CONCEPTO 25478 DE 2025
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Para: | (...) |
| De: | Martha Bibiana Lozano Medina - Coordinadora Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos. |
Asunto: | Consulta viáticos contratistas. Radicado 91-9-2025-000521 / NIS 2025-02-057090 |
Respetada Señora.
En respuesta a la comunicación del asunto, la Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos, mediante la cual consulta sobre el siguiente tema:
“De la manera más comedida solicitamos apoyarnos con un concepto jurídico sobre las siguientes inquietudes generadas en la Coordinación Académica del CBTA sobre el tema de reconocimiento y pago de viáticos y gastos de viaje para contratistas, en especial de instructores contratistas, con base en la siguiente situación fáctica en la Regional Amazonas.
En los estudios previos elaborados por el Centro de Formación para la contratación de instructores y minuta contractual, aplicando los formatos definidos por el nivel central, se define que el domicilio en el que el contratista ejecutará el objeto del contrato es en Leticia – Amazonas
Ahora bien, en caso de requerirse el desplazamiento del contratista al otro municipio (ubicado por la rivera arriba del Rio Amazonas) o a una comunidad Indígena alejada, con acceso fluvial o aéreo para el cumplimiento del contrato fuera de la ciudad de Leticia, el SENA pagará los gastos que cause el desplazamiento (pasajes, alimentación y en caso de requerirse alojamiento), con base en las tarifas establecidas por el SENA previo análisis de las partes y disponibilidad presupuestal.
Las preguntas: De acuerdo con la exposición, se consulta:
¿Es posible el pago de viáticos y gastos de viaje para contratistas dentro del Departamento del Amazonas, teniendo en cuenta los estudios previos y minuta que fijan el domicilio en Leticia?
En el evento de ser posible este pago,
¿Cuál sería el procedimiento o la forma de definir los sitios, ciudades o municipios alejados?
¿Existe un parámetro determinado para este fin?
¿Puede la Subdirección de Centro expedir un acto administrativo reglamentando los viáticos de contratista, en especial de instructores Contratistas en la Regional Amazonas, considerando las distancias y vías de acceso – fluvial o aéreo)?”.
Al respecto nos permitimos responder de la siguiente forma,
PRECEDENTES NORMATIVOS
Para el análisis del presente concepto se tendrá en cuenta el siguiente fundamento normativo:
Código civil, artículos 76 a 85.
Ley 80 de 1993, artículo 32.
Resolución No. 92 de 2015.
Concepto SENA 2433 de 2021.
Concepto Sena No. 004 de 2023.
ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS
Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.
ANÁLISIS JURÍDICO
De acuerdo a la consulta realizada, se observa dentro de los antecedentes conceptuales emitidos por esta Coordinación que, con anterioridad, se han emitidos conceptos jurídicos relacionados con su consulta, los cuales invitamos a consultar.
Para ello se trae a colación lo señalado en el concepto SENA No. 2433 de 2021[1], el cual señala lo siguiente:
“De acuerdo con lo establecido en el Código Civil, el domicilio es una parte del lugar o territorio donde reside habitualmente una persona natural y ejerce habitualmente su profesión u oficio.
Por tanto, consideramos que en el caso que nos ocupa, el domicilio del contratista no podría extenderse a la totalidad del territorio del departamento del Amazonas, puesto que el domicilio es una parte de un territorio, en este caso, de un departamento. Es importante tener en cuenta además que una cosa es el lugar de ejecución del contrato y otra el domicilio contractual, entendido este último como la ciudad o municipio donde el contratista atenderá las notificaciones, actos judiciales o extrajudiciales que se generen como consecuencia del mismo contrato.
En este sentido, si en el contrato se pactó el departamento del Amazonas como domicilio contractual, en sana lógica debe entenderse que el contrato se ejecutará en el departamento del Amazonas, pero el domicilio o residencia será la ciudad donde el contratista presta habitualmente sus servicios.
Al respecto, el Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa en Concepto 24904 de 2018 expresó:
“ (...) En este sentido es dable acotar que cuando se pretende que las actividades pactadas en un contrato se ejecuten en distintos lugares de un área territorial, lo más lógico es que la partes estipulen la jurisdicción que comprende esa área (municipios, departamento, distrito, provincia, asociación de municipios, área metropolitana, comunidad indígena, resguardo), sin que ello signifique que no pueda pactarse el pago de viáticos y gastos de viaje (transporte) cuando quiera que el contratista deba desplazarse del lugar donde presta el servicio (sede del Centro) a otro sitio o ciudad, dado que esos gastos constituyen cargas adicionales no previstas al momento de contratar; pero en todo caso deben estar estipulados en el contrato para que la Entidad los pueda pagar...
Ahora bien, se debe señalar que una cosa es el lugar de ejecución del contrato y otra el domicilio contractual, no obstante puedan concurrir en el mismo lugar. El domicilio como se anotó anteriormente determina el juez competente para conocer de los procesos judiciales que puedan surgir derivados de dicho contrato y el lugar de ejecución determina el o los lugares donde se deberá desarrollar el contrato.
Referente a su inquietud sobre el costo que representa la aplicación de la Resolución 092 de 2015, debido a que los contratistas deben ejecutar el contrato en los distintos municipios del Departamento (...), es pertinente señalar que el problema no radica en lo previsto en la resolución 092 de 2015, sino en lo que se pacta en el contrato y en la programación que se hace de las actividades a ejecutar, ya que desde el momento mismo de la elaboración de los estudios previos y la minuta de los contratos se deben prever los lugares donde se requiere el servicio y cuál va a ser el domicilio contractual. De manera tal que si el contratista debe prestar sus servicios en diferentes municipios esta situación debe preverse y presupuestarse dentro de los costos del contrato...”
Por lo expuesto, debe analizarse en cada caso particular si se debe aclarar alguna cláusula del contrato con el objeto de dejar expresamente señalado cual será el domicilio contractual y cual el lugar de ejecución de los contratos, caso en el cual habrá lugar a reconocer gastos de desplazamiento u otros emolumentos cuando el contratista se desplace a lugares diferentes a los pactados para la ejecución de dicho contrato, sin dejar de lado que quien autoriza estos desplazamientos es la entidad y que su programación debe ser la excepción y no la regla general...” (Subrayado en el texto)
De manera que los gastos de desplazamiento (gastos de viaje, transporte, alimentación y alojamiento) en que se incurra para el desplazamiento de los Contratistas a sitios o lugares fuera de su domicilio contractual para la ejecución y desarrollo del objeto del contrato, correrán a cargo del SENA, pero este reconocimiento debe estar determinado en el respectivo contrato de prestación de servicios y en los estudios previos del proceso de selección que se adelantó en su oportunidad”.
Así mismo, a través de concepto SENA No. 004 de 2023[2], se indica lo siguiente:
“Como se informó anteriormente el contratista tiene derecho a los gastos de viaje (alimentación, hospedaje) y transporte cuando deban salir fuera de su domicilio contractual en virtud a lo dispuesto en el artículo 2 de la Resolución 0092 de 2015 “ (…) Los Subdirectores de Centro y Directores Regionales deberán adelantar el trámite de estudio, liquidación, aprobación, ordenación de gasto y ordenación del pago de transporte, alojamiento y alimentación de los contratistas que tengan que cumplir su objeto contractual fuera de su domicilio contractual. (…) PARÁGRAFO. El acto administrativo mediante el cual se aprueba, autoriza y ordena los gastos de desplazamiento al contratista, es el establecido por la Dirección Administrativa y Financiera, el cual se debe enviar con la debida anticipación al Grupo de Presupuesto en la Dirección General y a los Grupos de Apoyo Administrativo o quien haga sus veces en las Regionales y Centros para el registro presupuestal previo.”
Respecto a los gastos de transporte, como se manifestó anteriormente, la Resolución 092 de 2015, en el artículo 1, define los gastos de transporte como el pago que se confiere a contratistas para cubrir el valor de los tiquetes aéreos o terrestres en que tengan que incurrir para desplazarse fuera de su domicilio contractual para el cumplimiento y alcance de los resultados para los cuales fueron contratados previa autorización escrita del Ordenador del Gasto respectivo.
En concordancia con el artículo 6 ibidem que prevé:
ARTÍCULO 6o. GASTOS DE TRANSPORTE. Los gastos de transporte serán cubiertos en las siguientes modalidades:
1. Entregando los tiquetes
2. Cuando haya desplazamiento terrestre se podrá entregar al contratista el valor que corresponda, de acuerdo con las tarifas oficiales fijadas para el transporte intermunicipal, según sea el caso.
En los lugares donde no haya prestador oficial del servicio de transporte, el valor a reconocer será el establecido por quien preste el servicio, entre los lugares de origen y destino, cuyas tarifas serán previamente verificadas y aprobadas por el ordenador del gasto.
PARÁGRAFO. En el evento en que no se cuente con el contrato de suministro de tiquetes aéreos, el contratista podrá ser autorizado para adquirir los pasajes y el valor a reconocer será el equivalente a la tarifa comercial en clase económica.
Además, el artículo 7 de la Resolución señala los otros gastos de transporte que se reconocen para el traslado entre termínales y ciudades.
Así las cosas, la Resolución 092 de 2015 en los artículos 1, 6 y 7 establece los gastos de transporte a los contratistas de la entidad, normatividad que cobija a los contratistas instructores del programa SER”.
Como se evidencia de los anteriores pronunciamientos, es claro que si en los estudios previos se estableció que el lugar de ejecución del contrato es Leticia, Amazonas, los desplazamientos a lugares diferentes a los pactados para la ejecución de dicho contrato podrían generar los gastos de desplazamiento a que haya lugar. Ello teniendo en cuenta que desde el momento mismo de la elaboración de los estudios previos y la minuta de los contratos se deben prever los lugares donde se requiere el servicio y cuál va a ser el domicilio contractual. De manera tal que si el contratista debe prestar sus servicios en diferentes municipios esta situación debe preverse y presupuestarse dentro de los costos del contrato.
Ahora bien, la Resolución 092 de 2015 “Por la cual se reglamentan los gastos de viaje para los contratistas del SENA y se deroga la resolución 01232 de 2013" establece en el artículo primero, respecto a la definición de gastos de viaje, lo siguiente: “GASTOS DE VIAJE: Corresponde al pago que se confiere a contratistas para cubrir el valor de los tiquetes aéreos o terrestres en que tengan que incurrir para desplazarse fuera de su domicilio contractual para el cumplimiento y alcance de los resultados para los cuales fueron contratados, previa autorización escrita del Ordenador del Gasto respectivo” (subrayado fuera de texto)
En la citada resolución, tampoco se establecen criterios para determinar cuándo reconocer gastos de viaje, en razón de la distancia a la que deba desplazarse para el cumplimiento de su objeto contractual.
De acuerdo a lo anterior, se procederá a absolver los interrogantes planteados en su solicitud:
“¿Es posible el pago de viáticos y gastos de viaje para contratistas dentro del Departamento del Amazonas, teniendo en cuenta los estudios previos y minuta que fijan el domicilio en Leticia?”
Si en los estudios previos se estableció que el lugar de ejecución del contrato es Leticia, Amazonas, los desplazamientos a lugares diferentes a los pactados para la ejecución de dicho contrato podrían generar el reconocimiento de los gastos de desplazamiento a que haya lugar.
“En el evento de ser posible este pago,
¿Cuál sería el procedimiento o la forma de definir los sitios, ciudades o municipios alejados?
¿Existe un parámetro determinado para este fin?”
La Resolución 092 de 2015, no establece criterios para determinar cuándo por la distancia específica del lugar de ejecución contractual, deben reconocerse gastos de viaje, pues se podrían reconocer estos, cuando por razones de distancia y a juicio del Ordenador del Gasto así se requiera.
“¿Puede la Subdirección de Centro expedir un acto administrativo reglamentando los viáticos de contratista, en especial de instructores Contratistas en la Regional Amazonas, considerando las distancias y vías de acceso – fluvial o aéreo)?”.
Actualmente quien tiene la facultad de expedir actos administrativos para reglamentar los gastos de viaje para los contratistas del SENA, es el Director General de la entidad, ello de conformidad con lo establecido en el numeral 4 del artículo 4 del Decreto 249 de 2004:
“ARTÍCULO 4o. Dirección General. Además de las señaladas en el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, son funciones de la Dirección General las siguientes:
(…)
4. Dirigir, coordinar y controlar las funciones administrativas y técnicas de los proyectos operativos, dictar los actos administrativos, celebrar los contratos necesarios para la gestión administrativa, los convenios de cooperación técnica nacional e internacional, contratar expertos nacionales o extranjeros cuyos conocimientos o experiencia se requiera para adelantar programas o proyectos institucionales, con miras al cumplimiento de la misión de la entidad, de conformidad con las normas legales vigentes”. Subrayado fuera de texto.
En estos términos y conforme a la normatividad y jurisprudencia vigentes a la fecha de emisión de este concepto, se da respuesta al cuestionamiento formulado, indicando que este se rinde de conformidad con lo dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA
Coordinadora Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos
Dirección Jurídica- Dirección General
1. https://normograma.sena.edu.co/docs/concepto_sena_0002433_2021.htm#INICIO
2. https://normograma.sena.edu.co/docs/concepto_sena_0000004_2023.htm
