CIRCULAR 197 DE 2021
(octubre 12)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
| PARA: | DIRECTORES REGIONALES Y SUBDIRECTORES DE CENTRO, COORDINADORES DE LOS GRUPOS REGIONALES DE TALENTO HUMANO Y COORDINADORES DE LOS GRUPOS DE APOYO ADMINISTRATIVO MIXTO |
| ASUNTO: | Gestión de la planta de personal |
Con el fin de articular los trámites oportunos y la correcta gestión de la planta de personal del SENA, así como su impacto en la nómina, de manera atenta se recuerda lo siguiente:
1. Mediante la Resolución 760 de 2020, se crearon los Grupos Regionales de Gestión del Talento Humano, cuyo objeto principal es el de desarrollar todos los procedimientos, actividades y actuaciones administrativas relacionadas con el proceso estratégico de gestión del talento humano en las Regionales.
En ese sentido y de conformidad con el artículo 1 de la mencionada Resolución 760 de 2020, son funciones de los Grupos Regionales de Gestión del Talento Humano las siguientes:
“Relaciones laborales:
1. Organizar, coordinar, controlar, apoyar o ejecutar los procesos de selección y vinculación del talento humano en la Regional y sus respectivos Centros de Formación.
(...)
3. Coordinar, tramitar, ejecutar y controlar las situaciones administrativas de los servidores públicos de la Regional y sus Centros de Formación, su ingreso, permanencia y retiro, así como proyectar los actos administrativos correspondientes.
(...)
6. Efectuar el control, seguimiento y análisis de la planta de personal de la Regional y sus Centros de Formación.
(...)
Administración de salarios:
1. Ejecutar y controlar los procesos de liquidación y revisión de la nómina de salarios, prestaciones sociales de los servidores públicos, mesadas pensionales y apoyos de sostenimiento de aprendices que deba pagar la Regional y sus Centros de Formación.
(...)
3. Reportar las novedades que afectan la planta de personal dentro de las fechas establecidas”.
2. En la Circular 01-3-2021-000024 del 17 de febrero de 2021 se estableció el plazo para reportar las novedades que afectan la nómina de la Entidad y cuentas bancarias, indicando:
“1. El ingreso (posesión en empleo público - de manera definitiva o temporal - o inicio de contrato de trabajo o contrato de aprendizaje) se podrá realizar únicamente el primer y segundo día hábil de cada mes. Debe contar con todos los documentos requeridos para el efecto, según la “Guía para verificación de cumplimiento de requisitos para ingreso de empleados públicos de la Planta de personal del SENA” GTH-G-016 y la lista de chequeo GTH-F-048, entre ellos la certificación bancaria expedida por la respectiva entidad financiera, expedida con no menos de 30 días de anterioridad al ingreso.
Los Grupos de Gestión del Talento Humano y/o Apoyo Administrativo Mixto deben reportar a más tardar el tercer día hábil de cada mes, estas novedades de ingreso como se realiza actualmente.
2. Todas las novedades (situaciones administrativas, retiros, movimientos de personal - traslados y reubicaciones - y cambio de cuenta bancaria), se reportarán al Grupo de Administración de Salarios a más tardar el tercer día hábil de cada mes.
3. Las novedades de planta se deben reportar a la cuenta de correo AHERNANDEZ@sena.edu.co; en el caso de encargos se deben reportar además al correo relacioneslaborales@sena.edu.co como lo señala la Guía para proveer vacantes mediante encargo GTH-G-011”.
3. Se reitera que es deber de los Coordinadores de los Grupos Regionales de Gestión del Talento Humano, realizar la respectiva verificación y validación de la planta de personal de la Regional y de sus Centros de Formación.
Por ello y con el fin de administrar de manera correcta y adecuada la planta personal regional y en caso de
alguna novedad (ingreso, situación administrativa o su terminación, traslado, reubicación o retiro), deberán:
Ingresar al aplicativo KACTUS con los usuarios creados para cada una de las Regionales por el Grupo de Administración de Salarios y que fueron comunicados mediante correo electrónico del 26 de abril de la actual vigencia.
Verificar que efectivamente el cargo se encuentra en la ubicación donde se pretende proveer el empleo y/o en la sede del titular del cargo.
Si el cargo no se evidencia en la planta de personal de la regional, deberá reportarse al Grupo Regional de Gestión del Talento Humano involucrado, con copia al Grupo de Relaciones Laborales, de manera previa a ejecutar cualquier novedad.
El Grupo Regional de Gestión del Talento Humano involucrado deberá analizar las novedades y situaciones que conllevan la provisión del empleo o el regreso del titular con derechos de carrera administrativa a su empleo, esto es: Encargos y/o nombramientos provisionales, pues como en reiteradas oportunidades se ha informado, no es posible que dos (2) personas ocupen, ni devengar de un mismo cargo.
Así las cosas, el trámite de los actos administrativos (de nombramiento, o de terminación de la situación administrativa, o de terminación del encargo, o terminación del nombramiento provisional, traslado de la persona nombrada en provisionalidad, entre otras), será de manera simultánea y coordinada entre los Grupos Regionales de Talento Humano en donde se vayan a efectuar dichas novedades, así como las respectivas Subdirecciones de Centro y/o Direcciones Regionales.
Para el caso de novedades que involucren a personas nombradas en provisionalidad, de manera previa y coordinada los Grupos Regionales de Gestión del Talento Humano deben dar aplicación al Decreto 498 de 2020, lineamiento del 7 de abril y Circular 3-2021-000050 del 30 de marzo de 2021.
Si el anterior procedimiento no se llevó a cabo de manera previa, correcta y coordinada, no es posible realizar traslados ni reubicaciones, pues en efectos prácticos, la persona nombrada en provisionalidad quedará por fuera de la entidad.
Por último, reiteramos la importancia del adecuado y correcto control, seguimiento, análisis y administración de la planta de personal, lo que a su vez tiene un impacto directo en la ejecución y control de los procesos de liquidación de la nómina de salarios y prestaciones sociales, por ello y en caso de situaciones que se llegaren a presentar como lo es el incumplimiento de lo establecido en esta circular, se estará comunicando a la Oficina de Control Interno Disciplinario.
Atentamente,
Verónica Ponce Vallejo
Secretaria General
