CIRCULAR 222 DE 2024
(septiembre 27)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
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10010
Bogotá D.C
| Para: | Ordenadores del gasto del SENA. |
| Asunto: | Lineamientos para la finalización de la vigencia 2024 e inicio 2025 en cuanto a la contratación de bienes y servicios |
De acuerdo con el Decreto 249 de 2004, la Dirección Jurídica tiene la función de emitir lineamientos en materia de contratación. Por su parte, la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo asesora a las dependencias del SENA en la formulación de planes y programas estratégicos, promoviendo una cultura de gestión orientada a resultados.
En cumplimiento de las referidas normas, estas direcciones se unen bajo el principio de coordinación, puesto que se encuentran en el deber de definir términos y plazos para los trámites que se requieran dentro de la órbita su competencia.
Por lo tanto, mediante la presente circular se imparten directrices y lineamientos con relación a los plazos y criterios de priorización para la gestión de procesos de contratación, en aras de realizar una gestión contractual oportuna, de calidad y con efectividad, en cumplimiento de los principios de la Contratación Estatal, atendiendo los términos previstos en los procesos de selección y los plazos contractuales y el cumplimiento de las obligaciones pactadas. Lo anterior, con el fin de reducir las reservas y cuentas u otros aspectos que afecten la planeación contractual de la entidad y especialmente el cumplimiento de sus fines, en el marco de la Política de Gestión Presupuestal y eficiencia en el gasto público.
1. PLANEACIÓN
La Contratación Estatal es una actividad reglada y estructurada bajo los principios de la función administrativa, previstos en el artículo 209 de la Constitución Política.
De igual manera, el artículo 13 del Decreto 111 de 1996 "Estatuto Orgánico de Presupuesto" consagra: "Planificación. El presupuesto general de la Nación deberá guardar concordancia con los contenidos del plan nacional de desarrollo, del plan nacional de inversiones, del plan financiero y del plan operativo anual de inversiones (L. 38/89, art. 9/ L. 179/94, art. 59)".
El principio de planeación no ha sido tipificado en debida forma en el marco normativo de la contratación, sin embargo, es considerado por el Consejo de Estado, la Corte Constitucional y la doctrina, así como por los diferentes Entes de Control, como la piedra angular de la contratación estatal, en atención a su ropaje como engranaje central del proceso, consistente en el deber de planificar y estructurar con suma rigurosidad las bases sobre las cuales se desarrollará el proceso de selección del contratista, exigible a la administración como gestora y rectora del proceso.
2. LINEAMIENTOS
2.1 Plazos procesos contractuales vigencia 2024
Para el cierre de la vigencia 2024, se deben tener en cuenta las siguientes fechas límite para el inicio de los procesos contractuales (etapa precontractual), en coherencia con lo establecido en el Manual de Contratación Administrativa:
- Selección abreviada de menor cuantía, de subasta inversa y concurso de méritos: Hasta el 27 de octubre de 2024.
- Mínima cuantía y acuerdos marco: Hasta el 30 de noviembre de 2024.
- Contratación Directa: Hasta el 30 de noviembre de 2024.
- Licitación Pública: Hasta el 29 de septiembre de 2024, que cuenten con vigencias futuras aprobadas, o que la naturaleza del contrato sea de compraventa.
- Modificaciones contractuales: Los contratos que finalicen el 31 de diciembre de 2024 y requieran ser modificados contractualmente con su debida justificación, se sugiere preverlo y desarrollar las modificaciones a lugar hasta el 6 de diciembre de 2024.
2.2 Priorización de necesidades contractuales y presupuéstales 2025
Los ordenadores del gasto deberán planear, administrar y ejecutar con criterios de austeridad, eficiencia, eficacia, efectividad y responsabilidad los recursos institucionales para lograr el cumplimiento de las metas y las estrategias que soportan el quehacer institucional del SENA.
Con el fin de garantizar la sostenibilidad y el óptimo funcionamiento de nuestros centros y regionales, se invita a todos los Ordenadores del Gasto a liderar un proceso de planificación para el 2025. Este proceso debe centrarse en la priorización de necesidades y la optimización de recursos, teniendo en cuenta la necesidad de dar preferencia a los contratos de bienestar de aprendices y de empleados, materiales de formación, capacitaciones, ropa de trabajo, servicio médico asistencial, infraestructura, contratación de instructores.
Con el fin de analizar la distribución de los recursos, a continuación, se detallan algunos temas de importancia para tener en cuenta la priorización de necesidades vigencia 2025:
Fortalecimiento del relacionamiento institucional:
- Registrar en el plan de acción las solicitudes correspondientes para el cumplimiento de las Querellas del Ministerio de Trabajo, y elevar mediante correo radicado a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, la solicitud con los respectivos soportes.
Optimización de los recursos físicos:
- Realizar un inventario detallado de la infraestructura existente y priorizar las inversiones necesarias para su mantenimiento y adecuación.
- Promover la eficiencia energética y la sostenibilidad ambiental en todos los centros de formación.
- Realizar un inventario detallado de los equipos existentes y priorizar las solicitudes en el plan de acción para el mantenimiento de los equipos.
- Realizar un inventario detallado del mobiliario del centro y priorizar las solicitudes en el plan de acción para la renovación o dotación.
Garantizar la calidad de la formación:
- Adquirir materiales de formación actualizados y de calidad, que permitan desarrollar competencias relevantes para el mercado laboral, para lo cual se sugiere realizar el alistamiento en el mes de noviembre y diciembre con el fin que los aprendices cuenten con estos materiales en el primertrimestre.
- Implementar sistemas de gestión de la calidad que aseguren la pertinencia y efectividad de los programasformativos.
- Adelantar los estudios previos para la contratación de instructores, con el fin de garantizar el cumplimiento de la trimestralización y calendario académico.
- Realizar la contratación de servicios personales con la tabla de honorarios que fija el SENA
Cumplimiento normativo:
- Mantener actualizada la información sobre la normatividad vigente en materia de contratación, adquisiciones y gestión financiera.
- Cumplir con los lineamientos del Plan de Acción 2025.
- Cumplir con la trimestralización de las metas concertadas con los centros de formación.
Ejecución presupuestal 2024:
Es necesario dinamizar los procesos asociados a la contratación y ejecución de las actividades en el marco de las competencias de regionales y centros, por tal razón el ordenador del gasto debe estar verificando la ejecución presupuestal y el cumplimiento de metas.
De manera particular en lo que respecta a movimientos presupuéstales (asignación, traslado de excedentes, traslados y aclaraciones), se reitera que cualquier movimiento presupuestal debe estar soportado con la plantilla de MDA dispuesta por la Dirección Administrativa y Financiera actualizada, y se debe enviar al área específica de la Dirección General responsable de gestionar los movimientos presupuéstales y de asignar fechas límite de recepción de solicitudes.
2.3 Contratación para la gestión ambiental:
En cumplimiento de la normativa legal vigente en materia de gestión ambiental y con el fin de garantizar que las acciones y actividades desarrolladas por el SENA respeten los principios de sostenibilidad y responsabilidad ambiental, se imparten los siguientes lineamientos para la contratación de bienes y servicios necesarios para el cierre de la vigencia 2024 y el inicio de la vigencia 2025:
- Mantenimiento de equipos críticos para la gestión ambiental:
Es necesario priorizar la contratación de servicios especializados para el mantenimiento de plantas de tratamiento de agua potable y residual, así como el lavado de tanques. Estas actividades deben cumplir con lo dispuesto en el Decreto 1076 de 2015, en cuanto a la gestión integral del recurso hídrico y disposición adecuada de residuos derivados de estas operaciones.
- Cumplimiento de las obligaciones relacionadas con los permisos ambientales:
Los ordenadores del gasto deben prever los pagos correspondientes a tasas por uso del recurso hídrico, tasas retributivas y el pago de visitas de seguimiento realizadas por la autoridad ambiental, conforme al Decreto 1076 de 2015. Adicionalmente, los análisis de calidad del agua potable y/o residual deberán realizarse de acuerdo con las exigencias del Decreto 1575 de 2007, que regula los sistemas de abastecimiento de agua potable.
- Gestión de residuos:
Se deberán adquirir e instalar puntos ecológicos para la gestión adecuada de residuos sólidos, siguiendo las disposiciones del Decreto 1076 de 2015 en cuanto a la gestión integral de residuos.
- Insumos y elementos para la atención de emergencias:
Se deberá garantizar la adquisición de insumos como la recarga de extintores, kits antiderrames y la señalización de puntos críticos, en conformidad con lo establecido en la Ley 1523 de 2012, que regula la gestión de riesgo de desastres. Asimismo, la contratación debe observar las disposiciones del Decreto 1072 de 2015 en temas de seguridad y salud en el trabajo.
3. DOCUMENTOS Y NORMAS PARA TENER EN CUENTA:
- Resolución 2407 de 2023 "Por la cual se reglamenta la elaboración, aprobación, actualización y publicación del plan anual de adquisiciones del Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA-"
- Resolución No. 795 de 2024 "Por la cual se adopta el Manual de Contratación Administrativa del Servicio Nacional de Aprendizaje- SENA"
- Resolución 2154 de 2024 "Por la cual se delegan funciones en materia de contratación y convenios estatales, ordenación del gasto y se dictan otras disposiciones"
- GCCON-P-005 Procedimiento Bolsa de productos
- GCCON-P-006 Procedimiento Concurso de méritos
- GCCON-P-008 Procedimiento Grandes Superficies
- GCCON-P-011 Procedimiento - Proceso Sancionatorio e Incumplimientos contratación de bienes o servicios
- GCCON-P-002 Procedimiento Selección Abreviada Menor Cuantía
- GCCON-P-007 Procedimiento Contratación Directa
- GCCON-P-004 Procedimiento Acuerdo Marco de Precios
- GCCON-P-010 Procedimiento Mínima Cuantía
- GCCON-P-003 Procedimiento Selección Abreviada Subasta Inversa
- GCCON-P-009 Procedimiento Licitación Publica
- GCCON-F-054 Formato Lista de Verificación - Modificaciones
- GCCON-F-073 Formato Lista de Verificación - Proceso Sancionatorio e Incumplimientos contratación de bienes o servicios
- GCCON-F-047 Formato lista de Verificación - Acuerdo Marco - Grandes Superficies
- GCCON-F-049 Formato lista de Verificación - Concurso de Méritos
- GCCON-F-050 Formato Lista de Verificación - Contrato Interadministrativo
- GCCON-F-048 Formato Lista de Verificación - Bolsa de Productos
- GCCON-F-051 Formato Lista de Verificación - Licitación Pública
- GCCON-F-052 Formato Lista de Verificación - Liquidación y Terminación Anticipada
- GCCON-F-055 Formato Lista de Verificación - Selección Abreviada por Subasta Inversa
- GCCON-F-056 Formato Lista de Verificación - Selección Abreviada por Menor Cuantía
- GCCON-F-026 Formato Lista de chequeo Contratación directa único proveedor
- GCCON-F-053 Formato Lista de Verificación - Mínima Cuantía
- GCCON-AN-001 Anexo de Verificación Criterios de Contratación
Finalmente, se recuerda que toda actuación contractual deberá dar estricto cumplimiento a los principios de la contratación pública y a las normas que los reglamenten.
Cordial saludo,
CLAUDIA LILIANA BLANCO SANTILLANA
Directora de Planeación y Direccionamiento Corporativo
MANUELA VALENTINA GARCIA CANO
Directora Jurídica
