CIRCULAR 294 DE 2025
(diciembre 18)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
1-4040
Bogotá, 18 de diciembre del 2025
| Para: | Directores Regionales y Coordinadores de Grupos de Apoyo Administrativo Mixto |
| Asunto: | Instrucciones encaminadas a garantizar la continuidad de las órdenes de compra para la prestación Integral del servicio de Aseo y Cafetería |
1. Contexto y Justificación
En atención a las solicitudes elevadas con el fin de garantizar la continuidad del servicio integral de aseo y cafetería para la vigencia 2025 en las diferentes sedes del SENA, se deja constancia de que, a la fecha, la Entidad no ha recibido pronunciamiento alguno respecto de la aprobación de las vigencias futuras por concepto de adición y prórroga, previamente solicitadas ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para garantizar la prestación del mencionado servicio. En virtud de lo anterior, y con el propósito de salvaguardar la prestación ininterrumpida de estos servicios esenciales, la Entidad se encuentra facultada para adelantar las actuaciones administrativas que resulten procedentes, de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente.
2. Decisión Institucional
En atención al análisis técnico y financiero adelantado de manera articulada con las áreas competentes, la Dirección Administrativa y Financiera recomienda la adopción de la alternativa más favorable para los intereses de la Entidad, en observancia de los principios de eficiencia, economía y responsabilidad que rigen la función administrativa y la contratación estatal. En tal sentido, se propone la adición de recursos a los contratos vigentes mediante la figura de la reserva inducida, con el propósito de garantizar la continuidad, regularidad e ininterrupción del servicio al inicio de la vigencia fiscal 2026, evitando la afectación de servicios esenciales para el adecuado funcionamiento institucional.
La implementación de este mecanismo se encuentra jurídicamente justificada en la necesidad de asegurar la continuidad del servicio, así como en la imposibilidad material de culminar oportunamente los procesos contractuales correspondientes antes del cierre de la vigencia fiscal, circunstancia que podría generar un riesgo de interrupción del servicio. En consecuencia, la reserva inducida permitirá atender las necesidades operativas durante el mes de enero y parte del mes de febrero de 2026, aproximadamente hasta el día veinte de esta última mensualidad, con cargo a la disponibilidad presupuestal legalmente constituida.
De igual forma, respecto de las regionales que no lograron formalizar sus órdenes de compra por un período de cuatro (4) meses y que, previa verificación jurídica, técnica y financiera, sean susceptibles de adición y prórroga hasta el 15 de febrero de 2026, se recomienda su ampliación hasta la fecha máxima permitida, de conformidad con la disponibilidad presupuestal asignada para la prórroga, sin que en ningún caso se supere el límite del cincuenta por ciento (50%) del valor inicialmente contratado, en estricto cumplimiento de lo establecido en el inciso segundo del parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993[1].
3. Consideraciones Importantes
Se recuerda que las prórrogas y adiciones a las ordenes de compra que se proyecten o gestionen deberán ajustarse de manera estricta a la normativa vigente en materia de contratación pública, así como a las disposiciones internas aplicables. En particular, deberá garantizarse que el valor acumulado de las adiciones no supere el cincuenta por ciento (50 %) del valor inicial de la orden de compra, en cumplimiento de los límites legalmente establecidos.
Adicionalmente, se precisa que dentro del valor a adicionar deberá contemplarse el incremento proyectado por concepto de salario mínimo mensual legal vigente que para la vigencia 2026, se estima en un doce por ciento (12 %). Dicho ajuste deberá ser incorporado de manera expresa en la planeación presupuestal y en la estructuración de las solicitudes de modificación de las órdenes de compra, con el fin de asegurar la suficiencia de los recursos y la observancia de los topes legales y presupuestales aplicables.
Para estos efectos, la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo remitirá los recursos necesarios que permitan materializar las adiciones a las órdenes de compra a que haya lugar, conforme a la disponibilidad presupuestal y a los procedimientos establecidos.
Así mismo, el proceso de constitución de la reserva presupuestal inducida será adelantado por las dependencias competentes, garantizando en todo momento la observancia de los principios de economía, transparencia, eficiencia y responsabilidad en la administración y uso de los recursos públicos.
4. Justificación y sustento legal y jurisprudencial
El Ministerio de Hacienda y Crédito Público ha calificado las reservas presupuéstales como "un instrumento de uso excepcional, o sea, esporádico y justificado únicamente en situaciones atípicas y ajenas a la voluntad de la entidad contratante que impidan la ejecución de los compromisos en las fechas inicialmente pactadas dentro de la misma vigencia en que éste se perfeccionó, debiendo desplazarse la recepción del respectivo bien o servicio a la vigencia fiscal siguiente." En el mismo sentido ha indicado el Ministerio, que el uso excepcional de las Reservas Presupuestales implica la verificación de eventos imprevisibles que afecten el ejercicio de la función pública de una forma sustancial y que en ningún caso pueden ser un recurso que busque resolver deficiencias generadas por la falta de planeación.
Según el artículo 89 del Decreto 111 de 1996, "Las apropiaciones incluidas en el presupuesto general de la Nación, son autorizaciones máximas de gasto que el Congreso aprueba para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva, y que después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y, en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse, ni contra acreditarse."
En consecuencia, al cierre de la vigencia, las entidades deben constituir las reservas presupuestales con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido en su totalidad, siempre que estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Es decir que, las reservas presupuestales solo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen.
De conformidad con el artículo 23 del Decreto 111 de 1996, "la Dirección General del presupuesto nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público podrá autorizar la asunción de obligaciones, que afecten presupuestos de vigencias futuras, cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso y el objeto del compromiso se lleve a cabo en cada una de ellas."
De acuerdo con la Corte Constitucional según lo expuesto en sentencia C - 502/93, "Con la constitución de reservas presupuestales no se vulnera el principio de anualidad del presupuesto, sino que, por el contrario, permite que los gastos previstos en el presupuesto para el año respectivo se ejecuten con cargo al mismo presupuesto en el cual estaban incluidos".
El Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, expediente No. 14392 del 10 de noviembre de 2005, indicó que: "La ejecución del contrato estatal puede tornarse imposible porta ocurrencia de un hecho constitutivo de fuerza mayor, en cuyo evento la parte incumplida estará eximida de responsabilidad, porque el daño no le resulta jurídicamente imputable." Igualmente indica que la fuerza mayor implica la ocurrencia de un hecho exógeno a las partes, el cual es imprevisible e irresistible.
La jurisprudencia del Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, expediente No. 13414 del 12 de agosto de 2014, indica que las figuras de la fuerza mayor y el caso fortuito son causales de justificación del incumplimiento contractual, cuando impiden de manera absoluta la ejecución de las prestaciones a cargo de una de las partes y no cuando simplemente la dificultan, por cuanto como es bien sabido, a lo imposible nadie está obligado, por otra parte, debe tratarse de circunstancias sobrevivientes e imprevisibles, es decir que no existían al momento de celebrar el respectivo contrato: es así como el artículo 1° de la Ley 95 de 1890, estipula que: "Se llama fuerza mayor o caso fortuito, el imprevisto al que no es posible resistir, como un naufragio, un terremoto, el apresamiento de enemigos, los autos de autoridad ejercidos por un funcionario público, etc".
5. Gestiones realizadas que justifican inducir la reserva como único mecanismo para garantizar la prestación del servicio.
El trámite para la constitución de vigencias futuras ordinarias (VF ordinarias) por parte de la Entidad se inició formalmente a través de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, mediante el radicado No. 01-9-2025-025460, en atención a la solicitud elevada por la Dirección Administrativa y Financiera. Dicha actuación se adelantó en el marco de la programación y planeación presupuestal, con el propósito de asegurar la apropiación oportuna de los recursos y garantizar la continuidad de los contratos de servicios generales del SENA durante el inicio de la vigencia fiscal 2026, de conformidad con las disposiciones que regulan el manejo de vigencias futuras y la sostenibilidad financiera de la Entidad.
Una vez surtidas las revisiones técnicas, financieras y jurídicas correspondientes, la justificación de las vigencias futuras ordinarias fue suscrita por la Dirección Administrativa y Financiera el 11 de abril de 2025 y remitida mediante el radicado No. 01-9-2025-031177 a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, a fin de adelantar el trámite ante las instancias externas competentes.
En consecuencia, la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo gestionó el proceso ante el Ministerio del Trabajo y el Departamento Nacional de Planeación (DNP), radicando finalmente la solicitud ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público el 6 de junio de 2025, bajo el radicado No. 1-9-2025-057975. Esta gestión correspondió a la programación del Presupuesto de Gastos de Funcionamiento e Inversión de la vigencia 2026, orientada a garantizar la continuidad de los contratos de servicios generales del SENA, asegurando la disponibilidad de los recursos necesarios y la observancia de los procedimientos presupuestales y normativos vigentes.
No obstante, las gestiones adelantadas y los reiterados requerimientos formulados por la Dirección Administrativa y Financiera mediante los Radicados Nos. 01-9-2025-064992 del 22 de junio de 2025, 01-92025-067328 del 29 de julio de 2025 y 01-9-2025-069832 del 5 de agosto de 2025, no se obtuvo respuesta oportuna por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público ni de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo respecto a la aprobación de las vigencias futuras ordinarias (VF ordinarias). Esta situación generó un riesgo operativo significativo, dado que las órdenes de compra vigentes del Acuerdo Marco de Precios No. IV para el servicio integral de aseo y cafetería vencían el 7 de septiembre de 2025, mientras que el cronograma institucional contemplaba iniciar la ejecución del nuevo contrato el 8 de septiembre de 2025.
Ante la ausencia de pronunciamiento oportuno y con el fin de garantizar la continuidad del servicio a nivel nacional, se consideró necesario suscribir nuevas órdenes de compra bajo el Acuerdo Marco de Precios No. V en septiembre de 2025, con vigencia hasta el 31 de diciembre de 2025.
Posteriormente, el 20 de octubre de 2025, mediante el radicado No. 2-2025-064669, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público comunicó la aprobación de las vigencias futuras ordinarias, recepción que se hizo oficial el 21 de octubre de 2025. Sin embargo, en la mesa de trabajo realizada el 22 de octubre de 2025 con la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, se determinó que dichas vigencias futuras ordinarias (VF ordinarias) no podían ser aplicadas a los contratos ya adjudicados y en ejecución, resultando improcedente su utilización desde el punto de vista contractual y presupuestal, de conformidad con la normatividad vigente en materia de contratación pública y manejo de recursos.
En virtud de lo anterior, y considerando que las vigencias futuras ordinarias (VF ordinarias) perdieron aplicabilidad por causas ajenas a la Dirección Administrativa y Financiera, se solicitó a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo adelantar el trámite de vigencias futuras por adición y prórroga (VF-APP), con el objetivo de garantizar la continuidad de los contratos de servicios generales. Este trámite se inició mediante el radicado No. 01-9-2025-084864 del 19 de septiembre de 2025 y ha sido objeto de seguimiento constante mediante los radicados 01-9-2025-091552 (7/10/2025), 01-9-2025-092329 (9/10/2025), 01-9-2025-093562 (10/10/2025), 01-9-2025-096641 (22/10/2025), 01-9-2025-102104 (10/11/2025), 01-9-2025-102287 (11/11/2025) y 01-9-2025-114005 (11/12/2025), sin que a la fecha se haya recibido confirmación sobre la aprobación del trámite.
Adicionalmente, se solicitó la liberación del cupo aprobado de las vigencias futuras ordinarias (VF ordinarias) y la priorización del trámite de vigencias futuras por adición y prórroga (VF-APP) para los contratos correspondientes al servicio integral de aseo y cafetería, servicio de vigilancia y seguridad privada y suministro de tiquetes aéreos de la Dirección General, dado que la aplicación de las vigencias futuras ordinarias (VF ordinarias) aprobadas se tornó de manera extemporánea y, por tanto, jurídicamente es improcedente su utilización.
En atención a los tiempos críticos del cronograma institucional y con el fin de mitigar riesgos operativos, se informó a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo sobre la necesidad de emitir una respuesta prioritaria, así como de evaluar la constitución de reservas presupuestales inducidas por un valor estimado de $76.959.568.616, con el propósito de garantizar la continuidad de la operación nacional de los servicios generales durante la transición entre vigencias.
De manera particular, se proyecta que dichos recursos aseguren:
- La prestación del servicio integral de aseo y cafetería a nivel nacional hasta aproximadamente el 20 de febrero de 2026, mientras se adelanta la suscripción de las nuevas órdenes de compra bajo el Acuerdo Marco de Precios correspondiente.
- La continuidad del servicio de vigilancia y seguridad privada hasta el 12 de abril de 2026.
- El suministro de tiquetes aéreos de la Dirección General hasta el 28 de febrero de 2026.
Esta solicitud se realiza en consonancia con lo previsto en el artículo 10 del Decreto 249 de 2004, y se enmarca en la estrategia Acelera SENA, así como en los lineamientos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), orientados a optimizar el uso de los recursos públicos y garantizar la eficiencia operativa institucional.
En conclusión, la aprobación de la Vigencia Futura por Adición y Prórroga (VF-APP) constituye una medida prioritaria y estratégica para el SENA, al permitir garantizar la continuidad operativa, administrativa y misional de la Entidad, evitando riesgos y contingencias derivados de la posible suspensión de servicios esenciales, tales como el servicio integral de aseo y cafetería. La autorización oportuna de esta figura asegura la disponibilidad presupuestal para el inicio de la vigencia 2026 y se encuentra en estricta concordancia con los principios de planeación, eficiencia en el uso de los recursos públicos y responsabilidad fiscal, conforme a los lineamientos establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la normativa aplicable en materia de contratación y gestión presupuestal.
6. Procedimiento Nacional
Con el fin de garantizar un procedimiento uniforme a nivel nacional, se recomienda a la ordenación del gasto de las regionales que opten por suscribir la modificación a las órdenes de compra consistente en adición y prórroga mediante reserva presupuestal inducida, adelantar las siguientes actividades:
1. Determinar los valores necesarios para asegurar la continuidad del servicio durante los meses de enero y febrero de 2026.
2. Verificar que las solicitudes de adición y prórroga a las órdenes de compra vigentes no excedan el límite del cincuenta por ciento (50 %) del valor inicial, en cumplimiento de la normatividad vigente en materia de contratación pública.
3. Establecer comunicación directa con el proveedor actual a fin de confirmar su disposición para la ejecución de la modificación consistente en la adición y prórroga y, en caso afirmativo, iniciar los trámites correspondientes conforme a lo estipulado en el Acuerdo Marco de Precios sobre el cual se generó la orden de compra para el servicio de aseo y cafetería.
4. Garantizar la adecuada supervisión de las órdenes de compra, asegurando el cumplimiento de las disposiciones legales, técnicas y administrativas aplicables, así como la observancia de los principios de eficiencia, economía y responsabilidad en el uso de los recursos públicos.
7. Conclusión
Reiteramos la importancia de establecer las estrategias necesarias para asegurar la prestación ininterrumpida de los servicios generales, esenciales para el adecuado funcionamiento de la Entidad. Por lo anterior, es imperativo que todas las regionales coordinen de manera oportuna y efectiva las acciones necesarias.
Adicionalmente, se hace necesario establecer comunicación directa con el proveedor actual para verificar su disposición de llevar a cabo la modificación consistente en la adición y prórroga de la respectiva orden de compra y, de ser afirmativa, iniciar los trámites estipulados en el Acuerdo Marco de Precios de Aseo y Cafetería. Es fundamental que las regionales mantengan contacto permanente con la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente para resolver cualquier inquietud que pueda surgir en el proceso y garantizar que las gestiones se realicen de acuerdo con los lineamientos establecidos.
A continuación se remite una propuesta de cronograma que facilita el desarrollo del proceso de modificación consistente en adición y prórroga de las órdenes de compra vigentes.
| ACTIVIDADES POR DESARROLLAR PARA MODIFICACION DE ORDEN DE COMPRA DE ASEO Y CAFETERÍA POR AMP V (ADICIÓN Y PRÓRROGA) | FECHA |
| (Periodo comprendido entre el 1 de enero de 2025 al 20 de febrero de 2026) / según los meses de ejecución de la orden de compra en particular | |
| Elaboración de documentación modificatoria de la OC (Justificación de la necesidad) | 10-12 de diciembre del 2025 |
| Revisión de documentación | 15-16 de diciembre del 2025 |
| Solicitud de adición certificado de disponibilidad presupuestal | 15-18 de diciembre del 2025 |
| Formato de solicitud de modificación en Tienda Virtual | 19 de diciembre del 2025 |
| Solicitud de adición a registro presupuestal | 19 de diciembre del 2025 |
| Modificación de pólizas de cumplimiento | 22-24 de diciembre del 2025 |
| Formato aprobación de pólizas | 29 de diciembre del 2025 |
| Publicación de documentos en la TVEC | 29-31 de diciembre del 2025 |
| Fecha terminación Orden de compra/ según los meses de ejecución de la orden de compra en particular | 20 de febrero de 2026 |
ADRIANA MILENA GASCA CARDOSO
Directora Administrativa y Financiera
1. Ver el Concepto del Consejo de Estado 1121 de 1998, así como el Fallo 10399 de 2000; Ver el Concepto de la Sec. General 2125 de 1998, Ver el Concepto del Consejo de Estado 1920 de 2008
