Circular 151 de 2025 SENA

CIRCULAR 151 DE 2025

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C

1-4040

Atendiendo las reglas y medidas establecidas mediante la Directiva presidencial, Decreto No. 199 de 2024 de austeridad del gasto, la cual establece los lineamientos para el suministro de tiquetes aéreos, en el sentido de que se deben adoptar medidas de corto plazo que redunden en el uso racional y adecuado de los recursos públicos, así como en la racionalización y el manejo adecuado del erario, que corresponde, en conjunto, a todos los gerentes públicos que conforman la Entidad, se establecen las siguientes medidas para racionalizar el uso de tiquetes aéreos y aprovechar las tecnologías de la información y de las comunicaciones:

Teniendo en cuenta que, en el suministro de tiquetes aéreos contratados, toda modificación en los mismos de (cambios de horario, cambios de itinerario, aplazamientos de viaje o cancelaciones, generan un gasto por penalidades, sobrecostos por incrementos de tarifa y tarifa administrativa, etc.), y en concordancia con las medidas de austeridad del gasto, se implementan las siguientes medidas:

1. Las comisiones y órdenes de viaje deberán planearse adecuadamente, de tal forma que se evite al máximo las cancelaciones de los tiquetes aéreos, y los cambios injustificados los cuales acarrean un gasto administrativo para la Entidad. Para esto los tiquetes se solicitarán con ocho (08) días de antelación para ciudades principales y veinte (20) días para ciudades regionales e internacionales, esto con el objeto de asegurar el cupo para el cumplimiento del objetivo del comisionado y a la vez, lograr precios más favorables para la Entidad.

2. Cada área, asignará un gestor de comisiones, el cual será responsable de tramitar dentro de los términos establecidos en el numeral 1 los viáticos y tiquetes, verificar la información y consignarla completa de acuerdo con lo solicitado en el formato GIL-F-019 V3 de solicitud de tiquetes aéreos y llevar registros de control de comisiones y su oportuna legalización ante el área de Contabilidad de la Entidad.

Una vez recibido el tiquete aéreo expedido, el gestor de tiquetes y viajero, deben verificar de inmediato un tiempo no mayor a tres (03) horas, que la información consignada en el mismo; esto con el fin de corregir los errores que se llegasen a presentar en los datos del viajero, de lo contrario, los sobrecostos por errores o cambios injustificados deben ser asumidos por el viajero.

3. Las solicitudes de tiquetes deberán ser allegadas junto con la comisión debidamente firmada por el ordenador del gasto y el registro presupuestal correspondiente al correo tiquetesaereos@sena.edu.co (en el caso de Dirección General), y en las Regionales al correo electrónico del área o dependencia que haga sus veces.

4. Las solicitudes de tiquetes deben realizarse de lunes a viernes dentro del horario laboral de 08:00 am hasta máximo 04:30 pm, solo se exceptúan de este horario el Director General y los Directores de área por movilidad de sus agendas. Las solicitudes que se realicen fuera del horario establecido se tramitaran en el siguiente día hábil y será sujeto a disponibilidad de vuelo de las aerolíneas sin derecho a modificaciones, por lo que se enfatiza que las solicitudes deben realizarse con ocho (08) o veinte (20) días de anticipación según corresponda.

5. El horario solicitado por el viajero debe presentar flexibilidad de dos (02) horas antes o después de vuelo, de tal manera, que la agencia pueda ofrecer el tiquete con la aerolínea que, en iguales condiciones, ofrezca la tarifa más económica para la Entidad, es de aclarar que la solicitud de tiquetes no debe indicar aerolíneas de preferencia, puesto que la expedición del tiquete aéreo debe corresponder a la tarifa más económica.

6. Toda modificación de tiquete previa expedición de este debe ser remitida mediante CI por radicar o correo electrónico y debe obedecer únicamente a necesidades del servicio; por lo tanto, deberá ser debidamente justificada por el ordenador del gasto manifestando las razones de dicho cambio, esto con el fin de evitar solicitudes de cambio de horario, cuando el viajero observe que el tiquete no fue expedido a su conveniencia o por la aerolínea de su preferencia. Cuando la justificación de cambio aportada no cumpla con lo aquí indicado; los costos que se generen por concepto de penalidades, diferencia de tarifa, tarifa administrativa entre otras (Equipaje, checkin, selección de silla, etc.), serán asumidas por el viajero. (Exceptuando nivel directivo por movilidad de sus agendas).

7. Cuando el tiquete se solicite con menos de ocho (08) o veinte (20) días de antelación según la ciudad de destino, será responsabilidad del ordenador del gasto del área interesada, argumentar la justificación para la expedición de este y estará sujeto a la disponibilidad de las tarifas y cupos económicos.

8. Los directores de Área, Secretaria General, Jefes de Oficina de la Dirección General, Directores Regionales, Subdirectores de Centros de Formación, deberán autorizar comisiones de desplazamiento cuando sea estrictamente necesario, evitando el traslado de grupos y de diferentes personas que vayan en el mismo itinerario y objeto de la comisión.

9. Los cambios cuya responsabilidad sea del viajero a consecuencia de: (i) Perdida del vuelo por no presentación, (ii) Errores en los datos suministrados, (iii) La no verificación oportuna de los datos del tiquete, requisitos y condiciones de la aerolínea, entre otros; que generen sobrecostos o mayor valor en el tiquete, deberán ser asumidos por el viajero y cancelados directamente a la agencia de viajes con la cual se tenga contrato vigente, para que los mismos no se vean reflejados en la facturación de la Entidad.

10. Se debe incrementar el uso de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones, de tal forma que se reduzcan los desplazamientos para capacitaciones o visitas que puedan ser atendidas a través del sistema de videoconferencia u otro medio tecnológico.

11. Las excepciones de alguno de los anteriores lineamientos por imprevistos, caso fortuito o fuerza mayor deberán contar con justificación emitida mediante correo institucional emitido por el ordenador del gasto.

12. Los cambios en los tiquetes de regreso que se tramiten con menos de 24 horas, deberán estar debidamente justificados por ampliación de agendas de labores o de desplazamiento, por casos fortuitos o de calamidad doméstica, con excepción de las modificaciones de tiquetes de regreso del Director General y los Directores de área por la movilidad de sus agendas

13. El manejo de los tiquetes para el nivel directivo, debido a la flexibilidad en el manejo de las agendas del Director General, y por compromisos con otras entidades del orden Nacional y Territorial, contará con manejo discrecional por parte de la Coordinación del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones (para Dirección General).

14. Las solicitudes de tiquetes que no se ajusten al procedimiento indicado (sin comisión debidamente numerada, firmada por el ordenador de gasto y con registro presupuestal, con formatos de solicitud desactualizados o con datos incompletos, solicitudes que no cumplan con la debida anticipación y que no cuenten con la debida justificación del ordenador del gasto), no serán tramitadas por parte de la Coordinación del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones (para Dirección General) o quien haga sus veces en las Regionales.

15. El comisionado NO podrá por ningún motivo realizar modificaciones o cambios de índole personal a los tiquetes ya expedidos; en caso de ser necesario éste debe remitirse a tiquetesaereos@sena.edu.co (para Dirección General) o a quien haga sus veces en las Direcciones Regionales, con la debida justificación por parte del ordenador del gasto mediante correo electrónico o CI por radicar (teniendo en cuenta que los valores que genere el cambio serán asumidos por parte del viajero). En caso de no usar el tiquete suministrado los costos que ya se generaron en la compra de este, deberán ser reintegrados a la entidad por el comisionado.

16. Se recuerda a las Regionales, la obligatoriedad de adhesión a los convenios suscritos con las aerolíneas AVIANCA y LATAM, (y otras con las cuales se suscriban), una vez adjudicada la contratación de tiquetes aéreos.

17. De acuerdo con lo estipulado en el artículo 14 de la Resolución No. 2838 de 2016, el Artículo 1 de la Resolución 2384 de 2017 y la Circular N. 3-2025-000113 del 15 de mayo de 2025, los funcionarios y contratistas deberán legalizar sus comisiones o agendas de desplazamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de finalización de la comisión ante el Grupo de Contabilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o a quien haga sus veces en las Regionales y Centros de Formación. Quien no haya legalizado su comisión dentro de los términos previstos no se le autorizará una nueva orden de viaje.

18. Las modificaciones de itinerario o horario de vuelo remitidas directamente por la aerolínea deberán ser validadas por el viajero mediante la utilización de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones, por esto, se recomienda realizar el checkin, con mínimo veinticuatro (24) horas antes del vuelo.

19. Se exceptúa de las anteriores indicaciones al nivel directivo y ordenadores del gasto, debido a la flexibilidad en el desarrollo de sus agendas y la atención de compromisos con entidades del orden Nacional y Territorial.

La presente circular rige a partir de la fecha de su expedición y deroga cualquier otra circular que se haya expedido con anterioridad frente al manejo de tiquetes aéreos.

Los lineamientos son de obligatorio cumplimiento a fin de garantizar oportunidad en la prestación del suministro de tiquetes aéreos, atendiendo las reglas y medidas de austeridad del gasto.

Atentamente,

ADRIANA MILENA GASCA CARDOSO

Directora Administrativa y Financiera (E).