Circular 278 de 2025 SENA

CIRCULAR 278 DE 2025

(diciembre 10)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C

En desarrollo de las funciones asignadas a la Secretaría General por el artículo 9 del Decreto 249 de 2004 –entre ellas, la coordinación de la actividad administrativa de la Entidad, la dirección y control de los procesos relacionados con la organización de archivos, el manejo de correspondencia, los servicios de reproducción documental, así como la adopción de normas y procedimientos que garanticen la adecuada prestación de los servicios generales y la gestión institucional– se emiten los presentes lineamientos para fortalecer las prácticas de seguridad documental asociadas al tratamiento de información sensible.

En este marco funcional, y atendiendo la responsabilidad de la Secretaría General de garantizar la correcta administración, custodia, trazabilidad y uso adecuado de los documentos producidos y gestionados por la Entidad, resulta necesario establecer directrices claras que regulen la impresión excepcional de documentos que contengan datos sensibles o información clasificada o reservada, en armonía con la Ley 1581 de 2012, la Política de Seguridad y Privacidad de la Información y las disposiciones internas del Sistema de Gestión Documental.

Adicionalmente, estas directrices se sustentan en las funciones asignadas al Grupo de Administración de Documentos, adscrito a la Secretaría General según la Resolución 1-00765 de 2025, responsable de orientar, supervisar y asegurar la aplicación de la normatividad archivística; administrar las Tablas de Retención Documental (TRD); garantizar el correcto manejo, organización, conservación y disposición final de los documentos; y liderar la implementación y operación del Archivo Electrónico SENA (AES) como repositorio oficial para la gestión documental institucional.

Estas directrices buscan reforzar los estándares institucionales de protección de datos, minimizar riesgos operativos asociados al manejo físico de documentos y promover el uso preferente de los sistemas electrónicos oficiales, entre ellos el Archivo Electrónico SENA (AES), como repositorio seguro para la conservación y circulación documental dentro de la Entidad.

1. Uso preferente de medios electrónicos:

En atención a las directrices institucionales de gestión documental y a los principios de seguridad de la información, todas las dependencias deberán priorizar el uso, almacenamiento y circulación de documentos en formato electrónico mediante el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - Archivo Electrónico SENA (AES). Este repositorio garantiza la trazabilidad, disponibilidad, integridad y acceso controlado de los documentos, reduciendo riesgos asociados a la manipulación física y evitando la reproducción innecesaria de información sensible.

En consecuencia, la impresión de documentos que contengan datos sensibles o información clasificada o reservada tendrá carácter estrictamente excepcional, y solo procederá cuando:

- No sea posible realizar su trámite o gestión a través de los medios electrónicos institucionales, o

- Exista un mandato normativo o un procedimiento formal que exija su reproducción física.

Cualquier decisión de imprimir deberá estar respaldada en criterios de necesidad, proporcionalidad y seguridad, privilegiando siempre el uso de los sistemas electrónicos oficiales.

2. Excepcionalidad y autorización para la impresión:

La impresión de documentos que contengan datos sensibles o información clasificada o reservada constituye una medida de último recurso y deberá adoptarse únicamente cuando se demuestre su estricta necesidad operativa.

Antes de autorizar cualquier reproducción física, las dependencias deberán:

- Evaluar la necesidad real de la impresión, verificando previamente que no exista alternativa de gestión a través del Archivo Electrónico SENA - AES u otros sistemas institucionales autorizados que garanticen el tratamiento seguro de la información.

- Obtener autorización expresa del responsable del área, sustentando de manera clara el motivo, finalidad, uso previsto y destino del documento impreso. Ninguna impresión de información sensible podrá efectuarse sin la validación correspondiente.

Estas autorizaciones deberán enmarcarse en criterios de minimización del riesgo, racionalidad en el uso de recursos y estricto cumplimiento de las políticas de seguridad de la información.

3. Manejo y custodia de documentos impresos:

Cuando, de manera estrictamente excepcional, se autorice la impresión de documentos que contengan información sensible, clasificada o reservada, las dependencias deberán garantizar su manejo seguro y su adecuada custodia, observando las siguientes directrices:

- Retirar de inmediato los documentos impresos de las impresoras, evitando su permanencia en bandejas de salida o áreas visibles que puedan exponerlos a terceros.

- Prevenir su exposición, consulta o manipulación por personal no autorizado, asegurando en todo momento el principio de acceso restringido.

- Abstenerse de imprimir documentos que no sean parte de un expediente o que no requieran conservación según la Tabla de Retención Documental (TRD). En casos excepcionales en que deban imprimirse, conforme al numeral 2, estos deberán ser triturados y dispuestos adecuadamente en los contenedores destinados a material reciclable una vez cumplida su finalidad.

- Prohibir la reutilización de hojas impresas que contengan información sensible, en cualquiera de sus caras.

- Incorporar el documento impreso en su expediente correspondiente, de acuerdo con la TRD aplicable, respetando el procedimiento de organización documental establecido en el instructivo GD-P-004.

- Verificar el correcto etiquetado y clasificación de la carpeta física, utilizando el formato GD-F-017, conforme a la TRD y a las tablas de control de acceso publicadas en la plataforma SIGA.

- Conservar bajo llave los expedientes que incluyan documentos confidenciales o reservados mientras se encuentren en uso activo y durante el tiempo de retención definido en la TRD, hasta su transferencia al Archivo Central.

Estas medidas buscan mitigar riesgos de fuga, pérdida, alteración o exposición indebida de la información, asegurando el cumplimiento de las políticas institucionales de seguridad y gestión documental.

4. Confidencialidad y responsabilidad:

Todo funcionario y contratista es responsable de la custodia, confidencialidad, integridad y uso adecuado de los documentos que genere, gestione o imprima, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, la Política de Seguridad y Privacidad de la Información y las directrices internas del Sistema de Gestión Documental. La protección de la información sensible constituye un deber funcional de los servidores públicos, una obligación para los contratistas y un compromiso institucional ineludible.

La impresión masiva, innecesaria o duplicada de documentos que contengan datos sensibles se considera una práctica contraria a las políticas de seguridad de la información y a las directrices ambientales del SENA. Este tipo de conductas podrá dar lugar a acciones administrativas por parte de la Entidad, sin perjuicio de las responsabilidades disciplinarias en el caso de los servidores públicos, contractuales o penales a que haya lugar.

Cualquier incidente de pérdida, extravío, mal uso, acceso no autorizado o exposición indebida de información sensible deberá ser reportado de manera inmediata al Grupo de Seguridad de la Información y al Grupo de Administración de Documentos, para activar los protocolos institucionales de atención y mitigación de riesgos.

5. Seguimiento y control:

El Grupo de Mejoramiento Organizacional y el Grupo de Administración de Documentos serán los responsables de efectuar el seguimiento, verificación y evaluación del cumplimiento de los presentes lineamientos, asegurando la aplicación uniforme de las buenas prácticas en materia de gestión documental digital, seguridad de la información y uso responsable de los recursos institucionales.

Estas dependencias podrán emitir recomendaciones, solicitar ajustes y promover acciones de mejora continua dirigidas a fortalecer la cultura organizacional de protección de la información y minimizar riesgos asociados al manejo físico de documentos sensibles.

Se invita a todos los servidores públicos y contratistas del SENA a adoptar y promover una cultura de gestión documental digital, responsable y sostenible, reduciendo al mínimo la utilización de papel, garantizando la confidencialidad y trazabilidad de la información, y consolidando el AES como el repositorio oficial para la creación, gestión, almacenamiento y consulta de documentos institucionales.

MANUELA VALENTINA GARCÍA CANO

Secretaria General