CIRCULAR 261 DE 2023
(diciembre 29)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Bogotá, D.C
| PARA: | Director General, Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro, Coordinadores de Grupos de Trabajo de la Dirección General, Coordinadores de Grupos de Trabajo de las Regionales y Centros de Formación, Funcionarios de Carrera Administrativa y Funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción |
| ASUNTO: | Orientaciones para el proceso de evaluación del desempeño laboral 2023-2024 y 20242025 |
De manera atenta se presentan las instrucciones para dar cumplimiento a la normatividad vigente expedida por la Comisión Nacional del Servicio Civil en materia de evaluación del desempeño laboral para ser tenidas en cuenta en la aplicación del proceso de evaluación del desempeño laboral del período 2023-2024 y 2024-2025.
Periodo 2023-2024
a. Periodo anual u ordinario
1. Verificación cumplimiento de las fases del proceso de evaluación.
Cada evaluador o miembro de comisión evaluadora es responsable de verificar que los funcionarios sujetos de evaluación a su cargo cuenten con el registro de las fases y descargue de los documentos PDF que arroja el aplicativo EDL-APP (https://edl.cnsc.gov.co/#/login) para el periodo correspondiente, así como con la organización cronológica del archivo digital de los documentos resultantes del aplicativo por cada uno de los funcionarios de carrera administrativa, en período de prueba y en encargo en la planta temporal así:
| No. | Nombre de la Fase del proceso de evaluación | Fuente de registro | Documento resultante |
| 1 | Concertación de compromisos | Aplicativo EDL-APP | PDF Concertación de compromisos 2023-2024 debidamente firmados por las partes involucradas. |
| 2 | Seguimiento primer semestre(1) | Formato formalizado en la plataforma Compromiso. | Formato formalizado en la plataforma Compromiso debidamente firmados por las partes Involucradas. |
| 3 | Evaluaciones parciales eventuales ocasionadas en el primer semestre si a ello hubo lugar | Aplicativo EDL-APP | PDF Evaluaciones parcial eventual (Este documento no requiere firma de las partes Involucradas) |
| 4 | Evaluación primer semestre | Aplicativo EDL-APP | PDF Evaluación parcial semestral (Este documento no requiere firma de las partes Involucradas) |
| 5 | Evaluaciones parciales eventuales ocasionadas en el primer semestre si a ello hubo lugar | Aplicativo EDL-APP | PDF Evaluaciones parcial eventual (Este documento no requiere firma de las partes Involucradas) |
| 6 | Seguimiento segundo semestre*( 2). | Formato formalizado en la plataforma Compromiso. | Formato formalizado en la plataforma Compromiso debidamente firmadas por las partes Involucradas. |
La calificación definitiva del periodo comprendido entre el 1 de febrero de 2023 al 31 de enero de 2024, se deberá efectuar dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la terminación del periodo, es decir, hasta el 21 de febrero de 2024 para garantizar su debido proceso.
Por lo anterior, para desarrollar esta actividad, la Coordinación del Grupo de Relaciones Laborales en la Dirección General así como las Coordinaciones Regionales de Talento Humano en cada una de las Regionales del país, deberán constatar y monitorear desde el rol de jefe de personal asignado por la CNSC para la administración y control de las novedades de personal en el aplicativo EDL-APP, el cumplimiento de las fases en dicho sistema por parte de los evaluadores y evaluados, para lo cual, podrán requerir en cualquier momento a los mismos, a fin de garantizar la aplicación del proceso de evaluación de conformidad con las condiciones, términos y plazos señalados en el Acuerdo 6176 de 2018 y su respectivo anexo técnico.
De conformidad con lo señalado en el artículo 37 del Decreto 760 de 2005, en el cual se dispone que: Ejecutoriada la calificación definitiva, el evaluador al día siguiente remitirá el respectivo expediente al Jefe de la Unidad de Personal o a quien haga sus veces", cada evaluador deberá remitir mediante comunicación Interna dirigida al responsable de talento humano del área(3), la totalidad de los expedientes digitales(4) de los funcionarios a su cargo, entre el 19 al 219 de febrero de 2024 únicamente. Los documentos que sean reportados de manera posterior a la fecha prevista serán recepcionados por el responsable de talento humano con anotación a la Oficina de Control Interno Disciplinario.
Una vez se haya hecho este reporte por parte de cada evaluador, los responsables de talento humano (Coordinaciones Regionales de Talento Humano y Coordinación del Grupo de Relaciones Laborales) deberán:
1- Revisar la documentación y hacer las devoluciones que se requieran hasta contar con el reporte correcto de la misma por parte de cada evaluador. Una vez el reporte sea exitoso, deberán registrar la Información en el Sistema de Cargue y Reporte de Evaluaciones - (SEDSENA https://sed.sena.edu.co/wplogln.aspx) entre el 19 máximo hasta el 299 de febrero de 2023, con el fin de poder contar con la Información que sirve de Insumo para la elaboración del Informe consolidado nacional de evaluaciones del desempeño 2023-2024 el cual, se utiliza para los procesos de encargos, auxilios educativos, comisiones para desempeñar empleos de Libre nombramiento y remoción, comisiones de estudios al exterior, entre otras, el cual debe consolidarse a más tardar finalizando el mes de febrero de 2024.
2- Recepcionar, Imprimir, organizar y archivar físicamente en las historias laborales los documentos constitutivos en el expediente digital del proceso de evaluación del desempeño laboral del período comprendido entre el 1° de febrero de 2023 al 31° de enero de 2024.
3- Los funcionarios en encargo en la planta temporal del SENA deben ser evaluados conforme a las orientaciones brindadas por la Comisión Nacional del Servicio Civil en el aplicativo EDL-APP. Los funcionarios vinculados directamente en la planta temporal del SENA deberán ser evaluados igualmente en el formato formalizado en la plataforma Compromiso.
b. Periodo 2024-2025
Los evaluadores, miembros de las comisiones evaluadoras y evaluados a nivel nacional deben comprometerse con el estudio y actualización permanente de las condiciones y términos señalados para el proceso de evaluación del desempeño laboral definidos en el Acuerdo 6176 de 2018 y su respectivo anexo técnico, reglamento expedido por la Comisión Nacional del Servicio Civil.
En consecuencia, deben participar de manera obligatoria en los diferentes espacios convocados por la Comisión Nacional del Servicio Civil a través de correo electrónico a fin de conocer las novedades, aplicación y funcionamiento del Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral (Acuerdo 6176 de 2018 y su respectivo anexo técnico) y su respectivo sistema de información (aplicativo EDL-APP).
Adicionalmente, los responsables de talento humano a nivel nacional deberán adelantar en forma directa y permanente, las acciones de socialización, sensibilización, inducción, reinducción, capacitación, entrenamiento, asesoría, acompañamiento y monitoreo en el proceso de evaluación del desempeño laboral que consideren necesarias(5), al margen del deber y la responsabilidad legal que les asiste a los actores directos del proceso de conocer e implementar la normatividad vigente en materia de evaluación del desempeño laboral de conformidad con sus competencias y responsabilidades (evaluadores, miembros de las comisiones evaluadoras y evaluados a nivel nacional).
Por lo anterior, a continuación, se pone a disposición de la entidad, el material de apoyo definido por la CNSC para la orientación de cada una de las fases del proceso, con el fin que sean observadas y puestas en práctica por cada uno de los actores directos.
| No. | Orientación | Material de Apoyo | Referencia | |
| 1 | Generalidades proceso EDLl | Tutorial CNSC Sistema Tipo Resolución SENA | Tutorial Generalidades del proceso EDL: https://bit.lv/3wZSlXE Acuerdo 6176 de 2018 Anexo Técnico Acuerdo 6176 de 2018 Resolución No. 1-0139 del 1 de febrero de 2019 | |
| 2 | Fases | Tutorial CNSC Sistema Tipo Resolución SENA | Tutorial Fases: https://voutu.be/S140E9X0RFo Acuerdo 6176 de 2018 Anexo Técnico Acuerdo 6176 de 2018 Resolución No. 1-0139 del 1 de febrero de 2019 | |
| 3 | Rol Jefe de personal | Tutorial CNSC | Tutorial Rol jefe de personal: https://voutu.be/iUCPi5pzK98 | |
| 4 | Usos, escalas y | Tutorial CNSC | Tutorial Usos, escalas y | |
| consecuencias de EDL | Sistema Tipo | consecuencias de EDL: https://voutu.be/VL8-PaP7C-8 Acuerdo 6176 de 2018 | ||
| Resolución SENA | Resolución No. 1-0139 del 1 de febrero de 2019 | |||
| 5 | Concertaciónde | Tutorial CNSC | Tutorial Concertación de | |
| compromisos | Sistema Tipo | compromisos: https://voutu.be/U8cQRhMnX5U Acuerdo 6176 de 2018 Anexo Técnico Acuerdo 6176 de 2018 | ||
| Resolución SENA | Resolución No. 1-0139 del 1 de febrero de 2019 | |||
| 6 | Seguimientoal | Tutorial CNSC | Tutorial Compromisos de | |
| Desempeño Laboral | Sistema Tipo | mejoramiento: https://voutu.be/lvRzhV5EtrOTutorial Evidencias: https://voutu.be/vR7Vllr8em4 Acuerdo 6176 de 2018 Anexo Técnico Acuerdo 6176 de 2018 | ||
| Resolución SENA | Resolución No. 1-0139 del 1 de febrero de 2019 Resolución No. 1-1658 del 17 de septiembre de 2019 | |||
| 7 | Evaluaciones parciales | Tutoriales CNSC | Tutorial evaluador: | |
| eventuales, semestrales | https://youtu.be/-4SKqONrOBs | |||
| y calificación definitiva | Tutorial Realización y aprobación Evaluaciones Rol Evaluador y Comisión evaluadora: https://voutu.be/abv2Sq2o7BM Tutorial Realización de las evaluaciones desde el rol de | |||
| evaluador: https://voutu.be/C8X9iSqXK5o | ||||
| Sistema Tipo | Acuerdo 6176 de 2018 Anexo Técnico Acuerdo 6176 2018 de | |||
| Resolución No. 1-0139 del 1 de | ||||
| Resolución SENA | febrero de 2019 | |||
Canales de comunicación
A continuación, se relacionan los canales de comunicación para la orientación del proceso de evaluación del desempeño laboral:
| No. | Tipo de canal | Descripción canal | Dirigido a |
| 1 | Externo CNSC | Correo institucional CNSC atencionalciudadano^cnsc.gov.co Ventanilla única CNSC https://gestion.cnsc.gov.co/cpqr/ | Evaluados, evaluadores, miembros de comisiones evaluadoras y responsables de talento humano del SENA |
| Página CNSC https://www.cnsc.gov.co/carrera-administrativa/evaluación-del-desempeño-laboral/nuevo-sistema-tipo | |||
| 2 | Interno SENA | Equipo teams https://bit.lv/2YvqTEp Correos institucionales relacioneslaborales@sena.edu.co Teams Chat Llamadas Reuniones Capacitaciones Eventos en vivo | Responsables de talento humano (Rol jefe de personal) |
| 4 | Interno SENA | Correos institucionales relacioneslaborales@sena.edu.co | Evaluados, evaluadores, miembros decomisiones evaluadoras a nivel nacional |
| - Correos electrónicos de las Coordinaciones Regionales de Talento Humano Teams Chat Llamadas Reuniones Capacitaciones Eventos en vivo | |||
Cordialmente,
KATHERINE GRIMALDO ROBAYO
Secretaria General
1. Para el cumplimiento de esta fase, se debe adelantar una reunión de retroalimentación bien sea virtual o presencial en la que deben asistir únicamente el evaluado, el evaluador en su condición de jefe inmediato y el miembro de la comisión evaluadora, es decir, el funcionario del nivel Directivo. Esta reunión se puede hacer grupal o con cada uno de los funcionarios sujetos de evaluación a consideración del evaluador y del evaluado.
2. El plazo máximo para que se desarrolle esta fase vence el 31 de enero de 2024 y se deberá ejecutar con base a las instrucciones señaladas para el seguimiento del primer semestre.
3. En el caso de las dependencias de la Dirección General, se deberá remitir la comunicación interna a la Coordinación del Grupo de Relaciones Laborales al correo relacioneslaborales@sena.edu.co. En el caso de los Centros de Formación y Despacho Regional, las comunicaciones internas deberán remitirse a los correos reportados por cada Coordinación Regional de Talento Humano.
4. Cada evaluador deberá consolidar la información resultante del proceso de evaluación de cada uno de los funcionarios sujetos de evaluación a su cargo y organizarla en forma física, digitalizada y en archivos independientes en una carpeta digital, de la cual deberá relacionar el enlace de acceso de la carpeta ONEDRIVE en la comunicación interna con los documentos organizados cronológicamente así:
- PDF Concertación debidamente firmada por las partes involucradas
- Formato de seguimiento del primer semestre
- PDF Evaluación primer semestre o PDF consolidado de evaluaciones parciales eventuales ocasionadas en el primer semestre.
- Formato de seguimiento del segundo semestre
- PDF Evaluación segundo semestre o PDF consolidado de evaluaciones parciales eventuales ocasionadas en el segundo semestre.
- PDF Calificación definitiva debidamente firmadas por las partes involucradas
En la Dirección General y a consideración de las Coordinaciones Regionales de Talento Humano los evaluadores podrán reportar los documentos físicamente, no obstante, se deberá dejar constancia del reporte a través de la comunicación interna referida y de acuerdo con las instrucciones señaladas.
5. La Coordinación del Grupo de Relaciones Laborales para las dependencias de la Dirección General y las Coordinaciones Regionales de Talento Humano o de apoyo administrativo o mixtos según sea el caso para la respectiva Regional y Centros de Formación adscritos.
