del espacio de participación: es importante que se haga un balance del ejercicio realizado, de tal manera, que se puedan identificar los aspectos a mejorar, fortalecer el relacionamiento con la ciudadanía y establecer medidas correctivas. Para lo cual podrá usar el formato RCEI-F-071 - Formato Evaluación Espacio de Participación y Audiencia Pública de Rendición de Cuentas SENA.
c- Registrar los compromisos que se establezcan en el espacio de participación, para lo cual se debe usar el Formato de seguimiento a compromisos - Audiencia Pública Participativa de Rendición de Cuentas SENA- RCEI-F-073.
Documentos de referencia: Con el objetivo de estandarizar la metodología para el desarrollo de los espacios de participación, las coordinaciones de relaciones corporativas e internacionales y el equipo responsable de los espacios, tanto de la regional y centros de formación deben usar los siguientes formatos que se encuentran formalizados en CompromISO.
- Manual de identidad Corporativa Brandbook GC-M-005: El Manual de Identidad Visual del SENA tiene como objetivo establecer y unificar los lineamientos para la correcta aplicación de la imagen institucional, con el fin de proyectar una identidad sólida, coherente y reconocible ante los diferentes públicos de la entidad. Este manual contiene los elementos gráficos fundamentales y las plantillas oficiales para diseño y producción de piezas visuales, las cuales no deben ser alteradas. Su uso adecuado es esencial para fortalecer y consolidar la marca SENA a nivel nacional e internacional.
- RCEI-F-076 - Formato Acta conformación equipo espacios de participación o audiencia pública de rendición de cuentas: ayuda para dejar constancia formal de la creación y composición del equipo responsable de planear, coordinar, ejecutar y hacer seguimiento a los espacios de participación ciudadana o audiencias públicas de rendición de cuentas dentro de la entidad
- RCEI-F-072 - Formato de Planeación de Espacios de Participación Ciudadana y Audiencia Pública de Rendición de Cuentas: sirve como herramienta para organizar, estructurar y documentar de manera sistemática todos los aspectos necesarios para la realización efectiva de un espacio de participación ciudadana dentro de la entidad.
- RCEI-F-068 - Formato Registro de Asistencia para eventos de participación y de relacionamiento: sirve para documentar formalmente la presencia de los ciudadanos que participan en los diferentes espacios de participación que tiene la entidad. Este formato permite registrar datos personales básicos como nombre completo, documento de identidad, dirección, cargo, correo electrónico, teléfono y la firma de los asistentes, lo que facilita el control y seguimiento de la participación de los grupos de valor y la ciudadanía en general.
- RCEI-F-071 - Formato Evaluación Espacio de Participación y Audiencia Pública de Rendición de Cuentas SENA: Nos ayuda recoger la opinión y valoración de los participantes sobre la organización, desarrollo y resultados del espacio o audiencia realizada. Este formato permite; medir la satisfacción de los asistentes respecto a la claridad de la información presentada, identificar fortalezas y áreas de mejora en la planificación y ejecución del espacio de participación o audiencia pública. Cumplir con los lineamientos institucionales y normativos que exigen evaluar estos espacios para garantizar transparencia, inclusión y efectividad en el control socia.
- RCEI-F-075 - Formato de informe espacios de participación ciudadana: sirve para documentar y comunicar de manera formal los resultados, avances, retos y compromisos derivados de los espacios de participación ciudadana realizados en una regional o centro de formación específico
- RCEI-F-073 - Formato de seguimiento a compromisos - Audiencia Pública Participativa de Rendición de Cuentas SENA: ayuda a registrar, monitorear y evaluar el cumplimiento de los compromisos adquiridos durante los espacios de participación y audiencias públicas de rendición de cuentas.
- RCEI-F-082 - Formato de Recepción de Preguntas Para el Espacio de Rendición de Cuenta: sirve para recopilar de manera organizada y formal las preguntas, inquietudes, propuestas o comentarios que los ciudadanos desean plantear durante el espacio de diálogo o audiencia pública de rendición de cuentas.
- RCEI-F-081 - Formato Consolidado de Respuestas a Preguntas Formuladas: Este formato permite centralizar y documentar las respuestas del SENA a las inquietudes ciudadanas en los espacios de participación, facilitando el acceso a la información, la transparencia, el control social y el cumplimiento normativo. Es una herramienta clave para fortalecer el diálogo con la ciudadanía.
Estas recomendaciones complementan los lineamientos ya establecidos por la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas y deben ser consideradas en la planeación, desarrollo y seguimiento de los espacios de participación que se realicen durante el año 2025.
Agradecemos el cumplimiento de lo indicado en esta circular, con la cual se busca garantizar el cumplimiento de las políticas y estrategias de la Relación Estado - Ciudadano, en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG-.
Cordialmente,
DAVID ENRIQUE GARZÓN GARCÍA
Director de Promoción y Relaciones Corporativas
Dirección General
