Concepto 26073 de 2023 SENA

CONCEPTO 26073 DE 2023

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<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

En atención de su comunicación del asunto, allegada el pasado 19 de abril de la presente anualidad, manifestamos lo pertinente. En primer lugar, en su comunicación indica como aspectos relevantes los siguientes:

El comité de Convivencia laboral de la Regional Distrito capital necesita un concepto jurídico “(…) para responder un derecho de petición de una funcionaria con respecto a proporcionarle actas en dónde participó ella y personas distintas. Debido a la confidencialidad de la información tenemos duda de enviarla por lo que hay participación de otras personas o involucrados en el acta.”

Seguidamente se interroga si “…al desarrollar el acta en la plataforma Compromiso. Debemos colocar toda la información del desarrollo de la misma, puesto que la información también quedaría expuesta a ser consultada y compartida con otras personas.”

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

PRECEDENTES NORMATIVOS

Para el análisis del presente concepto se tendrán en cuenta los siguientes fundamentos normativos y doctrinales:

Constitución Política artículos 2, 15, 21, así:

“ARTÍCULO 2o. Las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares. (n.f.t)

ARTÍCULO 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

ARTÍCULO 21. Se garantiza el derecho a la honra. La ley señalará la forma de su protección.

Ley 1010 de 2006, sobre medidas de acoso laboral modificada por la ley 2209 de 2022 (mayo 23) “por medio de la cual se modifica el artículo 18 de la ley 1010 de 2006”; artículos 1, 2, 9 numeral 2, 13 incisos 1 y 2:

ARTÍCULO 1o. OBJETO DE LA LEY Y BIENES PROTEGIDOS POR ELLA. La presente ley tiene por objeto definir, prevenir, corregir y sancionar las diversas formas de agresión, maltrato, vejámenes, trato desconsiderado y ofensivo y en general todo ultraje a la dignidad humana que se ejercen sobre quienes realizan sus actividades económicas en el contexto de una relación laboral privada o pública.

Son bienes jurídicos protegidos por la presente ley: el trabajo en condiciones dignas y justas, la libertad, la intimidad, la honra y la salud mental de los trabajadores, empleados, la armonía entre quienes comparten un mismo ambiente laboral y el buen ambiente en la empresa.

(...)

ARTÍCULO 9. Medidas preventivas y correctivas del acoso laboral. (Corregido por el Decreto Nacional 231 de 2006.)

1. Los reglamentos de trabajo de las empresas e instituciones deberán prever mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral y establecer un procedimiento interno, confidencial, conciliatorio y efectivo para superar las que ocurran en el lugar de trabajo. Los comités de empresa de carácter bipartito, donde existan, podrán asumir funciones relacionados con acoso laboral en los reglamentos de trabajo.

2. La víctima del acoso laboral podrá poner en conocimiento del Inspector de Trabajo con competencia en el lugar de los hechos, de los Inspectores Municipales de Policía, de los Personeros Municipales o de la Defensoría del Pueblo, a prevención, la ocurrencia de una situación continuada y ostensible de acoso laboral. La denuncia deberá dirigirse por escrito en que se detallen los hechos denunciados y al que se anexa prueba sumaria de los mismos. La autoridad que reciba la denuncia en tales términos conminará preventivamente al empleador para que ponga en marcha los procedimientos confidenciales referidos en el numeral 1 de este artículo y programe actividades pedagógicas o terapias grupales de mejoramiento de las relaciones entre quienes comparten una relación laboral dentro de una empresa. Para adoptar esta medida se escuchará a la parte denunciada.

3. Quien se considere víctima de una conducta de acoso laboral bajo alguna de las modalidades descritas en el artículo 2 de la presente ley podrá solicitar la intervención de una institución de conciliación autorizada legalmente a fin de que amigablemente se supere la situación de acoso laboral”.

Resolución 652 de 2012. Ministerio del Trabajo, modificada por la Resolución 1358 de 2012. “Por la cual se establece la conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral en entidades públicas y empresas privadas y se dictan otras disposiciones”. Artículos 6 cardinales 2, 4 y 5 y 8 cardinal 5:

“Artículo 6. Funciones del Comité de Convivencia Laboral. El Comité de Convivencia Laboral tendrá únicamente las siguientes funciones:

(...)

2. Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral, al interior de la entidad pública o empresa privada.

(...)

4. Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias.

5. Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de la confidencialidad”.

“Artículo 8. Secretaria del Comité de Convivencia Laboral. El Comité de Convivencia Laboral deberá elegir entre sus miembros un Secretario, por mutuo acuerdo, quien tendrá las siguientes funciones:

(...)

5. Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la información.”

Resolución Sena No. 2292 de 2012. Por la cual se establecen medidas para la prevención de conductas de acoso laboral en el SENA, se determina la conformación y el funcionamiento de los Comités de Convivencia Laboral en la Entidad. Artículos 1 inciso 1, 2, 21 y 22:

“ARTÍCULO 1o. OBJETIVO. El principal objetivo de la presente reglamentación es prevenir las diversas formas de agresión, maltrato, trato desconsiderado u ofensivo y en general toda clase de ultraje a la dignidad humana que se presente en el marco de las relaciones laborales que tengan lugar en la entidad. De igual manera determinan procedimientos internos que deben adelantarse cuando una de las conductas aludidas se haya cometido.

“ARTÍCULO 21. OBJETIVO DE ESTE PROCEDIMIENTO. El procedimiento Conciliatorio Interno, tiene como objeto prevenir o corregir situaciones de acoso laboral que se presenten en la entidad. Este procedimiento está caracterizado por la confidencialidad, reserva y el diálogo, en procura de superar y corregir esta clase de conductas.” (n.f.t.)

Compromiso: Guía. Protocolo Acoso Laboral y Sexual.

“6.4 CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIóN DE LOS AFECTADOS.

Se pretende con el protocolo trazar una ruta que haga ágil y eficaz la presentación de la denuncia por presuntas situaciones de acoso laboral y sexual, y que se proteja en todos los casos la intimidad, confidencialidad y dignidad de las personas afectadas.

Como parte de este protocolo se debe mantener una estricta confidencialidad en todas las investigaciones, respetando el debido proceso a las partes involucradas y de acuerdo a la normatividad de la reserva sumarial.” (PG. 9)

Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Artículos 3 literales c) g); 4 literales a) y c):

“ARTÍCULO 3o. DEFINICIONES. Para los efectos de la presente ley, se entiende por:

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.”

“Artículo 4. Principios para el Tratamiento de datos personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;”

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.”

Ley 1712 de 2014, Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, artículos 6, literales c) y d); 9, literal c) y parágrafo segundo, artículo 24:

“ARTÍCULO 6o. DEFINICIONES.

c) Información pública clasificada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de esta ley;

d) Información pública reservada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de esta ley;”

“ARTÍCULO 9o. INFORMACIÓN MÍNIMA OBLIGATORIA RESPECTO A LA ESTRUCTURA DEL SUJETO OBLIGADO. Todo sujeto obligado deberá publicar la siguiente información mínima obligatoria de manera proactiva en los sistemas de información del Estado o herramientas que lo sustituyan:

c) Un directorio que incluya el cargo, direcciones de correo electrónico y teléfono del despacho de los empleados y funcionarios y las escalas salariales correspondientes a las categorías de todos los servidores que trabajan en el sujeto obligado, de conformidad con el formato de información de servidores públicos y contratistas;

(...) PARÁGRAFO 2o. En relación a los literales c) y e) del presente artículo, el Departamento Administrativo de la Función Pública establecerá un formato de información de los servidores públicos y de personas naturales con contratos de prestación de servicios, el cual contendrá los nombres y apellidos completos, ciudad de nacimiento, formación académica, experiencia laboral y profesional de los funcionarios y de los contratistas. Se omitirá cualquier información que afecte la privacidad y el buen nombre de los servidores públicos y contratistas, en los términos definidos por la Constitución y la ley.”

ARTÍCULO 18. Información exceptuada por daño de derechos a personas naturales o jurídicas. Es toda aquella información pública clasificada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito, siempre que el acceso pudiere causar un daño a los siguientes derechos:

a) El derecho de toda persona a la intimidad, bajo las limitaciones propias que impone la condición de servidor público, en concordancia con lo estipulado por el artículo 24 de la Ley 1437 de 2011.

(Corregido por Art. 1, Decreto Ley 2199 de 2015.)

b) El derecho de toda persona a la vida, la salud o la seguridad;

c) Los secretos comerciales, industriales y profesionales”

DECRETO 103 DE 2015 (Enero 20) Derogado Parcialmente por el Decreto 1081 de 2015. “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”, artículos 25 y 26, así:

Artículo 25. Acceso general a datos semiprivados, privados o sensibles. La información pública que contiene datos semiprivados o privados, definidos en los literales g) y h) del artículo 3 de la Ley 1266 de 2008, o datos personales o sensibles, según lo previsto en los artículos 3 y 5 de la Ley 1581 de 2012 y en el numeral 3° del artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, solo podrá divulgarse según las reglas establecidas en dichas normas.

Artículo 26. Acceso a datos personales en posesión de los sujetos obligados. Los sujetos obligados no podrán permitir el acceso a datos personales sin autorización del titular de la información, salvo que concurra alguna de las excepciones consagradas en los artículos 6 y 10 de la Ley 1581 de 2012”.

LEY 2220 DE 2022 (Junio 30), “Por medio de la cual se expide el estatuto de conciliación y se dictan otras disposiciones.”

“ARTÍCULO 4. Principios. La conciliación se guiará, entre otros, por los siguientes principios:

(...)

4. Confidencialidad. El conciliador, las partes y quienes asistan a la audiencia, mantendrán y garantizarán el carácter confidencial de todos los asuntos relacionados con la conciliación, incluyendo las fórmulas de acuerdo que se propongan y los datos sensibles de las partes, los cuales no podrán utilizarse como pruebas en el proceso subsiguiente cuando este tenga lugar.

(...)

ARTÍCULO 109. Contenido del acta de la audiencia de conciliación. El acta de audiencia de conciliación deberá contener, por lo menos, lo siguiente:

1. Lugar, fecha y hora de audiencia de conciliación.

2. Identificación del agente del Ministerio Público.

3. Identificación de las personas citadas, con señalamiento expreso de quienes asisten a la audiencia.

4. Relación sucinta de los hechos motivo de la conciliación y de las pretensiones que el convocante formularía en una eventual demanda y la posición de las partes frente a la posibilidad de llegar a un acuerdo conciliatorio.

5. En el evento en que las partes arriben a un acuerdo, deberá dejarse constancia expresa de su aceptación por las mismas e indicación de la cuantía, modo, tiempo y lugar de cumplimiento de las obligaciones pactadas.

6. Si la conciliación versa sobre los efectos económicos de un acto administrativo de carácter particular, también se indicará y justificará en el acta cuál o cuáles de las causales de revocación directa previstas en el artículo 93 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, o normas que lo sustituyan, sirven de fundamento al acuerdo e, igualmente, se precisará si con ocasión del acuerdo celebrado se produce la revocatoria total o parcial del mismo.

7. Si el acuerdo es parcial, se dejará constancia de ello, precisando los puntos que fueron materia de arreglo y aquellos que no lo fueron, advirtiendo a los interesados acerca de su derecho de acudir ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo para demandar respecto de lo que no fue objeto de acuerdo.

8. Firma manuscrita o digital del agente del Ministerio Público y de los demás intervinientes. Si la audiencia se realiza por medios virtuales, el acta será suscrita únicamente por el agente del Ministerio Público.

PARÁGRAFO. En ningún caso, las actas de conciliación requerirán ser elevadas a escritura pública”.

Jurisprudencia:

“Al respecto, la Corte Constitucional ha dicho que el derecho a la intimidad “garantiza en los asociados, el poder contar con una esfera o espacio de vida privada no susceptible de la interferencia arbitraria de las demás personas”[34]. Tiene dos dimensiones: una negativa, referida al secreto de la vida privada que restringe cualquier injerencia arbitraria y prohíbe la divulgación de información privada[35]; y otra positiva, referida a la libertad de todas las personas para tomar decisiones que conciernen a su vida privada.

En la sentencia C-602 de 2016, sostuvo que,

“Tal derecho, ampara varias posiciones y relaciones generales, de las que se desprenden muchas otras particulares o específicas. En primer lugar, confiere a su titular la facultad (permisión) de oponerse (i) a la intromisión injustificada en la órbita que se ha reservado para sí o su familia, (ii) a la divulgación injustificada de los hechos privados o (iii) a las restricciones injustificadas a su libertad de tomar las decisiones acerca de asuntos que solo le conciernen a la persona. En segundo lugar, le impone a las autoridades y particulares el deber (prohibición) de abstenerse de ejecutar actos que impliquen (iii) la intromisión injustificada en dicha órbita, (iv) la divulgación de los hechos privados o (v) la restricción injustificada de la libertad de elegir en asuntos que solo le conciernen a la persona o a su familia. En tercer lugar, impone a las autoridades el deber (mandato) (vi) de adoptar las medidas normativas, judiciales y administrativas a efectos de asegurar el respeto de las dimensiones del derecho” (subrayado fuera de texto). Sentencia C-098 de 2022. M.P.: Antonio José Lizarazo Ocampo.

“Conforme los precedentes anotados, la Corte encuentra que la afectación de los derechos a la honra y al buen nombre se deriva bien de la divulgación de datos personales que están vinculados a la intimidad de las personas y, por lo mismo, no están llamados a ser conocidos por terceros, o por la difusión de datos falsos o inexactos que menoscaban el patrimonio moral del individuo, conformado precisamente por la percepción que del mismo tienen los demás y el juicio correlativo de valor que realizan sobre su propia conducta. Estas dos facetas de los derechos en comento, como es sencillo advertir, dependen, a menos que el receptor del mensaje sea la misma víctima, de un comportamiento que haga pública la información íntima o la imputación deshonrosas, pues si la misma no sale de la esfera privada de quien la emite, no podría materializarse el daño al bien jurídico protegido por el derecho fundamental, el cual gravita necesariamente sobre la percepción del sujeto concernido los demás individuos. Adicionalmente, como se explicará en la tercera sección de esta sentencia, la perspectiva contraria, esto es, aquella que predique la vulneración del derecho a la honra y al buen nombre incluso cuando se basa en información expresada en el ámbito eminentemente privado, impone una restricción desproporcionada a la libertad de expresión y, de una manera más amplia, a la cláusula general de libertad.” Sentencia C-098 de 2022. M.P.: Sentencia C-452 de 2016. M.P.: Luis Ernesto Vargas Silva.

ANÁLISIS JURÍDICO

En relación con el asunto consultado, se precisa que el Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa de la Dirección Jurídica, no resuelve casos particulares ni entra a analizar situaciones concretas que son del resorte de las áreas o instancias institucionales que tienen la competencia para abordarlos y resolverlos o brindar la orientación o asesoría pertinente. Nuestra dependencia emite conceptos de carácter general sobre dudas en la interpretación de las normas jurídicas o cuando quiera que se presenten enfoques diferenciales en su aplicación a fin de dilucidar el tema y lograr la unidad doctrinal.

Dicho lo anterior y con fundamento en el contenido de las normas y soportes jurídicos citados, se procede a responder la solicitud formulada, en los aspectos principales que se observan en la situación planteada; esto es, la procedencia de la aplicación de la ley de acoso laboral en el caso, y los aspectos de procedimiento interno para el trámite de acoso laboral, esto en los siguientes términos:

Los Métodos Alternativos de Solución de Conflictos (MASC) son herramientas que ofrecen a las personas diversas oportunidades para solucionar sus conflictos por sí mismas o con la ayuda de un tercero sin la necesidad de acudir a los despachos judiciales.

El Comité de Convivencia es un grupo de vigilancia que contribuye a la protección de los trabajadores contra los riesgos psicosociales. Algunos de estos pueden ser el estrés, el acoso o las enfermedades laborales. El Ministerio de Trabajo es la entidad que demanda su cumplimiento según la Resolución 652 de 2012 reformada por la Resolución 1358 de 2012. Consecuentemente, el Comité de Convivencia Laboral es, además una estrategia para impulsar el bienestar laboral, un método para solucionar diferentes tipos de conflictos entre las empresas y los empleadores, constituyéndose en una herramienta o método alternativo de solución de conflictos.

Una de las funciones del Comité de Convivencia laboral, quizá la más importante, es examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral, al interior de la entidad o empresa.

De igual manera, el procedimiento conciliatorio interno utilizado por el comité de convivencia como mecanismo preventivo de las situaciones de acoso laboral debe ser confidencial, reservado, basado en el diálogo y respeto mutuo.

Por consiguiente, en caso de situaciones de acoso laboral, las actas elaboradas en desarrollo del procedimiento interno tienen carácter reservado y no pueden ni deben publicarse en ninguna plataforma; o ubicarse en bases de datos o agregarse en sistemas de información que puedan exponer en lo mínimo los principios, derechos y prerrogativas protegidas por la ley de la materia, y es así que las autoridades administrativas establecidas o creadas, conforme lo consagra la Constitución Política de Colombia, deben brindar protección a todos los residentes en Colombia; en especial, en su vida, honra, y demás derechos fundamentales. Dentro de los derechos mencionados, atañen a nuestro análisis el derecho a la intimidad y a la honra.

Ahora bien, en el contexto de los procedimientos de acoso laboral tenemos que la ley general que reguló los mismos y la protección de los derechos de los trabajadores, desde su propio objetivo plantea que son bienes protegidos en dicha normativa: la intimidad y la honra.

Así, en el desarrollo regulatorio que el Ministerio del trabajo ha hecho, la Resolución 652 de 2012 modificada por la Resolución 1356 de la misma anualidad, es clara y enfática al señalar que los integrantes del Comité preferiblemente contarán con competencias actitudinales y comportamentales tales como: respeto, imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de información y ética; así mismo, habilidades de comunicación asertiva, liderazgo y resolución de conflictos.

Por tanto, desde este punto de partida inician una serie de llamados a la observancia de la reserva de las actuaciones y la confidencialidad de las mismas.

De otra parte, la misma norma en su artículo octavo, al establecerlas funciones de la secretaría de los comités CL, enfatiza en que debe llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y “…velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la información.”

Por su parte, el Sena al reglamentar el procedimiento interno del acoso laboral desde el objetivo general propende por el respeto a la dignidad humana (intimidad, honra, buen nombre); y al señalar los objetivos del trámite hace lo propio cuando señala que son características del mismo la confidencialidad y la reserva. Tanto es así que la reglamentación interna no autoriza expedición de copias de actas o publicación de las mismas.

Hasta aquí tenemos que la reserva de información, datos y por tanto todas las piezas procesales y de forma del trámite conciliatorio del acoso laboral tiene carácter o categoría de reservado, lo cual no riñe con ningún otro contenido normativo, cuya prevalencia persistirá siempre sobre cualquier otro instrumento que no tenga la misma o superior categoría que las normas antes citadas.

Ahora bien, aunado a lo anterior, es necesario tener claridad sobre el principio de especialidad normativa (lex specialis derogat legi generali), que ha sido calificado por la jurisprudencia como principio general del Derecho, junto con el de jerarquía (lex superior derogat legi inferiori) y el de temporalidad o cronología de las normas (lex posterior derogat legi priori), es considerado como un criterio tradicional de solución de las contradicciones y vacíos normativos que se producen cuando, ante unas mismas condiciones fácticas, se imputan consecuencias jurídicas que no pueden observarse simultáneamente o no se establecen en las mismas.

El principio de especialidad normativa hace referencia a la materia regulada y supone el tránsito de una regla más amplia, que afecta a todo un género, a una regla menos extensa, que afecta exclusivamente a una especie de dicho género. En el caso analizado, la Resolución 652 de 2012 en su artículo 6, establece las funciones del Comité de Convivencia Laboral, particularmente los numerales 4 y 5 determina que este deberá adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias y formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de la confidencialidad, nos deja un vacío normativo por cuanto no determina la forma de realizar estas labores ni como se debe plasmar dichos acuerdos y compromisos a los cuales se ha llegado en audiencia conciliatoria de intereses.

En este caso, entra a aplicarse el principio de especialidad normativa como fuente para superar este vacío y es allí donde nos apoyamos en la Ley 2220 de 2022 (Junio 30), “Por medio de la cual se expide el estatuto de conciliación y se dictan otras disposiciones.”, en el Capítulo II, del procedimiento conciliatorio en asuntos de lo contencioso administrativo, artículos 108 y 109 que nos indican el procedimiento a seguir en una audiencia de conciliación extrajudicial y el contenido del acta de esta, obviamente ajustando los mismos a la condición de voluntariedad y particularidad del trámite que debe surtir el Comité de Convivencia Laboral.

Pero, a más de lo anterior y en refuerzo de la posición indicada en un comienzo, tenemos que de acuerdo con la definición de la ley de protección de datos personales; estos consisten en cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Su tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).

La protección de datos es tan relevante que la norma consultada contiene una serie de principios extensa, para restringir las posibles invasiones a tales datos como atributo de la intimidad, honra y buen nombre de las personas; por tanto, acompaña todo movimiento de procedimientos que involucren este tipo de datos.

En consecuencia, el tratamiento de datos debe sujetarse a la ley de regulación y demás disposiciones que la desarrollen; por lo anterior, sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Y si se trata de datos no públicos se debe garantizar la reserva de la información, con excepción de lo autorizado en la misma ley mencionada.

Al continuar el análisis, se encuentra que las actas de los comités de convivencia podrían catalogarse como información y documentos de gestión, por lo cual, entran a la escena la obligación y deber de brindar acceso a la información, desde la Ley de Transparencia. Sin embargo, a partir de la definición de dato personal y en concordancia con la definición de información pública reservada, tenemos claro que, es exceptuada de acceso a la ciudadanía para evitar daño a intereses públicos y/o privados y bajo la premisa que está expresamente prohibido por una norma legal o constitucional, lo cual en el caso aplica, según la Ley 1010 de 2006 y los artículos 2, 15, y 21 de la Constitución Política de Colombia.

CONCLUSIONES

Teniendo en cuenta la normatividad enunciada, el contexto general de la respuesta de la consulta, y para mayor claridad se concluye de la siguiente manera en atención a los interrogantes planteados, lo siguiente:

En primera instancia, no es posible, bajo ningún aspecto, extender copias de las actas del Comité de Conciliación Laboral a terceras personas, que no son sujetos intervinientes dentro del procedimiento conciliatorio de acoso laboral, que maneja este órgano, por cuanto es obligación del Comité garantizar el principio de confidencialidad y en especial del secretario del mismo velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la información.

Como no se aclara en la solicitud, la calidad de los terceros participantes debe tenerse en cuenta como obligatoria la siguiente regla general: Sólo los extremos del posible acoso o por orden judicial o administrativa, pueden solicitar y obtener copias de las actuaciones y actas levantadas con ocasión de su participación en actuaciones del trámite dado a una queja, es decir, se podrán expedir copia del aparte de su intervención. Se aclara, que si se trata de solicitud de copia por parte de los testigos citados se podrá expedir copia de su testimonio y nada más.

Ahora bien, para el desarrollo de la diligencia de concertación de compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de la controversia, en especial para la construcción de la correspondiente acta de dicha diligencia debemos, atendiendo los principios de analogía y especialidad normativa, seguir las pautas señaladas en el artículo 109 de la Ley 2220 de 2022.

De igual manera, y dando respuesta al interrogante “…al desarrollar el acta en la plataforma Compromiso. Debemos colocar toda la información del desarrollo de la misma, puesto que la información también quedaría expuesta a ser consultada y compartida con otras personas", las actas de los comités de convivencia no son susceptibles de publicación en ninguna plataforma de sistema de calidad de la entidad, ni pueden reposar en lugar diferente al que sea utilizado por el respectivo comité y su secretaria con el fin de salvaguardar la reserva ordenada por la Constitución Política y la ley especial de la materia en acoso laboral.

Respecto de otro tipo de actas, teniendo en cuenta que el Comité es un órgano que ejerce su función como medio alternativo de solución de conflictos (MASC), no es entendible ni aceptable la participación de terceros ajenos al respectivo comité, exceptuando las reuniones de capacitación o donde los terceros ajenos al organismo hayan sido citados para obtener aportes técnicos en alguna situación.

El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015.

Cordial saludo,

GLORIA ACOSTA CONTRERAS
Coordinadora
Grupo Conceptos Jurídicos y Producción Normativa - Dirección Jurídica