Circular 159 de 2017 SENA

CIRCULAR 159 DE 2017

(septiembre 13)

<Fuente: Archivo Interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C.

Dando alcance a la circular No. 3-2016-000096 de 03/06/2016, y con el fin de seguir optimizando el uso de las aulas móviles, evitar trayectos innecesarios, y reducir sustancialmente los desplazamientos NO programados reportados por la interventoría del Contrato 1065 de 2015, suscrito por el SENA y la Unión Temporal Aulas para Educar, Direcciones Regionales y Centros de Formación deben seguir los lineamientos que a continuación se exponen.

1. GENERALIDADES ^[2]

1.1. Las aulas móviles SOLAMENTE pueden ser empleadas para orientar acciones de formación (incluye eventos de divulgación), en lugares donde no exista ambiente de aprendizaje disponible, debido a ubicación geográfica de la demanda (Ej. municipios sin infraestructura SENA, zonas veredales, instituciones educativas, alcaldías, plazas, parques, etc.)

1.2. Los desplazamientos de las aulas móviles deben ser, UNICAMENTE, para realizar acciones de formación. NO para otros fines como recoger insumos, recoger y/o dejar funcionarios/contratistas, transportar equipos o insumos, realizar prueba de ruta, etc. Se exceptúan desplazamientos para fines distintos a formación con autorización de la Coordinación de Fortalecimiento Institucional y Proyección Social de la Dirección General, previa solicitud de las Direcciones Regionales o Centros de Formación (ver aparte "Desplazamientos Excepcionales").

1.3. Los desplazamientos de aula para hacer inventario son no procedentes. En este caso, corresponde el desplazamiento del funcionario que efectúa al inventario, hasta el lugar de ubicación del aula.

1.4. Los desplazamientos de aula para repotenciar equipos, deben ser consultados con la Coordinación de Fortalecimiento Institucional y Proyección Social de la Dirección General, siguiendo lo indicado aquí bajo el título "Desplazamientos Excepcionales".

1.5. Las acciones de formación a ejecutar con el desplazamiento de un aula, deben ejecutarse en el aula. Las aulas no pueden ser desplazadas con el propósito de emplear otro espacio como ambiente de formación. Si este es el caso, el Centro de Formación debe disponer de vehículo distinto y adecuado para el transporte de los materiales o equipos a emplear en ese espacio distinto.

1.6. Las aulas deben ser programadas en recorridos que optimicen rutas (menor número de kilómetros posibles y desplazamientos en orden de proximidad), siempre a sitios programados, sin desvíos o prolongaciones innecesarias.

1.7. Ningún instructor o funcionario SENA del nivel regional, está autorizado para desviar rutas o destino de las aulas en trayectos de ida o regreso. Si de manera excepcional (Ej, en razón a cierres viales, derrumbes, etc.) surge la necesidad de desvío, el operador (coordinador logístico) reportará por escrito el hecho a la interventoría, el mismo día, adjuntando soportes correspondientes; esto es, reporte de Invías, periódico, fotografías, y demás información requerida y pertinente.

1.8. En la programación de las aulas móviles, las Direcciones Regionales y/o Centros de Formación deben verificar, en coordinación con el operador, antes de la fecha de movilización del vehículo, que el lugar de destino cuenta con los permisos, la capacidad de espacio, y las fuentes eléctricas necesarias para la operación del aula en sitio. Ello con independencia de la responsabilidad que compete al operador en el tema.

1.9. Es responsabilidad de los Centros de Formación asegurar que el grupo a formar esté disponible en la fecha y hora programada para ubicación del aula en sitio, así como el instructor y los materiales a emplear.

1.10 Corresponde al Centro de Formación respectivo, suministrar todo material o insumo a emplear durante la formación en aula móvil.

1.11. En la programación de las aulas móviles, las Direcciones Regionales y/o Centros de Formación deben asegurar que el ambiente de aprendizaje en aula cumple con las normas vigentes de seguridad y salud en el trabajo.

1.12 Si ocurre incidente o daño de los equipos del aula móvil durante la capacitación, el instructor debe informar de la novedad al Coordinador Misional, de Formación, o Académico del Centro de Formación respectivo, y éste a su vez a la Coordinación de Fortalecimiento Institucional y Proyección Social de la Dirección General SENA.

1.13. El mantenimiento de los equipos, maquinaria, y mobiliario asignado al aula móvil, es responsabilidad de la Regional y Centro de Formación respectivo.

1.14. Las solicitudes de modernización o actualización del mobiliario o equipo asignado al aula móvil, deben ser gestionadas por la Dirección Regional ante el Grupo de Producción Curricular de la Dirección General (frbedova@sena.edu.co).

1.15. Siempre antes del inicio de la formación en aula móvil, corresponde al instructor asignado verificar que el aula llega a destino limpia y con inventario completo. De ser así, debe firmar el formato "pre-operacional de desplazamiento" entregado por el conductor. En caso contrario, firmará dejando la anotación, dictará la formación, y reportará el hecho al Coordinador respectivo, para escalamiento a la Coordinación de Fortalecimiento Institucional y Proyección Social de la Dirección General SENA (aulasmovilesdg@sena.edu.co).

1.16. Si por fuerza mayor, la Regional y/o Centro de Formación se ve obligada a cancelar desplazamiento de aula autorizada por la Coordinación de Fortalecimiento Institucional y Proyección Social de la Dirección General SENA, debe informar a dicha instancia (aulasmovilesdg@sena.edu.co). como mínimo un día hábil antes del inicio de la formación. Una vez recibida la notificación, la mencionada Coordinación informará del hecho al operador y a la interventoría, asegurando así el no desplazamiento.

1.17 Cualquier inconformidad con el servicio de logística suministrado por el operador, o cualquier falla evidenciada en el aula móvil, debe ser notificada a la Coordinación de Fortalecimiento Institucional y Proyección Social de la Dirección General SENA (aulasmovilesdg@sena.edu.co). quien notificará a la Interventoría.

2. PROGRAMACIÓN DE AULAS

2.1. Las Direcciones Regionales deben remitir la programación trimestral de aulas a la Coordinación de Fortalecimiento Institucional y Proyección Social de la Dirección General SENA, así: en diciembre (incluye enero febrero, y marzo), en marzo (incluye abril, mayo, y junio), en junio (incluye julio, agosto, y septiembre), y en septiembre (incluye octubre, noviembre y diciembre). Hacer uso del Formato No. 1 que se anexa. Diligenciar todos los campos.

2.2. La programación trimestral puede ser actualizada por las Direcciones Regionales en cualquier momento, pero siempre, como mínimo, una semana antes de que el desplazamiento ocurra. Para esta actualización, hacer igualmente uso del Formato No.1. Diligenciar todos los campos.

2.3. La Coordinación de Fortalecimiento Institucional y Proyección Social de la Dirección General SENA, consolidará la programación trimestral de aulas móviles, a partir de la programación remitida por las Direcciones Regionales, según concertación con sus Centros de Formación. Una vez sea aprobada esta programación, corresponde a los Centros de Formación garantizar que las fichas estén registradas en SOFIA, los materiales de formación hayan sido adquiridos, y los instructores estén contratados, previo al desplazamiento del aula.

2.4. Los Centros de Formación realizarán la caracterización de los cursos ejecutados en las aulas móviles, dentro del aplicativo SOFÍA PLUS bajo el campo "nombre programa especial", y denominación "aula móvil".

2.5. Las aulas no podrán ser movilizadas por el operador, si éste no ha recibido autorización por parte de la Coordinación de Fortalecimiento Institucional y Proyección Social de la Dirección General SENA. En este sentido, las Direcciones Regionales, a través de los Coordinadores Misionales, de Formación o Académicos, deben remitir oportunamente la programación trimestral de las aulas, o su actualización (ésta siempre con una semana de anticipación, como mínimo), a la Coordinación de Fortalecimiento Institucional y Proyección Social de la Dirección General SENA (aulasmovilesdg@sena.edu.co). No se aceptan solicitudes de personas distintas a las mencionadas.

2.6. Cuando por necesidad del servicio, las Regionales y/o Centros de Formación requieran desplazar aula por fuera de los límites departamentales, o hacer uso de aula especializada asignada a otra Regional, el Coordinador Misional, de Formación o Académico debe elevar solicitud a la Coordinación de Fortalecimiento Institucional y Proyección Social de la Dirección General SENA (aulasmovilesdg@sena.edu.co), con copia a la Coordinación de Producción Curricular (frbedova@sena.edu.co). Si hay autorización, la Coordinación de Fortalecimiento Institucional informará a la Dirección Regional y/o Centro de Formación solicitante, con copia al operador y a la interventoría.

2.7. En casos como el mencionado en ítem previo, la formación se cargará a la meta del Centro de Formación que designa instructor, crea ficha y aporta materiales y demás insumos para ejecutar la formación.

2.8. Si un aula se desplaza, según capacitación programada, y en el sitio no hay grupo a formar, instructor, materiales, o no es posible dictar la formación porque el centro de formación, en coordinación con el operador, no verificó las condiciones de operación mínimas requeridas (Ej. fuente eléctrica, permisos de operación, etc.), la Coordinación de Fortalecimiento Institucional y Proyección Social de la Dirección General SENA, informará del hecho a la Oficinas de Control Interno. Ello, considerando que se genera obligación de pago al operador, sin ejecución de formación, por gestión insuficiente o inexistente del Centro de Formación.

3. DESPLAZAMIENTOS EXCEPCIONALES

3.1. Cuando por situación excepcional (Ej. Emergencia, desastre, etc.) se requiera desplazar un aula por fuera de lo programado, o para actividad distinta a formación, los Coordinadores Misional, de Formación o Académicos deben remitir, solicitud a la Coordinación de Fortalecimiento Institucional y Proyección Social de la Dirección General SENA (aulasmovilesdg@sena.edu.co), con copia al Director Regional o Subdirector de Centro de Formación respectivo, diligenciando Formato No.2 (ver anexo).

3.2. Solicitud para desplazamiento excepcional, que no sean remitida a la Coordinación de Fortalecimiento Institucional y Proyección Social de la Dirección General SENA, como mínimo el día hábil anterior al inicio de la formación o ejecución de actividad distinta, no será tramitada.

3.3. Habiendo recibido la solicitud, la Coordinación de Fortalecimiento Institucional y Proyección Social de la Dirección General SENA, decidirá si aprueba o no el desplazamiento, e informará a la Dirección Regional y/o Centro de Formación, con copia al operador y a la firma interventoría, si el desplazamiento se considera viable.

3.4. Para desplazamiento de aula no programada por fuera de los límites departamentales, o uso de aula especializada perteneciente otra Regional, aplica mismo procedimiento enunciado bajo título "Programación de Aulas", numeral 2.6.

3.5. Tampoco en situación excepcional, las aulas podrán ser movilizadas por el operador, si éste no ha recibido autorización por parte de la Coordinación de Fortalecimiento Institucional y Proyección Social de la Dirección General SENA.

3.6. Si el desplazamiento del aula no programada se efectúa, pero la formación o actividad autorizada no se ejecuta por gestión insuficiente o inexistente del Centro de Formación, aplica mismo procedimiento enunciado bajo título "Programación de Aulas", numeral 2.8.

Agradecemos cumplimiento estricto de lo expuesto.

Cordial Saludo,

JOSÉ DARÍO CASTRO URIBE

Director de Formación profesional

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0159_2017.pdf>

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. No refiere a aulas móviles fluviales. Estas aulas están por fuera del Contrato de Operación 1065 de 2015, suscrito por el SENA y la Unión Temporal Aulas para Educar, y son operadas directamente por las Regionales y Centros de Formación que las tienen asignadas.

2. Aplica tanto para aulas programadas como para desplazamientos excepcionales