CIRCULAR 194 DE 2025
(septiembre 2)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá
| Para: | Secretario (a) General, Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a), Subdirector (a) de Centro de Formación, Director (a) Regional, Directores de área y Jefes de Oficina de la Dirección General del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA. |
| Asunto: | Lineamientos sobre el Control y Vigilancia del Director General respecto a la delegación de función de ordenación del gasto y gestión contractual de conformidad con lo establecido en la Resolución 1-2154 del 28 de agosto de 2024. |
Mediante la presente Circular, el Director General del SENA procede a dar lineamientos sobre el ejercicio de control y vigilancia de las delegaciones en la ordenación del gasto, la gestión contractual y convencional de conformidad con lo previsto en la Ley 80 de 1993, Ley 489 de 1998, Ley 1150 de 2007 y la Resolución 1-2154 del 28 de agosto de 2024 "Por la cual se delegan funciones en materia de contratación y convenios estatales, ordenación del gasto y se dictan otras disposiciones".
MARCO NORMATIVO
La Carta Política de 1991 establece en el artículo 209: "La función administrativa sirve a los intereses generales y se desarrolla según los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones (...)"
A su vez, el artículo 211 constitucional, dispone que: "La ley señalará las funciones que el presidente de la República podrá delegar en los ministros, directores de departamentos administrativos, representantes legales de entidades descentralizadas, superintendentes, gobernadores, alcaldes y agencias del Estado que la misma ley determine. Igualmente, fijará las condiciones para que las autoridades administrativas puedan delegar en sus subalternos o en otras autoridades.
La delegación exime de responsabilidad al delegante, la cual corresponderá exclusivamente al delegatario, cuyos actos o resoluciones podrá siempre reformar o revocar aquel, reasumiendo la responsabilidad consiguiente (...)".
Por su parte la Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración PÚBLICA" adicionado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007 referente a la delegación, señala en el artículo 12: "De la Delegación para Contratar. Los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones o concursos en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes
(La expresión "Concurso" fue derogada por el art. 32 de la Ley 1150 de 2007.)
En ningún caso, los jefes y representantes legales de las entidades estatales quedarán exonerados por virtud de la delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual.
PARÁGRAFO. Para los efectos de esta ley, se entiende por desconcentración la distribución adecuada del trabajo que realiza el jefe o representante legal de la entidad, sin que ello implique autonomía administrativa en su ejercicio. En consecuencia, contra las actividades cumplidas en virtud de la desconcentración administrativa no procederá ningún recurso"
La Ley 489 de 1998, al referirse a la figura de la delegación, preceptúa en el artículo 9o: "Delegación. Las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con la presente Ley, podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias.
Sin perjuicio de las delegaciones previstas en leyes orgánicas, en todo caso, los ministros, directores de departamento administrativo, superintendentes, representantes legales de organismos y entidades que posean una estructura independiente y autonomía administrativa podrán delegar la atención y decisión de los asuntos a ellos confiados por la ley y los actos orgánicos respectivos, en los empleados públicos de los niveles directivo y asesor vinculados al organismo correspondiente, con el propósito de dar desarrollo a los principios de la función administrativa enunciados en el artículo 209 de la Constitución Política y en la presente Ley".
De manera subsiguiente el artículo 10 ibídem señala los requisitos de la delegación, así: "Requisitos de la delegación. En el acto de la delegación, que siempre será escrito, se determinara la autoridad delegatoria y las funciones o asuntos específicos cuya atención y decisión se transfieren.
El Presidente de la República, los ministros, los directores de departamento administrativo y los representantes legales de entidades descentralizadas deberán informarse en todo momento sobre el desarrollo de las delegaciones que hayan otorgado e impartir orientaciones generales sobre el ejercicio de las funciones delegadas".
Aunado a lo anterior la citada normatividad establece en el artículo 12: "Régimen de los actos del delegatario. Los actos expedidos por las autoridades delegatorias estarán sometidos a los mismos requisitos establecidos para su expedición por la autoridad o entidad delegante y serán susceptibles de los recursos procedentes contra los actos de ellas.
La delegación exime de responsabilidad al delegante, la cual corresponderá exclusivamente al delegatario, sin perjuicio de que en virtud de lo dispuesto en el artículo 211 de la Constitución Política, la autoridad delegante pueda en cualquier tiempo reasumir la competencia y revisar los actos expedidos por el delegatario, con sujeción a las disposiciones del Código Contencioso Administrativo.
PARÁGRAFO.-En todo caso relacionado con la contratación, el acto de la firma expresamente delegada, no exime de la responsabilidad legal civil y penal al agente principal".
Ahora bien, el Decreto 294 de 2004 "Por el cual se modifica la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA" establece en su artículo 42 las funciones de la Dirección General, dentro de las que se encuentran: "1. Dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecución de las funciones o programas de la entidad y de su personal.
(...)
4. Dirigir, coordinar y controlar las funciones administrativas y técnicas de los proyectos operativos, dictar los actos administrativos, celebrar los contratos necesarios para la gestión administrativa, los convenios de cooperación técnica nacional e internacional, contratar expertos nacionales o extranjeros cuyos conocimientos o experiencia se requiera para adelantar programas o provectos institucionales, con miras al cumplimiento de la misión de la entidad, de conformidad con las normas legales vigentes". (Cursiva y subrayado fuera de texto)
Mediante la Resolución 1-2154 de fecha 28 de agosto de 2024 "Por la cual se delegan funciones en materia de contratación y convenios estatales, ordenación del gasto y se dictan otras disposiciones", se delegó la función de ordenación del gasto, celebración de los contratos y convenios que suscribe el SENA a diversas dependencias de la Entidad.
No obstante, la delegación, el artículo 15 de la citada Resolución establece: “CONTROL Y VIGILANCIA DE LAS DELEGACIONES. Los funcionarios delegatorios deberán presentar un informe trimestral al Director General y a la Oficina de Control Interno de Gestión, con el fin de ejercer el control y vigilancia sobre el cumplimiento de las funciones delegadas. Para dicho informe, se seguirán los lineamientos sobre el contenido y condiciones de lo información o reportar emitidos por el Director General". (Cursiva y subrayado fuera de texto)
Añade el artículo 19 ibídem: "REPORTE INFORMACIÓN CONTRACTUAL Y CONVENCIONAL EN APLICATIVOS. Los delegatorios de la presente resolución deberán reportar la información real y oportuna en aquellas plataformas internas y externas de uso de la Entidad sobre la gestión contractual y convencional, de conformidad con los lineamientos que para ello se emitan".
Así las cosas y en cumplimiento de la normatividad anteriormente citada corresponde a este Despacho emitir lineamientos respecto de los informes que sobre gestión contractual deben emitir los funcionarios delegatarios; para tal efecto deberán tenerse en cuenta los siguientes parámetros:
1. RESPONSABLES DEL REPORTE DE GESTIÓN CONTRACTUAL:
El informe referente a la Gestión Contractual en cualquiera de sus modalidades debe ser reportado por el (la) Secretario (a) General, el (la) Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a), Director (a) Regional, Subdirector (a) de Centro de Formación, Directores de área y Jefes de Oficina de la Dirección General, de conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Resolución 1-2154 de 2024.
El citado informe deberá remitirse dentro de los cinco (5) primeros días hábiles siguientes del trimestre vencido, por parte de los delegatarios en la gestión contractual y convencional. Los directores regionales o quien cumpla sus funciones deberán compilar la información contractual de sus centros de formación diligenciando el archivo Excel adjunto por centro, donde deberán reportar toda la gestión contractual y convencional realizada por los centros de su jurisdicción durante el trimestre de la vigencia.
2. RADICACIÓN DEL INFORME:
El reporte de los delegatarios en la ordenación del gasto debe radicarse por medio del aplicativo OnBase o en su defecto, el sistema de gestión documental disponible en el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, dirigido al Director General y a la Oficina de Control Interno de Gestión.
La información recepcionada debe estar actualizada y ser coincidente a la reportada en las plataformas donde se administra información de gestión convencional y contractual tanto de bienes y servicios como prestación de servicios personales, tales como SECOP, BLACKBOX, CRM y SIIF Nación o las disponibles para tales propósitos.
3. CONTENIDO DEL INFORME DE GESTIÓN CONTRACTUAL:
Los informes que emitan los delegatarios de la ordenación del gasto respecto de la gestión contractual en cualquiera de sus modalidades deberán contener de manera obligatoria la siguiente información:
i) Id del contrato
ii) Número del contrato
iii) Acceso al proceso: Enlace/link de acceso al proceso contractual en la plataforma SECOP
iv) Modalidad de contratación
v) Objeto del contrato
vi) Nombre de supervisor/interventor
vii) Nombre del Contratista/Proveedor
viii) Valor del contrato TV
ix) Plazo de ejecución
X) Fecha de inicio
xi) Fecha de terminación
xii) Estado del Contrato1
xiii) Estado de liquidación
xiv) Porcentaje de ejecución presupuestal
xv) Modificaciones al contrato (Prórroga - adiciones, etc.)
xvi) Observaciones
4. CONTENDIO DEL REPORTE DE GESTIÓN CONVENCIONAL
Los informes que emitan los delegatarios de la ordenación del gasto respecto de la gestión de convenios deberán contener de manera obligatoria la siguiente información:
i) Id del convenio
ii) Número del convenio Acceso al convenio: Enlace/link de acceso al convenio en la plataforma SECOP II.
iii) Objeto del convenio
iv) Nombre del conveniente
v) Nombre de supervisor
vi) Valor del Convenio
vii) Plazo del Convenio
viii) Fecha de inicio
ix) Fecha de terminación
x) Estado de liquidación.
xi) Estado del convenio
xii) Porcentaje de Ejecución Presupuestal
xiii) Modificaciones al Convenio
xiv) Acápite de Observaciones
5. VERIFICACIÓN DE LOS REPORTES POR PARTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN.
La Oficina de Control Interno de Gestión, una vez recibidos los informes de gestión contractual dentro del término de quince (15) días hábiles, deberá analizar mediante metodología de muestreo la información que se le haya suministrado.
Una vez analizada dicha información, la Oficina de Control Interno de Gestión deberá remitir su análisis mediante informe al Despacho del Director General.
6. RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA.
El Código General Disciplinario - Ley 1952 de 2019- señala la falta disciplinaría en su artículo 26 y al respecto indica:
"ARTÍCULO 26. La falta disciplinaría. Constituye falta disciplinaría y, por lo tanto, da lugar a la imposición de la sanción disciplinaría correspondiente la incursión en cualquiera de las conductas previstas en este código que conlleven incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones y violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, sin estar amparado por cualquiera de las causales de exclusión de responsabilidad contempladas en esta ley". (Cursiva y subrayado fuera de texto)
A su vez, establece la norma citada que son deberes de los funcionarios, entre otros:
"ARTÍCULO 38. Deberes. Son deberes de todo servidor público:
1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de derechos humanos y derecho internacional humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos, de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente.
(...)" (Cursiva y subrayado fuera de texto)
En virtud de lo anteriormente citado, se recuerda a los responsables de la presentación del informe de gestión contractual y convencional que, la no presentación en el término señalado en esta circular podría generar falta disciplinaría en los términos establecidos en el C.G.D.
CLAUDIA PATRICIA FORERO LONDOÑO
Directora General (E)
SENA Dirección General
1. NOTA: En caso de que el convenio o contrato se encuentre terminado, se debe indicar si requiere o no liquidación, el estado de liquidación, fecha de vencimiento de la póliza.
