CIRCULAR 147 DE 2024
(junio 19)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C
1-2020
| Para: | Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional, Coordinadores de Grupo a nivel nacional, Funcionarios y Contratistas |
| Asunto: | Suscripción y envío de comunicaciones oficiales |
De conformidad con lo establecido en el Acuerdo 01 de 2024, “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones” proferido por el Archivo General de la Nación como ente rector en materia de gestión documental, las comunicaciones oficiales son todas aquellas “recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado”. Tomando en consideración que el adecuado manejo de la información y las comunicaciones incide directamente en la organización, dirección y avance de las entidades, el artículo 4.1.3 de la mencionada norma señala que las entidades deben determinar los cargos de los funcionarios autorizados para la firma de las comunicaciones oficiales con destino interno y externo, requisito que debe cumplirse al momento de su radicación y envío.
En virtud de lo anterior, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA ha emitido distintos lineamientos para asegurar una adecuada gestión de sus comunicaciones oficiales, uno de las cuales contenido en la Resolución 2340 de 2010, “Por la cual se actualizan los procedimientos para el manejo de las comunicaciones institucionales y la documentación normativa y contractual en virtud del uso de las nuevas tecnologías para la gestión electrónica documental”. Por medio de este acto administrativo, el SENA estableció las pautas y requisitos que garantizan el adecuado manejo de las comunicaciones institucionales oficiales, en cumplimiento de los principios de igualdad, transparencia, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, estableciendo la clasificación de las comunicaciones oficiales en recibidas y producidas, la recepción en sus diferentes soportes y su radicación, distribución y trámite.
Ahora bien, el artículo 13 de la mencionada Resolución define para el SENA las comunicaciones oficiales producidas, señalando que: "...Se consideran comunicaciones oficiales producidas, todas aquellas enviadas por los funcionarios autorizados para suscribir comunicaciones oficiales, tanto en soporte físico, como en soporte electrónico, a nivel interno y externo”. En este mismo sentido, en su artículo 24 indica quienes están autorizados para firmar o enviar electrónicamente las comunicaciones oficiales por medio de los canales dispuestos para este fin, siendo ellos quienes desempeñen los cargos de: “Director General, Director de Área, Secretario General, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro y Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo de la
Dirección General, de las Direcciones Regionales y de los Centros de Formación Profesional.”-
Igualmente señala el parágrafo 1° de este mismo artículo, que las comunicaciones oficiales a nivel internacional solo podrán ser suscritas y remitidas por el Director General, el Secretario General, Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales y Subdirectores de Centro de Formación Profesional. Finalmente, el parágrafo 4° del mismo artículo 24 determina que; “Las comunicaciones oficiales podrán ser firmadas o remitidas electrónicamente únicamente por funcionarios de planta y en ningún caso por contratistas.” Subrayado fuera del texto.
Finalmente, y para recordar la importancia de este tema y su trascendencia para el normal desempeño de las funciones asignadas a la entidad, la Secretaría General, como encargada de entre otros de coordinar la actividad administrativa y el manejo de la correspondencia, de conformidad con lo establecido en los numerales 1° y 4° del artículo 9 del Decreto 249 de 2004 respectivamente, profirió la Circular No. 0142 de 2023, a través de la cual se emitieron orientaciones para el manejo de las comunicaciones oficiales y se señalaron los cargos que en el SENA están habilitados para su suscripción y envío.
De acuerdo con todo lo anteriormente señalado, la Secretaría General se permite reiterar y recordar a los destinatarios de la presente Circular la importancia de dar cumplimiento a los parámetros establecidos en la Resolución 2340 de 2010, puntualmente en lo relacionado con aquellos cargos expresamente autorizados para suscribir y remitir las distintas comunicaciones oficiales producidas por la entidad en el desarrollo de sus funciones. Igualmente insistir en que ningún contratista está autorizado para suscribir y enviar directamente este tipo de comunicaciones, ello para dar plena aplicación a los lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nación como ente rector en materia de gestión documental y la normatividad vigente, los cuales permitirán un adecuado manejo de las comunicaciones oficiales y el normal desempeño de las funciones legalmente asignadas a la Entidad.
Cordialmente,
LUZ AMÉRICA MALAGÓN GUILLÉN
Secretaria General
