CIRCULAR 182 DE 2024
(agosto 8)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá, D.C
| Para: | Secretario(a) General, Directores de Area y Jefes de Oficina de la Dirección General, Directores Regionales y Subdirectores de Centro. |
| Asunto: | Lineamientos sobre el control y vigilancia del Director General frente a la delegación de funciones en la ordenación del gasto, la gestión contractual y convencional y otras. |
Mediante la presente circular el Director General del SENA procede a dictar los lineamientos sobre el ejercicio de control y vigilancia de las delegaciones en la ordenación del gasto, la gestión contractual y convencional de conformidad con lo previsto en la Ley 80 de 1993, Ley 489 de 1998, ley 1150 de 2007 y la Resolución 01-2406 de 2023 o la que la modifique o sustituya.
1. Marco Normativo
El artículo 209 de la Constitución Política expresa que: (...) "La función administrativa sirve a los intereses generales y se desarrolla según los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración defunciones"(...)
El artículo 211 de la Constitución Política, dispone que: "La ley señalará las funciones que el presidente de la República podrá delegar en los ministros, directores de departamentos administrativos, representantes legales de entidades descentralizadas, superintendentes, gobernadores, alcaldes y agencias del Estado que la misma ley determine. Igualmente, fijará las condiciones para que las autoridades administrativas puedan delegaren sus subalternos o en otras autoridades. // La delegación exime de responsabilidad ai delegante, la cual corresponderá exclusivamente al delegatario, cuyos actos o resoluciones podrá siempre reformar o revocar aquel, reasumiendo la responsabilidad consiguiente. (...)".
De tal forma, la Ley 80 de 1993 ha fijado en el artículo 12 que "Los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrarla realización de licitaciones en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes. "
Conforme al artículo 9 de la Ley 489 de 1998, al referirse a la figura de la delegación, preceptúa: "Delegación. Las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con la presente ley, podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias. Sin perjuicio de las delegaciones previstas en leyes orgánicas, en todo caso, los ministros, directores de departamento administrativo, superintendentes, representantes legales de organismos y entidades que posean una estructura independiente y autonomía administrativa podrán delegarla atención y decisión de los asuntos a ellos confiados por la ley y los actos orgánicos respectivos, en los empleados públicos de los niveles directivo y asesor vinculados al organismo correspondiente, con el propósito de dar desarrollo a los principios de la función administrativa enunciados en el artículo 209 de la Constitución Política y en la presente ley."
El artículo 10 de la Ley 489 de 1998, al referirse a los requisitos de la delegación, dispone: ”(...)Enel acto de delegación, que siempre será escrito, se determinará la autoridad delegataria y las funciones o asuntos específicos cuya atención y decisión se transfieren. (...)"
En la misma línea el artículo 12 de la Ley 489 de 1998 establece que "Los actos expedidos por las autoridades delegatarias estarán sometidos a los mismos requisitos establecidos para su expedición por la autoridad o entidad delegante. La delegación exime de responsabilidad al delegante, la cual corresponderá exclusivamente al delegatario, sin perjuicio de que en virtud de lo dispuesto en el artículo 211 de la Constitución Política, la autoridad delegante pueda en cualquier tiempo reasumir la competencia y revisar los actos expedidos por el delegatorio; (...). PARÁGRAFO. -En todo caso relacionado con la contratación, el acto de la firma expresamente delegada no exime de la responsabilidad legal civil y penal al agente principal".
El artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, adicionó un inciso y un parágrafo al artículo 12 de la Ley 80 de 1993, en eI siguiente sentido: "En ningún caso, los jefes y represen tan tes legales de las entidades estatales quedarán exonerados por virtud de la delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual."
Los numerales 1 y 4 del artículo 4 del Decreto 249 de 2004, "Por el cual se modifica la estructura del SENA", en el numeral 2, atribuyó al Despacho del director general, la facultad de "1. Dirigir, coordinar, vigilar y controlarlo ejecución de las funciones o programas de la entidad y de su personal (...)" y en el numeral 4 del mismo artículo, le otorgó la facultad de "Dirigir, coordinar y controlar las funciones administrativas y técnicas de los proyectos operativos, dictarlos actos administrativos, celebrar los contratos necesarios para la gestión administrativa, los convenios de cooperación técnica nacional e internacional, contratar expertos nacionales o extranjeros cuyos conocimientos o experiencia se requieran para adelantar programas o proyectos institucionales, con miras al cumplimiento de la misión de la entidad, de conformidad con las normas legales vigentes".
2. Responsable del reporte de gestión contractual y convencional
El informe sobre la gestión contractual y convencional debe ser reportada por el/la secretario(a) general, directores de área, jefes de oficina de la dirección general, direcciones regionales y subdirecciones de centro, según lo dispuesto en el artículo 12 de la Resolución 1-02406 de 24 de noviembre de 2023 o el acto administrativo que la modifique o sustituya.
3. Término para la entrega
El informe deberá remitirse dentro de los cinco (5) primeros días hábiles siguientes del trimestre vencido, por parte de los delegatarios en la gestión contractual y convencional.
Se deberá remitir un reporte correspondiente a los dos primeros trimestres del año 2024, dentro de los quince (15) días hábiles, contados a partir de la expedición de la presente circular.
4. Radicación del informe
El reporte de los delegatarios en la ordenación del gasto debe ser radicado por medio del aplicativo OnBase o en su defecto, el sistema de gestión documental disponible en el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, dirigido al Director General y a la Oficina de Control Interno de Gestión.
La información recepcionada debe estar actualizada y ser coincidente a la reportada en las plataformas donde se administra información de gestión convencional y contractual tanto de bienes y servicios como prestación de servicios personales, tales como SECOP, BLACKBOX, CRM y SIIF Nación o las disponibles para tales propósitos.
5. Contenido del reporte de la gestión contractual
Los informes de los delegatarios en la ordenación del gasto relacionados a la gestión contractual de bienes y servicios deberán elaborarse de forma sucinta e incluir los siguientes ítems:
- Id del contrato
- Número del contrato
- Acceso al proceso: Enlace/link de acceso al proceso contractual en la plataforma SECOP II.
- Modalidad de contratación
- Objeto del contrato
- Nombre de supervisor/interventor
- Contratista/Proveedor
- Valor
- Plazo
- Fecha de inicio
- Fecha de terminación
- Fecha de Liquidación
- Estado del Contrato
- Porcentaje de ejecución presupuestal
- Observaciones
Nota: En distinta hoja o documento deberá presentarse los informes de los delegatarios en la ordenación del gasto relacionados a la gestión contractual de prestación de servicios personales, de forma sucinta, de acuerdo con los ítems mencionados.
6. Contenido del reporte de gestión convencional
La información para el reporte de los delegatarios en materia de convenios debe ser realizada de manera sucinta incluyendo los siguientes ítems:
- Id del convenio
- Número del convenio
- Acceso al convenio: Enlace/link de acceso al convenio en la plataforma SECOP II.
- Objeto del convenio
- Nombre del conveniente
- Valor
- Plazo
- Fecha de inicio
- Fecha de terminación
- Estado del convenio
- Porcentaje de Ejecución Presupuestal
- Acápite de Observaciones
7. Verificación de los reportes por parte de la Oficina de Control Interno de Gestión.
Recibidos los informes correspondientes por la Oficina de Control Interno, esta tendrá un término de quince (15) días hábiles para analizar en una metodología de muestreo, la información suministrada. Posteriormente, deberá remitir un informe sobre la gestión contractual y convencional de los delegatarios dirigido al despacho del Director General.
JORGE EDUARDO LONDOÑO
Director General
