CIRCULAR 156 DE 2025
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
<NOTAS DE VIGENCIA: Circular derogada por la Circular 175 de 01 de agosto de 2025>
Bogotá D.C.
| Para: | DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, DIRECTORES REGIONALES Y SUBDIRECTORES DE CENTRO DE FORMACIÓN. |
| Asunto: | Lineamientos para reporte de información contractual de obras en la plataforma APPUI de la Contraloría General de la República. |
De conformidad con las competencias establecidas en el artículo 5o del Decreto 249 de 2004, y con el fin de atender el requerimiento efectuado por la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata – DIARI de la Contraloría General de la República, identificado con el radicado No. 2025EE0125596 del 2 de julio de 2025, se establecen los siguientes lineamientos para el reporte de la información contractual a través de la plataforma APPUI.
1. Cobertura de la información
El reporte debe incluir todos los contratos de obra suscritos por la entidad desde la vigencia 2015 que, a la fecha, no cuenten con acta de liquidación, así como aquellos que se suscriban con posterioridad a la recepción del requerimiento. Para efectos de este reporte, se entiende por contratos de obra aquellos cuyo objeto sea la construcción, instalación, mantenimiento, adecuación, restauración o cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, de conformidad con lo establecido en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993., con especial énfasis en el Contrato No. 1056 del 2015.
2. Plazo de remisión inicial
El oficio de respuesta indicando la disposición y cargue de la información en la plataforma APPUI deberá ser remitido a más tardar el día 21 de julio de 2025, cumpliendo con lo dispuesto por el ente de control. Este Oficio será remitido por la Oficina de Control Interno previa certificación de la Dirección Administrativa y Financiera, así como de cada una de las direcciones regionales, en la que conste que la información ha sido correctamente cargada en la plataforma de la Contraloría.
3. Periodicidad del reporte
Después del primer reporte, la información deberá actualizarse mensualmente, con corte mes vencido, y cargarse dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente. Esta obligación aplica desde la suscripción del contrato hasta su finalización, formalizada mediante acta de terminación y liquidación.
Una vez cargada la información, la Entidad deberá enviar como evidencia y mediante correo electrónico a la Oficina de Control Interno, los pantallazos correspondientes al cargue a la información dispuesta y/o actualizada; lo anterior, con el fin de tener un control sobre el debido cumplimiento de la solicitud del órgano de control.
En caso de no contar con contratos de obra sujetos a reporte conforme a los lineamientos establecidos, se deberá informar expresamente esta situación a la Oficina de Control Interno, para efectos de registro y seguimiento.
4. Integridad de la información
La Dirección Administrativa y Financiera y cada Dirección Regional respectivamente serán responsables de consolidar y disponer información completa, precisa y actualizada, en los términos definidos por la Contraloría General de la República y conforme a los documentos requeridos por el aplicativo.
5. Solicitud de mesa técnica
Se llevará sesión de entendimiento técnico y funcional con el fin de dar a conocer los diccionarios de datos de las diferentes matrices para el cargue de información completa a través de la plataforma APPUI, así:
Día de la Reunión: 14 de Julio 2025
Hora de la Reunión: 2:00pm
Link de Teams:
https://teams.microsoft.com/l/meetup-join/19%3ameeting_NGI2Y2IwZTItMzg1ZC00OTZhLTk2YmEtZDIwYWE5ZGJhYWRh%40thread.v2/0?context=%7b%22Tid%22%3a%22c7a7ca2a-329c-4bbc-afdb-666e11189b83%22%2c%22Oid%22%3a%22781a1bbc-61abcd4%22%7d
6. Medio exclusivo de cargue
La información deberá ser dispuesta únicamente mediante cargue en la plataforma APPUI, disponible en: https://www.appui.contraloria.gov.co/
7. Matrices a diligenciar
Las siguientes matrices deberán ser completadas y cargadas mensualmente, de acuerdo con el cronograma del APPUI:
- Matriz de Seguimiento de Obras Públicas de Infraestructura
- Matriz Anexa de Coordenadas Adicionales
- Matriz Anexa de Hitos
8. Nombre de documentos de soporte solicitados
Cada contrato deberá contar con los documentos soporte establecidos en el requerimiento, los cuales deberán ser cargados en formato.pdf o.csv, según corresponda.
La relación completa de estos documentos se presenta a continuación:
| # | NOMBRE DOCUMENTO | DOCUMENTO SOPORTE |
| 1 | AAAAMMDD_Acta_apertura.pdf | Acta de apertura de proceso de licitación. |
| 2 | AAAAMMDD_Ofertas_presentadas_Propon ente.pdf | Ofertas presentadas. (Proponente = Nombre delProponente de la Oferta, cuantas ofertas se hayan presentado) |
| 3 | AAAAMMDD_Acta_selección.pdf | Acta de selección de proponentes. |
| 4 | AAAAMMDD_Pólizas.pdf | Pólizas. |
| 5 | AAAAMMDD_Acreditación_Proponente.pdf | Documentos de acreditación de experiencia. (Proponente = Nombre del Proponente que acredita, cuantas proponentes hayan acreditado) |
| 6 | AAAAMMDD_CDP.pdf | CDP. |
| 7 | AAAAMMDD_RP.pdf | RP. |
| 8 | AAAAMMDD_Otrosíes_XX.pdf | Otrosíes convenios y contratos de obra y deinterventoría. (De cuando inició a la fecha de recibo de esta comunicación), (XX = Número de Otrosíes realizados) |
| 9 | AAAAMMDD_Contrato_Interventoría.pdf | Contrato Interventoría. |
| 10 | AAAAMMDD_Contrato_Obra.pdf | Contrato de Obra. |
| 11 | AAAAMMDD_Convenio_asociado.pdf | Convenio asociado. (si aplica) |
| 12 | AAAAMMDD_Acta_Inicio.pdf | Acta de Inicio. |
| 13 | AAAAMMDD_Informes_interventoría_Sema na_XX.pdf | Informes de seguimiento interventoría avances semanal de obra. (noviembre y febrero de 2023), (XX = Número de la Semana) |
| 14 | AAAAMMDD_Informes_interventoría_Mes_ Año.pdf | Informes de seguimiento interventoría -avances mensual de obra. (inicio del contrato a febrero 2023), (Mes_Año = Fecha Avance) |
| 15 | AAAAMMDD_Actas_Seguimiento_XX.pdf | Actas de Seguimiento. (XX = Número asociado a la cantidad de actas de seguimiento) |
| 16 | AAAAMMDD_Adición_Contratista_Mes- Año.pdf | Documentos de solicitudes de adición, realizadas por el contratista. (De cuando inició a la fecha de recibo de esta comunicación), (Mes_Año = Fecha adiciones) |
| 17 | AAAAMMDD_Prorroga_Mes-Año.pdf | Documentos de solicitudes de prorroga realizadas por el contratista. (De cuando inició a la fecha de recibo de esta comunicación), (Mes_Año = Fecha prórrogas) |
| 18 | AAAAMMDD_Modificación_Mes-Año.pdf | Documentos de solicitudes de modificación, realizadas por el contratista. (De cuando inició a la fecha de recibo de esta comunicación), (Mes_Año = Fecha modificación) |
| 19 | AAAAMMDD_Aprobación_Mes-Año.pdf | Documentos de aprobación. (De cuando inició a la fecha de recibo de esta comunicación), (Mes_Año = Fechaaprobación) |
| 20 | AAAAMMDD_Adición_Mes-Año.pdf | Documentos de adición. (De cuando inició a la fecha de recibo de esta comunicación), (Mes_Año = Fecha adición) |
| 21 | AAAAMMDD_Prorroga_Mes-Año.pdf | Documentos de prórroga. (De cuando inició a la fecha de recibo de esta comunicación), (Mes_Año = Fecha prórroga) |
| 22 | AAAAMMDD_Recibido_satisfacción.pdf | Recibido a satisfacción. (si aplica) |
| 23 | AAAAMMDD_Imágenes_avance_obra.pdf | Imágenes que evidencien el avance actual de la obra a fecha (De cuando inició a la fecha de recibo de esta comunicación) |
| 24 | AAAAMMDD_Cronograma_avance.pdf | Cronograma con porcentaje de avance ejecutado por actividad. |
| 25 | AAAAMMDD_Declaración_incumplimiento. pdf | Documentos asociados a declaración de incumplimiento. (si aplica) |
| 26 | AAAAMMDD_Documento_cesión.pdf | Documento de cesión. (si aplica) |
| 27 | AAAAMMDD_Documentos_reasignación | Documentos de reasignación. |
| 28 | AAAAMMDD_Acta_liquidación | Acta de liquidación. |
| 29 | AAAAMMDD_Solicitud_RETIE | Documento de solicitud de certificación RETIE. (si aplica) |
| 30 | AAAAMMDD_Solicitud_RETILAP | Documento de solicitud de certificación RETILAP. (si aplica) |
| 31 | AAAAMMDD_Certificación_RETIE | Certificación RETIE. |
| 32 | AAAAMMDD_Certificación_RETILAP | Certificación RETILAP. |
| 33 | AAAAMMDD_Solicitud_permisos_ambienta les_XX | Solicitud de permisos ambientales. (si aplica), (XX = Número de permisos ambientales solicitados) |
| 34 | AAAAMMDD_Permisos_ambientales_XX | Permisos ambientales. (si aplica), (XX = Número de permisos ambientales otorgados) |
| 35 | AAAAMMDD_ Minuta_convenio | Minuta convenio. (si aplica) |
| 36 | AAAMMDD_ RUT_Contratista | RUT del Contratista |
| 37 | AAAAMMDD_Soporte_Pago_Contratista | Soportes de pago realizados al contratista. (De cuando inició a la fecha de recibo de esta comunicación). Facturas, |
| Comprobante de Egresos, Transferencia u otro documento que soporte el pago y su respectiva fecha. | ||
| 38 | AAAAMMDD_Matriz_Información_Contract ual.xlsx | Diligencie el Formato con el Detalle Información Proceso Pre, Contractual y Reasignación.xlsx – Con corte a la fecha de recibo de esta comunicación o posterior (confirmar si se encuentran en funcionamiento los CDI) |
9. Creación de usuario APPUI
Para las regionales que no cuentan con usuario APPUI y no han adelantado la gestión a través de los lineamientos dados por la Oficina de Control Interno mediante correo del 8 de julio de 2025, deberán solicitar la creación de usuario institucional (un usuario por regional) al correo oscar.ospina@contraloria.gov.co(con copia a fabian.velandia@contraloria.gov.co)la siguiente información:
- Correo institucional a nivel de dependencia (no personal ni de funcionario).
- Nombre completo del funcionario responsable.
- Cargo.
- Número telefónico de contacto.
No se aceptarán correos personales ni de uso individual (ej. @gmail.com, @hotmail.com). Solo se validarán los institucionales asociados a una dependencia.
10. Soporte técnico
En caso de presentarse inconvenientes con la plataforma, se deberá generar un caso en la Mesa de Servicio CGR: https://gestiondeservicios.contraloria.gov.co:8443/CAisd/pdmweb.exe
El número del caso deberá ser remitido al correo de seguimiento: julian.rodriguezm@contraloria.gov.coy fabian.velandia@contraloria.gov.co
11. Disposición permanente
Cualquier documento o acto administrativo que se genere durante la ejecución contractual deberá ser cargado oportunamente en la plataforma, hasta que el contrato se encuentre finalizado y liquidado.
12. Evidencia de cargue
Una vez efectuado el cargue de la información en la plataforma APPUI y recibidas, a través de correo electrónico, las evidencias que respalden dicho cargue por parte de la Dirección Administrativa y Financiera, así como de cada Dirección Regional, la Oficina de Control Interno procederá con la validación, consolidación y posterior remisión de la información al ente de control, en cumplimiento de los términos establecidos en el requerimiento.
13. Responsabilidad institucional
El literal n) del artículo 81 del Decreto Ley 403 de 2020 establece como conducta sancionable:
“No permitir el acceso a la información en tiempo real por parte de la Contraloría General de la República en las condiciones previstas en la ley, o reportar o registrar datos e información inexactas en las plataformas, bases de datos o sistemas de información”.
Para más información sobre la herramienta APPUI, instructivos, y formatos requeridos, se encuentra disponible el siguiente enlace: https://www.appui.contraloria.gov.co/
Cordialmente
JUAN FELIPE RUEDA GARCIA
Jefe Oficina de Control Interno
