CONCEPTO 30367 DE 2017
(junio 20)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C
XXXXXXXXXXXXXXX
| ASUNTO: | Concepto Jurídico-Derecho de Petición Liquidación Prestaciones Sociales |
En atención a su comunicación remitida con el correo electrónico de fecha 09 de junio de 2017, mediante el cual solicita apoyo frente a un derecho de petición presentado el 31 de mayo de la presente anualidad, en que la hermana de un funcionario fallecido, solicita copia de la liquidación con el fin de “comparecer” el total de dicha liquidación, me permito manifestarle:
ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS
Es pertinente señalar que los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.
En atención a la consulta, de manera comedida le informo que esta dependencia no es la competente para resolver situaciones individuales ni conceptuar sobre procedimientos de trámites o hacer aclaraciones/modificaciones a los actos administrativos proferidos por los competentes al interior del SENA. También es pertinente indicarle que en virtud de los principios de economía y celeridad, establecidos en la Constitución Política y el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las inquietudes sobre diversas temáticas se deben aclarar al interior de la Entidad agotando el conducto regular, vale decir, acudiendo al funcionario que maneje la temática, al competente o al ordenador del gasto que deba tomar la decisión.
El Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa, no tiene asignadas funciones administrativas en materia contractual, de recursos humanos y similares, por lo tanto tomar una decisión vía administrativa en un caso particular el cual no le compete e implicaría excederse en sus funciones lo que acarrearía la respectiva responsabilidad disciplinaria. No obstante, se abordará el tema de manera general a fin de orientar al peticionario.
CONCEPTO JURÍDICO
a) ANTECEDENTES
-De acuerdo con lo informado, el 1 de diciembre de 2016 falleció uno de los funcionarios de la Regional Guajira-SENA, específicamente el señor Jader Orlando Gutiérrez de Armas, quien en vida se identificada con cédula 80.030.330, registro civil de defunción No. 08847056.
- El causante ingresó al SENA el 01 de agosto de 2013, al momento de su deceso ocupaba el cargo de Instructor Grado 12 del Centro Industrial de Energías Alternativas de la Regional Guajira.
-El 02 de febrero de 2016, la señora Damelis Rocío Areiza Mejía, identificada con cédula 40.925.282, solicitó en representación de sus menores hijos, Sheila Andrea, y Jader, el reconocimiento del seguro de vida y las prestaciones sociales definitivas, así como los demás emolumentos que provengan del fallecimiento del servidor fallecido Jader Orlando Gutiérrez de Armas.
-El 15 de marzo de 2016, la señora Enis Teresa Díaz Vega, identificada con cédula 27.004.967, reclamó en el mismo sentido alegando su calidad de cónyuge del causante.
-Mediante la Resolución No. 013 del 17 de junio de 2016, se reliquida y reconoce el pago de prestaciones sociales definitivas y el seguro de vida por muerte del funcionario público; 50% del reconocimiento en cabeza de Damelis Rocía Areiza Mejía en representación de los dos hijos menores del funcionario fallecido y el 50% del reconocimiento en cabeza de Enis Teresa Díaz Vega, en calidad de cónyuge del causante. Este acto administrativo de carácter particular fue debidamente notificado a los interesados.
-El 31 de mayo de 2017, la señora Nury Gutiérrez de Armas, alegando la calidad de hermana del fallecido, solicita copia de la liquidación realizada con ocasión del fallecimiento de su hermano, al parecer para conocer el total de la liquidación.
-El 14 de junio de 2017, vía correo se solicitó a la peticionaria precisar el problema jurídico que plantea o la pregunta precisa que debe atender el concepto.
Se deja constancia que el presente concepto se rinde conforme con la información y soportes suministrados con el mismo. No se observa en la información o soporte suministrada que se pruebe el parentesco que se alega.
b) ANÁLISIS JURÍDICO
1. FALLECIMIENTO DEL TRABAJADOR/EMPLEADO
El carácter de heredero de una persona “se adquiere por la defunción del de cujus, que lo haya instituido como tal en su testamento, sin condición, o porque por los lazos de la sangre se halle en el caso de ser considerado como tal. Además de lo anterior se requiere la aceptación de este carácter” (Artículos 1289, 1290 y 1304 C.C). Generalmente coincide la calidad de heredero con ocasión del fallecimiento de un trabajador con la de los beneficiarios de las prestaciones a las cuales tenía derecho con ocasión del desempeño de su labor.
Se ha señalado por la jurisprudencia contenciosa, como para reconocer el derecho a prestaciones en calidad de herederos y beneficiarios del empleado público, no es requisito el adelantar juicio de sucesión. Advierte el Consejo de Estado, como es preciso manifestar que el artículo 204 del C.S. del T. fue derogado por el artículo 98 del decreto 1295 de 1994, ubicando en la misma categoría a los herederos forzosos (hijos, cónyuge y padres) y a los no forzosos (hermanos) dependientes económicos menores de 18 años o incapacitados en forma permanente de recibir sumas por la muerte del trabajador, último evento en el cual se encontraba uno de los demandantes.(1)
En consecuencia, una vez el empleador tenga noticia de la muerte del trabajador, es importante realizar inmediatamente la liquidación de salarios y prestaciones sociales adeudados, con corte a la fecha del fallecimiento. En caso de presentarse solicitudes reclamando la liquidación, habrá de verificarse la calidad de beneficiario del empleado fallecido con las pruebas que se aporten para tal efecto. Son beneficiarios en su orden:
-Si hubiere cónyuge e hijos, la mitad para el cónyuge y la otra mitad para los hijos por partes iguales. Si no hubiere cónyuge la suma se distribuye entre los hijos por partes iguales.
-Si no hubiere hijos la suma corresponde al cónyuge.
-Si no existiera ninguna de las personas a que se refieren los incisos anteriores, la suma se paga a los ascendientes por partes iguales y si hubiere uno solo de ellos, a éste se le paga toda la suma.
-A falta de descendientes, ascendientes, hijos adoptivos, padres adoptantes, hermanos y cónyuges, suceden al difunto los hijos de sus hermanos.
En caso de no presentarse beneficiarios que acrediten tal calidad, el empleador debe consignar los salarios y prestaciones sociales adeudadas ante el juez competente; así, si en algún momento se presenta algún beneficiario, puede realizar la respectiva reclamación para evitar incurrir en mora alguna.
De acuerdo con lo anterior, efectivamente el SENA procedió al reconocimiento prestacional al servidor fallecido, el cual fue otorgado a quienes reclamaron y demostraron su calidad de beneficiarios en calidad de hijos menores y cónyuge.
El SENA, mediante la Resolución No. 002693 del 15 de noviembre de 2007, adoptó el Manual de prestaciones Sociales de la Entidad, en el cual se dispuso:
[…] LIQUIDACIÓN DEFINITIVA DE SALARIOS Y PRESTACIONES. Cuando el empleado público o trabajador oficial del SENA se retira del servicio por cualquier causa establecida en la ley, se debe liquidar, reconocer y pagarle, mediante Resolución motivada, los siguientes conceptos, causados hasta el día anterior al de su desvinculación de la entidad, teniendo en cuenta lo indicado en este manual para cada concepto: - Asignación básica mensual que no se le haya pagado por nómina.- Auxilio de transporte que no se le haya pagado por nómina- Subsidio de alimentación que no se le haya pagado por nómina.- Prima de localización que no se le haya pagado por nómina- Prima de navegación que no se le haya pagado por nómina.- Horas extras, recargo nocturno, dominicales y festivos que no se le haya pagado por nómina.- Prima Técnica que no se le haya pagado por nómina. - Prima semestral proporcional. - Prima de navidad proporcional, por doceavas. - Vacaciones causadas que se le adeuden y las proporcionales. - Prima(s) de vacaciones causada(s) que se le adeude(n) y las proporcionales. - Bonificación especial de recreación causada(s) que se le adeude(n) y las proporcionales. - Cesantía e intereses causados, si estaba afiliado al Fondo Nacional de Vivienda del SENA. - Bonificación para trabajador oficial pensionado, si es el caso.
Para la expedición de la Resolución motivada que liquide, reconozca y ordene el pago de los respectivos conceptos, se requiere obtención previa del certificado de disponibilidad presupuestal; para el trámite de pago se requerirá registro presupuestal.
Los términos máximos para expedir la Resolución y hacer el pago de la liquidación, son los indicados en el capítulo "AUXILIO DE CESANTIA E INTERESES A LAS MISMAS //... // Trámite para el pago de cesantías por anticipo o desvinculación definitiva".
Si el reconocimiento y pago no se hace en los términos que allí se indica, la ley ha establecido una sanción moratoria equivalente a un día de salario por cada día de retardo hasta que se haga efectivo el pago; sin embargo, la entidad repetirá contra el funcionario cuando la mora se produjo por su culpa. Por lo anterior, si no se conoce una cuenta para consignarle al exfuncionario el valor de los salarios y prestaciones definitivas, ni él se presenta a reclamar el pago, el valor de la liquidación se debe consignar en la cuenta que señale el Juzgado Laboral de la ciudad, o el Juzgado Laboral que esté de reparto si son varios, indicando el nombre del exfuncionario y el concepto de la consignación, sin que este trámite exceda el término establecido para el pago de las cesantías.
En el evento que el retiro del servicio sea por muerte del empleado o trabajador, se deben pagar además los siguientes conceptos: - Seguro de vida, - Subsidio para funerales de trabajadores oficiales y subsidio por muerte de trabajador oficial en zona de orden público, si es el caso.
El trámite previo que debe adelantarse para el pago está especificado en cada uno de estos conceptos. (Subraya fuera de texto)
En este orden de ideas, el SENA deberá proceder de conformidad con lo establecido legalmente y en su manual para reconocer prestaciones sociales y el seguro de vida a un servidor que se retira del servicio por causa de su fallecimiento.
2. DERECHO DE PETICIÓN DE INFORMACIÓN
El derecho de petición es de raigambre constitucional, el mismo se encuentra en el artículo 23 de la norma de normas, y permite a los ciudadanos presentar peticiones a las autoridades y a los particulares, para que se les suministre información sobre situaciones de interés general y/o particular. Reza la norma en comento:
ARTICULO 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales
La norma constitucional se encuentra desarrollada en la Ley 1437 de 2011 y posteriormente, sin mayores modificaciones, en la Ley 1755 de 30 de junio de 2015, "por medio de la cual se regula el derecho fundamental de petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo".(2) De otra parte, en cumplimiento de lo dispuesto en el parágrafo del artículo 15 de la Ley 1755 de 2015, el Gobierno Nacional reglamentó el derecho de petición verbal a través del Decreto 1166 del 19 de julio 2016, “por el cual se adiciona el capítulo 12 al Título 3 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1069 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia del Derecho, relacionado con la presentación, tratamiento y radicación de las peticiones presentadas verbalmente”.
Ha señalado la jurisprudencia constitucional, como el núcleo esencial de este derecho no se limita a la simple obtención de una respuesta por parte de la entidad a la cual se ha dirigido el peticionario, sino que “reside en la resolución pronta y oportuna de la cuestión”(3) Este derecho es un instrumento que permite el ejercicio de otros derechos fundamentales como el derecho a la información, a la libertad de expresión, a la participación política, entre otros(4)
La Corte Constitucional en la sentencia T-389 de 2008, sintetizó los elementos que estructuran este derecho fundamental así:
[…] (i) El derecho de petición es fundamental y determinante para la efectividad de los mecanismos de la democracia participativa, garantizando a su vez otros derechos constitucionales, como los derechos a la información, a la participación política y a la libertad de expresión; (ii) el núcleo esencial del derecho de petición reside en la resolución pronta y oportuna de la cuestión; (iii) la petición debe ser resuelta de fondo, de manera clara, oportuna, precisa y congruente con lo solicitado; (iv) la respuesta debe producirse dentro de un plazo razonable, el cual debe ser lo más corto posible; (v)la respuesta no implica aceptación de lo solicitado ni tampoco se concreta siempre en una respuesta escrita; (vi) este derecho, por regla general, se aplica a entidades estatales, y en algunos casos a los particulares; (vii) el silencio administrativo negativo, entendido como un mecanismo para agotar la vía gubernativa y acceder a la vía judicial, no satisface el derecho fundamental de petición[8]pues su objeto es distinto. Por el contrario, el silencio administrativo es la prueba incontrovertible de que se ha violado el derecho de petición; (viii) el derecho de petición también es aplicable en la vía gubernativa; (ix) la falta de competencia de la entidad ante quien se plantea, no la exonera del deber de responder; y (x) ante la presentación de una petición, la entidad pública debe notificar su respuesta al interesado(...)”. (Sentencia T-249 de 2001 M.P. José Gregorio Hernández Galindo)
En lo relacionado con los términos con que cuenta la Administración o eventualmente el particular, para resolver las distintas modalidades de peticiones, dispuso:
Artículo 14. Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones. Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción. Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones:
1. Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes.
2. Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.
Parágrafo. Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí señalados, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en la ley expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto. (Subraya fuera de texto)
En consecuencia, so pena de incurrir en una falta disciplinaria, el derecho de petición debe ser respondido en el plazo legalmente establecido. En este orden de ideas, con fundamento en lo anterior, los particulares pueden solicitar y tener acceso a la información y documentación que repose en las diferentes entidades, siempre y cuando no se trate de información que por ley, no tengan el carácter de reservados, caso en los cuales no procede el derecho de petición.
Ahora bien, la respuesta debe ser de fondo ya que como lo ha señalado la jurisprudencia constitucional, pues debe “contener los elementos necesarios que demuestren un análisis sustantivo del contenido de la solicitud”. Así, la Corte Constitucional ha sostenido que la respuesta a un derecho de petición debe ser suficiente, efectiva y congruente.(5) La Corte ha dicho al respecto:
[…] una respuesta es: i.) suficiente cuando resuelve materialmente la petición y satisface los requerimientos del solicitante, sin perjuicio de que la respuesta sea negativa a sus pretensiones; ii.) efectiva si soluciona el caso que se plantea (C.P., Arts. 2o, 86 y 209) y iii.) congruente si existe coherencia entre lo respondido y lo pedido, de tal manera que la solución verse sobre lo preguntado y no sobre un tema semejante o relativo al asunto principal de la petición, sin que se excluya la posibilidad de suministrar información adicional que se encuentre relacionada con la petición propuesta” (Sentencia T-192 de 2007 M.P. Álvaro Tafur Gálvis)
Por otro lado, es preciso advertir, que no debe confundirse el derecho de petición como garantía constitucional, con el contenido de la respuesta al mismo:
[…] no se debe confundir el derecho de petición -cuyo núcleo esencial radica en la posibilidad de acudir ante la autoridad y en obtener pronta resolución- con el contenido de lo que se pide, es decir con la materia de la petición. La falta de respuesta o la resolución tardía son formas de violación de aquel y son susceptibles de la actuación protectora del juez mediante el uso de la acción de tutela, pues en tales casos se conculca un derecho constitucional fundamental. En cambio, lo que se debate ante la jurisdicción cuando se acusa el acto, expreso o presunto, proferido por la administración, alude al fondo de lo pedido, de manera independiente del derecho de petición como tal. (Sentencia T-242/93 M.P. José Gregorio Hernández Galindo)
En lo que se refiere a la información reservada tenemos que señalar como la Constitución de 1991 establece en su artículo 74 que “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”. La Corte Constitucional en sentencia T-621 de 1996, sostuvo:
[…] El derecho que tiene toda persona de acceder a documentos públicos, consagrado en el artículo 74 de la Constitución Nacional, según lo ha señalado esta Corporación es un derecho fundamental en la medida en que se encuentra en íntima conexidad con derechos fundamentales expresamente consagrados, como lo son los derechos de petición e información. (Subraya fuera de texto)
En desarrollo de este precepto constitucional, la Ley 1712 de 2014, “por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”, precisa en su artículo 2o que “Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley”. De otra parte, señala en su artículo 6o lo siguiente:
Artículo 6o. Definiciones.
a) Información. Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen;
b) Información pública. Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal;
c) Información pública clasificada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de esta ley;
d) Información pública reservada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de esta ley;
[…] (Subraya fuera de texto)
Se concluye entonces, que esta ley de transparencia y acceso a la información, traza que se conocerá como información reservada aquella que afecte intereses públicos (Artículo 19) y como clasificada aquella que afecte intereses particulares (Artículo 18). Entonces, tenemos que los artículos 18 y 19 de la norma ibídem señalan:
Artículo 18. Información exceptuada por daño de derechos a personas naturales o jurídicas. Es toda aquella información pública clasificada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito, siempre que el acceso pudiere causar un daño a los siguientes derechos:
a) El derecho de toda persona a la intimidad, bajo las limitaciones propias que impone la condición de servidor público, en concordancia con lo estipulado por el artículo 24 de la Ley 1437 de 2011;
b) El derecho de toda persona a la vida, la salud o la seguridad;
c) Los secretos comerciales, industriales y profesionales, así como los estipulados en el parágrafo del artículo 77 de la Ley 1474 de 2011.
Parágrafo. Estas excepciones tiene una duración ilimitada y no deberán aplicarse cuando la persona natural o jurídica ha consentido en la revelación de sus datos personales o privados o bien cuando es claro que la información fue entregada como parte de aquella información que debe estar bajo el régimen de publicidad aplicable.
Artículo 19. Información exceptuada por daño a los intereses públicos. Es toda aquella información pública reservada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito en las siguientes circunstancias, siempre que dicho acceso estuviere expresamente prohibido por una norma legal o constitucional:
a) La defensa y seguridad nacional;
b) La seguridad pública;
c) Las relaciones internacionales;
d) La prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, mientras que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos, según el caso;
e) El debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales;
f) La administración efectiva de la justicia;
g) Los derechos de la infancia y la adolescencia;
h) La estabilidad macroeconómica y financiera del país;
i) La salud pública.
Parágrafo. Se exceptúan también los documentos que contengan las opiniones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos.
La Corte Constitucional en sentencia de control abstracto de constitucionalidad C-274 de 2013, sostuvo:
[…] DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA-Contenido y alcance. Es titular del derecho a acceder a la información pública toda persona, sin exigir ninguna cualificación o interés particular para que se entienda que tiene derecho a solicitar y a recibir dicha información de conformidad con las reglas que establece la Constitución y el proyecto de ley. Esta disposición se ajusta a los parámetros constitucionales del derecho de petición, de información y del libre acceso a los documentos públicos, a los principios de la función pública, que consagran los artículos 20, 23, 74 y 209 de la Carta
Se tienen los siguientes escenarios con normas que impactan en materia de reserva documental el área laboral o de seguridad social(6):
-Las bases y la autoliquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, consagrada en el inciso primero del artículo del Decreto 1406 de 1999.
-La información y documentos referidos por el artículo 24 de la Ley 1437 de 2011, al señalar que son reservados:
1. Los protegidos por el secreto comercial o industrial.
2. Los relacionados con la defensa o seguridad nacionales.
3. Los amparados por el secreto profesional.
4. Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica, salvo que sean solicitados por los propios interesados o por sus apoderados con facultad expresa para acceder a esa información; y
5. Los relativos a las condiciones financieras de las operaciones de crédito público y tesorería que realice la Nación, por un término de seis (6) meses contados a partir de la realización de la respectiva operación.
En este orden de ideas, en cuanto a los documentos que integran la hoja de vida de un empleado público o servidor, no existe norma expresa reglamentaria de los documentos que se deben incorporar en ellas; sin embargo, de acuerdo con lo dicho por la Corte Constitucional en la sentencia T-120 de 1998, se ha concluido que todos los documentos que registren la historia laboral del funcionario público deben aparecer en su hoja de vida u hoja de servicios. En consecuencia, todos aquellos documentos que permitan verificar tiempos y calidad del desempeño en los cargos públicos, deben hacer parte de la hoja de vida del funcionario público.(7)
El Código Sustantivo del Trabajo de manera concreta no cuenta con una disposición expresa que hable sobre el deber que tienen las empresas de conservar los documentos en los que repose la información laboral de sus extrabajadores, sin embargo, el artículo 264 es el único que hace referencia al deber que tienen las empresas de guardar la información laboral de sus ex trabajadores y es solamente sobre aquellos a los que tengan que pagarle la pensión.
El artículo 51 del Decreto 1045 de 1978, establecía de la reserva documental de las historias clínicas y los documentos relativos a prestaciones sociales, amparados bajo el principio de reserva profesional.(8) Al respecto la Corte Constitucional en la sentencia T-217 de 2004, sostuvo:
[…] El secreto de un documento no puede llevarse al extremo de mantener bajo secreto su existencia. El objeto de protección constitucional es exclusivamente el contenido del documento. Su existencia, por el contrario, ha de ser público, a fin de garantizar que los ciudadanos tengan oportunidad mínima a fin de poder ejercer, de alguna manera, el derecho fundamental al control del poder público (art. 40 de la C.P.). Así, si bien la persona no puede conocer el contenido del documento, si puede establecer relaciones entre las decisiones soportadas en tales documentos y otros elementos de juicio, que le permitan, si lo considera pertinente, cuestionar la actuación estatal. Así, a través de proceso judicial, podrá lograr que se levante el sigilo (aunque sólo sea para el conocimiento reservado del juez), y se pueda controlar la actuación estatal.
[…] El Decreto 1045 de 1978 fue dictado por el Presidente de la República en ejercicio de facultades extraordinarias conferidas por el Legislador mediante Ley 5o de 1978. Así, está satisfecho el requisito de que se trate de una reserva legal. Ello no implica que necesariamente constituya una reserva admisible, pues puede resultar desproporcionada.
25.1 Para la Corte, resulta claro que la medida persigue un fin legítimo, cual es resguardar la información personal relativa a ingresos de trabajadores estatales. La medida resulta idónea y adecuada la medida, en cuanto el sigilo documental efectivamente impide el conocimiento de tal información. También se estima necesaria, en tanto que sólo mediante la prohibición de acceder a tales documentos, se impide que se vincule a una persona con una situación laboral y prestacional concreta. Tampoco, prima facie, se reputa desproporcionada, pues no existe, salvo circunstancias especiales y que demandan intervención administrativa o judicial, interés alguno en que las personas conozcan abiertamente dicha información.
Existen dos circunstancias que podrían alterar este estudio. De una parte, el acceso a dicha información por parte de la familia del extrabajador y, por otra, acceso a información no personal contenida en tales documentos. La Corte no analizará el primer evento, por no ser objeto del presente proceso.
La posibilidad de conocer cómo la administración dispone de sus recursos, pasa por acceder a los documentos y a la información sobre la manera en que, dadas las circunstancias del caso, liquida prestaciones o factores salariales. Si la administración ha incurrido en prácticas contrarias a la ley, la ciudadanía tiene derecho a indagar y a establecer que efectivamente así ha ocurrido. Igualmente, de establecerse, tiene el deber de denunciar o de iniciar las acciones dispuestas por el ordenamiento para ello.
Impedir dicho conocimiento, implica, como ya se indicó, una forma de censura sobre las actuaciones de la administración, absolutamente prohibidas por la Constitución. (Subraya fuera de texto)
Conforme con el anterior análisis de la jurisprudencia constitucional, podemos concluir que la reserva sobre la liquidación de prestaciones sociales de un ex trabajador está fundamentada en un fin legítimo, lo que además la hace proporcionada. Sin embargo, se estima que existen dos excepciones a esta regla general de reserva, el acceso de información por parte de la familia del ex trabajador y el acceso a la información no personal contenida en dichos documentos, como sería el proceso de la Administración para realizar el pago de prestaciones sociales a sus servidores.
De otra parte, es pertinente traer a colación lo manifestado en la Circular No. 33 de 2005, expedida por la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., en cuanto a los datos que contempla la hoja de vida:
[…] Para esta Secretaría, la información que se encuentra consagrada en las hojas de vida de los servidores públicos contempla aspectos susceptibles de no ser divulgados, tales como la residencia, la familia, el número telefónico, la remuneración, la declaración juramentada de bienes y rentas, que no son indispensables para el debido ejercicio del control político o ciudadano.
De acuerdo con lo anterior, se debe garantizar en principio la reserva de información de las hojas de vida, las cuales contienen elementos que entran dentro de la órbita de la intimidad personal y por lo tanto estos documentos no deben ser de público conocimiento; para hacer pública esta información se requiere de la autorización previa del servidor público. Se exceptúan los documentos necesarios para investigaciones solicitadas por autoridad competente y bajo la reserva de cada uno de los procesos. (Subraya fuera de texto)
La historia laboral (hoja de vida) de un empleado se encuentra registrada toda la información, positiva o negativa, relacionada con su hoja de vida, desempeño en el ejercicio de funciones tales como reconocimientos (entre ellos el de la liquidación de prestaciones sociales), llamados de atención, suspensiones, etc. Así mismo, la historia laboral contiene la información referente al tiempo laborado, las cotizaciones a la seguridad social, los periodos de vacaciones disfrutados o pendientes, el registro de sus cesantías, nombramientos, ascensos, traslados, retiros, incapacidades, comisiones de trabajo, entre otros datos indispensables para el goce de las prestaciones laborales que nuestro ordenamiento concede al trabajador. (T-718 de 2005). Es así como, verbi gracia, la información familiar que se deriva de dicho contenido de la hoja de vida, es de aquellas que tiene reserva y solamente puede ser divulgada por sus titulares, así los hijos que pudiera tener como beneficiarios un servidor fallecido fuera de su vínculo matrimonial y a quienes se reconoce el derecho a la liquidación prestaciones sociales.
En principio, la liquidación de prestaciones sociales, de acuerdo con lo dicho anteriormente, debe formar parte de la hoja de vida del trabajador o servidor público, así podría ser solicitado el documento por él o por sus derechohabientes, beneficiarios de las mismas en el caso de que haya fallecido. En otras palabras, las beneficiarias del reconocimiento y pago de las prestaciones sociales al servidor fallecido, son quienes tienen acceso a dicha información o a quienes ellos en su calidad de titulares de la misma autoricen para tal efecto.
2. CONCLUSIONES
-La regla general es que toda información que repose en el SENA es pública, salvo las excepciones consagradas en la Constitución y la ley.
-Toda información relativa a las hojas de vida, historia laboral, expediente pensionales, datos financieros y demás registros de personal, solamente se suministra si la solicitan los propios interesados o titulares de la información, sus beneficiarios en términos legalmente establecidos o a través de apoderado con facultad expresa para tal fin.
-Se estableció la reserva sobre la liquidación de prestaciones sociales de los ex trabajadores o ex servidores, salvo que se reclame por el titular de los derechos o quien autoricen para tal fin, igualmente puede informarse lo que tiene que ver con el proceso que adelanta a Administración para el reconocimiento prestacional de quienes se encuentran vinculados con la entidad empleadora, o en lo que se refiere a la familia del exfuncionario, en el entendido que se consideren los posibles beneficiarios de dichas prestaciones cuando el funcionario ha fallecido.
Es preciso aclarar que en lo sucesivo debe darse aplicabilidad a lo indicado en al Circular No. 0028 del 30 de abril de 2013, referente a los procedimientos así:
[…] la asesoría y solicitudes de conceptos a la Dirección Jurídica, deberán ser radicados en el aplicativo Onbase y canalizados a través de la Secretaría General, Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales y Subdirector de Centro y Coordinadores de Grupo.
El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015. De igual forma, este concepto deberá interpretarse en forma integral y armónica, con respeto al principio de supremacía constitucional y al imperio de la ley (C. 054 de 2016); así como, en concordancia con la vigencia normativa y jurisprudencial al momento de su uso y emisión.
Cordialmente,
Carlos Emilio Burbano
Coordinador Grupo Conceptos y Producción Normativa
Dirección Jurídica SENA
NOTAS AL FINAL:
1. CONSEJO DE ESTADO SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO SECCION SEGUNDA SUBSECCION "A" Bogotá D.C., diecinueve (19) de abril de dos mil doce (2012) Consejero ponente: LUIS RAFAEL VERGARA QUINTERO Radicación número: 25000-23-25-000-2005-03330-01(0943-08) Actor: TRINIDAD QUINTERO PAVA, CARLOS ARTURO QUINTERO PAVA Y AMANDA QUINTERO PAVA Demandado: MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
2. Cumplimiento a la sentencia C-818 de 2011 de la Corte Constitucional, tramitar todo lo concerniente al Derecho de Petición mediante una Ley Estatutaria, como quiera que estas normas desarrollan un Derecho Fundamental (artículo 23 de la Constitución).
3. Corte Constitucional. Sentencias T-567/92, T-177 de 2003, T-180 de 2003
4. Corte Constitucional. Sentencia T-630 de 2009
5. Corte Constitucional. Sentencia T-489 de 2008
6. COLPENSIONES. Concepto 1150840 del 13 de diciembre de 2012.
7. Concepto 1626 de 2007 Departamento Administrativo de Servicio Civil
8. Corte Suprema de Justicia. Sentencia de mayo 29 de 1986. Control exequibilidad.
