Concepto 17803 de 2019 SENA

CONCEPTO 17803 DE 2019

(marzo 21)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

En atención a la copia de la comunicación radicada con número 99-2-2019-000195 del 27 de febrero de 2019 dirigida a la Jefe de la Oficina de Control Interno Disciplinario del SENA, mediante la cual solicita apoyo respecto del alcance del artículo 24 numeral 3 de la Ley 1755 de 2015, y el artículo 24 de la Ley 1437 de 2011 sobre información y documentos reservados, con el fin de precisar si es viable o no expedir copia de una hoja de vida solicitada por un tercero; al respecto, de manera comedida se procede a resolver la consulta.

 ALCANCE DE LAS CONSULTAS JURÍDICAS

Es pertinente señalar que las consultas emitidas por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y solamente pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

ANÁLISIS JURÍDICO

El artículo 20 de la Constitución Política establece: “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social”.

La Ley 1712 de 2014 en su artículo 4 dispone: “En ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información, toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados. El acceso a la información solamente podrá ser restringido excepcionalmente. Las excepciones serán limitadas y proporcionales, deberán estar contempladas en la ley o en la Constitución y ser acordes con los principios de una sociedad democrática. (…)”.

Por su parte la Ley 1755 de 2015 en su artículo 24 determina: “Solo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución Política o la ley, y en especial: (…) 3. Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica. (…)”.

Por otro lado, en contraposición con el derecho a la información nos encontramos con el derecho fundamental a la intimidad, consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política que preceptúa: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar”.

Al referirse a este derecho, la Corte ha sostenido: “(…) que involucra el “ámbito personalísimo de cada individuo o familia, es decir, a aquellos fenómenos, comportamientos, datos y situaciones que normalmente están sustraídos a la injerencia o al conocimiento de extraños”^[1]. “En términos generales, la Corte Constitucional ha entendido que la intimidad es el derecho constitucional que garantiza la preservación de un espacio personal, aislado a la injerencia de otros. De conformidad con dicha jurisprudencia, la intimidad personal es el área restringida inherente a toda persona o familia, que solamente puede ser penetrada por extraños con el consentimiento de su titular o mediando orden dictada por autoridad competente, en ejercicio de sus funciones y de conformidad con la Constitución y la ley^[2]”.

En consecuencia, en el presente caso estamos frente a la colisión de dos derechos fundamentales lo cual hace necesario una armonización de las normas enfrentadas en el presente asunto que son el derecho a la información y el derecho a la intimidad, con fundamento en el “principio de unidad constitucional”^[3]. Por cuanto con miras a salvaguardar un supuesto derecho a la información del accionante no se puede desconocer el derecho a la intimidad.

Es fundamental precisar que el derecho de acceso a documentos públicos parte de la base de que la información que se solicita es igualmente de contenido público^[4].

De este modo el artículo 74 de la Constitución Política prevé que “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”.

En el mismo sentido la Ley 1712 de 2014 establece como regla general que todo dato que se genere, obtenga, adquiere o controle por una autoridad en el ejercicio de sus funciones es información pública,^[5] no por ello su acceso y circulación es ilimitado, pues existe la denominada información pública clasificada, en la que se incluyen los datos que pertenecen al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, cuyo conocimiento por parte de terceros puede ser rechazado o denegado mediante decisión motivada, entre otras hipótesis, cuando de por medio se encuentra la protección a la intimidad.

Por otro lado, es necesario hacer énfasis sobre el derecho al acceso a la información pública (artículo 74 C. P.), el cual es una manifestación concreta del derecho de petición (artículo 23 C.P.) y del derecho a la información (artículo 20 C.P.); pero el mismo tiene un contenido y alcance que le otorgan especificidad y autonomía, sin perjuicio de la facultad de restringirlo en los casos autorizados por la Constitución y la Ley, y conforme a lo previsto en el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014.

Conforme a lo anterior, cada persona es dueña de sus datos personales, y es quien decide a quién, para qué, cuándo y por qué los proporciona. La ley atribuye a los ciudadanos la titularidad, el control, el poder de disposición y autodeterminación sobre sus datos personales.

Por lo tanto, las hojas de vida y demás registros de personal que obren en archivos de instituciones públicas o privadas tienen el carácter de información y documentos reservados, salvo la información la soliciten autoridades judiciales, legislativas o administrativas que en ejercicio de sus funciones así los requieran, como lo dispone el artículo 27 de la Ley 1755 de 2015.

Por vía de Tutela se ha precisado lo siguiente: “En ese sentido, este Tribunal ha señalado que, en principio, el derecho a la intimidad no puede ser objeto de alteración por parte de terceros, a menos que se cuente con el consentimiento del titular, exista orden emitida por la autoridad competente conforme con la Constitución y la ley y, únicamente podrá ser restringido por razones legítimas sustentadas constitucionalmente^[6]”.

En conclusión, como se observa de lo expuesto, es claro que tanto el artículo 24 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo CPACA^[7] y el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014, constituyen ejemplos de reservas legales, por virtud de las cuales una autoridad puede rechazar o negar la entrega de un documento público, cuando el contenido del mismo afecte intereses que, en determinadas circunstancias, adquieren un peso específico respecto del derecho de acceso a la información, como ocurre, entre otras, en los casos en que se tratan datos relativos a la seguridad nacional, al secreto industrial o al amparo del derecho a la intimidad de las personas^[8].

1. Frente a la negativa de entrega de documentos sometidos a reserva.

Otro punto importante en el presente caso, es el contemplado en el artículo 23 de la Constitución Política el cual establece que: “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales”.

En dicho artículo quedó instituido el denominado derecho fundamental de petición y de acceso a la información. En desarrollo de esta garantía, el legislador procedió a ejercer su facultad reguladora a través de la Ley Estatutaria 1755 de 2015, en la cual se establecieron los principios y mecanismos para el ejercicio de este derecho por parte de los ciudadanos y las obligaciones de las autoridades a la hora de dar respuesta a dichos requerimientos.

No se quebranta el derecho de petición cuando se brinda una respuesta clara, precisa, congruente y oportuna, y en el caso que no sea posible brindar la información solicitada se debe justificar precisando la reserva legal que ampara el dato o documento protegido, sin que ello implique vulneración del derecho de petición.

Por otra parte, una de las innovaciones de la Ley Estatutaria se refiere a los casos en los cuales las personas solicitan información que las autoridades consideran que está bajo reserva, pero a la que los ciudadanos insisten en acceder. En el evento de justificarse la no entrega de la información o documento reservado, contra esa decisión no procede recurso alguno, salvo lo previsto en relación con el recurso de insistencia cuando la administración niega la consulta o entrega de un documento por motivos vinculados con la alegación de una reserva, la persona interesada puede insistir en su solicitud ante el funcionario administrativo, en los términos que dispone el artículo 21 de la Ley 57 de 1985^[9] y el artículo 26 de la Ley 1755 de 2015 incorporado en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativa CPACA^[10].

Sobre el particular, la Ley 1755 de 2015 dispone: “Artículo 26. Si la persona interesada insistiere en su petición de información o de documentos ante la autoridad que invoca la reserva, corresponderá al Tribunal Administrativo con jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos, si se trata de autoridades nacionales, departamentales o del Distrito Capital de Bogotá, o al juez administrativo si se trata de autoridades distritales y municipales decidir en única instancia si se niega o se acepta, total o parcialmente, la petición formulada.

Para ello, el funcionario respectivo enviará la documentación correspondiente al tribunal o al juez administrativo, el cual decidirá dentro de los diez (10) días siguientes. Este término se interrumpirá en los siguientes casos:

1. Cuando el tribunal o el juez administrativo solicite copia o fotocopia de los documentos sobre cuya divulgación deba decidir, o cualquier otra información que requieran, y hasta la fecha en la cual las reciba oficialmente.

2. Cuando la autoridad solicite, a la sección del Consejo de Estado que el reglamento disponga, asumir conocimiento del asunto en atención a su importancia jurídica o con el objeto de unificar criterios sobre el tema. Si al cabo de cinco (5) días la sección guarda silencio, o decide no avocar conocimiento, la actuación continuará ante el respectivo tribunal o juzgado administrativo.

Parágrafo. El recurso de insistencia deberá interponerse por escrito y sustentado en la diligencia de notificación, o dentro de los diez (10) días siguientes a ella”^[11].

El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015. De igual forma, este concepto deberá interpretarse en forma integral y armónica, con respeto al principio de supremacía constitucional y al imperio de la ley (C. 054 de 2016); así como, en concordancia con la vigencia normativa y jurisprudencial al momento de su uso y emisión.

Cordial saludo,

ANTONIO JOSÉ TRUJILLO ILLERA

Coordinador

Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa
Dirección Jurídica - Dirección General

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. Sentencia T-158A de 2008, M.P. Rodrigo Escobar Gil.

2. Sentencia T-696 de 1996 M.P. Fabio Morón Díaz

3. Sentencia No. T-425/95 MP. Eduardo Cifuentes Muñoz “Las colisiones entre normas jurídicas de igual jerarquía constitucional deben solucionarse de forma que se logre la óptima eficacia de las mismas. El principio de la unidad constitucional exige la interpretación de la Constitución como un todo armónico y coherente, al cual se opone una interpretación aislada o contradictoria de las disposiciones que la integran.”.

4. artículo 243 de la Ley 1564 de 2012, “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones”, entiende por documento público “el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención”.

5. Sentencia T-181/14 Tendrán el carácter de documentos públicos aquellos que estén relacionados con el cumplimiento de la prestación del servicio público que le corresponda por ley, al igual que los que sean producto del ejercicio de prerrogativas propias de una entidad pública. Respecto de estos documentos el ciudadano tendrá la posibilidad de acceder a ellos en cuanto son de público conocimiento, salvo que exista una reserva expresa consagrada en una norma legal.

6. Sentencia T-634 de 2013.

7. Declarado INEXEQUIBLE (diferido hasta el 31 de diciembre de 2014) por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-818 de 2011.

8. Cuando se trate de documentos de carácter privado, contrario a lo dispuesto para el acceso a los documentos públicos, la regla general es la reserva, en tanto la ley no disponga excepcionalmente su exhibición o la expedición de copias. En ese sentido, el artículo 15 de la Carta Política, en el inciso 4° establece que “Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley”.

9. En la Sentencia T-881 de 2004, M.P. Rodrigo Escobar Gil, se dijo que: “(…) para controvertir judicialmente las decisiones que impidan el acceso a los documentos públicos por considerar que se encuentran sometidos a reserva, existe un mecanismo especial, breve y eficaz previsto en el artículo 21 de la Ley 57 de 1985. Se trata de un recurso de insistencia ante el tribunal de lo contencioso administrativo con jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos, para que, a través de un proceso judicial de única instancia, se resuelva de manera definitiva sobre la validez de la restricción a los derechos fundamentales de información y acceso a los documentos públicos, en el término de diez (10) días. // Por esta razón, esta Corporación ha señalado que la acción de tutela resulta improcedente para controvertir la negativa de la entidad de entregar documentos de carácter reservado. Como quiera que, en el trámite del recurso de insistencia, el Tribunal debe determinar si los documentos o la información solicitada realmente tienen el carácter reservado que alega la entidad, se ha considerado improcedente el amparo constitucional teniendo en consideración que los peticionarios cuentan con otro medio de defensa judicial capaz de proveer un remedio integral y eficaz a sus pretensiones.”.

10. Declarado INEXEQUIBLE (diferido hasta el 31 de diciembre de 2014) por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-818 de 2011. “(…) SEGUNDO. Declarar INEXEQUIBLES los artículos 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32 y 33 de la Ley 1437 de 2011 "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo".

11. Sentencia C-951 de 2014 “(…) en ejercicio del estudio automático de normas estatutarias contemplado en los artículos 153 y 241, numeral 8 de la Constitución. Dijo la Corte: “(…) la Corte encuentra que el establecimiento de un procedimiento sumario para hacer efectivo el derecho de acceso a la información, cuando los administrados consideren que este no ha sido satisfecho por parte de la administración, es idóneo en la medida en que se trata de un proceso judicial de única instancia a través del cual se decide de manera definitiva sobre la validez de la restricción al acceso de los documentos públicos, cuyas características procedimentales en nada riñen con el Estatuto Superior y, por el contrario, su estipulación legal es desarrollo de los artículos 15, 23, 74 y 209 de la Constitución Política, pero, además, se ajusta a los cánones del debido proceso previsto en el artículo 29 Constitucional. No obstante, lo anterior, a efectos de clarificar el alcance de los términos previstos para la interposición y tramitación de este procedimiento, la Corte considera necesario pronunciarse en torno al término dentro del cual el funcionario debe remitir la respectiva documentación al juez o tribunal contencioso administrativo. A la luz de una interpretación sistemática, los principios de la función administrativa consagrados en el artículo 209 de la Constitución en consonancia con el principio de celeridad previsto en el numeral 13 del artículo 3o de la Ley 1437 de 2011, norma a la cual se integra el proyecto de ley estatutaria objeto de revisión, considera que la remisión que debe efectuar el funcionario al operador judicial debe ser inmediata. Esto, con el fin de salvaguardar de manera efectiva, los derechos fundamentales del peticionario.”.