CIRCULAR 175 DE 2025
(agosto 1)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
| Para: | Directora Administrativa y Financiera, directores regionales y subdirectores de centro de formación. |
| Asunto: | Derogatoria y actualización de la Circular No. 3-2025-000156 - Lineamientos para el reporte de información contractual de obras en la plataforma APPUI de la Contraloría General de la República |
En atención a lo dispuesto por la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata - DIARI de la Contraloría General de la República, y en cumplimiento del requerimiento identificado con radicado No. 2025EE0125596 del 2 de julio de 2025, se informa que mediante la presente se deroga la Circular No. 3-2025-000156, “Lineamientos para el reporte de la información contractual a través de la plataforma APPUI”, con el fin de actualizar y precisar las instrucciones relacionadas con el reporte de la información contractual de obras en dicha plataforma, conforme a los nuevos lineamientos que a continuación se establecen:
1. Cobertura de la información
El reporte debe incluir todos los contratos de obra suscritos por la entidad desde la vigencia 2015 que, a la fecha, no cuenten con acta de liquidación, así como aquellos que se suscriban con posterioridad a la recepción del requerimiento.
Para efectos de este reporte, se entiende por contratos de obra aquellos cuyo objeto sea la construcción, instalación, mantenimiento, adecuación, restauración o cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, de conformidad con lo establecido en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993., con especial énfasis en el Contrato No. 1056 del 2015.
2. Plazo de remisión inicial
El oficio de respuesta, mediante el cual se informó sobre la disposición y cargue de la información inicial en la plataforma APPUI, en atención al requerimiento de la Contraloría General de la República, fue emitido el 25 de julio de 2025. Dicho documento fue remitido por la Oficina de Control Interno, con base en la información suministrada por la Dirección Administrativa y Financiera, así como por cada una de las Direcciones Regionales, en cumplimiento de lo dispuesto por el ente de control.
3. Periodicidad del reporte
Después del primer reporte, la información deberá actualizarse mensualmente, con corte mes vencido, y cargarse dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente. Esta obligación aplica desde la suscripción del contrato hasta su finalización, formalizada mediante acta de terminación y liquidación.
4. Integridad de la información
La Dirección Administrativa y Financiera y cada Dirección Regional respectivamente serán responsables de consolidar y disponer información completa, precisa y actualizada, en los términos definidos por la Contraloría General de la República y conforme a los documentos requeridos por el aplicativo.
5. Mesas técnicas
Se llevó a cabo dos sesiones de entendimiento técnico y funcional con el fin de dar a conocer los diccionarios de datos de las diferentes matrices para el cargue de información completa a través de la plataforma APPUI. A continuación, se relacionan los enlaces para consulta de los interesados:
- INSO - Mesa de entendimiento 2025EE0125596 - PRIMER REQUERIMIENTO - Solicitud de información Contratos de Obra a través del APPUI - SERVICIO NACIONAL DE APR- 20250707 150552-Grabación de la reunión (1).mp4
- Segunda Mesa de entendimiento 2025EE0125596 - PRIMER REQUERIMIENTO - Solicitud de información Contratos de Obra a través del APPUI - SERVICIO NACIONAL DE AP-20250714 140250- Grabación de la reunión.mp4
En caso de requerir una mesa de trabajo adicional para resolver dudas técnicas o funcionales sobre el diligenciamiento y cargue de la información en la plataforma APPUI, las dependencias interesadas podrán solicitarla enviando un correo a controlinternodegest@sena.edu.co, indicando el asunto, participantes y disponibilidad de horario.
6. Medio exclusivo de cargue
La información deberá ser dispuesta únicamente mediante cargue en la plataforma APPUI, disponible en: https://www.appui.contraloria.gov.co/
7. Creación de usuario APPUI
De acuerdo con los lineamientos dados por la Oficina de Control Interno, mediante correo del 8 de julio de 2025, se solicitó y gestionó la creación de los usuarios correspondientes a las (33) Regionales de la entidad. En caso de requerir la modificación de los datos de alguna cuenta, se deberá generar un caso a través de la Mesa de Servicio CGR, en el siguiente enlace: https://gestiondeservicios.contraloria.gov.co:8443/CAisd/pdmweb.exe.
8. Matrices a diligenciar
Las siguientes matrices deberán ser completadas y cargadas mensualmente, a travésde los espacios dispuestos en la plataforma APPUI:
- Matriz de Seguimiento de Obras Públicas de Infraestructura
- Matriz Anexa de Coordenadas Adicionales
- Matriz Anexa de Hitos
9. Nombre de documentos de soporte solicitados
Cada contrato deberá contar con los documentos soporte establecidos en el requerimiento, los cuales deberán ser cargados en formato.pdf o.csv, según corresponda.
La relación completa de estos documentos se presenta a continuación:
| # | NOMBRE DOCUMENTO | DOCUMENTO SOPORTE |
| 1 | AAAAMMDD Acta apertura.pdf | Acta de apertura de proceso de licitación. |
| 2 | AAAAMMDD_Ofertas_presentadas_Propon ente.pdf | Ofertas presentadas. (Proponente = Nombre del Proponente de la Oferta, cuantas ofertas se hayan presentado) |
| 3 | AAAAMMDD_Acta_selección.pdf | Acta de selección de proponentes. |
| 4 | AAAAMMDD_Pólizas.pdf | Pólizas. |
| 5 | AAAAMMDD_Acreditación_Proponente.pdf | Documentos de acreditación de experiencia. (Proponente = Nombre del Proponente que acredita, cuantas proponentes hayan acreditado) |
| 6 | AAAAMMDD_CDP.pdf | CDP. |
| 7 | AAAAMMDD_RP.pdf | RP. |
| 8 | AAAAM M DD_Otrosíes_XX.pdf | Otrosíes convenios y contratos de obra y de interventoría. (De cuando inició a la fecha de recibo de esta comunicación), (XX = Número de Otrosíes realizados) |
| 9 | AAAAMMDD Contrato Interventoria.pdf | Contrato Interventoría. |
| 10 | AAAAMMDD Contrato Obra.pdf | Contrato de Obra. |
| 11 | AAAAMMDD Convenio asociado.pdf | Convenio asociado. (si aplica) |
| 12 | AAAAMMDD Acta Inicio.pdf | Acta de Inicio. |
| 13 | AAAAMMDD_Informes_interventoría_Sema na_XX.pdf | Informes de seguimiento interventoría avances semanal de obra. (noviembre y febrero de 2023), (XX = Número de la Semana) |
| 14 | AAAAMMDD_Informes_interventoría_Mes_ Año.pdf | Informes de seguimiento interventoría -avances mensual de obra. (inicio del contrato a febrero 2023), (Mes_Año = Fecha Avance) |
| 15 | AAAAMMDD_Actas_Seguimiento_XX.pdf | Actas de Seguimiento. (XX = Número asociado a la cantidad de actas de seguimiento) |
| 16 | AAAAM M DD_Adición_Contratista_M es- Año.pdf | Documentos de solicitudes de adición, realizadas por el contratista. (De cuando inició a la fecha de recibo de esta comunicación), (Mes Año = Fecha adiciones) |
| 17 | AAAAMMDD_Prorroga_Mes-Año.pdf | Documentos de solicitudes de prorroga realizadas por el contratista. (De cuando inició a la fecha de recibo de esta comunicación), (Mes Año = Fecha prórrogas) |
| 18 | AAAAMMDD_Modificación_Mes-Año.pdf | Documentos de solicitudes de modificación, realizadas por el contratista. (De cuando inició a la fecha de recibo de esta comunicación), (Mes Año = Fecha modificación) |
| 19 | AAAAM M DD_Aprobación_Mes-Año.pdf | Documentos de aprobación. (De cuando inició a la fecha de recibo de esta comunicación), (Mes_Año = Fecha aprobación) |
| 20 | AAAAMMDD_Adición_Mes-Año.pdf | Documentos de adición. (De cuando inició a la fecha de recibo de esta comunicación), (Mes Año = Fecha adición) |
| 21 | AAAAMMDD_Prorroga_Mes-Año.pdf | Documentos de prórroga. (De cuando inició a la fecha de recibo de esta comunicación), (Mes Año = Fecha prórroga) |
| 22 | AAAAMMDD_Recibido_satisfacci0n.pdf | Recibido a satisfacción. (si aplica) |
| 23 | AAAAMMDD_Imágenes_avance_obra.pdf | Imágenes que evidencien el avance actual de la obra a fecha (De cuando inició a la fecha de recibo de esta comunicación) |
| 24 | AAAAMMDD_Cronograma_avance.pdf | Cronograma con porcentaje de avance ejecutado por actividad. |
| 25 | AAAAMMDD_Declaración_incumplimiento. pdf | Documentos asociados a declaración de incumplimiento. (si aplica) |
| 26 | AAAAMMDD_Documento_cesi0n.pdf | Documento de cesión. (si aplica) |
| 27 | AAAAM M DD Documentos reasignación | Documentos de reasignación. |
| 28 | AAAAMMDD Acta liquidación | Acta de liquidación. |
| 29 | AAAAM M DD_Solicitud_RETIE | Documento de solicitud de certificación RETIE. (si aplica) |
| 30 | AAAAM M DD Solicitud RETILAP | Documento de solicitud de certificación RETILAP. (si aplica) |
| 31 | AAAAM M DD Certificación RETI E | Certificación RETIE. |
| 32 | AAAAM M DD Certificación RETI LAP | Certificación RETILAP. |
| 33 | AAAAMMDD_Solicitud_permisos_ambienta les XX | Solicitud de permisos ambientales. (si aplica), (XX = Número de permisos ambientales solicitados) |
| 34 | AAAAMMDD_Permisos_ambientales_XX | Permisos ambientales. (si aplica), (XX = Número de permisos ambientales otorgados) |
| 35 | AAAAMMDD_ Minuta_convenio | Minuta convenio. (si aplica) |
| 36 | AAAMMDD_ RUT_Contratista | RUT del Contratista |
| 37 | AAAAMMDD_Soporte_Pago_Contratista | Soportes de pago realizados al contratista. (De cuando inició a la fecha de recibo de esta comunicación). Facturas, Comprobante de Egresos, Transferencia u otro documento que soporte el pago y su respectiva fecha. |
| 38 | AAAAMMDD_Matriz_Información_Contract ual.xlsx | Diligencie el Formato con el Detalle Información Proceso Pre, Contractual y Reasignación.xlsx - Con corte a la fecha de recibo de esta comunicación o posterior (confirmar si se encuentran en funcionamiento los CDI) |
10. Soporte técnico
En caso de presentarse inconvenientes con la plataforma, se deberá generar un caso en la Mesa de Servicio CGR: https://gestiondeservicios.contraloria.gov.co:8443/CAisd/pdmweb.exe
Posteriormente, se deberá ser remitir el número del caso al correo de seguimiento: julian.rodriguezm@contraloria.gov.co y fabian.velandia@contraloria.gov.co
11. Disposición permanente
Cualquier documento o acto administrativo que se genere durante la ejecución contractual deberá ser cargado oportunamente en la plataforma APPUI, hasta que el contrato se encuentre finalizado y liquidado.
12. Evidencia de cargue
Una vez cargada la información en el aplicativo APPUI, la Dirección Administrativa y Financiera, así como cada una de las Direcciones Regionales, deberá remitir como evidencia los siguientes documentos:
- Certificación adjunta a la presente circular, firmada por el Director Administrativo y Financiero, relativa a la información reportada ante la Dirección General y el respectivo Director Regional en cada una de las regionales.
- Pantallazos que evidencien el cargue, disposición y/o actualización de la información en el aplicativo APPUI. (Información consolidada en un único archivo en formato PDF)
- Matriz de Seguimiento de Obras Públicas de Infraestructura. (Información consolidada en un único archivo en formato Excel)
- Matriz de Hitos. (Información consolidada en un único archivo en formato Excel)
- Matriz de Coordenadas Adicionales. (Información consolidada en un único archivo en formato Excel)
Estos documentos deberán ser cargados a través del formulario disponible en el siguiente enlace: https://forms.office.com/rZvcYxDTg4ti
Al momento de cargar cada documento en el formulario dispuesto por la Oficina de Control Interno, el archivo deberá nombrarse incluyendo la siguiente información:
- Nombre del archivo.
- Nombre de la Dirección Regional.
- Mes correspondiente al reporte.
- Vigencia (año).
Formato sugerido del nombre del archivo: [Nombre del archivo]-[Nombre Regional]-[Mes]- [Vigencia]
Ejemplo: Certificación-Antioquia-ENE-2025
En caso de no contar con contratos de obra sujetos a reporte conforme a los lineamientos establecidos, esta situación deberá ser informada mediante la certificación, la cual deberá enviarse igualmente a la Oficina de Control Interno para efectos de registro y seguimiento.
Lo anterior se requiere con el fin de que la Oficina de Control Interno pueda ejercer el seguimiento correspondiente al cumplimiento de la solicitud formulada por el órgano de control.
13. Seguimiento por la Oficina de Control Interno
En ejercicio de los roles de Evaluación y Seguimiento, y de la Relación con Entes Externos de Control, previstos en el artículo 17 del Decreto 648 de 2017, la Oficina de Control Interno, realizará el seguimiento al cumplimiento de los lineamientos establecidos en la presente circular con el propósito de generar el reporte requerido por la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata -DIARI de la Contraloría General de la República.
14. Responsabilidad institucional
El literal n) del artículo 81 del Decreto Ley 403 de 2020 establece como conducta sancionable:
“No permitir el acceso a la información en tiempo real por parte de la Contraloría General de la República en las condiciones previstas en la ley, o reportar o registrar datos e información inexactas en las plataformas, bases de datos o sistemas de información”.
Para más información sobre la herramienta APPUI, instructivos, y formatos requeridos, se encuentra disponible el siguiente enlace: https://www.appui.contraloria.gov.co/
a. Responsabilidad de los Despachos Regionales
Acorde con la estructura organizacional de la Entidad y las disposiciones dadas por la Oficina de Control Interno de Gestión de la Dirección General del SENA, es responsabilidad de las Direcciones Regionales que:
- La información se presente de forma consolidada por la Dirección Regional incluyendo sus Centros de Formación.
- Se cargue la documentación en los tiempos establecidos por el ente de control en el aplicativo dispuesto.
- Se realice el reporte acorde a las directrices dadas con sus anexos.
- Se reporten fallas o inconsistencias en el momento de la presentación de la información.
La presente circular entra en vigor a partir de su publicación y deroga en su totalidad la Circular No. 3-2025-000156. Las dependencias deberán garantizar el estricto cumplimiento de los lineamientos aquí establecidos, en el marco de sus competencias y responsabilidades institucionales.
Cordialmente,
JUAN FELIPE RUEDA GARCIA
Jefe Oficina de Control Interno
Requerimiento CGR, Rad. No. 2025EE0125596
Control de cambios
| VERSION | FECHA DE ENTRADA EN VIGENTE | NATURALEZA DEL CAMBIO |
| 01 | 2025-08-01 | N/A |
