Circular 249 de 2025 SENA

CIRCULAR 249 DE 2025

(noviembre 7)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá

En cumplimiento de las disposiciones establecidas en la Directiva Presidencial y el Decreto No. 199 de 2024 sobre austeridad del gasto, mediante los cuales se fijan, entre otros, los lineamientos para el suministro de tiquetes aéreos, y con el propósito de hacer prevalecer los principios de económica y eficiencia de la administración pública, optimizar los recursos asignados para la presente vigencia y demás disposiciones en materia de austeridad en el gasto público se hace imperativo adoptar medidas inmediatas que garanticen el uso racional, eficiente y transparente de los recursos públicos. Estas acciones deben reflejar una gestión responsable del erario y comprometen de manera conjunta a todos los gerentes públicos que integran la Entidad. En este marco, se establecen los siguientes lineamientos orientados a racionalizar el uso de tiquetes aéreos y promover el aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones como mecanismos alternativos para el desarrollo de actividades institucionales.

En consideración a que la contratación del suministro de tiquetes aéreos conlleva, para el caso de modificaciones, costos adicionales por concepto de penalidades asociadas a variaciones tales como cambios de horario, itinerario, aplazamientos o cancelaciones (lo cual genera sobrecostos por incremento en tarifas y cobros administrativos) y, en consonancia con las políticas de austeridad en el gasto público, se implementan las siguientes medidas orientadas a minimizar dichos impactos y garantizar una planeación eficiente de los desplazamientos institucionales, así:

1. Las comisiones y órdenes de viaje deben ser planificadas con la debida anticipación para evitar cancelaciones o modificaciones injustificadas que generan sobrecostos para la Entidad. Los tiquetes deben solicitarse con mínimo ocho (8) días de anticipación para destinos nacionales (ciudades principales, entendidas estas como las que se tienen en cuenta para el cálculo del Índice de Precios al Consumidor -IPC) y veinte (20) días para ciudades no principales e internacionales, con el fin de garantizar disponibilidad y tarifas más económicas.

La expedición de tiquetes aéreos en clase ejecutiva, relacionados con viajes al exterior, procederá únicamente en los casos previstos en el artículo 2.2.5.5.28 del Decreto 1083 de 2015,

2. Cada área deberá designar un gestor de comisiones responsable de tramitar viáticos y tiquetes dentro de los plazos establecidos. Este deberá verificar la información consignada en el formato GIL-F-019 V4, llevar registro de control y gestionar la oportuna legalización de las comisiones ante el área de Contabilidad.

Una vez expedido el tiquete, el gestor y el comisionado deberán verificar los datos consignados en un plazo máximo de tres (3) horas. De no hacerse y presentarse errores o cambios no justificados, los sobrecostos serán asumidos por el viajero.

3. Todas las solicitudes de tiquetes aéreos deben enviarse junto con la comisión debidamente firmada y el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) al correo designado en cada Regional.

4. Las solicitudes serán tramitadas únicamente de lunes a viernes de 08:00 a.m. a 4:30 p.m. Se exceptúa de esta regla al Director General, por la movilidad de su agenda. Las solicitudes por fuera de este horario se tramitarán el día hábil siguiente, sujetas a disponibilidad de vuelo y sin derecho a modificación posterior.

5. El horario de vuelo solicitado debe tener una ventana de flexibilidad de dos (2) horas antes o después, para permitir la elección de la aerolínea con la tarifa más favorable. No se aceptan solicitudes con aerolíneas de preferencia.

6. Toda solicitud de modificación previa a la expedición del nuevo tiquete debe justificarse mediante comunicación oficial (correo o Comunicación Interna - C.I.I) y solo procederá por razones del servicio, caso fortuito, fuerza mayor e imprevistos debidamente justificados. Cuando la justificación de cambio aportada no cumpla con lo aquí indicado; los costos que se generen por concepto de penalidades, diferencia de tarifa, tarifa administrativa entre otras situaciones como equipaje superior al autorizado, check in y selección de silla serán asumidas por el viajero. Se exceptúa de esta regla al Director General.

7. Cuando el tiquete se solicite con menos de ocho (08) o veinte (20) días de antelación según la ciudad de destino, será responsabilidad del ordenador del gasto del área interesada, argumentar la justificación para la expedición de este, solicitud que estará sujeta a la disponibilidad de las tarifas, horarios y cupos económicos que se encuentren en ese momento de disponibilidad.

8. Los directores de Área, Secretaria General, Jefes de Oficina de la Dirección General, Directores Regionales, Subdirectores de Centros de Formación, deberán autorizar comisiones de desplazamiento cuando sea estrictamente necesario, evitando el traslado de grupos y de diferentes personas que vayan en el mismo itinerario y objeto de la comisión.

9. Los cambios cuya responsabilidad sea del viajero a consecuencia de: (i) perdida del vuelo por no presentación, (ii) errores en los datos suministrados, (iii) la no verificación oportuna de los datos del tiquete, requisitos y condiciones de la aerolínea, entre otros; que generen sobrecostos o mayor valor en el tiquete, deberán ser asumidos por el viajero, quien deberá pagar directamente los sobrecostos al contratista que ejecuta el suministro de tiquetes.

10. Cualquier excepción de alguno de los anteriores lineamientos por motivo de imprevistos, caso fortuito o fuerza mayor, deberán contar con justificación emitida por el ordenador del gasto mediante correo institucional.

11. Se debe incrementar el uso de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones, de tal forma que se reduzcan los desplazamientos para capacitaciones o visitas que puedan ser atendidas a través del sistema de videoconferencia u otro medio tecnológico.

12. Los cambios en los tiquetes de regreso que se tramiten con menos de 24 horas de antelación deberán estar debidamente justificados por ampliación de agendas de labores o de desplazamiento, por casos fortuitos, fuerza mayor, imprevistos debidamente justificados o a causa de calamidad doméstica de acuerdo con la definición que para el efecto establezca la ley, solicitud que estará sujeta a la disponibilidad de las tarifas, horarios y cupos económicos que se encuentren en ese momento, con excepción de las modificaciones de tiquetes de regreso del Director General.

13. Las solicitudes de tiquetes que no se ajusten al procedimiento indicado (sin comisión debidamente numerada, firmada por el ordenador de gasto y con registro presupuestal, con formatos de solicitud desactualizados o con datos incompletos, solicitudes que no cumplan con la debida anticipación y que no cuenten con la debida justificación del ordenador del gasto), no serán tramitadas por parte de la Coordinación del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones (para Dirección General) o quien haga sus veces en las Regionales.

14. El comisionado NO podrá por ningún motivo realizar modificaciones o cambios de índole personal a los tiquetes ya expedidos; en caso de ser necesario, éste debe remitirse al correo autorizado para la Dirección General o a quien haga sus veces en las Direcciones Regionales, con la debida justificación por parte del ordenador del gasto mediante correo electrónico o Comunicación Interna (C.I.) por radicar, teniendo en cuenta que los valores que genere el cambio serán asumidos por parte del viajero.

15. En caso de no usar el tiquete emitido el viajero tiene que reportar la cancelación del mismo con veinticuatro (24) horas de antelación al viaje programado y si se generan costos por penalidades por la compra de este, deberán ser reintegrados a la entidad por el comisionado.

16. Se recuerda a las Regionales, la obligatoriedad de adhesión a los convenios corporativos suscritos con las aerolíneas AVIANCA y LATAM y, los que se llegaren a suscribir en ejecución o no de un contrato de suministro de tiquetes vigente.

17. De acuerdo con lo estipulado en el artículo 14 de la Resolución No. 2838 de 2016, el artículo 1 de la Resolución 2384 de 2017 y la Circular N. 3-2025-000113 del 15 de mayo de 2025, los funcionarios y contratistas deberán legalizar sus comisiones o agendas de desplazamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de finalización de la comisión ante el Grupo de Contabilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o a quien haga sus veces en las Regionales y Centros de Formación. Quien no haya legalizado su comisión dentro de los términos previstos no se le autorizará una nueva orden de viaje.

18. Las modificaciones de itinerario de vuelo remitidas por las aerolíneas deberán ser validadas por el viajero mediante la utilización de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones, por esto, se recomienda realizar el check in, con mínimo veinticuatro (24) horas de antelación al abordaje establecido en el tiquete aéreo.

19. Cuando en las comisiones requieran desplazarse a ciudades o municipios ubicados a menos de doscientos diez (210) kilómetros desde Bogotá y viceversa, como por ejemplo Villavicencio (121 Kilómetros), Ibagué (201.5 kilómetros), Tunja (138,7 Kilómetros) y Girardot (140,2 Kilómetros), se reconocerá únicamente el valor del transporte terrestre público colectivo autorizado por el Ministerio de Transporte, salvo excepciones justificadas de fuerza mayor tales como circunstancias de salud o movilidad que afecte el desplazamiento, situación que deberán ser verificadas previamente por el ordenador del gasto y autorizados los tiquetes respectivos también por éste.

20. Se exceptúa de las anteriores indicaciones al Director General y ordenadores del gasto, debido a la flexibilidad en el desarrollo de sus agendas y la atención de compromisos con entidades del orden Nacional y Territorial.

En cumplimiento de los lineamientos establecidos en la presente circular y, en concordancia con las directrices de austeridad del gasto, todas las Direcciones Regionales deberán remitir trimestralmente al correo tiquetesaereos@sena.edu.co los contratos suscritos actualmente con los datos correspondientes a: número o identificación del contrato y/o de la Operación Mercado Abierto (OMA), nombre y/o razón social del comitente vendedor o contratista, confirmación de adhesión a los convenios corporativos con LATAM y AVIANCA, enlace de consulta pública del proceso contractual en SECOP II y/o de la página web de la Bolsa Mercantil de Colombia, valor y plazo del contrato y, en un formato Excel sin bloqueos ni restricciones, reportar la siguiente información de la ejecución del contrato:

- Fecha de solicitud de expedición de tiquete por el área solicitante

- Fecha de expedición del tiquete

- Clase Tarifaria u/o Categoría

- Costo del tiquete, estos valores deben de estar desglosados (incluyendo impuestos).

- Fechas de ida y regreso.

- Cambios y cancelaciones.

Los anteriores lineamientos son de obligatorio cumplimiento a fin de garantizar la oportunidad en el suministro de tiquetes aéreos, atendiendo las reglas y medidas de austeridad del gasto, emitidos por el Gobierno Nacional

La presente circular rige a partir de la fecha de su expedición y deja sin efectos cualquier circular interna que vaya en contravía de lo aquí dispuesto.

Atentamente,

YANETH RUTH LÓPEZ CHAPARRO

Directora Administrativa y Financiera (e)