CIRCULAR 169 DE 2025
(julio 24)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá
| Para: | COORDINADORES REGIONALES - AGENCIA PÚBLICA DE EMPLEO (APE) |
Asunto: | Lineamientos generales a partir de los resultados de la fase de prueba de la Evaluación de Experiencia del Usuario APE 2025 |
En cumplimiento de los lineamientos establecidos en la Circular 01-3-2025-000073 del 1 de abril de 2025, relacionados con la implementación de la Nueva Encuesta de Evaluación de la Experiencia del Usuario de la Agencia Pública de Empleo (APE) para el año 2025 y dando cierre a la fase de prueba de la nueva encuesta, se presentan a continuación los lineamientos metodológicos que orientarán la medición de la satisfacción de los grupos de valor (buscadores de empleo y empresarios) frente a los servicios de orientación ocupacional e intermediación laboral prestados a nivel regional:
1. INSTRUMENTO OFICIAL DE MEDICIÓN
El instrumento oficial para la medición de la experiencia del usuario en la Agencia Pública de Empleo, conforme a la metodología definida por la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas, es la "Encuesta Evaluación de la Experiencia APE". Esta herramienta se encuentra disponible en el siguiente enlace: https://nam.dcv.ms/C1O9fNpbBr, y tiene como objetivo verificar la calidad, oportunidad y pertinencia de la orientación ocupacional e intermediación laboral recibida por parte de los grupos de valor. Su uso es de carácter obligatorio en todos los puntos de atención de la APE a nivel regional, en el marco del proceso de mejora continua del servicio y en cumplimiento de los lineamientos institucionales para la vigencia 2025.
Así mismo para la aplicación de la encuesta se puede acceder mediante el siguiente Código QR
2. TAMAÑO MUESTRAL
Considerando la variabilidad de las características de la población objeto de medición y para asegurar la representatividad de la muestra en las regionales, se dispone de un instrumento denominado "Calculadora diseño muestral APE" en un archivo en Excel. El cual calcula el tamaño de la muestra esperada a partir del ingreso del número de orientados (buscadores de empleo y empresarios).
Para obtener datos estadísticamente significativos y representativos, que permitan una toma de decisiones informada y efectiva, se establecen los siguientes parámetros:
- Nivel de Confianza: 95%
- Margen de Error: ±5%
3. GENERACIÓN Y PRESENTACIÓN DE RESULTADOS
La generación y presentación de los resultados de la "Evaluación de la Experiencia APE" es responsabilidad de la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas, a través de la Coordinación Nacional de Servicio al Ciudadano; para lo cual ha dispuesto un tablero en Power Bi como herramienta de visualización de información para el análisis y gestión por parte de las regionales, disponible para consulta en el siguiente link:
https://app.powerbi.com/view?r=eyJrIjoiNmU4ZGViNmEtOGU1Yi00YmQ5LTgzYzEtNWNhNjc4ZG NhN2VjIiwidCI6ImNiYzJjMzgxLTJmMmUtNGQ5My05MWQxLTUwNmM5MzE2YWNlNyIsImMiOjR 9
Con esta herramienta usted podrá:
- Visualizar los resultados de su regional mensualmente.
- Filtrar la información por tipo de usuario (buscador/empresario).
- Identificar rápidamente áreas de mejora y fortalezas.
4. ANÁLISIS DE RESULTADOS EVALUACIÓN DE LA EXPERIENCIA APE
El Coordinador Regional de la Agencia Pública de Empleo, con base en los resultados, mensualmente verificará la calidad y pertinencia de la orientación brindada a los usuarios de la APE mediante el uso del tablero en Power Bi mencionado en el numeral 3, teniendo en cuenta los siguientes elementos para el análisis:
a. Cumplimiento del tamaño muestral de la regional: el número de respuestas registradas en el tablero Power Bi, sean igual o superior al número de muestras objetivo establecido en "Calculadora diseño muestral APE" de la regional asignada bajo el título margen de error 5%. Esta información podrá consultarla en la ficha técnica de la encuesta.
b. Índice de Experiencia General: En este punto se deberán analizar los resultados para los grupos de valor individualmente (buscador de empleo y empresario), teniendo en cuenta las zonas de interpretación - Sistema de Semáforo- según la metodología definida por la Coordinación de Servicio al Ciudadano, y facilitar el análisis y toma de decisiones a partir de las siguientes zonas con una escala de medición de 1.0 a 5.0, para:
- Zona Crítica (Color Rojo) En esta zona se ubican los resultados comprendidos entre 1.0-2.9. Indica una experiencia negativa o deficiente.
- Zona Intermedia (Color Amarillo) En esta zona se ubican los resultados comprendidos entre 3.0 - 4.0. Sugiere una experiencia aceptable, con oportunidad de mejora.
- Zona Positiva (Color Verde ) En esta zona se ubican los resultados comprendidos entre 4.1 -5.0. Refleja una experiencia altamente satisfactoria para el orientado.
c. Conclusiones y Acciones: De acuerdo con la escala de calificación y la zona de los resultados obtenidos trimestralmente en la medición de la regional deberá formular acciones preventivas, correctivas y de mejora de acuerdo con el GOR I- 006 Instructivo para Gestionar Planes de Mejoramiento y el RCEI-P-009 Procedimiento de medición de satisfacción de grupos de valor y de interés, cuando se encuentre en las Zonas Crítica e Intermedia. Se recomienda el acompañamiento del dinamizador SIGA de la regional.
5. PLAN DE CONTROL DE CALIDAD
En el marco del plan de control de calidad del proceso de Gestión Empleo, Análisis Ocupacional y Empleabilidad, la encuesta de satisfacción y sus resultados constituyen el mecanismo para controlar las salidas, a fin de verificar la calidad y pertinencia de la orientación brindada en la regional. Para ello, se establecen los siguientes lineamientos:
a. Cuando el resultado de la medición de la experiencia general de los grupos de valor (buscador de empleo y empresario), correspondiente al trimestre evaluado, se ubique en las zonas críticas o intermedias, deberá clasificarse como Salida No Conforme (SNC).
b. En los casos en que se identifiquen salidas no conformes, se deberá contactar a los usuarios que calificaron el servicio con un puntaje inferior a 4.1, para brindarles una nueva orientación, esta vez a cargo de un profesional distinto al que prestó la atención inicial, con el propósito de subsanar la SNC identificada.
c. Para proceder con la liberación de la salida no conforme, se elaborará el acta correspondiente (formato institucional), en la cual se incluirá un apartado titulado "Servicios a Liberar", donde se documentarán los resultados de los tratamientos aplicados y se detallará si se prestó nuevamente el servicio de orientación.
d. El informe trimestral y el acta deberán ser cargados en la plataforma Compromiso, dentro de los plazos establecidos por la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo - Grupo de Mejoramiento Organizacional.
Las evidencias del control estarán registradas en Informe Trimestral GOR-F-012 y acta en plataforma Compromiso.
6. ROLES Y RESPONSABILIDADES
Para brindar claridad o resolver las inquietudes que pudieren presentarse, se ha establecido los siguientes canales y responsabilidades:
a. Coordinador Regional de la Agencia Pública de Empleo y los orientadores ocupacionales de cada una de las regionales:
Promover el uso del Código QR: Su acción más importante es incentivar el diligenciamiento de la encuesta en sus puntos de atención. Más encuestas en sitio, equivale mayor representatividad y menor margen de error para su regional.
Garantizar la Calidad de los Datos: Asegurar que los datos básicos de los usuarios (cédula, correo electrónico y número de celular) se registren de forma completa y correcta en el aplicativo de la Agencia Pública de Empleo.
b. Padrinos de las Regionales en la Agencia Pública de Empleo:
Los profesionales de la Dirección General asignados a cada regional actuarán como primer punto de apoyo y soporte técnico ante cualquier inquietud relacionada con el proceso de aplicación, análisis o reporte de la Encuesta de Evaluación de la Experiencia APE. Estos profesionales acompañarán de manera permanente a las Coordinaciones Regionales de la APE, brindando orientación oportuna y garantizando la correcta implementación de la metodología definida, en concordancia con los lineamientos institucionales establecidos.
c. Profesional de Enlace de Calidad en la Agencia Pública de Empleo en Dirección General:
El profesional que sea asignado por el Coordinador Nacional de la Agencia Pública de Empleo será el responsable de brindar el acompañamiento y/o asesoría técnica a las Coordinaciones Regionales de la Agencia Pública de Empleo en los temas relacionados con la calidad del servicio, interpretación de resultados y formulación de planes de mejoramiento, en el marco de la implementación de la Encuesta de Evaluación de la Experiencia APE. Este profesional será el punto de contacto institucional para garantizar una adecuada comprensión y aplicación de los lineamientos metodológicos definidos.
Su participación y compromiso son fundamentales para garantizar la calidad, pertinencia y efectividad de los servicios prestados por la Agencia Pública de Empleo. A través de la implementación rigurosa de estos lineamientos, contribuimos a construir una APE más cercana, eficiente y alineada con las necesidades cambiantes del mercado laboral colombiano, en beneficio de los ciudadanos y del desarrollo productivo del país.
Agradecemos de antemano su compromiso y valiosa colaboración.
ELSA AURORA BOHÓRQUEZ VARGAS
Directora de Empleo y Trabajo (E)
Archivo en Excel con herramientas calculadora de diseño muestral.
