CIRCULAR 245 DE 2024
(octubre 17)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
| Para: | Directores/as regionales y coordinadores(as) de relaciones corporativas e internacionales. |
| Asunto: | Lineamientos para el desarrolla de las audiencia pública de rendición de cuentas de las regionales vigencia 2024. |
La Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas; conforme a lo establecido en el Acuerdo 0006 de 2024, "Por medio del cual se modifica y adiciona el Acuerdo 004 de 2021-por la cual se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG- en el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA y se dictan otras disposiciones-"; es la responsable de "liderar, orientar y promover el desarrollo" de las acciones de las siguientes políticas: Simplificación, racionalización y estandarización de trámites; Participación ciudadana en la gestión pública - rendición de cuentas y Servicio al ciudadano. En las regionales y centros de formación quien ejerce dicho liderazgo son las Coordinaciones de Relaciones Corporativas e Internacionales.
Teniendo en cuenta lo anterior, y de conformidad con lo establecido en el Artículo 78 de la Ley 1474 de 2011 y en los Artículos 48, 49, 50 y 51 de la Ley 1757 de 2015 y en cumplimiento de las actividades y estrategias establecidas en el Plan Cierre de Brechas, Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2024; se expiden los siguientes lineamientos para el desarrollo de las audiencias públicas de rendición de cuentas de los directores(as) regionales- GESTIÓN TRANSPARENTE- EL SENA RINDE CUENTAS AL PAÍS-:
Recomendaciones generales:
Las regionales deben abordar la audiencia de rendición de cuentas integrando los 3 elementos esenciales establecidos en el Manual Único de Rendición de Cuentas - MURC del Departamento Administrativo de la Función Pública- DAFP-:
1. Información: Informar públicamente sobre las decisiones y explicar la gestión, sus resultados y los avances en la garantía de derechos;
2. Diálogo: Dialogar con los grupos de valor y de interés al respecto. Explicar y justificar la gestión, permitiendo preguntas y cuestionamientos en escenarios presenciales de encuentro, complementados, s¡ existen las condiciones, con medios virtuales y
3. Responsabilidad. Responder por los resultados de la gestión definiendo o asumiendo mecanismos de corrección o mejora en sus planes institucionales para atender los compromisos y evaluaciones identificadas en los espacios de diálogo.
Las audiencias de rendición de cuentas se realizarán de forma presencial y se transmitirán por redes sociales, YouTube y los medios que se crean convenientes para aumentar la difusión de esta.
La convocatoria debe garantizar la participación e inclusión de los diferentes grupos de valor y de interés (aprendices, empresarios(as), líderes sociales y campesinos(as), veedores, agrupaciones de control social, entre otros).
La metodología debe garantizar la participación de los grupos de valor y de interés y una comunicación en doble vía. Para definir la audiencia es importante que se haga un análisis sobre las metas y gestión desarrollada y responder a la pregunta ¿Quiénes fueron los beneficiarios principales de las acciones desarrolladas?
Las preguntas realizadas se deben digitalizar y adjuntar al informe de rendición de cuentas; así como el listado de asistencia definido para los espacios de participación.
Elaborar una campaña de promoción de la audiencia de rendición de cuentas a través de los medios regionales de comunicación, medios institucionales y convocatoria directa a los grupos de valor. Teniendo en cuenta los lineamientos que establezca la Oficina de Comunicaciones de la Dirección General.
Conformación del equipo responsable de la audiencia
Cabe resaltar que es un trabajo en equipo y que es importante el apoyo de todas las áreas involucradas para garantizar el éxito de este proceso.
El equipo debe estar conformado como mínimo por: Coordinación de Relaciones Corporativas e Internacionales (como responsable de la implementación de las políticas en la regionales y centros de formación), responsable de comunicaciones y el enlace de planeación. (En la primera reunión del equipo se debe elaborar el acta de conformación).
Rol de Relaciones Corporativas - Coordinadores(as) de Relaciones Corporativas e Internacionales y el Rol de Relacionamiento con la Ciudadanía:
- Liderar el proceso de Audiencia Pública de Rendición de cuentas.
- Remitir la programación e informes de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la Coordinación Nacional de Relacionamiento con la Ciudadanía de la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas.
- Acompañar la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.
- Diligenciar el formato DE-F-047 Formato de Planeación de Espacios de Participación Ciudadana y Rendición de cuentas junto al Equipo Líder.
- Proyectar recursos para el desarrollo del espacio junto a la persona de Planeación.
- Realizar la convocatoria a los grupos de valor e interés con el apoyo de toda la regional.
- Aplicar los formularios o instrumentos para: Registro de asistencia, recolección de preguntas, evaluación del evento, entre otros.
- Elaborar un documento para el desarrollo del evento con su guión.
- Preparar la logística para el desarrollo de la audiencia de rendición de cuentas con el equipo líder.
- Analizar las estadísticas del evento (Resultados de la evaluación del evento, asistentes, No. de preguntas, entre otros).
- Elaborar y publicar el informe final de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas en conjunto con Planeación y con el apoyo de comunicaciones y las áreas de la Regional.
- Analizar y socializar las propuestas de mejora y resultados de la audiencia (Si aplica)
- Seguimiento de compromisos (Si aplica) en conjunto con Planeación y las áreas de la Regional.
Rol de Planeación
- Elaborar, en articulación con la Coordinación de relaciones Corporativas e Internacionales, el informe de rendición de cuentas de la regional.
- Enviar a la Coordinación de Relacionamiento con la Ciudadanía el informe de rendición de cuentas para su publicación en página web de la Entidad (debe estar publicado como mínimo 15 días antes de la rendición de cuentas para recibir comentarios de la ciudadanía).
- Publicitar el informe de rendición de cuentas a través de los diferentes medios con que cuente la regional, en coordinación con la responsable de comunicaciones.
- Consolidar la información estadística de la Regional y plasmarla en el informe final de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.
- Dar respuestas a las preguntas formuladas durante el evento (Si aplica)
- Apoyar la elaboración del informe final de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.
- Seguimiento de compromisos (Si aplica) en conjunto con Relacionamiento y las áreas de la Regional.
Rol de Comunicaciones
- Implementar una campaña de comunicaciones para promover la rendición de cuentas de la regional, desde el antes (convocatoria, expectativa), durante (transmisión) y el después (conclusiones, resultados).
- Gestionar espacios en medios locales de comunicación para la difusión de la audiencia de rendición de cuentas.
- Garantizar el registro adecuado de la audiencia de rendición de cuentas (fotografías, videos).
- Garantizar la transmisión de la rendición de cuentas por las redes sociales y medios locales.
Demás dependencias de la regional
- Apoyar en el Diligenciamiento el formato DE-F-047 Formato de Planeación de Espacios de Participación Ciudadana y Rendición de cuentas junto al equipo Líder.
- Apoyar en la Preparación de la logística para el desarrollo del espacio de participación Junto al Equipo Líder.
- Apoyar la elaboración del informe de rendición de cuentas.
- Dar respuestas a las preguntas formuladas durante el evento (Si aplica)
- Apoyar en la elaboración del informe final de rendición de cuentas.
Seguimiento de compromisos (Si aplica) en conjunto con Relacionamiento y Planeación.
Cronograma
- La fecha para la audiencia de rendición de cuentas debe estar entre el 19 y 28 de noviembre.
- El 23 de octubre se debe informar a la Coordinación Nacional de Relacionamiento con la Ciudadanía la fecha y lugar en que se realizará la audiencia de rendición de cuentas.
- El informe de rendición de cuentas tiene como periodo comprendido entre el 1 de octubre del 2023 al 30 de septiembre de 2024.
- El 30 de octubre se deben enviar los informes de rendición de cuentas a la Coordinación Nacional de Relacionamiento con la Ciudadanía, para garantizar su publicación como mínimo de 15 días en la página web conforme al MURC Manual Único de Rendición de Cuentas adoptado mediante el artículo 51 de la ley 1757 de 2015.
- El 13 de diciembre se deben enviar los informes posteriores a la Audiencia pública de Rendición de cuentas diligenciados en el formato RCEI-F-077 Formato para informe Final de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas Regionales, para garantizar su publicación como mínimo de 15 días en la página web como lo señala el MURC Manual Único de Rendición de Cuentas.
Documentos de referencia: Con el objetivo de estandarizar la metodología para el desarrollo de la audiencia pública de rendición de cuentas, desde la Dirección Promoción y Relaciones Corporativas elaboró los siguientes formatos y guías:
- RCEI-F-071 Formato Evaluación Espacio de Participación y Audiencia Pública de Rendición de Cuentas SENA
- RCEI-F-068 Formato registro de asistencia para eventos de participación y de relacionamiento
- RCEI-F-072 Formato de Planeación de Espacios de Participación Ciudadana y Audiencia Pública de Rendición de Cuentas
- RCEI-F-073 Formato de seguimiento a compromisos - Audiencia Pública Participativa de Rendición de Cuentas SENA
- RCEI-F-076 Formato Acta conformación equipo espacios de participación o audiencia pública de rendición de cuentas
- RCEI-F-078 Formato informe de rendición de cuentas a la ciudadanía
- RCEI-F-077 Formato para informe Final de la Audiencia Pública de Rendición de cuentas regionales.
Cualquier inquietud o información adicional que requiera acerca de este ejercicio, podrá comunicarse con Yudy Torres Pérez, Coordinadora de Relacionamiento con la ciudadanía, ytorresp@sena.edu.coo con Andrea Galindo, agalindor@sena.edu.coy/o Camilo Carvajal ecarvajalp@sena.edu.cointegrante de esta dirección y de la implementación de la política de servicio al ciudadano.
Cordialmente,
DAVID ENRIQUE GARZÓN GARCÍA
Director de Promoción y Relaciones Corporativas
