CIRCULAR 203 DE 2025
(septiembre 19)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá
| Para: | DIRECTOR GENERAL, SECRETARIA GENERAL, DIRECTORES DE AREA, JEFES DE OFICINA, DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO, COORDINADORES DE APOYO ADMINISTRATIVO, PERSONAL DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y TESORERIA. |
| Asunto: | Lineamientos para el trámite y registro de comisiones de servicio de funcionarios y órdenes de desplazamiento de contratistas. |
Con la finalidad de garantizar el cumplimiento de las disposiciones establecidas por el Ministerio de Hacienda y la Entidad, referidas al trámite y registro de las comisiones de servicio de funcionarios y órdenes de desplazamiento de contratistas, nos permitimos impartir los siguientes lineamientos:
1. Solicitudes de Comisión
Es responsabilidad del Ordenador del Gasto la planeación adecuada de las órdenes de viaje con la debida antelación para su correcta liquidación, registro de solicitud, verificación y autorización en el sistema SIIF Nación.
Para lo anterior el Ordenador del Gasto remitirá mediante radicado On Base al Grupo de Presupuesto en la Dirección General o quien haga sus veces en las Regionales y Centros de Formación, la solicitud de registro presupuestal indicando que: "AUTORIZA DE FORMA EXPRESA EL REGISTRO PRESUPUESTAD' y adjuntando en archivo PDF el reporte de la autorización de la orden de viaje generado desde el sistema SIIF Nación, firmado por él y anexando la agenda correspondiente como parte integral de la solicitud de la orden de viaje y demás documentos necesarios para su registro presupuestal.
Las solicitudes de órdenes de viaje autorizadas deberán ser radicadas en el Grupo de Presupuesto de la Dirección General o quien haga sus veces en las Regionales y Centros de formación Profesional, como mínimo ocho (8) días hábiles antes de la fecha de inicio del desplazamiento, cuando utilice medio de transporte aéreo y como mínimo cinco (5) días hábiles antes de la fecha de inicio del desplazamiento cuando se utilice transporte terrestre.
Las órdenes de viaje que se generen posterior a los cinco (5) días hábiles anteriores a la fecha de inicio del viaje deben ser tramitadas de forma inmediata y para los casos que por necesidad del servicio requiera atención prioritaria y que se generen el día anterior o el mismo día del desplazamiento, se deben remitir al Grupo de Presupuesto en la Dirección General o quien haga sus veces en las Regionales y Centros de Formación, mediante radicado On Base por el Ordenador del Gasto con la debida justificación de la necesidad apremiante, a más tardar al medio día.
Cualquier solicitud de comisión que se reciba después de la fecha de inicio del desplazamiento del funcionario o contratista, será considerada como no procedente "Hecho Cumplido" y será devuelta sin trámite alguno a la correspondiente área generadora.
Es importante resaltar que ningún funcionario ni contratista podrá iniciar un desplazamiento fuera de su sitio habitual de trabajo sin que haya efectuado previamente el registro presupuestal correspondiente, por requerimiento y control de la ARL.
También es responsabilidad del Ordenador del Gasto cuando por necesidad del servicio se requiera una ampliación del tiempo para la ejecución de una comisión, solicitar el registro de la prórroga en el sistema SIIF Nación.
Al registrarla prórroga el sistema generará una nueva solicitud de comisión por el valor y el tiempo de la prórroga, la cual deberá ser verificada y autorizada por el Ordenador del Gasto; esta solicitud deberá ser radicada en el Grupo de Presupuesto de la Dirección General o quien haga sus veces en las Regionales y Centros de Formación antes de la finalización de la comisión original, con el fin de garantizar el debido y oportuno registro presupuestal.
No se admitirán solicitudes de prórroga posteriores a la fecha de finalización de la orden de viaje, con el propósito de evitar la generación de hechos cumplidos y asegurar la trazabilidad y control oportuno en la cadena presupuestal.
2. Registro de novedades de la comisión
Para aquellos casos fortuitos de responsabilidad ajena al funcionario o contratista (fenómenos naturales como bloqueo de vías por derrumbe, cancelación de viajes en horas de la noche y otros), se reconocerá dichos valores adicionando el registro presupuestal de la comisión con previa justificación y autorización por parte del Ordenador del Gasto antes de la legalización.
El comisionado debe informar cualquier eventualidad que surja en el desarrollo de la comisión por correo electrónico al jefe inmediato o supervisor del contrato, adjuntando las evidencias respectivas antes de finalizar la comisión para su reconocimiento. A su vez el jefe inmediato o supervisor informará mediante correo electrónico al respectivo Ordenador de Gasto para que con el visto bueno se solicite la adición del registro presupuestal ante el área de Presupuesto.
3. Liquidación del viáticos y Gastos de viaje
Para efectos de la liquidación de los viáticos y gastos de viaje, solicitamos tener presente lo establecido en las resoluciones 2838 de 2016 y la 092 de 2015, el concepto SENA 51068 de 2019, la resolución anual donde se fijan las tarifas de viáticos, la circular de gastos de viaje para los contratistas que expide la Secretaria General, así como la tabla de categorización de viáticos por ciudades establecida por el SENA y descrita en el artículo 7o de la resolución 2838 de 2015 para funcionarios y en el artículo 1o de la resolución 092 de 2015 para contratistas teniendo en cuenta la categorización de los sitios donde viaja.
Es importarte recordar que en el sistema SIIF Nación se debe seleccionar correctamente la opción que corresponda a la naturaleza del desplazamiento SI APLICA DECRETO (con una misma categorización para un lugar o más) o NO APLICA DECRETO (para los casos en que la ruta implica varios sitios de diferente categorización) en el registro de la solicitud de una comisión.
Si selecciona que SI APLICA DECRETO debe colocar el porcentaje correspondiente a la categorización de la ciudad o municipio, según la tabla definida. Ejemplo: A 100%, TARIFA B 85% o TARIFA C 75% CATEGORIZACIÓN DE VIÁTICOS POR CIUDADES ",
Cuando se utiliza la opción "NO APLICA DECRETO", deberá ingresar los valores respectivos manualmente porque se puede presentar la siguiente situación:
Un comisionado se dirige a dos ciudades o municipios con diferente categorización, por ejemplo, en una misma comisión va primero a una ciudad con tarifa A y luego se dirige a otro municipio con tarifa C. Para establecer el valor diario de viáticos para este ejemplo, se debe liquidar manualmente el valor diario del viatico para cada tarifa, en este caso para la tarifa A es el100% y para la tarifa C el 75% del valor establecido en la escala de viáticos, luego el resultado se multiplica por el número de días de la comisión para cada categoría. Finalmente, el valor total se divide sobre el número de días totales de la comisión y el valor resultante será el valor diario de viáticos a registrar.
Para el ejemplo la liquidación del viatico sería la siguiente:
| CATEGORIA (Según Resolución 2838 de 216 y 092 del 2015 | % Tarifa | * Valor Viático Diario (Según tabla de liquidación de viáticos) | Número Días Comisión | Total, según categorías(valor del viatico diario x el número de días según categoría) | Valor promedio diario del Viático (Valor total /valor total de los días de la comisión) |
| A | 100 | 360.077 | 1 | 360.077 | 330.071 |
| C | 75 | 270.058 | 0.5 | 135.029 | |
| TOTAL | 1.5 | 495.106 | |||
*Estas escalas de viáticos y gastos de transporte se establecen anualmente por medio de resolución suscrita por el SENA y se incrementan en cada vigencia en el porcentaje que fije por decreto el Gobierno Nacional, por lo cual se debe estar revisando anualmente dicha actualización.
4. Novedades en Comisiones
Para aquellas comisiones deservicio que presenten novedades que afecten los registros realizados, se debe tener presente lo siguiente:
a. En caso de cambio de fecha, objeto y/o ruta de una comisión ya registrada, se deberá solicitar la cancelación de esta y tramitar una nueva solicitud de comisión.
b. Si la comisión está en estado registrada se puede modificar o anular.
c. Si la comisión está en estado verificada se puede rechazar.
d. Si la comisión está en estado autorizada se puede revocar.
e. Si la comisión tiene compromiso presupuestal se anula el compromiso y luego se puede revocar.
f. Si la comisión tiene obligación presupuestal se anula la obligación y el compromiso y luego se puede revocar.
g. Para reversar una comisión con orden de pago se debe realizar un reintegro presupuestal.
h. Ninguna comisión se podrá legalizar de forma manual por el módulo contable del sistema SIIF Nación.
i. De acuerdo con el concepto 250311 de 2023 Departamento Administrativo de la Función Pública, los pasajes aéreos deben ser suministrados por la Entidad, para lo cual se debe contar con un contrato de suministro de tiquetes. No es procedente realizar el pago directo al comisionado o a un tercero que no haya celebrado previamente un contrato de suministro en los términos establecidos en la ley.
j. Para las regiones donde no se preste el servicio de transporte formal, se recomienda expedir una resolución estableciendo los montos de trasporte autorizados de acuerdo con precios del mercado.
5. Condiciones previas a la solicitud de comisión
A continuación, se presentan los requisitos mínimos que deben cumplirse para registrar correctamente la solicitud de comisión en el sistema SIIF Nación:
- Disponer del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) con saldo como respaldo presupuestal destinado para el pago de las comisiones al interior del país.
- Los terceros asociados a la solicitud de comisión deben estar previamente creados y activos en el sistema SIIF Nación.
- Las cuentas bancarias de los comisionados deben estar en estado "Activa" y vinculadas a la Subunidad Ejecutora respectiva.
- Para registrar las órdenes de pago de las comisiones, la cuenta bancaria debe estar activa.
- Toda solicitud de comisión autorizada debe estar vinculada en un compromiso presupuestal
- Cuando una comisión figure en estado solicitada, verificada o autorizada, pero sin compromiso presupuestal, no podrá registrarse una nueva solicitud de comisión.
- La vinculación de la solicitud de comisión al compromiso presupuestal permite crear una nueva solicitud al mismo tercero.
- Cuando una solicitud de comisión no sea vinculada a un compromiso presupuestal, esta quedará en la consulta como autorizada y perderá toda trazabilidad para el seguimiento de esta.
- Cuando el Ordenador del Gasto va a empezar su periodo de vacaciones o finaliza su labor como ordenador de gasto es necesario dejar toda solicitud de comisión creada en estado autorizada.
- En caso de que una solicitud de comisión este registrada y/o verificada pero no autorizada, y se cambie el Ordenador del Gasto en SIIF Nación, se debe realizar una nueva solicitud de comisión anulando o rechazando la anterior.
- Una vez autorizada la comisión por el Ordenador del Gasto, el comisionado recibirá un correo electrónico con la confirmación de la comisión, siempre y cuando el correo electrónico del tercero este creado.
- Para agregar el correo electrónico o actualizar la información básica de un tercero deberán ingresar por el perfil Gestión Presupuesto Gastos por la ruta ADM/terceros, desde donde podrá modificar la información registrada.
6. Legalización de Comisiones y Gastos de viaje
Los Servidores Públicos comisionados deberán presentar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de finalización de la comisión la respectiva legalización al Grupo de Contabilidad de la Dirección General o quien haga sus veces en las Regionales y Centros de Formación. Cuando un servidor público del SENA deba desplazarse a varios lugares consecutivos en un mismo mes, podrá tramitarse la comisión en un solo formato y su legalización se realizará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización del último trayecto de la comisión."
Toda comisión no continua debe ser registrada y legalizada de manera independiente, no se podrán acumular comisiones no continúas realizadas en un mismo mes y en una misma solicitud de comisión de acuerdo con las normas vigentes.
Recordamos que para legalizar una comisión ante el Grupo de Contabilidad de la Dirección General o quien haga sus veces en las Regionales y Centros de Formación, el comisionado deberá adjuntar:
a) El reporte de autorización de la comisión generado en el sistema SIIF Nación, firmada por el Ordenador del Gasto
b) Copia de pasabordos o certificación de vuelo expedido por la aerolínea, o los soportes de gastos de otros medios de transportes (Tiquetes terrestres, fluviales, peajes, combustibles).
En ningún caso la Tesorería de la Dirección General o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales y Centros de Formación podrá autorizar giros por concepto de gastos derivados de comisiones a quienes tengan comisiones pendientes de legalización.
Para el efecto, el Grupo de Contabilidad Dirección General o quien haga sus veces en las Regionales y Centros de Formación, deben informar en el momento de remitir la obligación para pago a la Tesorería, si el funcionario se encuentra a paz y salvo por concepto de legalización de comisiones, de acuerdo con lo establecido en esta Resolución 1-00903 de 2022.
Mensualmente el Grupo de Contabilidad de la Dirección General o quien haga sus veces en las Regionales y Centros de Formación, deberán informar a cada Ordenador del Gasto las comisiones de servicio que se encuentren pendientes por legalizar, con el fin que se requiera a los respectivos comisionados el cumplimiento de la legalización.
El incumplimiento de esta obligación por parte del comisionado constituye falta disciplinaria y dará lugar a la iniciación del proceso disciplinario contra el comisionado de conformidad con las normas que regulan la materia.
Lo anterior aplicará para aquellas comisiones que presenten mora de legalización superior a un mes, para lo cual, el Grupo de Contabilidad de la Dirección General o quien haga sus veces en las Regionales y Centros de Formación deberá remitir el reporte correspondiente a la Oficina de Control Interno Disciplinario.
Se recuerda que para el pago de los honorarios a los contratistas de prestación de servicios personales deben encontrarse a paz y salvo por concepto de legalización de comisiones, reiterando que el contratista se obliga a legalizar los gastos de desplazamiento causados en las órdenes de viaje, dentro de los 5 días siguientes a su finalización.
Agradezco dar cumplimiento a los lineamientos mencionados en esta circular, con el fin de garantizar la aplicabilidad de la normatividad vigente en materia contractual, presupuestal y contable al interior de la Entidad y de esta manera mejorar la gestión de los recursos financieros del SENA.
Cordial saludo.
ADRIANA MILENA GASCA CARDOSO
Directora Administrativa y Financiera
